Diagrama de flujo de factura electrónica

El diagrama de flujo de las facturas electrónicas incluye la aplicación de la factura, la generación de la factura, la emisión de la factura, la entrega de la factura al comprador, la aceptación de la factura por parte del comprador, la copia de seguridad de la factura, el reembolso y el procesamiento contable.

1. Solicitud de factura:

(1). El emisor debe realizar primero procedimientos internos de revisión y aprobación.

(2) El personal de facturación completa la información de facturación, incluida la información del comprador, detalles del producto o servicio, monto, etc.

2. Generación de facturas:

(1). En el sistema financiero o de facturación, el personal de facturación ingresa información relevante.

(2) El sistema genera automáticamente facturas electrónicas en base a los datos ingresados.

3. Emisión de factura: El emisor emite una factura electrónica y el sistema registra la información y el sello de tiempo del emisor.

4. La factura se envía al comprador:

(1), la factura electrónica se puede enviar al comprador a través de correo electrónico, SMS, cuenta en línea, etc.

(2) Después de que el comprador reciba la factura electrónica, el sistema generará la marca de tiempo de recepción de la factura.

5. El comprador acepta la factura:

(1). Después de recibir la factura electrónica, el comprador deberá aceptarla.

(2) Si la información es correcta, el comprador confirma la recepción de la mercancía.

6. Respaldo de facturas: Tanto el emisor como el comprador deben respaldar las facturas electrónicas para futuras auditorías y registros.

7. Reembolso y procesamiento contable:

(1). El comprador utiliza facturas electrónicas para el reembolso o la contabilidad.

(2) La información de la factura electrónica se puede integrar con el software de contabilidad y registrarse automáticamente en el libro de cuentas.

Notas sobre facturas electrónicas

1. Cumplimiento legal: Asegurar que el proceso y sistema de factura electrónica cumpla con las normas tributarias nacionales y autonómicas, las regulaciones financieras y los requisitos de legalidad de los datos electrónicos. Esto incluye comprender las leyes, regulaciones y obligaciones tributarias y de presentación de informes pertinentes.

2. Seguridad de los datos: proteja la seguridad de los datos de facturación y utilice redes y sistemas de almacenamiento seguros para evitar el acceso no autorizado y la fuga de datos. Es necesario cifrar datos, utilizar firewalls y realizar auditorías de seguridad periódicas.

3. Firma electrónica: Utilizar firmas digitales para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Las firmas digitales son una medida de seguridad importante que ayuda a verificar la autenticidad de las facturas.

4. Archivo y archivo electrónico: establezca un sistema eficaz de archivo y archivo de facturas electrónicas para garantizar que los datos de las facturas se puedan guardar durante mucho tiempo y se puedan recuperar en cualquier momento. El archivo y el archivo deben cumplir con los requisitos reglamentarios.