¿Cómo redactar una carta de planificación de actividades escolares?

Referencia para la planificación y organización de actividades del sindicato de estudiantes

1. Pasos y precauciones básicos:

1. Por tu cuenta, asegúrate de comprender de antemano las necesidades de tus compañeros, incluso si estás interesado y qué tipo de actividades quieres realizar. Si es necesario, también se pueden realizar investigaciones específicas.

2. Planificación primero: la planificación es el contexto de la ejecución de actividades, y un buen plan es el requisito previo para el éxito. El documento de planificación debe incluir la planificación general de la actividad y disposiciones específicas para cada etapa de implementación de la actividad. , y el final y resumen de la actividad. Disposiciones, planes de emergencia del evento, etc. El propósito es que a través de la formulación de este plan, cualquier persona con cierto sentido de responsabilidad pueda organizar mejor el evento siempre que siga el plan.

3. Obtener apoyo: Es muy necesario obtener el reconocimiento y apoyo del líder. Cualquier actividad debe contar con el apoyo de la universidad/escuela/cualquier maestro relacionado con la aprobación y supervisión de la actividad para que brille, su obstrucción hará que tu arduo trabajo sea en vano, por lo que debes obtener la aprobación y el apoyo del liderazgo. tanto como sea posible.

4. Formar un equipo: organizar grupos de tareas y asignar responsabilidades al personal. Los derechos y las responsabilidades se corresponden entre sí y cada uno debe tener muy claras sus responsabilidades. Tenga en cuenta que la asignación de tareas debe estar orientada a las personas. No puede decir que lo que ha hecho no se debe hacer bien. Hay varias direcciones: centro de comando, grupo de patrocinio de extensión, grupo de trabajo en el sitio, grupo de medios publicitarios, grupo de recepción de orden y etiqueta en el sitio y personal de emergencia. Imprima la lista de responsabilidades para que todos la vean claramente. Y reunirse una vez al día para informar el progreso de manera oportuna para procesar información diversa;

5 Fuentes de financiamiento: si no tiene fondos suficientes para el evento, puede encontrar patrocinadores y negociar duro con ellos. ellos, y finalmente llegar a un acuerdo mutuo. Un acuerdo en el que todos puedan estar de acuerdo. Por supuesto, este trabajo lo realiza principalmente el Departamento de Relaciones Públicas, pero todos los departamentos deben hacer todo lo posible para cooperar con el Departamento de Relaciones Públicas. Si es necesario, el personal creativo del evento debe explicar los detalles del evento e incluso participar en las negociaciones con el departamento de relaciones públicas. Esta es una necesidad del evento. Con los fondos todo es fácil de manejar; nota: ¡no vayas demasiado lejos con la publicidad y asegúrate de entender la magnitud de las negociaciones, de lo contrario el gusto comercial puede hacer que la fiesta fracase!

6. Integrar recursos: Los recursos se pueden dividir en recursos humanos, materiales y financieros; los llamados recursos financieros son las fuentes de fondos antes mencionadas, y los llamados recursos humanos se refieren a la planificación y equipo organizador del evento, así como la implementación específica y los participantes del evento. Los llamados recursos materiales incluyen lugares, equipos y accesorios. Integrar recursos significa que hay que asignar razonablemente todos los recursos humanos, materiales y financieros existentes a los distintos proyectos del evento, para que el evento pueda desarrollarse sin problemas.

7. Realizar publicidad: ajustar el apetito de los participantes, jugar con el suspenso y recompensar la emoción, como conferencias con apuntes, sorteos de lotería en el lugar y obsequios por participación. Por supuesto, esto no es sólo responsabilidad de los anuncios, carteles, pancartas, etc. Y también tiene la responsabilidad de movilizar a los miembros del sindicato de estudiantes para la "comunicación cara a cara". Es posible que este método no sea probado por todos, pero también es una forma más eficaz de publicidad y comunicación.

8. Comando en el sitio: debe haber un centro de comando/gerente general en el sitio que sea responsable del envío oportuno. Sus tareas incluyen: antes de la celebración del evento, formular detalles detallados de implementación de la preparación en el sitio con anticipación y enviarlos a todo el personal con unos días de anticipación, y explicar sus responsabilidades, además, agrupar al personal en grupos y determinar los líderes del equipo; ser responsable de las mismas; formular actividades, determinar el proceso específico de arreglos en sitio, determinar el tiempo de finalización de cada trabajo e implementarlo estrictamente.

9. Fortalecer la comunicación: Durante el evento, todo el personal debe tener al menos una vía de comunicación. Como mensajes de texto, notas o gestos. Tenga en cuenta que en algunas actividades en interiores (como salas de conferencias y algunas aulas), la señal del teléfono móvil es muy pobre. Si es necesario, aún debe utilizar la nota o el gesto original y, como último recurso, también puede enviar mensajes. , para evitar afectar las actividades en sitio.

10. Recordatorio especial: La persona a cargo (niño) debe estar dispuesta con anticipación, lo que significa que la persona que crea la atmósfera debe estar especialmente preparada y se deben hacer los planes de emergencia correspondientes para todo posible hielo. se congela. Además, se debe prestar especial atención a la etiqueta, y se debe tener cuidado al saludar o despedir a las figuras superiores (líderes) que participan en el evento, y no perder ninguna etiqueta.

2. Redacción del evento de planificación; :

La planificación de la organización de eventos no se trata solo de hacer un plan, sino más importante aún, de cómo guiar la organización ordenada y la preparación de actividades posteriores a través de los planes elaborados con antelación.

A continuación se explicarán los asuntos a los que se debe prestar atención en la organización de planificación de eventos a través de la secuencia de cada parte del libro de planificación:

(1) Nombre de la propuesta: consulte la siguiente tabla, que puede ser determinado en función del efecto de página.

Línea

Contenido

Formato

1

Organizador del evento + número de reuniones + nombre

Centrado, la fuente puede estar en negrita o negrita y el tamaño de fuente puede ser de tres a dos.

2

Subtítulo de la actividad, si es necesario

El tamaño de fuente puede ser el mismo que la línea anterior, o puede ser más pequeño (por ejemplo, la línea anterior). La línea es la número 2, esta línea puede ser la número 2).

Tres

"Libro de planificación de actividades"

Por ejemplo:

El Tercer Festival de Artes Liberales (Festival Académico y Cultural) de la Escuela de Humanidades, Universidad de Donghua)

Plan de eventos

También es posible

Escuela de Humanidades, Universidad de Donghua

El Tercer Liberal Plan del Festival de las Artes (Festival Académico y Cultural)

(2) Propósito de la actividad: (también puede denominarse propósito, significado y objetivo de la actividad)

El propósito y significado del la actividad debe expresarse claramente en un lenguaje conciso y claro en la declaración al describir los puntos principales del propósito, los componentes centrales de la actividad o las características únicas de la planificación y la importancia resultante (beneficios económicos, beneficios sociales, efectos en los medios, etc.) deben estar claramente escritos. Los objetivos de la actividad deben ser específicos y deben cumplir con la importancia, la viabilidad y la puntualidad.

Por ejemplo, el propósito del Festival de Artes Liberales puede ser “promover la construcción de disciplinas académicas en nuestra escuela, mostrar los fructíferos logros docentes de la Escuela de Humanidades en los últimos ocho años, mejorar las humanidades y la alfabetización en ciencias sociales de la mayoría de los estudiantes, y enriquece los intercambios académicos extracurriculares de nuestra escuela. El contenido de las actividades prácticas está organizado por el Festival de Artes Liberales de la Facultad de Humanidades de la Universidad de Donghua (Festival de Cultura Académica)"

( 3) Tema de la actividad:

Se basa en la naturaleza de las diferentes actividades, se formula en función del contenido, propósito y significado, y explica brevemente el contenido e ideas principales de este evento a través de una frase, por ejemplo. ejemplo, "el intercambio de ideas y la integración de culturas"

(4) Organizador:

Describe al planificador principal y organizador del evento, e indica el organizador si es necesario.

Por ejemplo, si las actividades del sindicato de estudiantes de la escuela son realizadas por el sindicato de estudiantes de la Facultad de Humanidades, se debe indicar claramente.

Organizador: Unión de Estudiantes del Campus Songjiang de la Universidad de Donghua

Organizador: Unión de Estudiantes de la Facultad de Humanidades de la Universidad de Donghua

(5) Público objetivo:

Anotar los principales participantes del evento para determinar a qué grupos se debe dirigir la promoción y organización del evento.

Por ejemplo, si la competencia de mandarín está patrocinada por la Oficina de Asuntos Académicos y organizada por la Unión de Estudiantes de la Escuela de Humanidades, indíquelo.

Participantes: Todos los alumnos del colegio.

(6) Tiempo de la actividad:

Indicar el tiempo total de la actividad, es decir, cuánto dura la actividad.

Por ejemplo, el horario del evento del Festival Boya puede ser

desde mediados del 10 de junio de 2007 hasta principios de febrero de 2007 65438

(7) Contenido principal del evento:

Principalmente adecuado para actividades integrales a gran escala, simplemente enumere los nombres y contenidos de cada subactividad de la actividad. Si se puede determinar el tiempo de cada actividad, indique el tiempo aproximado de la actividad. .

Por ejemplo, el contenido principal del tercer Festival Boya es

① Palacio de Boya

I "Cien escuelas de pensamiento compiten"

II "Estudiar a otros"

Tres "Foro de Humanidades" (asistido por la Secretaría)

(2) Facultad de Artes Liberales

Mi buen libro TOP10 Actividad de Recogida de Premios

II Actividades de Redacción de Trabajos Académicos de Humanidades y Ciencias Sociales

Tres Salones de Intercambio Profesor-Estudiantes

(8) Organización de la Actividad:

Este es el núcleo del contenido del plan de actividades. Como cuerpo principal del plan, la declaración debe ser concisa y fácil de entender, pero debe ser lo más detallada posible y debe escribirse todo lo que se pueda pensar y no se deben permitir omisiones. En esta parte, no se limita a texto, sino que también puedes agregar gráficos estadísticos, etc. Los elementos de trabajo planificados deben organizarse en orden cronológico y elaborar un cronograma de implementación ayudará a verificar el plan. En esta sección también se debe describir la configuración organizacional del personal, los objetos de las actividades, los derechos y responsabilidades correspondientes, el tiempo y el lugar, y también se deben considerar los procedimientos de emergencia a implementar.

Debe incluir principalmente tres partes: preparación de la actividad, organización de la actividad y resumen de la actividad.

Por supuesto, es posible que los siguientes contenidos específicos no necesariamente aparezcan en el mismo plan, pero en la etapa de planificación del evento, se deben hacer los planes correspondientes y los detalles de implementación para los siguientes temas para guiar la preparación y organización del evento.

1.Preparación de la actividad: (La preparación de la actividad se refiere al plan de trabajo en la etapa de preparación de la actividad)

(1) Trabajos de publicidad: elaboración de carteles, colocación de pancartas, confección y envío. invitaciones, Distribuir folletos promocionales.

(2) Preparación de la actividad: Enumere los recursos necesarios (recursos humanos, recursos materiales), incluidos los lugares a utilizar, como aulas o centros de actividades. Se puede dividir en dos partes: recursos existentes y recursos necesarios. E indique los nodos de tiempo específicos, incluidos "contacto en el sitio", "contacto con el personal" y "preparación del material de actividad" (es decir, tiempo de finalización de cada trabajo).

(3) Invitar a jueces invitados

(4) Formular planes de contingencia para emergencias durante el evento.

2. Organización del evento: (plan de trabajo para la fase de preparación del sitio del evento)

Preparación básica: Esta parte requiere la planificación de diversas instalaciones, elementos y personal necesarios para el evento. sitio, que incluye principalmente: diseño del lugar, invitados/jueces, personal en el sitio, tecnología/equipo, enlace de información, etc.

(2) Jueces invitados: Incluye principalmente confirmar si los jueces invitados pueden estar presentes ("tres veces por si acaso": al enviar la invitación, el día antes del evento, aproximadamente 4 horas antes del evento) , si se necesitan invitados/jueces Salón (para que los jueces invitados descansen con antelación, los jueces dejen comentarios, etc.). ), y si los invitados/jueces tienen una persona dedicada (aplicable a invitar a profesores o expertos externos a la escuela) para saludar a los invitados/jueces.

(3) Personal en el sitio: incluye principalmente

Un candidato: anfitrión (incluida la finalización del borrador principal), personal de etiqueta, servicios del lugar, mantenimiento de pedidos, personal técnico (como reproducción de PPT).

b. División del trabajo: "comandante general", jefes de cada grupo, contenido de trabajo específico de cada grupo (incluido el entrenamiento y los simulacros necesarios), etc.

(4) Tecnología/Equipo: Incluye principalmente

a Tecnología: arrendamiento/compra, instalación y depuración de equipos especiales requeridos en el sitio, creación y depuración de archivos PPT, video y audio, identificación personal adecuado y ejercicios de formación necesarios.

b Equipamiento: se refiere principalmente a micrófonos (arreglos fijos cableados/inalámbricos), luces, parlantes, proyectores, escenarios, atrezzo, vestuario, premios, etc. Uso en eventos.

(5) Contacto informativo: se refiere principalmente al trabajo de contacto de los participantes del evento, incluidos los concursantes, jueces y líderes invitados, audiencias, personal, patrocinadores, unidades cooperativas e incluso los medios para entrevistas, confirmación y preparación de la actividad. estado, informando el tiempo de la actividad, ubicación, contenido, etc.

(6) Otros: se refiere a trabajos que requieren preparación previa, aunque pueden no estar directamente relacionados con el evento en sí, incluyendo recogida y entrega de vehículos, toma de fotografías, catering, contactos de seguimiento. , etc. y adapte sus selecciones a las características específicas del evento.

La siguiente es una lista de algunas actividades que requieren atención especial según los diferentes tipos de actividades para su referencia:

(1) Actividades tipo lugar (como concursos de oratoria, conferencias , foros, etc.): "Ajuste del ambiente en el sitio" (es decir, "cuidado de niños") y control en el sitio (orden en el sitio, control de tiempo de preguntas y otros enlaces), etc. ) para evitar la congelación.

(2) Actividades escénicas (por ejemplo, fiesta de bienvenida, etc.): disfraces, atrezzo, personal de limpieza posterior al evento, etc.

(3) Actividades al aire libre (por ejemplo, encuentros deportivos, etc.): medidas de seguridad, limpieza del personal tras las actividades, etc.

Otros contenidos posibles: patrocinio, acuerdo de contrato, apoyo a los medios, promoción del campus, producción publicitaria, etc.

3. Resumen de actividades

Incluye principalmente el registro y organización de materiales de actividades, la elaboración de resúmenes de actividades, resúmenes de experiencias, etc.

(1) Grabación y clasificación de materiales de actividades: incluida la grabación y clasificación de las respuestas de los participantes, informes de actividades, fotografías del lugar del evento, materiales audiovisuales, etc.

(2) Producción del resumen de la actividad, incluida la producción del libro de resumen de la actividad, organización y resumen de los materiales audiovisuales en el lugar de la actividad, etc. ;

(3) Resumen de experiencia: resumir los problemas existentes en cada eslabón de la organización de planificación de eventos, identificar problemas o lagunas y formular las soluciones correspondientes para evitar problemas similares en actividades futuras.

(9) Presupuesto:

Los gastos de actividad se enumerarán de forma clara después de un cálculo detallado basado en la situación real.

Cabe señalar que esta parte de la escritura puede tener sus "dos caras" y aparece principalmente en actividades patrocinadas por la escuela o universidad, como el festival de artes liberales patrocinado por la universidad, la competencia de mandarín patrocinada por la Oficina de Asuntos Académicos, etc.:

En primer lugar, haz un llamado "presupuesto propio", haz una estimación estricta de los gastos que pueden ocurrir durante la actividad y enumera los gastos. artículos, precios unitarios, cantidades y precios totales con el mayor detalle posible para controlar el costo total. Al mismo tiempo, se deben seguir estrictamente los procedimientos operativos del evento y se prohíbe gastar de más.

Luego, haga un "presupuesto" presentado, el requisito de este presupuesto es "completo". En concreto, supone presupuestar todos los fondos destinados a esta actividad y "gastar de más" adecuadamente (más del 10%). Por ejemplo, el concurso de mandarín tiene una asignación de 2.000 yuanes. En este momento, el presupuesto total debe estar entre 265.438+000-2.200, para que los fondos para este evento puedan utilizarse en su totalidad.

Finalmente, una vez completados los dos presupuestos, debemos revisar los gastos esperados de las actividades para ver si son razonables:

Por ejemplo, si el monto de cada gasto es " desperdiciado".

(10) Cuestiones y detalles a los que se debe prestar atención durante las actividades: (también se puede llamar plan de emergencia)

Los cambios en el entorno interno y externo inevitablemente traerán cierta incertidumbre a la implementación del factor del plan. Por lo tanto, si existen medidas de emergencia cuando el entorno cambia, cuál es la probabilidad de pérdida y cuánta pérdida se causará, las medidas de emergencia también deben indicarse en el plan. Por ejemplo, las actividades al aire libre deben protegerse de la influencia del tiempo lluvioso; las competiciones deben protegerse de la ausencia de jueces, etc. Además: puede hacer una portada para el libro de planificación y esforzarse por que sea simple y digno; el libro de planificación puede empaquetarse, por ejemplo, utilizando un logotipo diseñado como encabezado, con imágenes y textos, etc.; , se pueden adjuntar a la parte posterior del libro de planificación o encuadernar por separado; el libro de planificación debe encuadernarse desde el borde largo del papel. Un plan grande puede tener varios subplanos;

Nuestra universidad (1):

Sha Guohua, Secretaria de la Sección del Partido de la Facultad de Humanidades

Yo Zi, Decano de la Facultad de Humanidades.

Vicedecano de la Facultad de Humanidades Lu Yijun

Vicedecano de la Facultad de Humanidades Wu Zhigang.

Shen Jie (universidad), subsecretario de la Sección del Partido de la Escuela de Humanidades.

Zhou Zhou, secretario del Comité de la Liga Juvenil de la Facultad de Humanidades

Luego están los consejeros, que generalmente se pueden organizar según la edad y los trabajos a tiempo completo y parcial. (por ejemplo, Li Shunliang está delante de Shen Jie (joven) y Shen Jie está detrás)

(2) Se pueden organizar otros líderes no departamentales en el orden de partido, gobierno y grupo, y el mismo sistema (como la Oficina de Asuntos Académicos) se puede organizar en el orden de jefe, adjunto y general.

(3) El nivel escolar es superior al nivel universitario.

Luego está la disposición de los asientos, generalmente comenzando desde el centro de los asientos de invitados y organizándolos de izquierda a derecha (generalmente la izquierda está arriba), como Yoko, Sha Guohua, (grande).

Por último, debemos prestar atención a la impresión de Sika. Generalmente utilice escritura oficial, New Wei chino y otras fuentes, y trate de evitar el uso de números de serie chinos y otras fuentes.

2. Prepare los materiales para los invitados:

Para cualquier evento, los invitados necesitan los siguientes materiales: proceso de la actividad, introducción a la actividad, materiales relacionados con la actividad, bolígrafos y agua. Los materiales utilizados por los invitados generalmente están impresos en papel rosa.

(1) Discurso del invitado:

En términos generales, al invitar a invitados, es mejor seleccionar primero al invitado que necesita hablar y luego darle nuestro discurso preparado; En el lugar del evento, el discurso de un invitado debe colocarse en los materiales del invitado que necesita hablar, y el anfitrión también debe tener una copia en el podio, por si acaso. El discurso debe imprimirse en papel rosa. El tamaño de la fuente generalmente no es inferior a 4 puntos y superior a 1,5 veces el interlineado. Es mejor no utilizar fuentes sofisticadas (por ejemplo, evite utilizar fuentes como los números de serie chinos para facilitar). la identificación de los invitados). En términos generales, el discurso no debe exceder una página de papel A4.

(2) Proceso de actividad:

Si cada invitado tiene una participación diferente (como discurso, inauguración, anuncio, comentario, etc.), puedes indicarlo en el proceso de invitado. Si no puede estar seguro de si un invitado está presente, tenga en cuenta lo que debe hacer el invitado durante cada proceso.

(3) Introducción del evento:

En general, la introducción del evento puede considerarse como la parte más llamativa de todos los materiales. Las nuevas ideas se destacan a través de cambios de "forma". como la producción de sobres conmemorativos, libretas de direcciones, pequeños calendarios de escritorio, etc., no solo tienen valor práctico, sino que también tienen un cierto efecto publicitario.

Por supuesto, si se pueden controlar los costos, este enfoque puede incluso utilizarse como herramienta de promoción.

(4) Información relacionada con la actividad:

Por ejemplo, las actividades similares a las competiciones requieren hojas de puntuación y los estándares de puntuación las actividades similares a los premios requieren una breve explicación de los métodos o disposiciones de concesión; ; resúmenes similares La actividad requiere materiales de resumen simples, etc. , todo esto depende del contenido de la actividad.

3. Disposición del personal:

(1) Recepcionista de etiqueta: Recepcionista de etiqueta que organiza eventos, incluida la guía para ingresar a los invitados, la distribución de materiales para los invitados y la distribución de presentaciones y procesos del evento.

(2) Mantenimiento del orden en el sitio: por ejemplo, mantener el orden de la audiencia en eventos de competencia, guiar a los jugadores y guiar a los ganadores de las actividades ganadoras de premios.

(3) Personal de la ceremonia de clausura: no olvide limpiar el lugar después del evento, lo que incluye hacer arreglos para enviar a los líderes, invitados y jueces fuera del lugar, organizar notificaciones de seguimiento de los arreglos de la competencia y otras actividades de competencia.

Cuatro. Registros de Actividad

Toda actividad, ya sea "sobresaliente" o no, debe registrarse. Los registros de actividades incluyen cuatro partes: materiales escritos, materiales audiovisuales, fotografías del sitio y comentarios sobre las actividades.

1. Información de texto:

(1) Plan de actividades: la producción del plan de actividades se introdujo en la segunda parte anterior y no se repetirá aquí.

(2) Detalles de implementación: haga arreglos detallados para todos los detalles durante el proceso de implementación, incluidos los requisitos y el tiempo para diversos preparativos, el personal involucrado, las invitaciones, el equipo involucrado, etc. , afinando así el contenido del plan de actividades y convirtiéndolo en un "manual de trabajo" que orienta directamente el funcionamiento de la actividad.

(3) Informe de actividad: Una vez realizada la actividad, se deberá realizar un informe de actividad lo antes posible. El informe del evento debe incluir una descripción de la hora del evento, la ubicación, los participantes, los efectos del evento y las fotografías del lugar del evento.

2. Materiales audiovisuales: Los materiales audiovisuales en el lugar del evento deben incluir el panorama general del lugar del evento, primeros planos de los aspectos más destacados del evento, expresiones de los participantes, etc.

3. Imágenes en el sitio: Los requisitos son básicamente los mismos que los materiales audiovisuales.

4. Retroalimentación de la actividad: incluyendo los sentimientos de los participantes, la evaluación del organizador, líderes, jueces invitados, profesores, etc. , que pueden recogerse a través de entrevistas formales o chats informales.

Resumen de actividad del verbo (abreviatura de verbo):

El resumen de actividad generalmente incluye dos partes: libro de resumen de actividad y materiales de resumen de actividad. Para actividades integrales a gran escala, también se pueden realizar actividades resumidas cuando sea necesario (como mostrar los resultados de la actividad en el centro de actividades, etc.).

1. Aspectos: Actividad La planificación y organización, resumen del evento, fotografías in situ del evento y resultados del evento. Consulte el ejemplo para obtener más detalles.

2. Materiales de resumen de actividades: incluye principalmente materiales de resumen en video, imágenes del sitio, libros de resumen y materiales relacionados (carteles, tableros de exhibición, etc.) Ordenar por nombre de actividad y hora, y guardar en CD. (u otro dispositivo de almacenamiento electrónico).

(Firma del Sindicato de Estudiantes de la Escuela XXX)

Por favor, adopte.