Aviso de la Oficina General del Gobierno Popular de la provincia de Hainan sobre la emisión de las "Reglas de implementación para el procesamiento de documentos oficiales de las agencias administrativas de la provincia de Hainan"

Capítulo 1 Disposiciones Generales Artículo 1 Con el fin de normalizar, institucionalizar y tramitar científicamente los documentos oficiales de los órganos administrativos nacionales (en adelante órganos administrativos) en la provincia, de acuerdo con las “Medidas para la Tramitación de Documentos Oficiales del Organismo Nacional Agencias Administrativas", revisada y promulgada por la Oficina General del Consejo de Estado (Guofa [1993]81), formula estas reglas detalladas. Artículo 2 Los documentos oficiales de los organismos administrativos (incluidos los telegramas, los mismos que se indican a continuación) son documentos oficiales con efecto legal y estilo estándar formados por los organismos administrativos en el proceso de gestión administrativa. Son herramientas importantes para transmitir e implementar las líneas, principios y políticas del partido y del país, emitir reglamentos y normas administrativas, tomar medidas administrativas, solicitar instrucciones y responder preguntas, guiar y negociar el trabajo, informar sobre situaciones e intercambiar experiencias. Los funcionarios de todos los departamentos y unidades deben utilizar correctamente esta importante herramienta al servicio de la reforma, apertura, desarrollo y construcción de nuestra provincia. Artículo 3 Las oficinas generales (oficinas) de los organismos administrativos de todos los niveles de la provincia son los organismos gestores del procesamiento de documentos oficiales. Están a cargo de sus propios organismos y son responsables de orientar el procesamiento de documentos oficiales por parte de los niveles inferiores. agencias. La oficina general (oficina) debe establecer un departamento de secretaría o asignar personal de tiempo completo para manejar los documentos oficiales. Los secretarios deben estar dedicados a sus funciones, ser honestos y honestos y poseer conocimientos profesionales relevantes. Artículo 4 Los organismos administrativos de todos los niveles de la provincia deben llevar adelante el estilo de trabajo de profundizar en la realidad, contactar a las masas, investigar e investigar, buscar la verdad en los hechos, ser serios y responsables, superar la burocracia, el formalismo y la burocracia. , mejorar gradualmente los métodos de oficina y mejorar continuamente la eficiencia y la calidad del procesamiento de documentos oficiales. La redacción debe ser breve, concisa y práctica. Artículo 5 La tramitación de los documentos oficiales debe ser exacta, oportuna y segura. Los documentos oficiales son recibidos, distribuidos, entregados, impresos, archivados, archivados y destruidos por el departamento de secretaría. Artículo 6 Los organismos administrativos de todos los niveles de la provincia deben aplicar el principio de "separación del partido y del gobierno". Para cualquier trabajo que caiga dentro del ámbito de autoridad de la agencia administrativa, no se podrán presentar documentos a la organización del partido en nombre de la agencia administrativa. Los documentos oficiales de los organismos administrativos no darán instrucciones ni tareas a las organizaciones del partido. Artículo 7 Los organismos administrativos de todos los niveles de esta provincia deben aplicar estrictamente las leyes, reglamentos y disposiciones de confidencialidad pertinentes a nivel nacional para garantizar la seguridad de los secretos de Estado. Capítulo 2 Principales tipos de documentos oficiales Artículo 8 Los documentos oficiales de los organismos administrativos incluyen principalmente:

(1) Órdenes

Aplicable a la emisión de reglamentos y normas administrativas de conformidad con las leyes y regulaciones; anunciar la implementación de importantes medidas administrativas obligatorias; recompensar y castigar al personal relevante; revocar decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior;

(2) Movimiento

Aplicable a asuntos presentados por los gobiernos populares de todos los niveles al congreso popular del mismo nivel o a su comité permanente para su deliberación de acuerdo con los procedimientos legales.

(3) Decisión

Adecuado para disponer cosas importantes o acciones importantes.

(4) Descripción

Aplicable a la asignación de trabajo a agencias subordinadas y a la aclaración de los principios rectores de las actividades laborales.

(5)Anuncios y avisos

Los "anuncios" se aplican para anunciar asuntos importantes o estatutarios en el país y en el extranjero.

"Notificación" se aplica a anunciar asuntos que deben observarse o conocerse dentro de un rango determinado.

(6) Aviso

Aplicable a la revisión y aprobación de documentos oficiales de agencias de nivel inferior, al envío de documentos oficiales de agencias de nivel superior y agencias de nivel no inferior. ; la emisión de reglamentos; los requisitos de comunicación para que las agencias de nivel inferior manejen y las unidades relevantes deben conocer o ejecutar los asuntos de nombramiento, destitución y uso de cuadros;

(7) Aviso

Es adecuado para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir espíritu o situación importante.

(8) Informe

Adecuado para informar del trabajo a los superiores, reflejar la situación, plantear opiniones o sugerencias y responder consultas de los superiores.

(9) Solicitud de instrucciones

Aplicable a la solicitud de instrucciones y aprobación de los superiores.

(10) Responder

Adecuado para responder asuntos solicitados por agencias subordinadas.

(11) Carta

Aplicable a consultas mutuas, formulación y respuesta de preguntas entre agencias sin afiliación, solicitando aprobación de las autoridades pertinentes, etc.

(12) Actas de reuniones

Adecuadas para registrar y comunicar el estado de la reunión y los asuntos acordados.

Capítulo 3 Formato de los documentos oficiales Artículo 9 Los documentos oficiales generalmente constan de la autoridad emisora, el nivel de confidencialidad, el grado de urgencia, el número del documento, el emisor, el título, la principal autoridad emisora, el texto principal, los anexos, el sello, el tiempo de redacción, las notas, los encabezamientos de materia, autoridad de copia, y órganos de emisión y composición temporal.

(1) La autoridad emisora ​​escribirá el nombre completo o la abreviatura estandarizada; si el documento está escrito en conjunto, la unidad patrocinadora ocupará el primer lugar.

(2) Los documentos oficiales secretos se marcarán como "alto secreto", "confidencial" y "secreto", respectivamente. La categoría del documento está marcada en la parte superior derecha de la página de inicio; la categoría de la letra está marcada en la parte inferior izquierda de la línea de las cejas. Los documentos oficiales "ultrasecretos" y "confidenciales" deben indicar el número de copias.

(3) Los documentos de emergencia deben marcarse como "urgentes" o "extremadamente urgentes", respectivamente; los telegramas de emergencia deben marcarse como "extremadamente urgentes", "urgentes" y "no urgentes", respectivamente.

Si se trata tanto de un documento secreto como de un documento urgente, se debe marcar primero el grado de urgencia y luego debajo del mismo se debe marcar el nivel de confidencialidad.

(4) El número de documento incluye el código de organización, año y número de serie. Si se escribe conjuntamente, sólo se marcará con el número del organizador. El número de documento de un documento generalmente está marcado debajo del prefijo (versión) y encima del centro de la línea horizontal; el número de documento de una letra está marcado en el lado inferior derecho de la línea horizontal y encima del título.

Todos los documentos oficiales expedidos a nombre de agencias administrativas estarán numerados uniformemente por la oficina general (oficina).

(5) El documento oficial presentado debe indicar el nombre del emisor en la primera página y la posición apropiada a la derecha del número del documento (el número del documento se puede mover hacia la izquierda de manera apropiada).

(6) El título del documento oficial debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial, indicar en general la autoridad emisora ​​e indicar con precisión el tipo de documento oficial. En los títulos, los signos de puntuación generalmente no se utilizan, excepto en los nombres de leyes y reglamentos y títulos de libros.

(7) La agencia principal de envío se refiere a la unidad que recibe y procesa los documentos oficiales, y aparece antes del texto principal (es decir, como referencia, la agencia de copia se refiere a las unidades estrechamente relacionadas con el documento); documento oficial, y aparece bajo el título de materia.

(8) El texto principal es el componente principal del documento oficial y se utiliza para expresar el contenido del documento oficial.

(9) Si el documento oficial tiene anexos, se deberá indicar el orden y nombre de los adjuntos después del texto principal y antes del momento de redacción.

(10) El momento de la redacción estará sujeto a la fecha de la firma del líder; el documento conjunto estará sujeto a la fecha de la firma del líder de la autoridad emisora ​​final. Si se indica que fue adoptado en la reunión, prevalecerá la fecha de adopción. Los telegramas tienen la fecha de su envío.

(11) Los documentos formales, excepto las actas de las reuniones, deberán llevar el sello oficial. La posición de impresión es en la parte superior de la fecha escrita, y se requiere que el texto no se presione en la parte superior y se cubra el mes del año siguiente. Los documentos no normativos presentados conjuntamente deberán llevar el sello de la agencia patrocinadora. Los documentos oficiales elaborados y emitidos conjuntamente por organismos emisores conjuntos llevarán un sello, ocupando el primer lugar el sello del organismo patrocinador.

(12) Si hay una anotación en el documento oficial, como "Este artículo no se publicará en periódicos", debe marcarse en la parte inferior izquierda de la fecha de redacción y encima del asunto. encabezado y agregue paréntesis.

(13) Los documentos oficiales generalmente deben indexarse ​​por palabras temáticas. Los títulos de materia deben reflejar con precisión el contenido principal del documento oficial y seleccionarse uniformemente en la "Lista de temas de documentos oficiales del Consejo de Estado". Las palabras del tema deben ordenarse en el orden de palabras generales, palabras de categoría e idioma, no más de 5, e indexadas en la parte inferior de la última página del documento oficial y encima del rango de copia.

(14) El rango de copia de los documentos oficiales está marcado debajo del título de asunto.

(15) Los documentos oficiales generalmente deben tener una versión impresa. La versión impresa incluye el nombre de la unidad que emitió (reimprimió) el documento oficial, la fecha de emisión (reimpreso) y el número de copias impresas. El nombre de la unidad de impresión, la fecha y el número de copias se colocan al final de la última página del documento oficial.