Capítulo 2 de El pequeño libro de la productividad: Sea una persona organizada.
Los beneficios de esto son obvios. No sólo nos permite procesar nuevos eventos y cosas de manera más eficiente, sino que también nos permite encontrarlos más fácil y rápidamente cuando los necesitamos. No es necesario obligar a nuestro cerebro a recordarlos. Cuando se forman hábitos, estas cosas sucederán de forma natural, lo que sin duda nos hará obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.
La siguiente es la traducción:
Mucha gente cree que la organización es un rasgo de la personalidad. Por ejemplo, las personas verdaderamente organizadas, cuyas vías cerebrales especiales les obligan a organizar carpetas, tienen recuerdos extraordinarios de las fechas de entrega y las tareas pendientes. Esta afirmación es falsa. Ser organizado es en realidad una habilidad que se puede aprender.
Si ser organizado es un rasgo de personalidad, no es algo con lo que nací. Mi estado natural es desordenado, usando escalones como estantes y cajas como carpetas. Si yo puedo aprender a ser organizado de una persona descuidada, creo que tú también puedes.
La organización es un complejo de diseño y mantenimiento. Si tienes un sistema organizado bien diseñado (que las personas descentralizadas no tienen), entonces puedes mantener todo organizado sin mucho esfuerzo. El mantenimiento regular de este sistema también es necesario porque incluso con un enfoque casi perfecto, los acontecimientos lo alterarán.
Todos podemos organizarnos, esto no es natural. Necesitamos diseñar nuestro propio método y manejar todo de manera ordenada. También debemos verificar este método con regularidad para ver si hay algún problema o si algo infringe algunas reglas, mejorarlo y hacer que siga siendo sólido.
Estar organizado sólo juega un papel de apoyo a la eficiencia. Conozco a muchas personas muy eficaces que nunca prestan atención a la organización. El verdadero propósito de la organización es reducir la cantidad de energía que el cerebro gasta en todo lo que necesita para realizar un seguimiento. Si nunca has sido organizado, necesitarás usar tu cerebro para recordar todo. Sin embargo, el cerebro no siempre es fiable.
Las organizaciones de aprendizaje se ajustan al concepto de "menos problemas, menos estrés". Esto significa dos aspectos de estar organizado:
Comprender los puntos débiles que la organización está tratando de resolver y luego centrarse en cómo diseñar un enfoque de sistemas organizados.
No importa dónde estés, los dispositivos de captura pueden ayudarte a registrar eventos, ideas, proyectos, tareas o notificaciones. Incluso si usas pantalones cortos, debes tener un dispositivo de captura a tu lado.
Mis dispositivos de captura son unas fichas y un bolígrafo, que llevo en el bolsillo. Cuando tengo nueva información que registrar, la escribo. Cuando llego a casa, vuelvo a registrar toda la información de la tarjeta en mi complejo sistema de almacenamiento de información.
Los dispositivos de captura pueden reducir la carga de tu memoria. Cada vez que puedas escribir una fecha, una solicitud o una nueva tarea pendiente que puedas olvidar, las ventanas emergentes pueden ayudarte a no olvidarlas.
La grabación habitual también es una señal de respeto. Respeto a las personas que escriben mis solicitudes de inmediato en lugar de simplemente decir "Te lo enviaré más tarde". El coste de las tarjetas de grabación no es elevado y no es necesario adquirir costosos productos técnicos para la grabación.
No es tan buena una buena memoria como un mal estilo de escritura. Cuando esté ausente o tenga inconvenientes, es una buena idea anotar las cosas que necesita recordar, como fechas, eventos, o anotarlos de alguna otra manera. De esa manera, cuando llegues a casa o tengas tiempo, podrás ponerlo en tu sistema de tareas pendientes para no estresar tu cerebro y evitar olvidar cosas importantes.
La clave para mantenerse organizado es que todo necesita un hogar, que es su lugar único. Todo lo que hay en tu habitación necesita un lugar adonde ir. Del mismo modo, cada tarea, evento y proyecto debe tener su lugar específico esperándote en tu sistema. El caos es causado por cosas que están fuera de orden.
Aprender a ser organizado puede empezar por encontrar un lugar para las cosas que no están colocadas y guardarlas de forma ordenada. Esto puede llevarle uno o dos días, pero una vez hecho, es fácil de mantener.
Cuando guardas las cosas, una vez que aparece algo que no sabes dónde guardar, se vuelve muy llamativo. Si cree que no se usará mucho, colóquelo en una categoría relacionada con él.
Si cree que podría volver a aparecer, busque un nuevo lugar para colocarlo. Cuando aparece en grandes cantidades, puede utilizar su nombre como categoría.
Este es un método específico para clasificar y organizar todo, para que el cerebro lo tenga muy claro. No dejes nada ni nada fuera de lugar o habrá más caos después. Así que si no lo has organizado antes, tómate el tiempo de organizarlo de principio a fin para que solo requiera mantenimiento en el futuro. El mantenimiento es en realidad un hábito y también puede ser una manifestación de autodisciplina.
Durante los últimos años he estado utilizando un método organizativo que he descubierto que es extremadamente eficaz. Lo llamo un sistema organizado simple porque separa toda mi información en solo tres categorías. Hay muchos tipos de cosas mencionadas en GTD (hacer las cosas), pero la mayoría de la gente no necesita tantas.
Las tres categorías que resumí son proyectos, tareas y eventos. Casi todo lo que necesito registrar cae en una de estas tres categorías. Sólo hay alrededor del 1% de casos raros que no encajan en este sistema, pero puedo usar fácilmente una lista mezcolanza para almacenar estas ideas aleatorias.
Es bastante fácil mantener sólo tres cosas. Si tiene 5, 6 o 12 tipos, es posible que no sea muy estricto a la hora de distinguir cada tipo. Esto significa que una determinada clase se olvida fácilmente y es difícil convertirse en un sistema eficiente. La razón por la que mis tres sistemas funcionan tan bien es porque los diferencio estrictamente cada vez. Siempre funcionan y no se estropean.
Esta es una idea muy importante, por lo que la explicaré en detalle en las siguientes tres secciones.
La mayoría de las cosas pueden tener tres situaciones.
1. Un proyecto sigue siendo un proyecto
2. Trabajo
3. claramente y no habrá confusión, y no dejará ninguna posibilidad de demora.
La primera categoría es la ingeniería. Un proyecto es una combinación de muchas tareas encaminadas a un mismo objetivo. Cada misión carece de estructura. Son como medusas en el mar, nadando sin el apoyo de un esqueleto o un sistema nervioso complejo. La ingeniería es diferente. Con la ingeniería se pueden organizar tareas para lograr un objetivo más importante. Escribir un libro es un proyecto, escribir un artículo es una tarea.
Escribo todos mis proyectos detalladamente en pequeños trozos de papel que describen los resultados que aspiro a lograr y las tareas específicas que debo completar. Como es importante completar un proyecto, no solo esas subtareas, puedo ser más flexible con las tareas. Si decido que puedo terminar mi libro sin escribir otro capítulo, puedo cancelar la tarea. Se puede sacrificar una determinada tarea en beneficio de todo el proyecto.
El proyecto es estable y no requiere actualizaciones frecuentes en el caótico flujo de información. Pueden configurarlo todos los días durante semanas o meses.
De hecho, el proyecto es un objetivo amplio y complejo que no se puede lograr de la noche a la mañana. Puede requerir una combinación de muchas tareas pequeñas. Cuando se completa cada pequeña tarea, el proyecto está completo. Por ejemplo, crear una aplicación es un proyecto que requiere análisis de requisitos, UI, UE, selección de tecnología, arquitectura, desarrollo, depuración, pruebas, lanzamiento, análisis, etc. Y cada elemento se puede dividir en algo más específico.
Así que el proyecto es un objetivo relativamente grande.
Las tareas son mi lista de tareas pendientes. Son acciones independientes y de pequeña escala que deben llevarse a cabo. Esta lista tiene tres partes, lista global, lista semanal y lista diaria. La lista global almacena algunas tareas en el calendario que no encajan en el proyecto o evento. Las metas semanales y las metas diarias son las que mencioné en el Capítulo 1. Son lo que necesito hacer.
Todas las partes del sistema se implementarán en la misión. Asigne tareas del proyecto a tareas semanales cada semana. Los eventos se asignan a la lista diaria cada noche según sea necesario. Mi lista de objetivos diarios es lo único que necesito marcar y lo que debería estar haciendo en este momento.
Cualquier tarea que no pertenezca al proyecto, la añadiré a la lista global. Cada semana, también se les asignará a la lista de objetivos semanales junto con tareas de ingeniería según sea necesario. Si necesito completar nuevas tareas esta semana, ajustaré mi lista de objetivos semanales. Si es necesario hacerlo ese día, lo agrego directamente a mi lista de objetivos diarios.
Claramente dividida en tres tareas: global, semanal y diaria. Las tareas en proyectos y eventos no deben tener un cronograma al inicio. Las tareas se evalúan cada semana y se agregan a la lista de tareas semanales, que es lo que se debe hacer durante la semana. Luego, cada noche, asigne algunas tareas de la lista de objetivos semanales a la lista diaria del día siguiente.
De esta forma, solo necesitarás concentrarte en las tareas de la lista diaria todos los días y completarlas.
En cuanto a otro tipo de cosas, se registran en la lista global y luego se asignan tanto a la lista semanal como a la lista dominical.
La última parada de mi trípode organizado son los eventos. Los eventos son tareas o actividades que deben completarse dentro de un tiempo específico. Tengo tareas en la cola que puedo hacer cuando quiera, mientras que los eventos son más limitados. Si Paul y yo almorzáramos a las 12:00, yo no lo haría a las 2:30.
Utilizo un calendario para registrar estos eventos. Luego, cuando llegue la fecha del evento, lo moveré a mi lista de objetivos diarios. Intento evitar ponerlo en la lista semanal por si hay demasiadas tareas que gestionar y filtrar. En este punto, mi lista diaria contiene todas las tareas individuales de proyectos y eventos que deben completarse durante el día.
Las tareas del proyecto son básicamente independientes de fechas y horas específicas, pero los proyectos complejos no excluyen varias dependencias. Creo que puede ser necesario cooperar con los proyectos y actividades aquí. Por ejemplo, si quiero construir un servidor, necesito comprar servicios y nombres de dominio en una nube, y ese nombre de dominio debe estar registrado. No tenemos control sobre este momento, por lo que necesitamos un cronograma para organizar estas dependencias.
Al igual que la ingeniería, creo que es importante anotar tus objetivos. Tenerlos en cuenta le impedirá completarlos. Escribirlas en un papel tiene varios beneficios:
Escribo mis metas y proyectos. Prefiero escribirlos en papel porque hace que la “escritura” sea más tangible. Escriba sus objetivos como si se estuviera comunicando consigo mismo.
Pon el registro de la consecución de tus objetivos en otro clip y siente el peso. Te sentirás increíblemente motivado. También me daré más confianza. Entonces no puedes hacer eso sin escribirlo.
Escribe tus objetivos en papel o tarjetas y complétalos uno a la vez. Al final, esas tareas completadas te darán una sensación de logro, lo que te hará sentir más seguro y motivado. Esto es una cuestión de opinión y cada uno puede encontrar su propia manera de animarse. Algún software registrará estas cosas. Aunque el autor defiende que grabar en papel tiene más "sensación", no importa qué método consiga el mismo efecto.
Mi filosofía de coherencia es un enfoque ramificado. Nadie diseña de antemano un sistema perfectamente coherente. La vida cambia, la información cambia y también lo harán sus sistemas. En lugar de buscar un sistema "perfecto", desarrolle uno que pueda adaptarse al cambio.
El método de ramificación es un sistema de este tipo. La idea de dividir y conquistar es que usted haga una revisión de su sistema y preste atención a estos problemas durante la revisión:
Considere estos tres problemas periódicamente para evitar que el sistema se vuelva confuso e inmanejable. Esta es una forma de mantener su sistema.
El registro de comunicaciones es adicional y opcional. Porque algunas personas no lo necesitan, como los estudiantes. Pero como vendedor, debes llamar a mucha gente todos los días y realizar un seguimiento. Necesitas esto.
Un registro de comunicación básico es una hoja de papel sobre sus comunicaciones y progreso con cada persona u organización. Crea una tabla con fecha, hora, información de contacto, contactos y conversaciones. Siempre que hables con alguien en tu diario, debes escribirlo.
Las ventajas son:
Este es un buen hábito de grabación para comunicarse con la gente. Cuando trabajas con varias personas al mismo tiempo, siempre olvidas hacia dónde van las cosas. En este momento, debe registrarlo y trabajar con el sistema de tareas. Una es ser más eficiente y la otra es evitar algún olvido inesperado.
Esta propuesta combina muchos pasos para mantenerte organizado. Supongo que al menos el 60% de las veces que no te comprometes no es porque no puedas hacerlo, sino porque lo olvidaste. Alguien te pidió información, pero olvidaste responder. Te envié un correo electrónico pero se acumuló en mi bandeja de entrada.
Lo primero que debes hacer para mayor confiabilidad es grabar todo en tu dispositivo de captura. Si alguien te pregunta algo, primero debes escribirlo. Cuando hablo y me comunico, nunca dejo que el contenido se quede en mi corta memoria. La única excepción es que puedo registrarlos directamente en mis tareas, proyectos o eventos.
El siguiente paso es asegurarte de que esos elementos oscuros se filtren en tus objetivos semanales y dominicales. Por ejemplo, prometiste enviar un informe a alguien, pero no dijiste cuándo. Si este es el caso, será necesario personalizar un plan de tiempo para completarlo.
Agréguelo a sus objetivos diarios, objetivos semanales o calendario. Esto garantizará que finalmente se implemente. Si no tienes un proceso tan sistemático, es fácil que te desanimes para siempre. A los ojos de aquellos con quienes usted está involucrado, procrastinar es tan malo como romper una palabra.
Escribe las cosas que dijiste que harías, desarrolla el hábito de "recordarlas en todo momento" y luego organízalas en tareas diarias en el momento adecuado, como diarias, semanales o Otros asuntos de gestión. Esto garantizará que no se olviden y se completen de manera oportuna.
Los beneficios de esto también son obvios. No solo puede mejorar la eficiencia de su trabajo, sino que también puede dejar una impresión buena y confiable en los demás, lo que favorece la cooperación u otras cosas.
Existe una diferencia entre estar ordenado y organizado. Su escritorio puede estar limpio y ordenado, pero también puede estar desorganizado. Ser organizado es más que un simple trabajo superficial, se trata de cómo mantener un sistema que le facilite encontrar lo que desea y cómo guardarlo de esa manera.
Quizás recuerdes algo inteligente que hacías cuando eras niño: cuando alguien te pedía que ordenaras tu habitación, barrías todo debajo de la cama. La habitación parecía ordenada pero completamente desorganizada. Es fácil para los adultos hacer esto. No puedes poner todo en un archivador. Es posible que simplemente seas ordenado en lugar de organizado.
Una organización es un sistema. Si haces lo siguiente estarás organizado:
La organización puede entenderse como clasificación u orden, y cada elemento está ordenado con claridad. Cuando mencionas algo, es posible que no sepas la ubicación exacta o información específica de inmediato, pero sabes a qué pertenece. Entonces lo filtras a través de tu cerebro durante un corto período de tiempo, como una colección de archivos o un estante. ¿Cómo se determina dónde se encuentra un documento o artículo entre muchos? Según categorías y etiquetas, puede encontrarlas en solo unos pocos pasos. Ésta es realmente la clave de la eficiencia.
Cuando organizas tu vida y tu trabajo de manera ordenada, puedes ahorrar mucho tiempo y hacer cosas más significativas.
¿Cómo organizaste todo lo aprendido? Para los estudiantes universitarios, pueden grabar tomando notas o resaltándolas en un libro. Pero después de graduarte, ¿cómo se supone que debes registrar tus pensamientos?
Una habilidad que me ha resultado útil es que mientras lees, puedes tomar notas en un cuaderno. De esta manera, puedo capturar algunas ideas, citas o información interesante mientras leo. Cuando no esté listo para ponerlo en práctica, tal vez le resulte aburrido tomar notas, pero a mí me resultó muy útil tomar notas:
Tal vez leo muchos libros, pero cuando lo pienso detenidamente, En algunos casos no puedo recordar las cosas clave o he olvidado mis pensamientos en ese momento, por lo que es necesario tomar notas.
Registra el contenido o las ideas principales del libro y registra tus propios pensamientos. Esto es muy útil para aprender y desarrollar su propio pensamiento.
Hay muchas formas diferentes de mantener organizado tu disco duro. Si bien hay muchos artículos online que explican estos de un sistema a otro, la idea principal es la misma: tener un lugar para cada cosa, darle mantenimiento a diario y detectar cambios.
Hay dos archivos digitales que se diferencian de otros archivos:
Para los archivos de computadora, deben existir reglas de almacenamiento razonables y los archivos innecesarios deben limpiarse y clasificarse con regularidad. Guarde por separado los artículos de uso frecuente y los de uso poco frecuente. Desarrollar un buen hábito de organizar y limpiar archivos no sólo mejorará tu eficiencia, sino que también te hará sentir mejor.
Convertirse en una persona organizada es en realidad hacer que el trabajo y la vida sean predecibles y ordenados. Desde una persona cuyos pensamientos son tan caóticos que su hogar, escritorio, estación de trabajo, teléfono móvil y computadora son un desastre, hasta desarrollarse lentamente. varios hábitos ordenados y convertirse en una persona regular y confiable. No se trata sólo de ser una persona eficiente, sino también de valorar la vida. Nuestra vida es limitada. Si perdemos mucho tiempo buscando algo, pensando mucho en una cosa, haciendo algo de forma indirecta, procrastinando, etc., perderemos mucha diversión y haremos menos de las cosas que nos gustan.
El artículo no solo menciona la importancia de la organización, sino que también brinda algunas habilidades y métodos específicos, por lo que debes trabajar duro para encontrar un método que se adapte a ti.
Si no necesitas aprender, no necesitas aprender. De ahora en adelante, sé una persona organizada.