Pagar....
Con el fin de fortalecer la gestión financiera de la empresa, unificar los procedimientos y regulaciones de reembolso de varios departamentos y combinar las condiciones específicas de la empresa, se formula este sistema.
1. Procedimiento de reembolso de gastos
65438+ los documentos de gastos deben ser firmados por el gerente en el documento original, y los documentos de almacenamiento de productos y consumibles deben ser confirmados y firmados por el gerente de almacén (cajero) de cada tienda. Al reembolsar gastos, los gastos de diferentes tiendas deben completarse por separado.
2. Envíe el comprobante de pago al contador financiero. El contador financiero revisará si los gastos reembolsados son razonables, si los procedimientos están completos, si el monto del gasto es correcto y firmará el documento auditado para su confirmación. .
3. Pasar los documentos de revisión financiera al gerente general o a la persona designada y autorizada por el gerente general para su aprobación.
4. Al reembolsar al cajero, verifique si los procedimientos de firma están completos, luego realice el pago y estampe el sello de "pago en efectivo" en el comprobante de pago.
5. Cuando necesite pagar en efectivo para un evento especial, primero solicite instrucciones al gerente general. El cajero se encargará primero de los procedimientos de pago y luego de los procedimientos de aprobación.
6. Los gastos ocasionados por tiendas y empleados deberán reembolsarse en el plazo de una semana desde el gasto, no pudiendo retrasarse el plazo.
II. Normas de reembolso de gastos
1. Reembolso de gastos de transporte local: Los trámites de reembolso deberán realizarse con facturas oficiales (billetes de autobús, billetes de alquiler), y el lugar de salida y En la lista de gastos se deberá anotar el lugar de destino y los asuntos a tratar. A menos que existan circunstancias especiales, los empleados no pueden tomar taxis. Si es necesario, sólo podrán tomar un taxi después de obtener el consentimiento del director general y realizar los trámites de reembolso (indicando el motivo de la toma del taxi en el formulario de reembolso).
2. Reembolso de gastos de viaje: Los gastos de transporte y alojamiento incurridos durante el viaje de negocios se reembolsan con boletos aéreos oficiales y facturas de alojamiento; los gastos de catering se reembolsan según la cuota diaria estipulada por la empresa. Cuando los empleados de una empresa piden prestado dinero para un viaje de negocios, deben completar el formulario de préstamo e indicar la hora y el itinerario del viaje de negocios. Los préstamos deben ser revisados por contabilidad financiera y retirarse sólo después de instrucciones del gerente general o de una persona designada y autorizada por el gerente general. Los empleados en viajes de negocios deben completar los trámites de reembolso dentro de una semana después de regresar del viaje de negocios. Si los trámites de reembolso no se completan en el plazo establecido, el departamento financiero deducirá los gastos de viaje anticipados del salario del mes en curso y los pagará cuando se realice el reembolso.
3. Reembolso de gastos de entretenimiento comercial: El objeto del reembolso de los gastos de entretenimiento comercial en cada tienda es el gerente de la tienda. El gerente de la tienda debe pedir instrucciones al gerente general antes de realizar el entretenimiento, y solo después de su aprobación puede hacerlo. recibir recepciones limitadas. Al realizar el reembolso, se deben proporcionar facturas formales del servicio de catering. Si se compra alcohol, complete el formulario de reembolso de gastos junto con la factura del alcohol o el recibo de reembolso. El formulario de reembolso debe indicar el patrocinador, el motivo y los participantes.
4. Reembolso de gastos de alimentación: los gastos de alimentación en cada tienda se reembolsan de acuerdo con la cuota fija de la empresa (RMB/día/persona) Se establece un libro de firmas para que los empleados coman y no se permiten firmas. . Al realizar un reembolso, el recibo de compra de alimentos y el formulario de firma de la comida deben adjuntarse al recibo de gastos. Los gastos de comidas se reembolsan temporalmente dos veces por semana (semana, semana) y el departamento de finanzas visita cada tienda para realizar los procedimientos de aprobación y reembolso de documentos.
5. Reembolso de comidas por horas extras: Todas las tiendas requieren la firma del personal de horas extras para completar el procedimiento de reembolso de comidas por horas extras.
6. Reembolso de facturas de agua y electricidad: El gerente de la tienda (o finanzas) es responsable de pedir dinero prestado al cajero para pagar y reembolsar las facturas de agua y electricidad de cada tienda, y llevar registros de lectura de medidores; adjunte un comprobante de pago al reembolsar; el agua y la electricidad utilizadas para uso comercial y de oficina deben registrarse por separado. El agua y la electricidad utilizadas en los dormitorios de los empleados son compartidas por los dormitorios de los empleados y no serán reembolsadas por la empresa.
7. Mantener las oficinas y las instalaciones comerciales de cada tienda. Cuando sea necesario incurrir en gastos de mantenimiento, el gerente de la tienda presentará una solicitud al gerente general y las reparaciones se llevarán a cabo después de la aprobación. Se deben obtener comprobantes originales para mantenimiento, compra de materiales y pago de honorarios laborales, y se deben completar hojas de gastos para el reembolso según sea necesario.
8. Para otros gastos y compras que deban realizarse en la tienda, el gerente sólo podrá pagarlos después de pedir instrucciones al gerente general. (¿Tiene el gerente autoridad para gastar menos RMB?)
En tercer lugar, la gestión de los fondos de reserva
Cada tienda tiene un fondo de reserva (RMB) proporcionado por la sede de la empresa. El departamento de finanzas emite una nota de gastos, que es gestionada por el cajero después de la firma y la recepción, y se registra en las cuentas por cobrar del cajero. La caja chica se utiliza principalmente para el cambio de los clientes y pequeños gastos esporádicos en la tienda (dependiendo de si el gerente de la tienda tiene la autoridad para gastar menos de RMB. No se permite su uso para otros fines y no se permite la caja chica). para ser prestado a otros. El gerente de la tienda y los empleados no pueden pedir prestado al cajero fondos públicos para su uso. Los contadores también deben contar la caja chica cuando cuentan a los cajeros. El cajero debe obtener un comprobante de reembolso completo (ver la primera página del documento) y completar el formulario de gastos dentro de una semana para que el fondo de reserva pueda usarse para realizar pequeños gastos esporádicos y luego pasar por los procedimientos de reembolso.
(Ver Medidas de gestión de cajeros)
En cuarto lugar, gestión de los cargos telefónicos
La empresa proporciona a cada tienda un teléfono público y establece un límite de tarifa (yuanes de tienda). La parte del exceso de gasto correrá a cargo de cada tienda y no será reembolsada por la empresa.
Verbo (abreviatura de verbo) gestión de gastos de oficina
La compra de material de oficina se gestiona de forma centralizada desde el departamento financiero de la empresa. Cada tienda informa al Departamento de Finanzas el día 20 del mes la demanda de material de oficina para el mes siguiente. El Departamento de Finanzas registra y gestiona el material de oficina, y realiza los trámites de firma al momento de retirar el material de oficina en cada tienda.
6. Gestión de la documentación interna recibida por cada tienda
La compra de documentos y suministros internos la realiza la empresa cada tienda se refiere a la normativa de gestión de gastos de oficina a la hora de cobrar y. realiza diversos recibos y procedimientos de Transferencia.
7. Gestión de préstamos para empleados
Si los empleados piden prestado dinero a la empresa debido a dificultades de vida, deben buscar instrucciones del gerente general y seguir los procedimientos del préstamo después de la aprobación. El monto de los préstamos de los empleados no excederá un tercio del salario mensual promedio, y el departamento de finanzas deducirá el préstamo cuando paguen los salarios en el mes siguiente; los empleados deben solicitar instrucciones del gerente general para los préstamos laborales y tramitar el préstamo; procedimientos después de la aprobación. Los procedimientos de reembolso se tramitarán dentro de una semana después de incurridos los gastos. El préstamo anterior no ha sido liquidado y no puedes volver a pedir prestado. Si los salarios se pagan el mes siguiente, para préstamos no reembolsados, el Departamento de Finanzas pagará los salarios después de que se completen los procedimientos de reembolso.
Ocho. Gestión de obsequios promocionales
Para comprar obsequios para actividades promocionales, el gerente de la tienda debe emitir un plan de actividades por escrito y un plan de compra de obsequios al gerente general, y organizar la compra después de la aprobación del gerente general. Cuando los obsequios se distribuyan a la tienda, el personal del almacén (cajero, cajero) firmará para confirmar y se incluirá en el sistema como gestión de inventario de productos. La distribución de obsequios debe anotarse en el documento comercial y tratarse como ventas en el sistema (si no se puede incluir en la gestión del sistema, los obsequios deben firmarse y enviarse al Departamento de Finanzas para su verificación y cancelación al final de cada mes). . El personal comercial pertinente maneja los procedimientos de reembolso basándose en los documentos firmados por el encargado del almacén en la tienda.
9. Gestión del inmovilizado y consumibles de escaso valor de la empresa
Se establecen cuentas financieras para los bienes (activos fijos, consumibles de escaso valor), y estos activos son gestionados por el departamento. En septiembre, el gerente de la tienda creará y firmará un libro de inventario para gestionar la seguridad de los activos. Para transferencias de activos entre tiendas, el cedente emitirá un albarán de entrega, que será firmado y confirmado por el cesionario, y el documento de confirmación se pasará al Departamento de Finanzas para el procesamiento de la transferencia. El Departamento de Finanzas verificará los activos de cada tienda en. el fin de año. Si el gerente de la tienda cambia de trabajo, las cuentas de la propiedad también deben firmarse y entregarse.