Pasos para organizar el catering para reuniones de secretaría
La buena organización del catering es lo más destacado de la conferencia.
Reglas detalladas: Danos la siguiente lista para ayudar a que el evento transcurra sin problemas:
1. ¿Cuántas personas se esperan?
2. ¿Qué color de mantel y servilletas eliges (elige uno o más colores)?
3. ¿Cómo organizar la mesa principal y otras mesas?
4. ¿Cuántas personas hay sentadas en la mesa principal? ¿Es necesario trasladar la mesa principal al escenario?
5.¿La mesa principal necesita podio y micrófono?
6. ¿Dónde está el podio? ¿Qué tipo de micrófono necesitas?
7. ¿Las comidas se sirven en la mesa principal o hay algún personaje famoso que viene después de cenar?
8. Si se utiliza buffet, ¿deben hacerlo las personas de la mesa principal o debe atenderles primero el personal de servicio?
9. ¿Es necesario reservar otros asientos para invitados distinguidos (si es necesario, informar su número de mesa en la carta de invitación o enviar a alguien a recibirlos en la puerta)?
10. ¿Quieres acumular cupones de comida? Informe al gerente del banquete con anticipación y proporcione un "boleto de comida de muestra".
11. ¿Qué deben hacer los turistas si no tienen tickets de comida?
12. ¿Las personas en la mesa principal también necesitan vales de comida?
13. ¿Hay un mostrador de facturación o de recepción fuera del salón de banquetes? ¿Quieres una mesa de premios al lado de la mesa principal?
14. ¿Los menús y programas de las cenas están distribuidos en la mesa o en la entrada?
15. ¿Necesitas otra habitación para que tus distinguidos invitados descansen antes de cenar?
16. Algunas personas tienen disposiciones especiales como las dietas y el vegetarianismo. Si es así, lo mejor es informar con antelación.
17. ¿Quieres colgar una pancarta?
18. ¿Hay guardarropa?
19. ¿El ganador se sentará en la mesa principal o entre el público? En caso de ser esto último, ¿deberían reservar asientos? ¿Cómo subieron al escenario?
20. Cuando el premiado sube al escenario y la luz ilumina al orador o maestro de ceremonias, ¿se necesita un proyector?
21. ¿Quieres tocar el himno nacional? Si es necesario, es posible que se requiera una bandera.
22. ¿Necesitas instalar equipos audiovisuales?
23. ¿Necesitas música de fondo o música de baile? ¿Están los artistas sentados en el escenario?
24. ¿Hay actuaciones? ¿Es el escenario lo suficientemente grande? Si hay una actuación, ¿cuál es el tamaño y la altura del escenario?
25. ¿Hay faldas alrededor del escenario? ¿Quieres ponerle alfombra encima? ¿El calendario requiere ensayo? ¿cuando?
27. ¿Cuándo se abrirá la puerta para dejar entrar a los invitados?
28. Horarios de cada programa, música de preludio o actuaciones, horarios de comidas, programas formales y discursos, bailes, etc.
29. ¿Dónde está el baño? Si alguien todavía está vigilando la puerta, ¿cómo encontrar a la persona que fue al baño?
Programa temático: El programa temático puede ser una simple actuación de una banda o puede ser un programa especial organizado de todo corazón. Si el presupuesto lo permite, se puede diseñar especialmente. A veces se utilizarán como tema las características locales de la conferencia. El personal de banquetes del hotel o del centro de conferencias puede conservar algunos artículos de temática local que se pueden tomar prestados si es necesario.
Discute el "tema" con el encargado del banquete. Tienen diversas actividades con diferentes temáticas. Pueden recomendar casos exitosos que haya realizado antes o pueden innovar conceptos. Si no tiene ideas para la decoración o el entretenimiento, el personal del banquete puede ayudarlo a organizarlo. Si está a cargo, informe al personal del banquete que todos los arreglos se subcontratan, como programas, fondos, muebles especiales, iluminación y equipos audiovisuales, e infórmeles cuándo organizarlos, dónde colocar el escenario y cuándo desmantelarlo. él.
El mapa de ubicación (1ayout) del evento temático es especialmente importante para evitar aglomeraciones en la entrada. También se debe elaborar un plano para la sección de catering, que muestre cuánto espacio se requiere para cada ubicación. Diseñar notificaciones, invitaciones y carteles temáticos.