¿Cómo gestionar los gastos de viaje?
Simplifique la aprobación, reduzca los costos laborales y mejore la eficiencia. A menudo vemos que cuando los empleados están en viajes de negocios, a veces se quedan atrapados en un proceso de aprobación durante mucho tiempo. Los empleados no dicen mucho sobre sus aspectos negativos. emociones. En ocasiones, incluso puede provocar que el cliente no firme el pedido. Hay muchas razones para quedarse estancado durante mucho tiempo. En términos generales, o no quieres firmar el proceso de aprobación o no tienes tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación ha estado ocupado recientemente y no tengo tiempo para prestarle atención, o hay demasiados documentos y simplemente se pierden. ¿Qué debo hacer en esta situación?
En primer lugar, debemos optimizar el proceso y realizar un sistema de consulta para los reembolsos regulares de la tarjeta. Conocer los motivos del proceso de aprobación debe designarse en función del responsable real de los gastos de reembolso. , para reembolsos pequeños, el proceso de aprobación debe simplificarse tanto como sea posible.
En segundo lugar, hacer un buen uso de las herramientas. Como director financiero, debe prestar atención a algún software nuevo en el campo de la oficina inteligente.
2. El segundo método de gestión de viajes: la humanización
Aunque se garantice el cumplimiento, la aprobación debe ser lo más humana posible.
Por ejemplo, a veces los empleados realizan viajes de negocios con sus líderes, y los estándares de alojamiento y restauración deben estar de acuerdo con los requisitos de los líderes. Considerando la necesidad de una estrecha comunicación y cooperación entre los dos, es imposible que los líderes vivan en el mismo lugar y los empleados de base vivan en el mismo lugar. En este momento, los gastos relacionados de los empleados naturalmente excederán el estándar; entonces, ¿cómo resolver los problemas de estos empleados? Deje que el empleado explique la situación y proporcione materiales de respaldo para demostrar que las tarifas cumplen, pero no sea demasiado estricto. Por supuesto, esto depende del diseño de alto nivel del sistema de reembolso de gastos de viaje.
3. El tercer método de gestión de viajes: el ahorro.
Todos sabemos que a través de la gestión de adquisiciones centralizada, los viajes de negocios son un comportamiento cíclico y por lotes. Como empresa orientada a los negocios, la proporción de gastos de viaje es muy grande. En este momento, se pueden considerar algunas plataformas de adquisiciones centralizadas para reducir los costos de viaje mediante pedidos a gran escala o cooperación mutua.
Entonces, ¿cómo elegir una plataforma de adquisiciones centralizada? Necesitamos elegir una plataforma que pueda comprar varios artículos de consumo turístico y artículos de consumo relacionados en una sola parada, y que al mismo tiempo cumpla con los atributos de alta calidad y bajo precio.
4. Método 4 de gestión de viajes de negocios: Tarjeta de presentación
La tarjeta de presentación, también llamada tarjeta de presentación en algunos lugares, es una tarjeta de crédito diseñada para uso oficial. La empresa solicita al banco que proporcione a los empleados pagos con tarjeta de crédito cuando realizan viajes de negocios. Después de que un empleado firma una factura con una tarjeta de la empresa, la empresa paga la factura directamente, lo que elimina los procedimientos tradicionales para que los empleados presenten cuentas y soliciten dinero. El departamento de contabilidad de la empresa puede realizar conciliaciones basándose en la lista de consumo mensual compilada por el banco, ahorrándose muchos problemas o buscando descuentos por cantidad. Las tarjetas de visita tienen doble moneda y ajustes globales. Mediante el uso de tarjetas de visita, el poder de decisión sobre el consumo se puede traspasar a los empleados y los gastos relacionados se pueden gestionar de forma transparente.
5. Método cinco de gestión de viajes: automatización + informatización
Utilizar el sistema de reembolso de viajes para optimizar las operaciones relacionadas.
Si la solicitud de viajes de negocios y la aprobación de reembolsos aún se encuentran en la etapa primitiva de trabajo manual y papeleo, significa que el departamento financiero de la empresa no ha hecho un buen uso de los recursos técnicos que trae la nueva era. La operación manual tiene muchas desventajas, como operación lenta, propensa a errores y baja eficiencia. El papel es caro de fabricar y propenso a desgastarse. Por lo tanto, utilizar un sistema de reembolso de gestión de viajes se ha convertido en una opción inevitable en la nueva situación. Tomemos como ejemplo el control de costos de proceso completo anterior. El control total de gastos es un sistema de reembolso y gestión de viajes basado en el reembolso de viajes y el control de gastos. Admite la solicitud de viajes en línea, el llenado de registros de consumo en línea y el reembolso en línea. También proporciona adquisiciones centralizadas de servicios de catering, hoteles, conferencias y otros. Se puede decir que se ha logrado un control integral de la gestión de viajes y también se ha simplificado el funcionamiento general del sistema. Su fácil operación, visualización y alta eficiencia se han convertido en sus características más importantes. A través del sistema de reembolso de viajes, se puede mejorar enormemente la eficiencia laboral del departamento financiero, se pueden reducir las emociones negativas de los empleados y se pueden reducir los conflictos entre departamentos.
A través de los cinco métodos anteriores, se puede establecer un sistema de reembolso de gastos de viaje relativamente científico y razonable. Al mismo tiempo, con la ayuda de esto, podemos mejorar efectivamente la eficiencia del proceso de aprobación de viajes, mejorar la satisfacción de los empleados, reducir los conflictos entre departamentos, etc. , permitiendo que las finanzas ejerzan verdaderamente su valor.