¿Cómo determinan generalmente las empresas la proporción de personal para cada puesto?
Determinar puestos y personal se refiere a determinar el número de puestos y personal de la empresa mediante métodos científicos bajo las condiciones de determinar la estructura organizativa de la empresa. En las empresas, generalmente incluye puestos fijos, plantilla fija y personal fijo. Además, también existe el título de gestión de cuotas duales, que se refiere a la gestión de cuotas laborales y la gestión de cuotas. Sin embargo, estos conceptos tienen un cierto grado de ambigüedad en el trabajo real, es necesario analizar y determinar la dirección específica del puesto y el nombramiento del personal en función de situaciones específicas.
Una vez determinada la estructura organizacional, se puede decir que la cuestión principal es cómo lograr una operación eficiente de los procesos comerciales y las responsabilidades del departamento. La división profesional del trabajo es el método básico para lograr este objetivo. Por lo tanto, desde la perspectiva de la división del trabajo, la fijación de trabajos consiste en fijar la misma o similar serie de tareas en responsabilidades y procesos departamentales que deben ser completados por una persona o un grupo de personas. La esencia de la fijación de puestos de trabajo es la división del trabajo, mientras que la fijación de personal es la búsqueda de mejorar la eficiencia y reducir los costos basándose en la división del trabajo. Por lo tanto, la asignación de trabajo es una colección de tareas laborales relacionadas.
La asignación de puestos también se basa en el principio de especialización, descomponiendo un todo en varias partes, para luego combinar tareas de igual o similar naturaleza en un solo puesto. Cada grupo de tareas iguales o similares constituye un puesto, pero la cantidad total de trabajo que constituye un grupo de puestos diferentes puede ser diferente. Un grupo de tareas puede requerir que varias personas lo completen y un grupo de tareas puede no satisfacer las necesidades de. una persona cada día laborable. La carga de trabajo y, lo que es más importante, la necesidad de integrar razonablemente la relación proporcional entre las distintas tareas, lo que genera problemas de dotación de personal. La denominada dotación de personal significa asignar el personal correspondiente a cada puesto y mantener la coordinación del progreso del trabajo entre los distintos puestos.
Se puede observar que fijar puestos y fijar personal es un concepto relativo. La dotación de personal debe diseñarse de acuerdo con la situación real de la empresa (incluidos los procesos comerciales, las condiciones técnicas, la calidad del personal, etc.). Debido a esto, no existe un modelo de dotación de personal absoluto en el mundo, especialmente la asignación de personal directivo, por lo que la dotación de personal. se ha convertido en una pregunta generalizada.
Pasos y métodos básicos de dotación de personal
Dos formas diferentes de dotación de personal empresarial
Una es un resumen ascendente y la otra es descomponerlo paso a paso desde de arriba a abajo. Según la experiencia general, el enfoque ascendente tiende a exagerar la plantilla debido a la falta de restricciones de escala general y, en última instancia, la alta dirección de la empresa debe reducir la plantilla a la fuerza. Por lo tanto, el enfoque de arriba hacia abajo determina el tamaño general de la empresa desde el principio y lo descompone, enfatizando el tamaño total de la empresa y el tamaño total de los departamentos como las limitaciones generales sobre la dotación de personal, de modo que cada departamento pueda conscientemente Mantener la dotación de personal. niveles a niveles razonables.
Al mismo tiempo, existe un problema de límite en la escala general de personal de cualquier empresa. Este límite es el punto de equilibrio de la empresa determinado por la relación entre los costos laborales y las ventas totales de la empresa.
Pasos para determinar la dotación de personal
1. Determinar el tamaño total del personal comercial de primera línea. El personal comercial de primera línea de la empresa brinda servicios o fabrica productos directamente a los clientes, por lo que se puede determinar más directamente en función de factores cuantitativos como la escala comercial o la producción de la empresa. Los métodos específicos son los siguientes:
(1) Capacidad según equipamiento. Para las empresas de producción, cada equipo tiene una cuota nominal de cuidadores o una cuota de operación de máquinas. Por ejemplo, una empresa textil determina el número de trabajadores textiles en función del nivel de cuota de cuidadores de máquinas textiles. El método de cálculo es el siguiente. : Cuota de trabajo =Número de equipos (unidades)/Cuota de guardián (unidades/persona).
Otras empresas de producción pueden determinar la cantidad de personal de producción de acuerdo con la línea de producción diseñada. Por ejemplo, en las empresas de impresión, la cuota de personal nominal para un determinado modelo de máquina de impresión de huecograbado es de 3 personas, es decir, Se deben utilizar 3 personas para iniciar el trabajo. Estos son en realidad la cuota.
(2) Para las empresas orientadas a servicios, existe una relación proporcional relativamente estable entre el personal de producción y los objetos de servicio. Tomando como ejemplo las empresas de catering, existe una cierta relación proporcional entre el número de comensales y el servicio. personal De acuerdo con esta proporción, calcule el tamaño de su personal de servicio.
(3) Capacidad basada en la eficiencia laboral. Con base en la producción total diseñada y la eficiencia laboral general per cápita, se puede calcular el número total de personal de producción. Por ejemplo, en una empresa minera de carbón con cierto grado de automatización, existe un indicador de producción de carbón per cápita.
(4) Asignar personal según los costos laborales. En otro caso, el personal se puede asignar según los costos laborales. Por ejemplo, en la empresa minera de carbón mencionada anteriormente, el número total de personal de producción se puede utilizar para calcular el contenido del costo laboral de un millón de toneladas de carbón.
En general, la cuota de posición de producción es la más conveniente de calcular cuantitativamente y la más fácil de llegar a un acuerdo. Utilizando el método anterior, se pueden calcular directamente los estándares de dotación de personal para diferentes puestos.
2. Determinar el tamaño total del personal directivo. Existe una cierta relación proporcional entre los gerentes y los puestos de producción. Esta relación proporcional generalmente varía según las diferentes industrias. En términos generales, los gerentes que requieren más mano de obra tienen una proporción menor, mientras que los gerentes que requieren más capital e inteligencia tienen una proporción menor. proporción. La proporción de gerentes es relativamente alta. Cada industria tiene un rango de proporción adecuado y las empresas pueden determinar la proporción basándose en el nivel promedio de las empresas de referencia de la industria y sus propias circunstancias.
3. De acuerdo con la configuración del puesto del departamento, el número total de personal administrativo de cada departamento funcional debe asignarse de manera razonable. Una vez determinada la cantidad total de personal administrativo, la cantidad total de personal se asigna a cada departamento de acuerdo con la estructura organizativa del departamento. El departamento de recursos humanos puede proponer un borrador de discusión en nombre del grupo de trabajo de personal corporativo. El principio de distribución es el siguiente: para el departamento de recursos humanos, se puede determinar de acuerdo con una cierta proporción del número de empleados; para el departamento financiero, la carga de trabajo financiera se puede determinar principalmente considerando el volumen de negocios de la empresa; departamento, se puede determinar de acuerdo con el modelo de ventas de la empresa y el área de ventas determinado por el método de gestión;
Para el departamento administrativo, se puede determinar de acuerdo con una cierta proporción del número de empleados; Entre ellos, el departamento de I+D es especial y tiene un cierto grado de independencia, que depende principalmente del modelo comercial de la empresa. Un cierto grado de independencia depende principalmente de la estrategia de I+D de la empresa y de la inversión en I+D. Al mismo tiempo, cada departamento presta atención a mantener proporciones de personal razonables.
4. Seleccionar expertos en dotación de personal, establecer un comité de dotación de personal y utilizar el método Delphi para ajustar la dotación de personal departamental total. Los expertos en dotación de personal están compuestos por ejecutivos de la empresa, gerentes de departamento y expertos externos de la industria.
Presentar el proceso de cálculo anterior y los resultados en una lista concisa a los expertos internos, permitirles realizar los ajustes apropiados en función de sus opiniones personales consecutivas e indicar los motivos de los ajustes; llevará a cabo un procesamiento integral después de recopilar las opiniones. Luego se brindará retroalimentación a los expertos para una segunda ronda de consultas. Dependiendo del grado de acuerdo de opiniones, generalmente se puede organizar un simposio cara a cara después de dos rondas, donde los expertos pueden expresar públicamente sus opiniones y negociar.
Finalmente, podemos lograr que cada departamento se ponga de acuerdo sobre la plantilla. Al determinar el número total de empleados, se deben considerar los factores de asistencia para dejar un espacio razonable para las vacaciones y licencias por enfermedad normales de los empleados. La tasa de asistencia se puede determinar con referencia a los datos históricos de la empresa.
5. Cada departamento descompondrá la dotación total de personal en personal de puesto según la configuración del puesto. El proceso de descomposición capa por capa ha delineado un marco cada vez más claro para la dotación de personal dentro de cada departamento funcional. De hecho, una vez determinada la dotación de personal del departamento, la dificultad de determinar la dotación de personal se reduce considerablemente. Los métodos específicos son los siguientes:
(1) Método de análisis de procesos: Determinar la dotación de personal de cada puesto en función de la carga de trabajo total incluida en cada proceso.
(2) Método de análisis de responsabilidad: determinar el número de puestos en función del número de responsabilidades laborales.
De hecho, estos dos métodos son métodos de análisis subjetivo, pero bajo la premisa de que se determina la dotación de personal del departamento, el jefe del departamento tiene la capacidad de determinar razonablemente la dotación de personal del puesto en función de dos factores: proceso y responsabilidades. La razón por la que los jefes de departamento no están dispuestos a determinar razonablemente el nivel de personal es que, en primer lugar, no hay límite en el número total de personal del departamento y existe una mentalidad de juego para aumentar la dotación de personal del departamento y, en segundo lugar, no hay motivación para uno mismo. -moderación y reducción de costos a nivel departamental, que se discutirá a continuación.
6. Determinación final de la dotación de personal.
Al descomponer la dotación de personal departamental, pueden surgir problemas tales como que el número de dotación de personal aprobado no sea razonable y sea necesario volver a aprobar el número total de dotación de personal departamental; además, los resultados de la descomposición en cada puesto deben analizarse y finalizarse en un conjunto; manera.
En este punto, todo el trabajo de dotación de personal está básicamente completado.
Notas sobre la dotación de personal
1. Acumule continuamente datos sobre la dotación de personal para brindar apoyo a la dotación de personal. Los datos industriales y los datos históricos corporativos son la base más poderosa para la dotación de personal, pero muchas empresas carecen de una acumulación sistemática de datos, lo que plantea ciertos obstáculos para la dotación de personal. El departamento de recursos humanos debe prestar especial atención a la recopilación y acumulación de datos históricos relevantes y datos de la industria para brindar apoyo al personal autorizado de la empresa.
2. Comprender correctamente la importancia de la dotación de personal y esforzarse por conseguir la atención y el apoyo de los altos directivos. Hoy en día, cuando los costos se han convertido en la línea de vida o muerte para las empresas, la dotación de personal es cada vez más importante. La importancia de la dotación de personal debe entenderse desde la perspectiva de la competitividad corporativa. Por tanto, la atención y el apoyo de la alta dirección de la empresa son factores importantes para el éxito de la dotación de personal.
3. Adoptar un proceso de toma de decisiones abierto y transparente que permita a todos los departamentos expresar plenamente sus opiniones. El departamento de recursos humanos es a menudo el objetivo de la contratación de personal corporativo. Varios departamentos lo consideran un machete para comprimir la plantilla. Una de las razones es que los departamentos pertinentes no tienen la oportunidad de expresar sus opiniones durante el proceso de contratación de personal. ellos aceptan pasivamente el resultado de la dotación de personal. El departamento de recursos humanos debe fortalecer la apertura y transparencia del proceso de dotación de personal, permitir que todos los departamentos participen activamente en la dotación de personal, expresen plenamente sus opiniones y conviertan la toma de decisiones de caja negra en un juego abierto.
4. A través del diseño de reglas, cada departamento tiene el poder de regularse a sí mismo. Depender de limitaciones externas sólo puede comprimir e inhibir la tasa de expansión de la dotación de personal, pero no puede realmente mantener un nivel de dotación de personal razonable. Esto se debe a que cada departamento carece de motivación para la autodisciplina. Dividir las unidades contables en unidades más pequeñas o simular una contabilidad independiente puede convertir formalmente a cada departamento en una entidad autorreguladora, lo cual es una forma eficaz de formar un mecanismo benigno de dotación de personal.
Por ejemplo, implementar una contabilidad independiente simulada para el departamento de ventas, pagar los gastos de ventas y una proporción adecuada de las comisiones de ventas y controlar la cantidad de personal internamente puede controlar efectivamente su dotación de personal. Para departamentos como el Departamento de Recursos Humanos que tienen dificultades para lograr una contabilidad independiente, también debemos partir de la relación restrictiva entre el crecimiento de la dotación de personal y el crecimiento de los salarios para determinar razonablemente el mecanismo de incentivo de la dotación de personal, es decir, si la dotación de personal continúa aumentando, el anual. salario La tasa de crecimiento debe ajustarse a la baja; de lo contrario, será la misma que el año anterior, a menos que la cantidad de personal aumente naturalmente durante la etapa de expansión a escala empresarial.
5. Comprender correctamente el papel de los estándares cuantitativos y la experiencia subjetiva. Es absolutamente imposible cuantificar completamente la dotación de personal. La experiencia subjetiva juega un papel importante, por lo que no creas ciegamente en la cuantificación excesiva. No sólo puede ser perjudicial que útil. No afecta la objetividad, pero sí lo hará. La clave para una determinación razonable de los niveles de personal es la apertura.
6. La dotación de personal es un proceso de ajuste continuo. El entorno cambia constantemente y la dotación de personal de la empresa también debe ajustarse constantemente. Por lo tanto, no existe un estándar de dotación de personal único y definitivo. El departamento de recursos humanos debe hacer un buen trabajo para mantener la dotación de personal y detectar los problemas a tiempo. manera y realizar ajustes oportunos de acuerdo con la situación de la empresa.
Definir puestos y dotación de personal es un problema común en varias organizaciones alrededor del mundo. No existe un modelo fijo o estándar unificado. Sólo el mejor es el que es aplicable. Así que este es un tema que se explora y se habla constantemente.