Cómo mejorar el nivel de gestión del recinto ferial
1 La importancia de la gestión del lugar de exposición
Se necesita al menos un año desde la preparación hasta el lanzamiento de una exposición, y las exposiciones que son el foco de la exposición a menudo solo duran de tres a cinco días. Se puede decir que el sitio de exposición es la clave de la exposición y la gestión del sitio de exposición es la máxima prioridad. La gestión del sitio de exposición es un reflejo directo de la implementación específica del plan de exposición y el nivel de la exposición, por lo que ha recibido la atención del organizador. Al mismo tiempo, la gestión, control y coordinación del recinto ferial son muy complejos y detallados. Si no se maneja adecuadamente, cualquier pequeña cosa puede convertirse en un gran problema y afectar el efecto de toda la exposición.
Debido a la diversidad y complejidad de la gestión in situ de las exposiciones, los organizadores se inclinan cada vez más a "subcontratar" muchos servicios de gestión in situ a empresas profesionales de servicios de exposición. Por un lado, los organizadores han logrado el objetivo de reducir costos y mejorar la eficiencia a través de la subcontratación de servicios, por otro lado, también ha permitido el desarrollo de diversas empresas de servicios profesionales de exhibición, como diseño de stands, construcción de stands, alquiler de equipos de exhibición, transporte de exposiciones, impresión publicitaria y seguridad Limpieza, asesoramiento jurídico, servicios presenciales, servicios de catering, etc. La "subcontratación de servicios" y el modelo de negocio de cooperación entre múltiples empresas para la gestión de recintos feriales también han expuesto muchos problemas. Entre ellos, los problemas típicos incluyen responsabilidades y tareas poco claras entre los organizadores, reparto mutuo de culpas cuando surgen problemas, falta de liderazgo unificado en el lugar de la exposición y preparación insuficiente para la respuesta de emergencia a las crisis en el lugar.
Por ejemplo, un expositor monta su propio stand pero accidentalmente pierde la llave del mueble. Intentó conseguir ayuda del constructor, pero el problema no se resolvió porque el constructor sólo era responsable del stand que construyó. El expositor buscó entonces ayuda en el servicio de asistencia técnica del hotel, pero éste sólo le proporcionó información y certificados de sustitución y no pudo ofrecerle ayuda sustancial en caso de pérdida de llaves. Desde entonces, los problemas de los expositores no se han resuelto después de dos rondas de negociaciones. Las estrategias de evasión de los dos proveedores de servicios emocionaron a los expositores y provocaron disputas, que afectaron gravemente el orden de la sala de exposiciones y el trabajo normal de la feria. mesa de servicio del sitio. Para otro ejemplo, si los servicios de registro en el sitio, orientación y consulta en el sitio, inspección de boletos en el sitio y otros servicios cumplen con los requisitos de los expositores y visitantes, cómo lidiar con los problemas, a quién contactar y el límite de tiempo para el manejo. .
Estas cuestiones conciernen a todas las empresas a las que los organizadores subcontratan servicios. Bajo la premisa de la subcontratación de servicios, cómo completar el trabajo de servicio en el sitio de exhibición a través de la cooperación orgánica entre empresas es el núcleo para que las empresas de exhibición fortalezcan los servicios en el sitio.
El autor considera que la clave para fortalecer la gestión expositiva in situ es ser liderada por el organizador, basada en una clara división de responsabilidades, y guiada por los requerimientos de los expositores y visitantes de cada servicio que realiza el organizador. sus propios deberes. Trabajar juntos orgánicamente para completar el trabajo de servicio en el sitio de exposición.
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Pasos de la gestión de una exposición presencial
1 Identificación de problemas
El organizador debe considerar plenamente los problemas que puedan surgir en Servicio in situ en la exposición, incluido el diseño del stand, la construcción del stand, el alquiler del stand, el alquiler de equipos de exposición, el transporte de carga, el registro del público en el lugar, la orientación y navegación del público en el lugar, la limpieza y la seguridad, los servicios de catering y otros asuntos.
Aproximadamente una semana antes de la feria, se llevará a cabo una reunión de todos los contratistas de servicios para aclarar el alcance del servicio y las responsabilidades de cada contratista de servicios en la feria. Para exposiciones realizadas varias veces, podemos clasificar aproximadamente los problemas y contramedidas que ocurrieron en los sitios de exhibición anteriores y distribuirlos a todos los organizadores, para recordar a todos los organizadores de servicios que respondan rápidamente y resuelvan activamente los problemas en el sitio de exhibición cuando se enfrenten. Los problemas anteriores nuevamente.
2 Organización y gestión
El organizador estableció un equipo de respuesta a emergencias en el lugar de la exposición, compuesto por un comandante en jefe, dos comandantes en jefe adjuntos y varios miembros del personal. El número de miembros del personal es directamente proporcional al tamaño de la exposición.
Cuando ocurran emergencias en el sitio de exposición o problemas que ninguna empresa de subcontratación de servicios sepa cómo manejar, será manejado por el equipo de emergencia y todos los contratistas brindarán el apoyo necesario. Para garantizar la eficacia del equipo de respuesta a emergencias, cada contratista de servicios debe recurrir al equipo de respuesta a emergencias solo cuando el problema no se puede resolver o requiere coordinación entre varios departamentos. Al mismo tiempo, es mejor presentar a la persona principal a cargo del equipo de emergencia a cada contratista de servicios antes de la "reunión" de la semana anterior, para que el equipo de emergencia pueda recibir el apoyo necesario de cada contratista de servicios durante el proceso. trabajo del sitio.
Tres
Gestión de proyectos de servicios clave
1 Registro y admisión en el sitio
Los servicios en la oficina de registro de visitantes afectan directamente a los visitantes ' percepción de la exposición Impresiones del servicio in situ. Por lo tanto, es particularmente importante mejorar la eficiencia del registro y las admisiones in situ. La mayoría de los organizadores de exposiciones prefieren separar a los visitantes preinscritos de los visitantes registrados en el sitio. Algunas exposiciones dividen además a los visitantes registrados en dos categorías, los que tienen tarjetas de visita y los que no. El primero solo necesita tener una tarjeta de presentación para realizar los trámites pertinentes en la oficina de registro de audiencia, mientras que el segundo debe completar el formulario de inscripción bajo la guía del organizador y luego realizar los trámites en la oficina de registro.
2 Gestión del comportamiento de los expositores
En diferentes etapas, como la organización de la exposición, el desarrollo de la exposición y el desmantelamiento de la exposición, el organizador debe comunicarse eficazmente con los expositores para garantizar que su comportamiento cumpla con el contrato de exposición. , especialmente las normas de uso del lugar. Cuando sea necesario, el organizador puede tomar medidas obligatorias para salvaguardar los intereses legítimos de la gran mayoría de los expositores y garantizar el buen desarrollo de la exposición. Por ejemplo, en la 10ª Exposición Internacional de la Industria Automovilística de Shanghai, dos empresas automovilísticas japonesas subieron el volumen del sonido a un volumen muy alto para abrumarse mutuamente, lo que afectó gravemente el trabajo de exposición de otros expositores en el mismo lugar. Finalmente, los organizadores intervinieron y calmaron la situación.
3 Gestión de catering
El organizador de la exposición limita estrictamente el menú, la cantidad y el precio del contratista del servicio de catering a través de los términos del contrato para garantizar la calidad de los servicios de catering en el lugar. Además, en el comedor de la exposición, el personal del servicio de catering debe limpiar loncheras sencillas y otros utensilios de mesa de manera oportuna para crear un buen ambiente de comedor para los expositores y visitantes profesionales.
4 Manejo de quejas de expositores y visitantes
Durante la exposición, se necesita urgentemente una agencia especializada para manejar varias quejas. Esta organización puede estar afiliada al equipo de respuesta a emergencias y manejar diversas quejas en el lugar de la exposición en cualquier momento. Por ejemplo, en la Segunda Conferencia de Compra de Bienes de Consumo de China (Shenzhen), el comité organizador creó un departamento de quejas en el mostrador de servicio principal para manejar diversas quejas de expositores y visitantes, y logró buenos resultados.
En definitiva, para una buena exposición la gestión in situ es muy importante. Una mala gestión in situ afectará a la satisfacción de los visitantes profesionales y expositores con la exposición, e incluso afectará a la calidad de toda la exposición. La gestión in situ de la exposición se refleja en los servicios prestados a visitantes y expositores. Bajo la tendencia general de subcontratación de servicios, los organizadores de exposiciones deben mejorar continuamente el entorno de exposición y los niveles de servicio fortaleciendo la cooperación entre varios contratistas de servicios y hacer todo lo posible para cumplir con los requisitos de los expositores y visitantes.