¿Cómo gestionar el entorno de oficina?
Tichy
La primera regla general
Para crear un buen ambiente de oficina y crear un buen ambiente de trabajo, fortalecer la gestión institucionalizada del ambiente de oficina y mejorar el nivel de Gestión, formular estas medidas.
Artículo 2 Estandarización del ambiente de oficina
1. Área de oficina:
1. Escritorio: Todos los empleados son responsables de mantener el ambiente de trabajo y el escritorio limpios y ordenados. , el documento debe presentarse lo antes posible.
Además de las computadoras, vasos de agua, teléfonos, material de oficina * * * deben colocarse en portalápices * * *, cestas para documentos, marcos de fotos * * * no más de 1 * * *, cajas para tarjetas de presentación , decoraciones * * * y plantas pequeñas * * * Una maceta * * *, no se permiten otros artículos. Las personas que dejen sus asientos por más de media hora deberán recoger la mesa antes de irse.
La cesta de documentos del escritorio de la oficina debe organizarse periódicamente y los documentos caducados o no válidos deben enviarse a los archivos para su custodia. No se deben colocar objetos personales ni alimentos en la cesta.
El cesto de basura debe taparse con una bolsa de plástico y colocarse debajo del escritorio. Mantenga el equipo de oficina limpio y ordenado. No debe haber suciedad en la parte delantera, trasera ni en la salida de aire de la unidad principal ni en la pantalla. No coloque libros, revistas, papeles u otros artículos sobre la unidad principal.
2. Pertenencias personales: materiales de referencia personal * * * carpetas, libros, manuales, etc. * * *, documentos de archivo * * * Materiales diversos, materiales de archivo redactados, papel manuscrito en blanco y otros artículos de papelería. almacenados en taquillas personales;
Artículos personales como bolsos, mochilas, loncheras, alimentos, detergentes, cosméticos, etc. Debe colocarse en un cajón personal y no en escritorios de oficina, gabinetes de computadoras o estantes de información pública;
3. No coloque fotografías en la pared a voluntad y no permita todo tipo de graffiti; No se permiten materiales en el área de oficinas. Los empleados deben cuidar conscientemente las plantas verdes y no se les permite arrancarlas, regarlas, fertilizarlas o pintarlas a voluntad para evitar daños.
4. Los empleados deben limpiar sus escritorios y su entorno de oficina antes de salir del trabajo o después de trabajar horas extras. Apague las computadoras y los monitores, y coloque sus asientos debajo de los escritorios o colóquelos de manera ordenada. El último empleado en salir es responsable de apagar la iluminación, el dispensador de agua y el aire acondicionado en esta área de oficinas.
5. El departamento o individuo que utiliza la sala de conferencias debe ser responsable de mantener la mesa limpia y ordenada, colocar ordenadamente las sillas de conferencia y apagar los electrodomésticos, la iluminación y el aire acondicionado después de la reunión.
6. Áreas de oficina para empleados, como accesos, salas de comunicaciones, áreas de recepción, etc. , tenga cuidado de no desechar elementos al azar durante el uso, y los elementos y dispositivos en el área deben colocarse ordenadamente después de su uso.
2. Código de conducta de salud ambiental de los empleados:
1. Los empleados deben terminar el desayuno antes de las 9:30. Después de comer, no se permite apilar restos de comida sobre la mesa y la mesa debe mantenerse limpia y ordenada. Después de las comidas informales, las loncheras, toallas de papel, botellas de bebidas, residuos de alimentos y otra basura deben colocarse a tiempo en los botes de basura designados para alimentos. No se permite desecharlos en los cestos de basura, mesas o pisos del área de la oficina.
2. Está prohibido escupir en el lugar de trabajo; está prohibido fumar las 24 horas del día en la oficina y está estrictamente prohibido fumar en el interior. Si los clientes quieren fumar en el interior, deben detenerse cortésmente y explicar las normas y reglamentos de la empresa; diríjase al pasillo exterior de la empresa para fumar; Una vez descubiertos, los infractores serán multados con 100 yuanes por vez.
3. El dispensador de agua y sus alrededores deben mantenerse limpios. Está prohibido tirar las sobras al cubo de basura situado junto al dispensador de agua. Una vez descubiertos, los infractores serán multados con 100 yuanes por vez.
4. La frugalidad es una virtud defendida por la empresa. Cada empleado debe prestar atención al ahorro de agua, electricidad y material de oficina para evitar el desperdicio.
5. Cada departamento debe apagar las computadoras, aires acondicionados, impresoras, dispensadores de agua y otros equipos eléctricos en el área/departamento después de salir del trabajo, al apagar las computadoras, la energía de la computadora host y el monitor; debe apagarse al mismo tiempo.
6. Organizar e inspeccionar los elementos, dispositivos y espacios del área bajo su jurisdicción cada fin de semana, realizar rectificaciones de acuerdo con lo establecido en este reglamento y disponer de los elementos y dispositivos que no estén permitidos. colocarse o utilizarse con frecuencia.
Artículo 3 Inspecciones, evaluaciones, recompensas y castigos
1. El Departamento de Administración y Recursos Humanos realiza inspecciones aleatorias del entorno de la oficina cada semana.
Artículo 4 El Departamento de Personal y Administración es responsable de la interpretación de este sistema.
Artículo 5: El presente reglamento será implementado previa firma del gerente general.
Extremo
1. Mantenimiento de las áreas personales de la oficina
1. Cada empleado debe asegurarse de que su escritorio esté limpio y libre de desorden. no se coloca de manera que interfiera con el trabajo.
2. Las instalaciones de la oficina, como archivadores, escritorios y computadoras colocadas en la oficina, deben ser estandarizadas, razonables, ordenadas y mantenerse limpias en todo momento.
3. Los empleados que utilizan archivadores deben mantener la apariencia del archivador limpia y ordenada, y los documentos y la información internos deben colocarse de manera ordenada, sin materiales viejos, archivos viejos, artículos viejos y. se deben colocar otros desechos en la parte superior para mantener la apariencia general.
4. Cuando los empleados abandonan sus escritorios y no utilizan equipos informáticos durante un período prolongado, deben apagar la computadora. No se permite que la pantalla utilice el modo de ahorro de energía para garantizar la vida útil de la misma. el ordenador y ahorrar energía.
2. Mantenimiento de las áreas de oficinas públicas
1. Los empleados deben turnarse para limpiar los pisos de todas las áreas de oficinas, limpiar los escritorios, organizar los asientos y limpiar los contenedores de basura de acuerdo con el horario de trabajo. Basura; Limpiar puertas, ventanas y electrodomésticos en áreas de oficinas una vez por semana.
2. Los empleados deben prestar atención a mantener la higiene ambiental en áreas públicas * * * como pisos y paredes, y no tirar basura, escupir ni publicar objetos.
3. Responsabilidades de los jefes de departamento
1. Asumir el liderazgo en la implementación del sistema de gestión de saneamiento ambiental de la empresa.
2. Supervisar y recordar a los empleados del departamento que hagan un buen trabajo en materia de saneamiento ambiental.
3. Si un empleado del departamento viola tres veces el sistema de saneamiento ambiental de la empresa, el jefe del departamento asumirá la responsabilidad solidaria.
Cuarto, supervisión, recompensas y castigos
1. La oficina de la empresa realiza inspecciones de la higiene del entorno de oficina de cada departamento de vez en cuando. La primera vez que se descubren problemas de saneamiento ambiental, se aconseja al responsable que realice las rectificaciones oportunas, la segunda vez, se ordena al responsable que realice las rectificaciones de inmediato, se notifica la denuncia al grupo empresarial y se multa a la oficina; por una semana; la tercera vez se ordena al responsable hacer rectificaciones inmediatamente, y la multa de saneamiento ambiental de la oficina es de un mes, ***100,00 yuanes. Al mismo tiempo, el jefe del departamento fue multado con 200,00 yuanes * * * porque el jefe del departamento no supervisó ni supervisó.
2. El personal de la oficina de la empresa debe predicar con el ejemplo, recordarse unos a otros, supervisarse mutuamente y crear un ambiente de oficina cómodo y limpio para ellos.
3. Durante las inspecciones irregulares al azar de la empresa, la empresa emitirá bonificaciones departamentales de saneamiento ambiental a los departamentos con excelente saneamiento ambiental.
Tisuo
1. Propósito de la implementación
Estandarizar el orden de trabajo en el área de la oficina, crear un ambiente de oficina ordenado, limpio, tranquilo y hermoso, y Mejorar la alfabetización personal de los empleados en la oficina, estas regulaciones están especialmente formuladas.
2. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este reglamento cubre todas las áreas de oficina y todos los empleados de la empresa.
3.Requisitos específicos
* * *1* *Público* * *Ambiente regional:
1. Está prohibido charlar en grupo y hacer ruidos fuertes.
2. Mantener las áreas públicas limpias y libres de escombros, restos de papel y basura;
3. Los cestos de basura deben limpiarse a tiempo y no deben desbordarse.
4. La recepción administrativa supervisa la limpieza del ambiente de la oficina a través del personal de limpieza y mantiene el ambiente de la oficina ordenado.
Está prohibido fumar en la zona de oficinas.
6. Las plantas verdes en el área de la oficina están ordenadas, hermosas e intactas.
7. Coloque el papel secundario reutilizable en los contenedores de reciclaje designados.
* * * 2 * *Área de oficina personal:
1. Escritorio: Mantenga el escritorio ordenado excepto archivos, computadoras, tazas, teléfonos, portalápices y bandejas de archivos*; * * * * , no se permite colocar otros artículos en el escritorio; suministros generales de oficina: grapadoras, líquido corrector, notas adhesivas, borradores, calculadoras, se pueden concentrar en un área determinada del cajón del escritorio;
2. Los cables de computadora, cables de red, líneas telefónicas y otros aparatos eléctricos y equipos de oficina en la oficina deben estar bien agrupados, colocados de manera ordenada y sin ensuciar.
3. Los documentos de la oficina se clasifican y etiquetan respectivamente, y se colocan ordenadamente en el archivador.
4. Bolígrafos, tintas, gomas de borrar, reglas y demás material de oficina. Debe colocarse cuidadosamente al costado del escritorio o en un cajón.
5. Mantenga los servidores de computadoras, impresoras, monitores y dispensadores de agua libres de polvo y manchas.
6. Los elementos del cajón del escritorio deben clasificarse de forma ordenada.
7. No se permite colocar objetos personales como ropa, bolsos, maletines, etc. sobre el escritorio o las ranuras para tarjetas.
8. El piso del área de la oficina personal está limpio y libre de restos de papel y escombros.
9. Los contenedores de basura se colocan dentro o en el medio de la cubierta.
* * * III * *Apariencia y comportamiento personal:
1. Cumplir con el código de vestimenta de la empresa y vestirse prolija y elegantemente cuando los empleados ingresen al área de la oficina; insignia en su pecho.
2. Durante el trabajo, debes mantener una buena perspectiva mental y sentarte erguido.
3. El teléfono de la oficina no debe utilizarse para uso personal ni para chatear durante el horario laboral; mantenga sus palabras concisas y directas al contestar el teléfono, y sea breve.
4. Cuando las personas abandonen sus asientos, deberán volver a colocar sus sillas en su lugar.
5. Ordene el escritorio de la oficina después de salir del trabajo y mantenga ordenados los elementos del escritorio.
6. Después de salir del trabajo, debe confirmar que la computadora, el monitor, la iluminación, etc. en su área de oficina respectiva estén apagados antes de salir;
7. y los residuos no deben tirarse al fregadero; no vierta tabaco, té, agua, etc. Siéntase libre de ingresar a la maceta verde en el área de la oficina;
8. No coma en el área de la oficina durante el horario laboral ni coma bocadillos en el área de la oficina;
9. Después de comer en el comedor, mantenga el escritorio limpio. Al tirar basura al bote de basura de la escalera de incendios, está estrictamente prohibido tirar basura y las paredes alrededor del pasillo deben mantenerse limpias.
10. Preste atención a la seguridad y al robo durante las horas de comida o después de salir del trabajo, y cierre la puerta de la recepción o del área de la oficina cuando no haya nadie cerca.
Este sistema entrará en vigor a partir de la fecha de su emisión, siendo el departamento administrativo de la empresa el responsable de su interpretación.
Xiamen XXXX Co., Ltd.
20xx.6.18