Resumen de notas de la reunión
Como profesional, creo que las reuniones son algo habitual. Hay reuniones mensuales, hay reuniones semanales e incluso hay reuniones diarias. ¿Pero sabes qué esperar durante una reunión? ¿Qué necesita preparar antes de la reunión? Compartamos brevemente con usted los expertos en el lugar de trabajo de Puyang Baixin Talent Network.
En primer lugar, apaga o silencia tu teléfono móvil antes de la reunión.
Apaga o silencia tu móvil antes de la reunión. Creo que mucha gente en el lugar de trabajo lo sabe, pero ¿pueden hacerlo muchas personas? Si no hay nada importante durante la reunión, lo mejor es apagar el teléfono. A menos que haya una emergencia, puede configurar su teléfono en silencio o vibración. Si su teléfono celular no está apagado y suena repentinamente durante una reunión, puede alterar el ambiente de la reunión y afectar la concentración de sus compañeros.
En segundo lugar, lleve consigo una libreta durante las reuniones.
Dado que debe haber cosas importantes que anunciar o resumir en la reunión, será mejor que traigas un cuaderno para anotar todas las cosas importantes, ten en cuenta las palabras importantes del líder en la reunión, y ser una persona responsable y con conciencia, y estos también pueden ser de gran ayuda para su futuro laboral.
En tercer lugar, debe implementarse después de la reunión.
Después de la reunión, hay que trabajar según el contenido de la reunión. Una vez que esté familiarizado con el tema de la reunión, debe elaborar un pequeño plan propio, especificando los próximos pasos y cómo resolver problemas y cuestiones futuras. Si puedes hacer esto, crecerás paso a paso y te superarás a ti mismo. Pero si no hay nada sustancial en la reunión, no es necesario planificar nada.
Cuarto, escuche atentamente y no interrumpa a los demás.
De hecho, hay muchas etiquetas a las que debes prestar atención durante las reuniones, y no interrumpir a los demás es una de ellas. Cuando el líder u otras personas hablan, usted debe escuchar con atención y nunca interrumpir a los demás precipitadamente. Este es un comportamiento muy descortés. Los expertos en el lugar de trabajo de Puyang Baixing Talent Network dijeron que si realmente desea expresar sus opiniones, puede expresarlas durante el tiempo de libertad de expresión.
Quinto, aprender a aplaudir.
Aprende a elogiar y aplaudir en las reuniones. No escatimes en tus aplausos cuando a alguien se le ocurre una gran idea, o en algunas reuniones sobre decisiones o cambios de la empresa. Aplaudir cuando se debe. Esto no es sólo una señal de respeto hacia los demás, sino también de buena imagen entre los compañeros.
En sexto lugar, distinguir entre asuntos públicos y privados.
Es posible que tengas una mala relación con un compañero de trabajo y simplemente quieras aprovechar la conferencia para hacerle perder a alguien. Esta idea es muy mala. Esto no sólo no facilitará la relación entre usted y sus colegas, sino que intensificará el conflicto entre ustedes. Debes recordar distinguir entre asuntos públicos y privados, y ser una persona que distingue entre asuntos públicos y privados.
Capítulo 2: Consejos y precauciones para redactar actas de reuniones
La gestión de los asuntos de las reuniones es tarea del secretario. Cualquier reunión exitosa es inseparable del trabajo creativo y de servicio del secretario. Las secretarias necesitan gastar mucha energía y sudor para que las actas de las reuniones sean relevantes para el tema de la reunión. Por lo tanto, este artículo analiza las habilidades y precauciones de las secretarias al redactar actas de reuniones y comprende las responsabilidades de las secretarias en las reuniones desde un lado.
1. Elaboración de actas previas a la reunión
Elegir un buen registrador es la clave para realizar un buen registro. El registrador debe tener buenas cualidades, una actitud seria y responsable, conocimientos de secretaría y habilidades básicas. Sería mejor si supiera taquigrafía. También se requiere formación práctica para aumentar la velocidad de grabación. Generalmente, las reuniones requieren un personal de grabación relativamente fijo. El responsable puede estar familiarizado con los participantes, comprender el contenido relevante de la reunión y dominar los métodos básicos de grabación. Si se trata de un nombramiento temporal, el responsable de la reunión deberá explicarle claramente los requisitos de grabación y, si es necesario, brindarle el asesoramiento adecuado antes de la reunión.
La grabadora debe tener listas las herramientas de grabación. Primero, prepare suficientes bolígrafos, lápices, cuadernos y papel para reuniones. Las actas de las reuniones se pueden redactar en un cuaderno de reuniones unificado o en papel, y se puede utilizar un bolígrafo lleno de tinta negra, azul y negra. Si utiliza un bolígrafo, también debe estar autenticado por la Oficina de Archivos Nacionales. La recarga de este bolígrafo está marcada "DA" (el prefijo fonético del archivo). En segundo lugar, se deben preparar herramientas de grabación modernas, como grabadoras, como complemento a la grabación manual.
Si no comprende el contenido de la vacante, debe consultar al portavoz a tiempo para completarla o utilizar una grabación para complementarla.
Las actas de las reuniones generalmente deben archivarse. Algunas actas de las reuniones son muy importantes para el trabajo posterior a la reunión. Para tales reuniones, deberían crearse rápidamente expedientes especiales. Además de las actas de las reuniones, también se debe archivar, según corresponda, información relevante como la lista de participantes, direcciones de contacto, organización de la reunión y actas de la reunión que se imprimirán en el siguiente paso. Archivar los materiales de la reunión no sólo es fácil de encontrar, sino que también tiene un valor de referencia para organizar la próxima reunión similar.
4. Cosas a tener en cuenta al escuchar
Escuchar es el canal principal y la forma en que el registrador absorbe información de la reunión, y también es su principal tarea al participar en la reunión. . Ser un oyente leal de la reunión debe ser el requisito básico para que el secretario desempeñe un buen papel en la reunión.
1. De los oídos al corazón. Para "escuchar", no importa qué tema no le interese, o si el hablante tiene razón o no, el grabador debe ajustar su mentalidad y dedicarse a escuchar. Escuchar debe consistir en escuchar atentamente, escuchar atentamente lo que dice cada participante, comprender el contenido del discurso, pensar en la connotación del discurso y escuchar el significado oculto.
2. El registrador debe prestar toda su atención mientras escucha. Escuchar atentamente los discursos en la reunión muestra respeto por el orador y también es la disciplina básica de la reunión. Distraído, desganado, mirando a su alrededor, nadie mira, sólo puede reírse de sí mismo, dañando la buena imagen de la secretaria.
3. Practique la postura sentada con diligencia. Para aprender a escuchar hay que aprender también a sentarse, que es el llamado “sentarse sin sentarse”. Quienes toman notas deben tener una postura sentada correcta y sentarse de la manera más segura posible durante toda la reunión. Al mismo tiempo, debes quedarte quieto y no salir fácilmente del lugar, ya que esto interrumpirá la grabación. No fumo, bebo té con frecuencia e interrumpo fácilmente mis pensamientos mientras grabo.
4. Eliminar interferencias. Generalmente, no apague el teléfono móvil de la grabadora. Puede configurar el dispositivo de comunicación en un estado de vibración silenciosa y prepararse para realizar y responder llamadas relacionadas con conferencias. No se responderán todas las llamadas irrelevantes. Si su vecino es muy hablador y constantemente quiere charlar con usted en privado, la persona que graba debe intentar declinar cortésmente, diciéndose que él es el responsable de grabar y que no tiene tiempo para comunicarse.
Capítulo 3: Gráfico de conferencias
Contenido del plan (10) Función del plan (3)
Conocimientos relacionados con conferencias telefónicas y videoconferencias (2)
p>Características del plan de preparación de conferencia telefónica (4)
3)
Análisis de caso
¿Preparación del plan de conferencia? Procedimientos de trabajo (4)
Precauciones al utilizar el lenguaje de las conferencias telefónicas
¿Precauciones? Notas sobre la disposición de los asientos (7)
Requisitos básicos para la preparación previa a la reunión (3)
La diferencia y conexión entre los planes de preparación de reuniones y los planes de planificación
Relacionados enlaces? Método de disposición de los asientos de la reunión (2)
Disposición de los asientos del podio (3)
Contenido principal de la inspección de preparación de la reunión (7)
Resultados de la inspección de preparación de la reunión de conocimientos relacionados Tabla (3)
Métodos para verificar la preparación de las reuniones (2)
Análisis de ejemplos de verificación de la preparación de las reuniones
Procedimientos de trabajo (procedimientos para las inspecciones ④; Procedimientos para inspección in situ ④)
Notas: Materiales del informe de inspección de preparación de la reunión (3)
4)
Tipos de documentos de reunión de conocimientos relevantes (7)
¿Preparar y revisar los documentos de la reunión antes de la reunión? 2) y métodos (3)
Análisis de casos
Procedimientos de trabajo (4)
La importancia de los asuntos relacionados con las reuniones de comunicación de liderazgo (4) Asuntos relacionados con reuniones de comunicación de liderazgo Conocimientos y principios relevantes (3)
Métodos (4) y momento (3) para comunicarse con los líderes sobre asuntos relacionados con las reuniones: análisis de casos
Comunicación con los líderes en las reuniones -asuntos relacionados (7)
Notas (3)
Factores que deben considerarse en la asignación de enlaces relevantes, organización de conferencias y servicios (6) 10)
Contenido del plan de emergencia de la conferencia (2)
El papel de los planes de emergencia en las reuniones de conocimiento relevantes (3)
Métodos para afrontar emergencias (6)
Análisis de caso
Procedimientos de trabajo (4)
Hacer planes de emergencia para las reuniones y organizar adecuadamente el alojamiento (8)
Los servicios de catering deben ser considerados (8 )
El trabajo médico y sanitario debe tomar precauciones.
Se debe implementar la seguridad del tráfico (5)
Los servicios de comunicación de conferencias deben esforzarse por lograr estandarización, estabilidad, confiabilidad y velocidad (3)
3); duty System(8)
¿Enlaces relacionados? Características (3) y Principios (3)
Principio (5) de utilizar el conocimiento relevante para promover el proceso de la reunión
Promover la reunión para realizar análisis de muestras según lo planeado.
Procedimientos de trabajo (3)
Notas (4)
Tipos de fondos de conferencias de conocimiento relevantes (6)
Uso de los fondos de conferencias Aspectos principales (10) Métodos de supervisión para el uso de los fondos de la conferencia (6)
¿Supervisar el uso de los fondos de la conferencia? Análisis de casos
Cosas a tener en cuenta en los servicios de conferencias (6)
Enlaces relacionados Comunicados de prensa en línea y presupuesto de publicidad (7)
Tipos de eventos de emergencia en conferencias ( 3)
Principios de implementación de planes de emergencia para reuniones de conocimiento relevantes
Métodos para el manejo de emergencias en reuniones (3) Análisis de ejemplos de manejo de emergencias en reuniones.
Procedimientos de trabajo (5)
¿A qué debes prestar atención? División de responsabilidades para responder a emergencias (3) 4)
Propósito de la reunión de resumen de conocimientos relevantes (4)
2) ?Análisis de casos
Resumen del trabajo de la reunión ¿Cuáles son los contenidos y requisitos? Ejecutar el programa
Notas sobre la redacción de actas de reuniones Enlaces relacionados (3)
Implementar el contenido de evaluación de la reunión después de la reunión (2)
Criterios de evaluación de reuniones (6 )
Métodos de evaluación y requisitos para reuniones de conocimientos relacionados
Método de diseño del formulario de evaluación del efecto de la reunión (4) ¿Análisis de datos de tabla para la evaluación de la reunión? Ejemplo de análisis del contenido y requisitos del trabajo de evaluación de reuniones
Ejecutar el programa
Notas (5)
Enlaces relacionados (7)