Cómo hacer un buen trabajo en la recepción de la oficina

Fan Haitao

"La recepción también es productividad" Escuché esta frase y la encontré bastante reveladora. El trabajo de recepción es una parte habitual del trabajo de oficina. El nivel de capacidad de recepción y respuesta temporal puede reflejar el nivel de imagen general de un departamento o incluso de un departamento de proyectos. Después de trabajar en la oficina durante varios años, he experimentado muchas recepciones de bienvenida, grandes y pequeñas. Voy a hablar de mi pequeña experiencia aquí, esperando * * * animarte.

“Todo se hace con anticipación antes de terminar”. Cada vez que hay una tarea de recepción, como coordinadores debemos considerar todos los aspectos con anticipación, partiendo de cada detalle y cada procedimiento, tal como estamos viendo una Revísala cuidadosamente en tu propia mente.

Una preparación adecuada antes de la recepción es el requisito previo para garantizar la calidad del trabajo de recepción. En primer lugar, debemos comunicar la situación y aclarar el propósito y la intención del viaje del líder superior. La información específica incluye número de personas, identidad, nacionalidad, género, horario, etc. Para las visitas de superiores u otras partes, también es necesario comprender el trabajo, los requisitos y las actividades inspeccionadas y guiadas por los líderes superiores, para poder organizar comidas, alojamiento, vehículos, preparar materiales para informes, etc. En segundo lugar, debemos pensar detenidamente y elaborar un plan. Luego de comprender la situación anterior, es necesario realizar un plan de recepción e inspección, que incluye principalmente la preparación de materiales requeridos, orientaciones de bienvenida, informes de discusión, arreglos de alojamiento, despedida, informes publicitarios, precauciones, etc. Cada tarea y vínculo del plan debe detallarse al departamento y a la persona responsable. Una vez formulado el plan, debe enviarse a los líderes pertinentes para su revisión. Después de la aprobación de la dirección, se debe notificar al personal relevante de manera oportuna o se debe celebrar una reunión especial para hacer arreglos detallados para que cada participante pueda aclarar sus responsabilidades y tareas. El plan de recepción debe ajustarse en cualquier momento según sea necesario durante la ejecución y se debe notificar al personal pertinente de manera oportuna.

Cada vez que reviso la recepción, tengo que ocuparme. Siempre habrá errores y los resultados no se podrán lograr a satisfacción del líder. De hecho, si planifica con anticipación cada situación posible, cada detalle y hace arreglos sólidos, podrá realizar cada trabajo de la recepción de manera ordenada.

(1) Bienvenida orientación e introducción a lo largo del camino. Los vehículos de recepción deberán disponerse según el número de personas. Las personas que participen en la recepción deberán estar al mismo nivel o ligeramente inferior al nivel o estatus de la persona que se recibe, y deberán llegar con antelación a la estación o lugar acordado. . Luego de recibir la información, tome la iniciativa de presentar el escenario o los arreglos de recepción a lo largo del camino, solicite opiniones y evite ser indiferente. Al saludar, también se debe prestar atención a la postura al caminar al guiar, los movimientos al saludar y estrechar la mano, el orden en que se presentan los líderes de ambos lados y la etiqueta al viajar en automóvil.

(2) Revise la escena y prepárese cuidadosamente. Los vehículos deben organizarse con anticipación para las inspecciones en el lugar. Cuando haya mucha gente, preste atención a la cantidad de vehículos y guíe a los invitados para que viajen de manera ordenada. Si es necesario, se puede disponer de un vehículo guía delante para explicar claramente la ruta a pie. Casco de seguridad, té o agua mineral, servilletas, etc. El sitio de construcción debe prepararse con anticipación, los materiales deben apilarse de manera ordenada, los carteles deben colgarse en posiciones llamativas y los tableros de exhibición deben estar limpios y ordenados para mostrar completamente la cultura de la empresa y la dinámica de construcción del departamento de proyectos. persona que presente la construcción, y se deben organizar lugares de descanso y lugares convenientes (si desea tomar un tren especial), debe prestar atención a la disposición del vagón: sillas, mesas de café, pañuelos de papel, botes de basura, ceniceros, oradores, etc.).

(3) Disposiciones adecuadas para la alimentación y el alojamiento. Organice el alojamiento según sea necesario, comunique el hotel y la categoría de la habitación con anticipación, confirme la identidad del líder visitante, reserve habitaciones del nivel correspondiente y preste atención al piso y al número de habitación. Si desea comer en el pequeño restaurante del departamento de proyectos, deberá concertarlo con antelación. 1. Preparar la mesa del comedor en un restaurante pequeño: Lo mejor es tener un mantel en la mesa del comedor y fundas para sillas en los taburetes, y limpiarlos a tiempo. La vajilla debe estar ordenada según las especificaciones. Algunas vajillas tienen manchas de té después de un uso prolongado. Puede usar líquido lavavajillas para limpiarlas y el cristal del plato giratorio se debe fregar. 2. Los gabinetes de desinfección, congeladores, acondicionadores de aire y otros equipos, así como las plantas en macetas verdes, deben limpiarse y quitarse el polvo a tiempo. En tercer lugar, preste atención al saneamiento ambiental de los baños pequeños y no deje puntos ciegos. Las comidas deben seguir estrictamente los estándares de recepción, resaltar los platos de temporada y otras características locales, y organizar las comidas de acuerdo con los hábitos de los visitantes, prestando especial atención a la higiene de los alimentos y a los tabúes. Al comer, los participantes de la unidad deben ser iguales o superiores al líder y sus asientos deben estar dispuestos.

(4) Presta atención a la despedida, que tengas un buen comienzo y un buen final. Deberías hacer arreglos para despedirme después de la recepción. Si no viene, lo recibirán calurosamente, pero si se va, lo abandonarán y todo el efecto de la recepción se reducirá considerablemente. Puede ayudar a los huéspedes a reservar boletos primero y luego hacer el trabajo de enviarlos a la estación.

Después de toda la actividad de recepción, el personal de recepción debe realizar un resumen exhaustivo de la actividad para ver qué aspectos estaban en marcha y qué aspectos aún tienen problemas o deficiencias. Es necesario mejorar continuamente la calidad y eficiencia de la recepción mediante el resumen.

Al mismo tiempo, como trabajador de oficina, debe prestar atención al aprendizaje y la acumulación diarios, comprender y dominar todos los aspectos del conocimiento (todos los recursos que se pueden utilizar en el trabajo diario), especialmente la construcción y producción del departamento de proyectos, y conocer bien la situación del departamento local, para allanar el camino para futuros trabajos de recepción.

Hacer un buen trabajo en todo el proceso de recepción

En primer lugar, creo que este título puede no ser exacto porque no refleja del todo lo que quiero expresar, pero escribir un artículo sin título no siempre funciona, y usar “sin título” tampoco es muy bueno, así que lo dejaré así por ahora.

¿Qué es el trabajo de recepción y cómo realizarlo bien? No creas que el trabajo de recepción es una cuestión trivial de comer y beber, solo responsabilidad de la secretaria de la oficina. El trabajo de recepción también es un trabajo, y es un trabajo complejo y sistemático. Muchas veces, solo tienes esta oportunidad de mostrar tu fuerza al destinatario (hay una advertencia en tu corazón de que "solo tengo esta oportunidad", lo cual es una garantía de hacer mucho trabajo).

Por otro lado, un alto directivo, a menudo sólo necesita (y muchas veces sólo esto) una comida para saber el peso de sus subordinados y clientes. Cuando los superiores examinan la calidad general de sus subordinados, además del desempeño, lo más importante es comunicarse en una reunión y una cena en el mercado donde se encuentran los subordinados. Por lo tanto, el importante trabajo de recepción suele ser realizado por el primer y segundo líder del grupo de recepción. Cuando el Presidente Nixon visitó China, el Primer Ministro Zhou fue personalmente responsable de la recepción. Al final, el anfitrión y el invitado se lo pasaron genial y la reunión dejó de lado todas las diferencias anteriores y creó una nueva situación en las relaciones chino-estadounidenses. Las memorias de Nixon en sus últimos años mencionan la meticulosa recepción de China en muchos lugares. Entonces: el trabajo de recepción no es un asunto menor.

Supongamos que eres el responsable de un mercado y de un proyecto. Los líderes vendrán a inspeccionar el trabajo (por supuesto, estos principios también se aplican a la recepción de otros objetos). ¿Cómo se debe hacer un buen trabajo como hosting?

No creas que está bien simplemente hacer un hermoso informe de trabajo escrito y mostrar el trabajo básico del mercado. La inspección de usted por parte del líder y el reconocimiento de sus habilidades personales dependen en gran medida de la calidad de su trabajo de recepción.

Aunque hay muchos puntos en el trabajo de recepción, siempre y cuando se comprendan los cuatro puntos de alimentación, vestido, alojamiento y transporte, así como el principio jerárquico determinado por la identidad e importancia del huésped, que Es decir, determinar los estándares de recepción, un trabajo de recepción perfecto no está lejos.

¿Qué es la ropa?

Es necesario tener en cuenta los factores meteorológicos y climáticos locales, notificar a los líderes y su séquito con antelación y preparar la ropa adecuada. Por supuesto, también incluye su vestimenta personal y de equipo, y también se puede extender a la preparación de GFD. Implica conocimiento de la etiqueta de la vestimenta, que no se discutirá en este artículo.

¿Qué es la comida?

¿Qué comerá el líder después de su llegada? ¿Cómo comer? ¿Dónde comer? Éste es el punto. China es un gran país alimentario con una larga historia de cultura alimentaria. Es necesario discutir y decidir muchas cosas importantes en una cena, por lo que esta es la base de una recepción exitosa. Debido a que es tan importante, se discutirá al final y no se mostrará aquí por el momento.

¿Qué está vivo?

Simplemente reserve una habitación con antelación. Aquí primero debemos considerar los estándares de recepción para decidir los estándares de alojamiento. El segundo es ver si el huésped tiene un hotel especial. Al reservar una habitación, evite números de habitación desafortunados; al asignar habitaciones, considere la orientación de la habitación, el ruido, la vista y otros factores basados ​​en la ubicación real del hotel; generalmente el piso del líder es más alto que el piso del seguidor; Si hay varios líderes en la misma industria, el principio de distribución es el mismo. Debes registrarte en la habitación de invitados con anticipación para ver si hay algún problema con las instalaciones de la habitación. También debes considerar si es necesario colocar fruta en la habitación del líder. Además, infórmese con antelación sobre las instalaciones del hotel: ubicación del estacionamiento, piso de desayuno, piso de la piscina, etc.

¿Qué está bien?

Es la disposición del automóvil, la disposición de la ruta de trabajo y la disposición de la ruta turística durante el período de inspección del líder.

Concéntrese en la ruta desde el aeropuerto/estación de tren/estación de autobuses hasta el hotel después de recibir a los líderes y en los arreglos del automóvil durante la inspección. Incluyendo: consideración del tipo y calidad del vehículo, saneamiento y limpieza de los vehículos de recepción, etc. , esto debe determinarse de acuerdo con el itinerario del líder. En cuanto a la disposición de la ruta de investigación de mercado, se deben considerar factores como los atascos y los semáforos al planificar la ruta. Otra es la elección de la ruta y el método cuando el líder se marcha. Debe familiarizarse con los horarios de salida de los vuelos, trenes y estaciones de autobuses locales. Por último, está la selección de rutas para el turismo de especialidad local. Los líderes también son personas. La inspección es una tarea laboriosa y que requiere mucho tiempo. Lo más importante es equilibrar trabajo y descanso. Además del trabajo de liderazgo, también es necesario estar familiarizado con las rutas turísticas especiales locales. Un recordatorio especial es: debes pisar todas las líneas con anticipación, es decir, ejecutarlas tú mismo para saber lo que estás haciendo. Puede resultar bastante embarazoso desviar a un líder.

Si no lo pisa usted mismo, siempre habrá situaciones inesperadas.

Ahora analicemos los puntos importantes a los que debemos prestar atención en la alimentación.

Comer es comer, ahora se llama comer. Dado que la cena se llama "oficina", debe diseñarse cuidadosamente para no sólo reflejar su calidad y gusto, sino también permitir que los invitados aprecien su "atención" e intención. Entonces, ¿qué se necesita para preparar una comida perfecta?

1. Calcule la cantidad de comidas durante el período de inspección, combine razonablemente los gustos de las comidas y haga reservas con anticipación.

Generalmente la primera comida y la última comida son un gran espectáculo o banquete. () Según los estándares de recepción, elija un hotel distintivo o de alta gama. Los refrigerios durante la comida se pueden combinar y ajustar libremente según el apetito del líder.

En segundo lugar, determine los acompañantes para la cena.

El acompañamiento es muy importante para una cena perfecta. Cabe señalar que el nivel de una cena está determinado en gran medida por las personas que asisten a ella, del mismo modo que el nivel de una reunión está determinado por el estatus de los principales líderes presentes. Existen dos principios para elegir una escort: el principio de reciprocidad y el principio de emparejamiento. La llamada igualdad significa que el nivel de identidad de la escolta se determina en función de la identidad del líder. Matching no se trata solo de emparejar hombres y mujeres, sino que también incluye una amplia selección de personas que pueden beber y tener un ambiente animado.

En tercer lugar, la elección de la cocina, o la elección del hotel, es muy importante. Qué comer y dónde comer lo decide el hotel.

Existen dos principios para elegir un hotel: primero, categoría, y segundo, características. Por supuesto, lo mejor es hacer ambas cosas. Si no se tienen en cuenta las especialidades, la cena de alta gama es la cocina cantonesa, es decir, los restaurantes de mariscos.

Se debe considerar lo anterior antes de comer. ¿A qué deben prestar atención los líderes cuando entran al hotel y se preparan para empezar a cenar?

El primero es la preparación de las comidas.

En primer lugar, la elección de las habitaciones privadas.

Debes considerar de antemano el tamaño de la sala privada que deseas reservar y cuántas personas se sentarán en una mesa. Encienda el aire acondicionado con antelación en verano y encienda la calefacción en invierno.

En segundo lugar, realizar pedidos (incluidos té, bebidas y vino)

Generalmente, el anfitrión tiene que pedir platos fríos (pedidos) y platos calientes (pedidos) con antelación. Es mejor no hacerlo. para pedir puntos de liderazgo (puede pedirle al líder que pida té). Después de ordenar la comida, puedes pedirle al camarero que le dé el nombre del plato al líder, o que le dé al líder el menú que le guste. Por cortesía, el líder puede agregar un plato o sopa vegetariana.

Recordatorio especial: El líder debe estar sentado dentro de los 5 minutos de ingresar al salón privado, por lo que los acompañantes deben llegar primero; el anfitrión y los invitados deben comer dentro de los 3 minutos de sentarse, por lo que los platos fríos. Se debe servir primero y los platos calientes se deben servir primero. Informe al camarero con antelación sobre la velocidad. Es muy descortés por parte del líder retrasar la comida después de sentarse, lo que avergonzará tanto al anfitrión como a los invitados.

Hay mucho conocimiento a la hora de pedir comida, por eso este es un artículo nuevo. Aquí solo hablamos de principios: mezclar carne y verduras, considerar las preferencias del liderazgo, considerar si existen tabúes entre los invitados y considerar la temporada. Si es una comida importante, es necesario comer para mejorar el nivel de la comida.

Si realmente no puedes pedirlo, puedes pedirle ayuda al camarero: nuestros platos especiales. Pero cualquiera que esté familiarizado con las reglas del negocio hotelero sabe que esto en realidad puede apuntar a la venta de vegetales. La mejor manera es comer más y recordar más.

En tercer lugar, disposición de los asientos

Para ser precisos, se llama el número de mesa y la disposición de los asientos. ¿Dónde está el puesto de liderazgo? ¿Quién acompañará al líder? Esto requiere una cuidadosa consideración. De acuerdo con las costumbres locales y las prácticas internacionales, existen estrictas reglas de etiqueta para sentarse. Aquí sólo tomamos como ejemplo las reglas de Shandong. La razón por la que elegí Shandong es porque Shandong (Shandong) ha sido conocida como una tierra de etiqueta desde la antigüedad. La gente tiene buenas costumbres, es educada y relativamente representativa.

Antes de nada, aclaremos algunos de los conceptos más importantes: sujeto-compañero, adverbio (sujeto-compañero), sujeto-objeto, adverbio (sujeto-objeto) y tema.

En segundo lugar, recuerde los tres principios más importantes de la etiqueta al ordenar la cena:

La derecha primero (siguiendo la práctica internacional, aquí izquierda y derecha se refiere a la izquierda y la derecha de las partes involucradas. es diferente de los hábitos tradicionales de nuestro país y de las reuniones políticas internas donde se respeta a la izquierda), el cara a cara es lo mejor (un buen ángulo de visión es lo mejor) y la proximidad es lo mejor (cerca del anfitrión/tema es lo mejor) ).

En pocas palabras, el anfitrión es el líder número uno del grupo invitado. La ubicación del anfitrión y los asistentes se denomina tema y, por lo general, es la mejor ubicación frente a la puerta de embarque (esto es universal), la televisión y la línea de visión. Las habitaciones privadas ordinarias estarán marcadas con la flor de servilleta apilada más alta.

El asistente es la segunda persona más importante para el huésped. En general, viene a trabajar gente que puede pagar las cuentas. Por lo general, se eligen personas que sepan beber mucho y hablar para animar el ambiente. El asiento del asistente está justo enfrente del guardia principal.

Acompañamiento: Una costumbre única en Shandong, situada segundo a la derecha del anfitrión. El acompañante y el anfitrión intercalan firmemente al anfitrión y al invitado.

Invitado de honor: El invitado, que es el número 1 entre los invitados, toma la delantera y se sienta en la primera posición a la derecha del anfitrión.

Invitado de honor adjunto: la segunda persona más importante del grupo invitado. La ubicación está en el lado izquierdo de la unidad principal. El invitado secundario y el invitado anfitrión intercalan firmemente al acompañante anfitrión en el medio.

Sanbin: N°3 del lado de invitados, ubicado a la derecha del asistente.

Cuatro invitados: N°4 del lado de invitados, ubicado a la izquierda del asistente.

Los cargos de anfitrión, adjunto, invitado de honor y adjunto invitado son los más importantes y están fijos en todo Shandong. Las posiciones de los cuatro invitados y los cinco invitados a veces se clasifican después del invitado anfitrión y del invitado auxiliar, comúnmente conocidos como "asientos superiores".

Consejo: La posición inicial para servir vino, té, agua, pasar toallas y servir comida es desde la posición del invitado de honor (esto es común en China, pero se deben servir platos calientes). El lado izquierdo del asiento opuesto al invitado de honor es la posición de servicio generalmente reservada. Después de servir el nuevo plato, el camarero lo trasladará al asiento del invitado de honor para que éste pueda probarlo primero. No se ataquen entre sí en este momento, de lo contrario lo harán. Gran error), siéntate y analízalo tú mismo. La siguiente imagen es el plano de los asientos para la cena de Nochevieja de Shandong.

Los invitados están todos en su lugar y la cena está lista. ¿Cuáles son los puntos clave en la comida?

Primero, la presentación

Generalmente presenta primero al invitado. En primer lugar, por supuesto, se debe presentar al líder y se debe tomar nota de su posición. A continuación, debemos presentar al equipo de escolta, y primero se presentará el equipo de escolta más importante. Otros deben introducirse según el puesto o la edad. Si hay personas de alto estatus presentes en la cena, por supuesto, la persona con el estatus más alto será presentada primero y las demás se presentarán en orden o en orden de posición.

Segundo brindis

Generalmente, el anfitrión brinda primero, luego el líder brinda y luego brinda según las costumbres locales. En este momento se puede proponer un brindis con antelación, pero el requisito previo es obtener el consentimiento del líder. A veces el líder no goza de buena salud, los platos son demasiado complicados y el ambiente es silencioso, entonces te pones de pie. Finalmente, para reflejar el nivel de su trabajo, es muy apropiado invitar al dueño del hotel o al gerente general a brindar en persona. Hay mucho conocimiento sobre el tostado y es un artículo extenso que cubrir, por lo que no entraré en ello aquí.

En tercer lugar, el servicio de cenas

Las cenas importantes cuentan con camareros en salas privadas, a veces incluso varios, pero aún así puedes reflejar tu actitud tomando la iniciativa de servir agua, servir vino y servir platos. .Calidad, especialmente cuando el camarero no tiene tiempo para preocuparse. Nunca espere a que el anfitrión y los invitados sirvan el vino. Esto requiere que siempre preste atención a las copas de vino del anfitrión y los invitados y a si las copas de vino están vacías (las copas de vino deben estar llenas en todo momento). En este momento, el orden de verter agua es primero para los invitados y luego para el anfitrión. Al servir vino, hazlo por el lado derecho del invitado.

Cuarto, juegos de cena

Prepara algunos chistes cortos, canciones, juegos de adivinanzas y otros ambientes animados. Esta es una oportunidad para mostrar tus talentos y cualidades integrales.

Quinto, tabúes dietéticos

Cuando el líder trae un plato, le das la vuelta a la mesa; cuando el líder brinda, agarras un plato, cuando el líder habla, interrumpes cuando el; El líder no prueba el nuevo plato, usted lo prueba primero; cuando los palillos hurgan en los platos, los usa al azar (sin servir los platos con palillos para servir, no dejar los palillos cuando habla, lamer los palillos con la boca). , meter los palillos en el arroz, incluso rascarse los dientes con los palillos, etc. cuando cruzas el río con un plato, etc., esto no es un detalle menor.

Además, Las diferentes cocinas tienen sus propias formas de comer, y si lo dices mal, harás una broma. Dado que este no es el contenido de este artículo, no lo ampliaré aquí.

¿Se acaba después de una comida? También hay algo que aprender sobre despedir a alguien.

Despida primero a los invitados que lo acompañan, porque el líder a menudo quiere charlar con el anfitrión.

En segundo lugar, envíaselo al líder. Si el líder quiere regresar directamente al hotel, es necesario que lo envíen de regreso.

En tercer lugar, inspecciona las habitaciones privadas para ver si quedan objetos olvidados.

Además, lo último que hay que añadir es un obsequio de salida, un obsequio que tiene en cuenta las especialidades locales.