14 rutinas para la gestión de eventos

Ya sean actividades en línea o fuera de línea; ya sea desde la perspectiva de la adquisición y el mantenimiento de usuarios, o desde la perspectiva de la publicidad y promoción del producto, cada operación debe realizar varias actividades cada año; Hay muchas formas y maneras de realizar actividades en línea. Relativamente hablando, las actividades fuera de línea serán más rutinarias. Anteriormente, tenía relativamente poca experiencia en actividades fuera de línea. Pero el mes pasado, después de planificar, hacer seguimiento y ejecutar un evento fuera de línea, encontré 14 rutinas para eventos fuera de línea, que cubren todo el ciclo del evento. La imagen de arriba se basa principalmente en la experiencia del salón GTalk Shanghai de mi tía abuela que planifiqué y ejecuté previamente. Es más adecuado para salones fuera de línea, reuniones y actividades para compartir. A continuación, hablemos de cada detalle en detalle. 1 Pre-evento: El largo período de preparación y ejecución. Llamo al período previo al inicio oficial del evento el pre-evento. En concreto, se divide en período de preparación y período de ejecución. El período de preparación se refiere a la etapa de planificación y concepción del evento; el período de ejecución se refiere al avance continuo del proceso del evento después de determinar el tema del evento. 1. Si se va a realizar el proyecto de planificación, deberá realizarse primero el proyecto de planificación. Una propuesta completa de planificación de eventos debe incluir los siguientes puntos: Una propuesta de planificación que incluya estos elementos puede permitir a los líderes comprender qué tipo de actividad desean realizar, cuál es el propósito de la actividad y cuál será el efecto de la misma. Entre ellos, el más importante es el objetivo de la actividad. El objetivo de la actividad no es más que fama y fortuna. Después de establecer el propósito de la actividad, los efectos y riesgos esperados de la actividad deben establecerse y juzgarse en función de los objetivos de la actividad. Esto le ayudará a controlar mejor todo el evento. 2. Cronograma Si el plan que presentó es aprobado por sus superiores, mi sugerencia es no arremangarse y trabajar duro de inmediato, sino hacer primero un cronograma de actividades. A juzgar por mi comunicación con algunos operadores del evento, muchas personas informaron que el efecto final del evento no fue muy satisfactorio porque no se entendió bien el ritmo del evento. Cuando se altera el ritmo, también se alteran las actividades. Mi experiencia es hacer un cronograma, estipulando qué se debe hacer dentro de cada período de tiempo, quién es el responsable y las cosas deben entregarse antes de la fecha límite. Asegúrese de que todos los empleados cooperen y trabajen en buen estado. Los detalles son los que se muestran a continuación. También es sencillo de ejecutar. La persona a cargo crea una hoja de cálculo de Excel (o software como teambition que puede usarse para trabajo colaborativo en línea) basada en estos elementos y se la entrega a todos, y todos pueden registrar e informar a tiempo. 3. El PPT de promoción de inversiones es imposible para actividades fuera de línea sin gastar dinero. Por lo tanto, debe preparar el PPT de promoción de inversiones en la etapa inicial del evento para obtener más apoyo financiero y reducir los costos de su propio evento. Un PPT de promoción de inversiones perfecto, no hace falta decir que se ve bien en línea. Lo segundo es asegurar el contenido. En resumen, debe mostrar el siguiente contenido a sus objetivos de inversión: qué es esta actividad, qué puede brindarle esta actividad y qué necesita devolverme. "¿Qué puedo darte, qué puedes darme tú?" Esta es la base y la premisa de la cooperación empresarial que no puede igualar es simplemente una pícara. Por supuesto, cuando se hace cooperación comercial, no es necesario dar dinero. Si ambas partes pueden intercambiar recursos, también pueden cooperar. Por ejemplo, la otra parte le proporciona un lugar de celebración de forma gratuita y usted lo promociona. 4. Lugar e invitados Para salones, conferencias, conferencias y otras actividades fuera de línea, el lugar y los invitados son muy importantes. Durante el período de preparación, primero se deben determinar el lugar y los invitados; de lo contrario, afectará en gran medida el ciclo y el ritmo de la actividad. Al elegir un lugar, generalmente tengo las siguientes consideraciones: Precio: el precio y el costo del lugar deben controlarse. Sería mejor si se pudiera obtener de forma gratuita en forma de reemplazo de recursos. Si eso no funciona, tenemos que utilizar el reemplazo de recursos para obtener un precio más bajo. Espacio: elija un lugar que pueda acomodar la cantidad esperada de personas en el evento. Transporte: El transporte conveniente es muy importante y estar cerca del metro es la primera opción. Equipo: Depende principalmente de si el lugar puede proporcionar algún equipo necesario para las reuniones como parlantes, micrófonos, pantallas LED, mesas y sillas. El lugar final debería ser la mejor opción según los factores anteriores. Los siguientes son los invitados. ¿Cómo elegir una persona adecuada e influyente para compartir y atraer a más personas para que se registren en el evento? Así es como normalmente opero: 1. Descarto a personas o empresas conocidas en la industria según el tema del evento. 2. Utilice la teoría de la 'segmentación espacial de seis dimensiones' para encontrar a esa persona. invitados a través de su experiencia comercial y currículum personal para juzgar si está calificado para el rol de invitado, desde mi punto de vista personal, la clave para encontrar al invitado adecuado es mirar los recursos de la red. Por lo tanto, normalmente podrás hacer más amigos y acumular más recursos de red.

Una vez resueltos todos los detalles iniciales del evento, es hora de ingresar a la etapa de preparación formal. En esta etapa, debe continuar promocionando su evento y atraer a la mayor cantidad de personas posible para que se registren y participen. 5. Redacción de actividades La redacción de actividades se utiliza para atraer a los usuarios a registrarse. Una buena redacción de eventos puede atraer a más personas a registrarse. En la actualidad, existen dos tipos principales de redacción de eventos populares: una es la versión simple y tosca y la otra es la versión de introducción a la historia. La versión simple y cruda de la copia generalmente solo charla unas pocas palabras y luego comienza a presentar las actividades. Este tipo de actividad de redacción generalmente no tiene un gran volumen de lectura, pero es clara y tiene una alta tasa de conversión. Existe otro tipo de redacción publicitaria, que se inclina hacia la redacción publicitaria suave. Por lo general, se presenta con historias inspiradoras, sopa de pollo para el alma o información práctica y, al final, un cartel de inscripción al evento lo toma por sorpresa. Este tipo de redacción es más adecuado para publicar en plataformas de promoción cooperativa. Pero no importa cuál de estos dos tipos de redacción se utilice, la redacción de un evento debe contener el siguiente contenido de actividad: Una cosa más, si se registra de manera uniforme en una plataforma de registro de terceros, como Interactive Bar y Activity Bank, Se recomienda publicar el evento en la plataforma de registro con antelación. Debido a que la plataforma también necesita revisar el evento, el enlace de registro del evento solo se puede obtener después de la revisión. 6. Materiales del evento Un evento de salón en realidad requiere muchos materiales. Básicamente, se necesitan dibujos y materiales en cada enlace y período. Aproximadamente como se muestra a continuación. Generalmente elimino y amplío materiales según el tipo de actividad y el tamaño del equipo. Imprescindibles son los carteles del evento, los roll-ups del sitio y las cartas. Aquí, se recomienda que los operadores dominen algunas habilidades de dibujo y mapeo. Cuando no hay ningún diseñador en el equipo o el diseñador está muy ocupado, también puede trabajar por su cuenta para no alterar el ritmo del tiempo. 7. Registro de Eventos y Mantenimiento de Usuarios Una vez iniciado el evento y aceptado el registro de usuarios, se realizará el mantenimiento de usuarios en este momento, de esta forma se podrá conocer mejor a los usuarios que vienen a participar en el evento, y segundo. puede aumentar la tasa de asistencia. Hoy en día, un método más común de mantenimiento de usuarios es atraer a todos los usuarios a grupos de WeChat. Pero si utiliza una plataforma de registro unificada, incluso si deja un ID de WeChat, no hay garantía de que todas las personas que se registren lo agreguen a WeChat. En este momento, puede atraer usuarios al grupo enviando mensajes de texto, haciendo llamadas telefónicas, preguntando a los solicitantes (porque a veces todos se registran en grupos), etc. 8. Publicidad y promoción del evento Hay dos partes más importantes de todo el evento, una es la ejecución en el sitio y la otra es la publicidad y promoción. La publicidad y la promoción tienen dos funciones principales: una es atraer a más personas para que se inscriban en el evento y la otra es hacer que la industria se dé cuenta de que has organizado un buen evento y aumente su visibilidad. La publicidad y promoción generalmente parte de las siguientes perspectivas: () Entre ellas, lo que hay que explicar es: Publicidad en la plataforma de medios externos: este aspecto requiere que el líder y ejecutor del evento los contacte y elija algunos temas similares a sus propias actividades. plataformas para publicidad. Este tipo de cooperación considera la sustitución de recursos como la forma óptima de cooperación. Lo mismo ocurre con la promoción de plataformas de eventos y debes tomar la iniciativa de contactarlas. Sin embargo, las plataformas de actividades generalmente cobran más. Promoción de amigos de la industria: se recomienda elegir amigos que tengan cierta influencia y voz en la industria. Promoción para usuarios registrados: en términos generales, los círculos sociales de los usuarios son relativamente consistentes. Si a los usuarios registrados se les permite ayudar a promocionar el evento, más personas pueden estar interesadas en el evento. Pero es mejor hacerlo de forma preferencial, como reduciendo la tasa de inscripción. Organizaciones y comunidades de la industria: busque comunidades y organizaciones con temas similares al evento y pídales que ayuden a promoverlo o inscribirse colectivamente. Otros métodos: como enviar correos electrónicos, contacto individual en WeChat, etc., puede probarlos y tendrán algún efecto, pero en términos relativos, la experiencia del usuario no es muy buena. 9. Comunicación y acoplamiento con todas las partes De hecho, durante todo el período de preparación del evento, básicamente comunicación y acoplamiento con todas las partes, como invitados, lugares, socios, etc. Pero en mi comunicación descubrí que a muchas personas les gusta retrasarse. Claramente prometieron darte algo el miércoles, pero todavía no te lo han dado para el viernes. Una situación así ralentizará enormemente su progreso y eficiencia. ¿Qué hacer? Método muy sencillo, sigue insistiendo. Si instar es inútil, pídale a su superior o al superior de la otra parte que lo inste. Aunque el método es un poco cruel, puede garantizar el progreso. 2 Durante el evento: puntos de visita, división del trabajo y ejecución in situ 11. Preparación antes del evento Si el evento se celebra no muy lejos, generalmente hay que visitar el lugar la mañana del evento. Si el evento se celebra lejos, es necesario acudir al lugar con un día de antelación. El objetivo principal de visitar el sitio es comprender el sitio, la división del trabajo y la distribución del sitio. Al conocer el sitio, es necesario depurar el audio y otros equipos, probar PPT, probar los micrófonos, planificar el sitio y saber dónde están los baños. Estos detalles deben controlarse al visitar el sitio, para saber qué esperar. .

El segundo paso es organizar el escenario. Aunque es un evento tipo salón y no es necesario que sea demasiado sofisticado, debe estar decorado de forma sencilla para garantizar la atmósfera y la profesionalidad del escenario. Finalmente, está la división del trabajo y la ejecución en el lugar del evento. Un evento con 200 personas requiere una persona a cargo, otra para orientación, otra para registrarse, otra para organizar, otra para controlar el ambiente y otra para tomar fotografías. , y uno para tomar fotografías. Se necesita una taquigrafía y un modo de espera. Parece que se necesitan 8 personas, pero si no hay suficientes personas, 4 personas serán suficientes. Debido a que algunas de las cosas mencionadas anteriormente pueden escalonarse, una persona puede ser responsable de más de dos cosas. 12. Después de tanta preparación para la realización presencial del evento, lo más importante es el día del evento. Si lo haces bien en la etapa inicial, requerirá menos trabajo el día del evento. Básicamente, solo necesitas prestar atención a algunos pequeños detalles. Por ejemplo: 1. El orden de las actividades es muy importante. Las conferencias, conferencias y actividades de salón fuera de línea son propensas a situaciones ruidosas, lo que requiere que una persona que controle el orden de la escena lo mantenga constantemente. 2. La atmósfera en el lugar debe ser activa. La interacción del salón en realidad presta gran atención a la interacción, especialmente después de que un invitado ha terminado de hablar, los usuarios a continuación deben poder dar su opinión. Para generar interacción la clave es que los invitados puedan lanzar bromas, y la otra es tener un anfitrión que pueda movilizar el ambiente. En segundo lugar, debemos prestar atención a algunos pequeños detalles que son propensos a errores o imperfecciones, como brindar orientación antes del inicio del evento para que todos puedan encontrar rápidamente el lugar después de que el invitado anterior haya terminado de hablar, el PPT del siguiente; se debe llamar al huésped a tiempo; se debe enseñar a los huéspedes cómo usarlo con anticipación; Puede que no notes estos detalles, pero todos los que puedan participar en el evento los verán. 3. Después de la actividad: resumen de la actividad y resumen de la actividad. El hecho de que la actividad haya terminado no significa que las operaciones de su actividad también hayan terminado. En este momento, lo que aún debe hacer es realizar un resumen de la actividad y una sesión informativa sobre la actividad. 13. Resumen de actividad El propósito del resumen de actividad es resumir la experiencia y el éxito o fracaso de la actividad, para ayudarlo a realizar otras actividades más fácilmente en el futuro. Haga un resumen de la actividad y haga que el personal que pueda realizarla en el sitio celebre una reunión para discutir los errores y éxitos de la actividad. También puedes pedir a las personas que asistieron al evento que escuchen sus opiniones. El resumen de las actividades producidas de esta manera es relativamente completo y completo. 14. Resumen de actividades ¿Para quién es el resumen de actividades? Uno es para que lo vean los líderes y colegas internos de la empresa, y el otro es para que lo vean los patrocinadores y socios. Por lo tanto, el contenido que se presentará en el briefing del evento es: cómo es este evento, qué tipo de publicidad se hace para este evento, qué socios están involucrados en este evento, qué tan efectivo es este evento, etc. La sesión informativa debe ser de alto nivel, resaltar el éxito del evento y satisfacer a todas las partes. Las anteriores son algunas de mis experiencias en la creación de un evento fuera de línea exitoso. Desde una perspectiva general, creo que se deben tener en cuenta los siguientes factores al organizar un evento: Progreso del evento (ritmo) Publicidad y promoción del evento Atmósfera en el sitio Propósito y efecto del evento (como ingresos, influencia, etc.) Comprender firmemente Con estas cuatro direcciones y con las 14 pequeñas experiencias que proporciono que cubren el ciclo completo del evento, no tienes que preocuparte por organizar un evento fuera de línea maravilloso y exitoso.