¿A qué detalles deben prestar atención las empresas al organizar exposiciones?
Notas sobre proyectos de exposición:
1. Proceso de solicitud de exposición: después de seleccionar una exposición, comuníquese con el organizador y la otra parte le enviará por fax o correo los documentos de solicitud de exposición. Estos documentos deben incluir materiales de introducción a la exposición, formularios de solicitud de exposición, tarifas de exposición, servicios relacionados, mapas de stands de salas de exposición, manuales del expositor, etc. Después de completar el formulario de exposición y devolverlo al organizador de la conferencia para su confirmación, deberá enviar todo o parte de la tarifa del stand al organizador como depósito, y su stand estará finalizado.
2. Presupuesto de gastos: Los gastos de exposición incluyen tarifas de stand, tarifas de decoración de stands, tarifas de transporte de exhibición, boletos aéreos y tarifas de trenes de larga distancia, tarifas de transporte local, tarifas de alojamiento y comida, tarifas de alquiler de equipos necesarios y publicidad. honorarios y materiales Honorarios de impresión, honorarios de producción de obsequios, honorarios de alquiler de salas de conferencias, etc. Al formular el presupuesto de la exposición se deberá sumar el 10% del coste total como gastos imprevistos.
3. Ubicación del stand: la ubicación del stand la planifica de manera integral el organizador, y la ubicación del stand se organiza de acuerdo con el contenido de los productos y servicios, la industria, la región y otros factores, o la ubicación se distingue por honorarios del stand. El mapa de stands proporcionado por el organizador indica qué ubicaciones están disponibles. En resumen, cuanto antes envíe su formulario de solicitud al organizador de la conferencia, más fácil será conseguir un buen puesto.
4. Stand estándar: a excepción de algunas ferias de pedidos de productos nacionales a gran escala, el área del stand de exposición suele ser de 9 metros cuadrados (3 metros x 3 metros), que es un stand estándar. El organizador de la conferencia es responsable de construir un stand estándar y proporcionar la infraestructura necesaria para la exposición, incluidas tres paredes de exposición, dos focos que se pueden fijar en la pared de exposición y una mesa de exposición (1 m de largo, 50 cm de ancho, 80 cm de alto). , dos sillas, alfombras, una toma de corriente de 220V5A y el nombre de su empresa grabado en el tablero de la ceja. A menos que se indique lo contrario, el membrete es el nombre de la empresa que ingresó en el formulario de participación. Entre los stands de exposición estándar, hay una posición especial: en la parte superior de cada stand, hay un stand con sólo dos paredes de exposición como máximo y tiene dos o incluso tres canales para mirar al público y tener más contacto con él. Por lo tanto, si solicita participar en la exposición antes, tendrá más posibilidades de solicitar dicho stand al organizador de la conferencia.
5. Decoración especial: Cuando el área supere los cuatro o más stands estándar, sólo podrá reservar el área del piso desnudo y planificar su propia decoración especial. La decoración especial se puede hacer única y única de acuerdo con las características del producto, las características técnicas, el posicionamiento en el mercado y las actividades de la empresa durante la exposición. Se proporcionarán stands estándar para la decoración del stand. Al realizar una decoración especial, se debe prestar especial atención a los materiales ignífugos utilizados en las paredes, mesas y sillas de exhibición. Si se utilizan soportes y adornos de madera, deben recubrirse con materiales resistentes al fuego.
6. Mobiliario: La mayoría de los expositores sentirán que una ficha técnica no es suficiente. Los organizadores de conferencias, salas de exposiciones y empresas de servicios de exposiciones pueden proporcionar servicios de alquiler temporal de mesas, sillas, armarios, sofás y otros muebles. Agua, luz y gas
Si quieres utilizar mucha luz, agua, gas, gas natural, etc. En la exposición deberás indicarlo en el formulario de solicitud, con especial énfasis. Por una tarifa, el organizador organizará y proporcionará estos servicios.
7. Teléfono: Durante la exposición se podrá solicitar el alquiler de una línea telefónica (DDD de larga distancia nacional y IDD de larga distancia internacional), pero deberá presentarse al organizador con antelación para evitar gastos innecesarios. cargos acelerados.
8. Almacenamiento de mercancías: Durante la exposición, el organizador de la conferencia proporcionará seguridad para la exposición. Se instalarán guardias de seguridad en la entrada y salida de la sala de exposiciones. y salir. Sin embargo, en las salas de exposiciones de China aún faltan servicios de alquiler y almacenamiento de cajas fuertes para objetos de valor. Durante la exposición, la gente inevitablemente será caótica, por lo que usted mismo debe cuidar adecuadamente las exhibiciones pequeñas y los objetos de valor. Si se trata de un stand especialmente decorado, no descuides el diseño y construcción del trastero. Los trasteros pueden almacenar regalos de empresa, documentos, ropa de empleados y efectos personales. Los expositores en los stands estándar deben llevar consigo documentos oficiales y bolsas para transportar y guardar temporalmente objetos pequeños, dinero, etc.
9. Almacenamiento de cajas de embalaje: Antes de la exposición, el organizador, el director de la sala de exposiciones y la empresa de servicios de transporte de la exposición retirarán las cajas de embalaje, las cajas de madera de embalaje y los materiales, o los almacenarán en un lugar designado. almacén. Esto es necesario y también es un requisito para la seguridad contra incendios. Por lo general, cuando la exposición esté cerrada, usted mismo devolverá o se llevará los materiales de embalaje.
10. Transporte de la exhibición: El organizador de la conferencia proporcionará el nombre y dirección de recepción de la persona encargada del transporte de la exhibición en las "Reglas de la Exposición". Puede presionar este botón para que sus exhibiciones se envíen al sitio de la exposición con anticipación. Otro método conveniente es confiar en un agente de envío, que brinde servicio puerta a puerta.
11. Exposiciones y Cancelaciones: Los organizadores suelen conceder tiempo suficiente para las exposiciones. Si la exposición tiene una duración superior a 3 días, podrán realizar horas extras fuera del horario laboral habitual. El último día de la conferencia, el desmantelamiento podrá comenzar una vez que el público haya despejado el lugar.
12. Servicio de limpieza: La conferencia ofrece servicios de limpieza gratuitos para los pasillos de visitantes y otros lugares públicos, pero los expositores suelen ser responsables de la limpieza de sus stands.
13. Pase de trabajo: Cuando los expositores se registren, el organizador proporcionará un pase de trabajo para la exposición. Generalmente, un stand estándar proporcionará 2-3 pases de trabajo. El permiso de trabajo también es un pase y tiene validez durante todo el período de exhibición, exhibición y retiro.
14. Entradas: El organizador asignará una cierta cantidad de entradas para la exposición e incluso invitaciones de apertura a cada expositor según el área del stand, brindándole oportunidades para contactar a los clientes y unidades relacionadas. Puede hacer una lista, enviar boletos de admisión y tarjetas de presentación a estos invitados e invitarlos a visitarlos y conocerlos.
15. Diario: Cada exposición debe publicar un diario de exposición o lista de expositores, que puede incluir el nombre, dirección, número de teléfono, persona de contacto e incluso presentación de producto de cada expositor de forma gratuita. Esta es una parte importante de la exposición y no se puede ignorar. Esta es una continuación de la exposición. Los que no os vieron en la exposición y los que no asistieron a la exposición podrán encontrar vuestros nombres en la revista. Si hay suficientes fondos para exposiciones y publicidad, la publicidad en las revistas tendrá efectos más evidentes.
16. Publicidad del lugar: Además de la publicidad de esta revista, el organizador y la sala de exposiciones también proporcionan publicidad del lugar en interiores y exteriores, incluidos carteles, pancartas, banderas, globos, etc. Los planificadores de exposiciones que conozcan y tengan experiencia en el lugar de la exposición serán los primeros en estar en una buena posición.
17. Charlas técnicas: Algunas exposiciones también organizan charlas y seminarios técnicos al mismo tiempo. Además de las conferencias especiales invitadas especialmente por la conferencia, los expositores también pueden solicitar realizar una o más conferencias durante el evento. Esta es una excelente manera de recomendar nuevos productos y servicios a visitantes de todos los ámbitos de la vida. Estos participantes bien preparados son oyentes casuales pero profesionales. Esta es tu oportunidad de hacer crecer tus usuarios. Por lo general, los organizadores de conferencias proporcionan salas de conferencias y equipo básico para conferencias previo pago de una tarifa estipulada. Se puede alquilar equipo de conferencias especializado por adelantado o incluso temporalmente. Continúe leyendo el siguiente párrafo. Organizar eventos y alquilar equipos para conferencias
Para atraer visitantes, los expositores pueden realizar pequeñas actividades en sus stands, como pequeñas conferencias sobre productos, conferencias técnicas, actividades premiadas, pequeños souvenirs e incluso actuaciones artísticas novedosas. En resumen, el mejor efecto publicitario debe lograrse dentro de un tiempo, lugar y presupuesto limitados. El equipamiento necesario para estas actividades incluye el equipamiento necesario para las conferencias y charlas técnicas antes mencionadas, como televisores de pantalla grande, videowalls, parlantes, iluminación escénica, televisores, grabadoras de video, VCD, DVD, etc.
18. Selección de expositores: elegir los expositores adecuados puede lograr mejores efectos de exhibición y mejores resultados de ventas. Las empresas expositoras deben tener las siguientes condiciones básicas: conocimiento profesional profundo de los productos y tecnologías de la empresa; confianza en sí mismas y adaptabilidad; personalidad extrovertida, facilidad para hablar con todo tipo de personas, experiencia en exposiciones, buena salud y disposición para viajar; . Código de vestimenta Excepto para bienes de consumo diario, exhibiciones de alimentos, exhibiciones de entretenimiento y actividades de promoción de productos, se debe usar vestimenta formal durante la exposición. En primer lugar, usted es el portavoz de la empresa en el stand y representa la imagen de la empresa. Por otro lado, también muestra respeto hacia los visitantes. Si se puede coordinar con la construcción del stand y la combinación de colores de la empresa, el efecto será muy significativo. 19】Alojamiento: Si no conoces la ciudad donde se ubica la exposición, puedes hospedarte en los hostales, hoteles y restaurantes recomendados por la conferencia. El alojamiento recomendado por el organizador de la conferencia suele estar cerca de la sala de exposiciones, tiene transporte conveniente y es asequible. Normalmente, el almuerzo se servirá durante el espectáculo.
19. Preparación del material de exposición: Antes de participar en la exposición, debe preparar suficientes materiales promocionales, incluidas tarjetas de presentación, presentaciones de productos, presentaciones de empresas, listas de precios de productos, etc. El uso a menudo supera sus expectativas, así que esté preparado. Contáctenos después de la reunión.
El contenido anterior está tomado del blog.