Planificación de un evento a gran escala
Xie Jingfen (Director General de Guangzhou Fangyuan Consulting Co., Ltd.)
Hoy quiero hablarles sobre la planificación e implementación de eventos de gran escala. En primer lugar, al realizar actividades a gran escala, se deben comprender algunas de las preguntas más básicas: ¿Cómo definir un evento a gran escala y qué es un evento a gran escala? ¿O en nuestra industria de relaciones públicas, o en toda la industria de relaciones públicas e industrias relacionadas, qué eventos a gran escala se utilizan? A menudo utilizamos este método en nuestro trabajo diario. Miremos hacia atrás y veamos qué habilidades están involucradas en actividades a gran escala, cuáles son sus métodos y procedimientos de trabajo, para que podamos organizar las actividades de manera más perfecta.
En relaciones públicas, publicidad, promociones e incluso actividades sociales, a menudo vemos algunas actividades a gran escala. Por ejemplo, la entrada del brandy en el mercado estadounidense es un caso muy exitoso. Aunque tiene una larga historia, fue un caso en la década de 1950, pero todavía parece tan suave y delicioso como el brandy, y muchas personas todavía están muy afectadas. por ella. En nuestras actividades actuales, hay exposiciones similares, banquetes, espectáculos artísticos y numerosos lanzamientos inmobiliarios, todos ellos iniciados por eventos a gran escala como medio de comunicación para difundir nuestra importante información. En cierto sentido, los eventos a gran escala son en sí mismos una especie de medio de comunicación, y este medio de comunicación se concentra en difundirnos una gran cantidad de información diversa. Sobre esta base, le hemos dado esta definición: Las actividades a gran escala son acciones sociales coordinadas que involucran a muchas personas de manera decidida, planificada y paso a paso. Aquí hay varias palabras que uso en fuentes azules. La expresión de estas fuentes azules es un concepto muy importante. Primero, veamos la primera palabra, "con un propósito claro". Porque los eventos a gran escala requieren mucho dinero, mano de obra y recursos materiales. Si una empresa quiere salir a bolsa, es posible que tenga que gastar entre uno y dos millones en actividades de relaciones públicas durante el proceso de cotización. Acabamos de celebrar una ceremonia de cotización en Shenzhen para una empresa de Shanxi. Gastó más de 2 millones, lo que produjo algunos efectos sociales. Un evento de este tipo cuesta mucho dinero y muchos empleados han trabajado duro antes de la ceremonia de inclusión, hay muchas actividades por realizar, muchos invitados están invitados y el personal no durmió durante al menos dos noches. En este caso, ¿por qué seguimos organizando este tipo de actividades? Por supuesto, es para promover la imagen de la empresa y atraer mejor a más accionistas para comprar sus acciones. Este es su propósito. Si no hay ningún propósito, no vale la pena gastar algo de dinero en tal actividad.
En el proceso real, a menudo nos encontramos con algunos fabricantes y los vemos haciendo una celebración de fábrica o de empresa durante 20 años, 30 años o incluso más desde que lo hicieron, nosotros también si queremos. hágalo, busque una empresa de relaciones públicas o pídale a alguien que planifique las actividades de nuestro aniversario por mí. La celebración es animada, pero ¿por qué debería ser tan grandiosa? No está claro qué difundir durante las actividades de celebración de la fábrica y el propósito no está muy claro.
Por supuesto que hay que tener un plan. Un evento no puede tener éxito sin planificación. Este aspecto se explica por sí mismo.
En tercer lugar, dado que es un evento a gran escala, debería haber muchas personas participando. En cuanto al número específico de personas que participan, creemos que no hay necesidad de investigar. En el libro de texto de capacitación y evaluación de funcionarios nacionales de relaciones públicas, definimos los conceptos de actividades a gran escala y actividades a pequeña escala de esta manera. Está dentro de la comunidad y dentro de la unidad. En cuanto a una unidad que puede tener 10.000 o 15.000 personas, ¿se puede decir que esta actividad es pequeña? La reunión de toda la fábrica también es un evento para muchas personas. Entonces, el concepto no se trata principalmente de la cantidad de personas, sino de qué tan conectados estás con la sociedad. Lo vemos como un evento de coordinación social antes de llamarlo un gran evento.
A partir de la definición, analicemos y veamos qué características básicas deben tener los eventos a gran escala. ¿Cómo podemos organizarlos entendiendo estas características? Para organizar este evento a gran escala tiene que haber un propósito claro. Esto ha sido muy claro, y no es sólo un propósito general. Debe plasmarse en torno a la imagen organizacional de toda la institución, su propósito macro.
Con respecto a este tema, cuando discutimos este tema en muchas organizaciones, a muchos estudiantes les gusta preguntar: Si los objetivos de relaciones públicas de una organización entran en conflicto con los objetivos de relaciones públicas de la sociedad, como consultor de una empresa de relaciones públicas, ¿cómo se maneja? tal problema? De hecho, este tipo de preguntas están muy unificadas. La imagen de una organización siempre debe estar sincronizada y coordinada con la sociedad. Para establecer una buena imagen de la organización en el entorno social, se puede decir que se basa en el engaño para controlar sus ventas actuales o su participación de mercado actual, y finalmente. se retira.
Cuando hablamos de casos de relaciones públicas, hay muchas disputas sobre los casos publicados. Hubo un caso en China: para promocionar el centro comercial, el personal de la unidad compró muchos productos y caminó por el centro comercial. ¿Cumple este caso con nuestra ética de relaciones públicas? Esto es absolutamente inconsistente. Este es un comportamiento engañoso y no es un método que deberíamos utilizar para hacer un buen trabajo en comunicación y hacer que la imagen de la empresa sea buena o mala en el futuro. Este propósito también debe verse desde su estatus social integral, más que desde el punto de vista de nuestra empresa.
En segundo lugar, la amplitud de la comunicación social. Hace un momento hablamos de las relaciones públicas de eventos a gran escala, o de que los eventos a gran escala en sí mismos son un medio de comunicación, lo que equivale a estaciones de televisión y periódicos. Sin embargo, estas estaciones de televisión y periódicos antes no desempeñaban el papel de comunicación. Se organiza el evento. Una vez realizado el evento, por supuesto. Es inevitable el contacto con los medios de comunicación, especialmente los medios de comunicación. Sin embargo, dado que el evento en sí atrae la participación de los medios, atrae la participación del público y se difunde a través de los medios o del público, esta es una característica muy importante que debemos tener en cuenta al planificar eventos a gran escala. Sólo así podremos garantizar que la difusión de información sobre nuestros eventos a gran escala pueda desempeñar realmente su papel.
En tercer lugar, opere estrictamente. Sólo tienes una oportunidad, ¿por qué? Es decir, en el proceso de organización de eventos a gran escala, sólo tenemos una oportunidad de tener éxito o fracasar. En realidad, muchos eventos han resultado en el encarcelamiento de planificadores, organizadores e incluso líderes debido a una mala gestión durante nuestro proceso de organización. Los grandes eventos son propensos a peligros y problemas. Hay casos como este. Los periódicos suelen informar sobre qué evento provocó un accidente fatal debido a una mala gestión. Un festival de faroles en una determinada ciudad tuvo un accidente por problemas de seguridad y más de una docena de personas murieron pisoteadas. tiene que asumir la culpa.
Ya sea que esté haciendo una película o un programa de televisión, puede filmar tres o cuatro versiones y volver a editarlas en la sala de edición, pero para eventos a gran escala, las transmitimos en vivo siempre. Estás equivocado, estás equivocado, siempre está equivocado. En el proceso, aprendimos lecciones más profundas. Antes del regreso de Hong Kong, llevamos a cabo una operación en Hong Kong y Macao en Guangzhou. Originalmente, publicamos un mensaje a los medios muy temprano, diciendo que llevaríamos a cabo una ceremonia simbólica en la ceremonia de apertura del Festival Juvenil de Hong Kong y Macao. , con intercambios entre jóvenes líderes de los tres lugares. Las banderas de los tres lugares resultaron ser un error muy simple que provocó un gran accidente. El personal puso la bandera terminada en la oficina y no la trajo al sitio. Como resultado, cuando el lugar se desarrollaba según la agenda, al revisar los accesorios se descubrió que la bandera no había sido llevada al lugar, por lo que el lugar se vio obligado a cancelar tal evento. El entorno actual es diferente al de 1984 y 1985. En aquel momento, era muy sensible. Los periodistas y los medios, especialmente los de Hong Kong, se preocuparon de inmediato por si había cambios en las políticas. Es una lástima.
Creo que en este tema deberíamos tener un entendimiento muy claro, es decir, "el éxito también es un fracaso, y el fracaso es un fracaso".
También hay una gran inversión. No hace falta decir que un evento a gran escala a menudo requiere una inversión relativamente grande en fondos y costos. Es absolutamente imposible realizar un evento a gran escala con una pequeña cantidad de dinero. dinero. Esto es relativamente difícil. Podemos recomendar dividir una vasija de bronce en dos o tres para hacerlo, pero la característica más básica es que la inversión es alta. Si no es especialmente necesario, no es necesario. Estas características son beneficiosas para nuestra comprensión de la organización de eventos a gran escala.
Echemos un vistazo a la planificación de eventos a gran escala. Se puede ver en el plan que los eventos a gran escala siguen completamente los requisitos de los cuatro pasos de las relaciones públicas. Lo detallaremos y enumeraremos con más detalle. Primero, debe haber un proyecto. Para actividades a gran escala, primero se debe determinar el proyecto. ¿Debería realizarse o no? ¿Por qué hacerlo? Este objetivo debe ser muy claro. Una vez finalizado el proyecto, se deben realizar investigaciones y estudios de viabilidad. Todo el mundo sabe que la investigación, el estudio de viabilidad, es un concepto muy utilizado en la industria. Cuando realizamos un evento a gran escala o una actividad de relaciones públicas, también necesitamos hacer un estudio de viabilidad.
¿El alcance de la investigación incluyendo las necesidades sociales de esta actividad es el mismo? ¿Son nuestros recursos financieros inadecuados? Desde una perspectiva de beneficios, ¿realizar este tipo de actividades nos ayudará a ahorrar fondos de publicidad? Si me pidieran que colocara anuncios en los medios, podría tener más ventajas que estas, pero esto no necesariamente sería útil.
Cuando realizamos una actividad de este tipo, ¿se puede adaptar a ella el nivel de diseño y el coste de los materiales? Hacer un evento como este requiere estas contingencias. ¿Las actividades al aire libre deberían verse afectadas por las condiciones climáticas? Si se trata de un evento bajo techo, probablemente se trate más de una cuestión de seguridad e instalaciones, que forma parte de la gestión de crisis. Además, debemos considerar factores sociales y ambientales adicionales para determinar su viabilidad.
El siguiente paso es perfeccionar el tema y crear tus propias ideas. Además del proceso creativo individual, destacamos especialmente el concepto de creatividad grupal. También escribí un artículo en las actas de esta conferencia. Personalmente, no estoy de acuerdo con el concepto de un maestro de planificación personal, no como Zhuge Liang en "El romance de los tres reinos", que puede calcular tantas ideas brillantes. Una vez. Ahora son combinaciones diferentes de varias disciplinas, por lo que la Universidad Sun Yat-sen me pidió que les enseñara planificación a sus estudiantes. La planificación de casos que hicieron originalmente fue para cada estudiante. dijo "Sí". Después de tres años de modificación, sintieron que el efecto fue muy bueno. No se trata de extinguir la creatividad personal. Siempre tiene un proceso creativo personal, pero como planificador moderno, requiere la síntesis de múltiples disciplinas, no una obra maestra.
Los siguientes son algunos de nuestros procedimientos de trabajo. Toda planificación debe convertirse en una copia y un plan. Podemos discutir la implementación o discutir dicho concepto como líder de equipo. De lo contrario, siempre estará en la mente de algunas personas y no se puede ignorar. Debe haber un proceso de demostración del plan y una decisión de liderazgo para implementarlo. Este es un concepto básico.
Después de la planificación y la toma de decisiones, debe haber un proceso de implementación específico. A juzgar por los resultados de mi trabajo e investigación personal, damos gran importancia a la implementación y el diseño. Hemos visto muchas buenas ideas y también hemos visto que muchas unidades están organizando actividades, e incluso organizaciones profesionales están organizando algunas actividades profesionales. Existe un problema: las ideas son buenas, pero la operación y el diseño no son suficientes. A menudo ocurren problemas durante la operación, lo que afecta el espíritu original y el nivel original. Por lo tanto, en el proceso de diseño de operatividad, después de determinar un plan principal, necesitamos profundizar aún más el diseño de operatividad. Este diseño de operatividad incluye cómo aprobar un presupuesto financiero relativamente preciso, porque muchas unidades llevan a cabo actividades. 1 millón a 1,6 millones. No se puede decir que este sea un plan muy exitoso. En la gestión moderna, este es un concepto muy importante.
También existe un proceso de aprobación. Algunas personas piensan que la aprobación es problemática y temen los problemas, pero en el trabajo real, necesitamos que alguien la apruebe. Aquí les presentaré un caso. Hay un evento para respetar a las personas mayores en Guangzhou, que originalmente fue algo muy bueno y encontró muchos patrocinadores, incluida una fábrica de fuegos artificiales. En los últimos años, la ciudad de Guangzhou no requería aprobación para encender fuegos artificiales y petardos en la ciudad, pero las actividades en lugares públicos deben ser aprobadas. Esta es una oficina de la ciudad de Guangzhou que realiza esta actividad. Él siente que tiene el derecho. Para realizar esta actividad, realizamos actividades de respeto a las personas mayores en nuestro propio recinto, las cuales estuvieron bien organizadas, con muchas actuaciones artísticas y muchos obsequios entregados a las personas mayores por parte de los patrocinadores. Finalmente, lanzamos fuegos artificiales para que vieran a los tres Público. Oficinas de Seguridad, la Oficina de Seguridad Pública de la Aviación Civil y la Oficina de Seguridad Pública Municipal de Guangzhou. El resultado de los fuegos artificiales lanzados por la Oficina de Seguridad Pública. Finalmente, les mostraron los fuegos artificiales y resultó que tres oficinas de seguridad pública, la Oficina de Seguridad Pública de la Aviación Civil y dos oficinas de seguridad pública de Guangzhou, fueron arrestadas. ¿Por qué? De todos modos, lanzar fuegos artificiales en la ruta de vuelo es un delito grave, porque no obtuvo la aprobación y no comprendía las normas de gestión de la aviación civil. Como resultado, causó muchos problemas e hizo que el organizador se sintiera muy infeliz. Tuve que escribir una reseña.
En operaciones de diseño específicas y vínculos de gestión específicos, la razón por la que las empresas se preocupan por la gestión de los equipos de diseño de producción es porque esperan convertir un trabajo complejo en trabajo simple. De manera similar, en actividades a gran escala, cada miembro del personal de la organización participante puede no necesariamente ser un planificador y no necesariamente comprender la intención de la planificación general, pero debemos darle una guía para hacer un buen trabajo durante la implementación de la planificación. plan., esto es muy importante.
Hay otro vínculo después de ese, que es la formación del plan. Si desea hacer bien este proyecto y lograr que los empleados se involucren más, es muy sencillo comprender cómo se llama la información a aportar.
En cuanto a la evaluación, la evaluación de eventos de gran escala debe tener un estándar muy preciso. Hoy en día, muchos casos hacen esto, a menudo descuidando hacer un plan de evaluación, incluidos nuestros clientes que nunca nos han pedido que hagamos una evaluación precisa y están aún menos dispuestos a gastar el costo de contratar a una empresa profesional para que les haga un informe de evaluación. , pero no importa qué ¿Di qué? Creo que deberíamos diseñar los criterios de evaluación durante la planificación para que el cliente pueda completar el plan y comprobarlo en función de los estándares que le establezcas. ¿Qué es el éxito? ¿Dónde estuvo el fracaso? Deberíamos señalarle claramente esa norma.
Hay dos cuestiones técnicas en la planificación. Una es el "ojo" de la planificación. El concepto de "ojo" proviene del ojo literario del artículo o del ojo musical de la letra. Leímos la prosa de Zhu Ziqing "Back View" en la escuela secundaria, especialmente su uso del dibujo lineal para describir la escena de su padre comprando naranjas. La parte más expresiva son sus habilidades literarias. Todos nuestros amigos cantantes saben que hay muchas canciones que usted. No puedo cantar, pero hay una frase en esta canción que debe haber sido escrita y esa es la parte más emocionante y, por lo tanto, la más popular. De manera similar, la planificación de eventos a gran escala también necesita crear un lugar tan maravilloso, al igual que el ojo para escribir, el ojo para cantar y el ojo para nuestras actividades. Este es a menudo el tema culminante al que debemos prestar atención en lo creativo. proceso de eventos a gran escala si queremos tener un maravilloso El lugar para expresar la actividad es más contagioso La clave es si el clímax está bien diseñado? ¿Cuál es el núcleo de la creatividad de un evento? Ésta debería ser la clave.
En segundo lugar, necesitamos tener un diseño que pueda expresar mejor la atmósfera de nuestro tema. El tablero promocional con la imagen del tema de la conferencia que vimos hoy en el lugar de la conferencia es muy claro. Nuestra promoción temática esta vez creó una atmósfera y estuvo disponible tanto en chino como en inglés. También destacó el concepto de relaciones públicas e intercambios internacionales. En este proceso, realmente podemos resaltar la atmósfera a través del diseño del lugar. Muchas personas no prestan mucha atención al diseño de la atmósfera. A menudo consideran la creatividad de una determinada actividad y relativamente ignoran la creatividad del lugar. .
Te he traído algunas fotos para que las veas. El ambiente del lugar puede provocar algunos cambios. Este es un edificio bancario. Esta es la entrada. La entrada tiene 13 pisos. Es muy alta y muy grande. Durante el evento, diseñamos una palabra "letra" en la entrada, y nosotros. transmitir su mensaje desde él, fortalecer su difusión a través de métodos a gran escala. He aquí cómo hacerlo.
Este es el techo de cristal de un hotel. Puede que no tenga otros objetivos, pero al menos tiene una sensación de protección del medio ambiente. Debajo hay una cafetería. En ese entorno, el hotel en sí tiene una. Hay muchos materiales decorativos, que son muy duros, pero con este pequeño paraguas y algunos girasoles, hace que la gente tenga ganas de tomar café en un ambiente natural, lo cual es muy creativo.
Estos son los escalones de un hotel de cinco estrellas. Durante un evento, la gente convirtió los escalones en una alfombra roja, escribieron el tema en la escalera mecánica y convirtieron el vestíbulo de un hotel en una atmósfera rica. Cuando entras en un entorno así, inevitablemente se producirán buenos efectos de comunicación.
Esta es una puerta lateral de la Feria Comercial de Guangzhou. Esta es una foto normal. Hay un agujero redondo en la puerta lateral con un diámetro de ocho metros. Cuando estábamos diseñando el lugar, utilizamos ocho metros para hacer un gran logotipo que se pueda ver desde una gran distancia. Diseñar una atmósfera así definitivamente nos traerá buenos resultados en la planificación e implementación de eventos a gran escala. Hay muchas técnicas en el proceso de uso, podemos resumirlas y mejorarlas, definitivamente podremos crear actividades a gran escala cada vez más influyentes.