¿Cuáles son las características de la etapa de gestión de proyectos subconsciente?

Esta fase es la fase de inicio del proyecto. Lo principal es convertir los objetivos comerciales en objetivos específicos del proyecto (definición), organizar el personal adecuado de acuerdo con estos objetivos y obtener todos los recursos necesarios (organización). Como entrada a esta etapa, los "objetivos comerciales" a veces pueden aparecer en forma de oportunidades, algunas tecnologías o plataformas emergentes, o juicios del negocio y los canales. Por ejemplo:

Con la aparición de miniprogramas de portales de tráfico en línea, es necesario aprovechar rápidamente la aparición de la cadena de bloques del portal de tráfico y aprovechar la oportunidad. El número de usuarios que emitieron tokens superó los 654,38 millones y la empresa completó la financiación de la Serie C y cotizó en el mercado de acciones A. Estos objetivos comerciales son en realidad la razón por la que estamos haciendo este proyecto. Estos objetivos se documentarán en última instancia en el Estatuto del Proyecto. Por supuesto, los objetivos por sí solos no son suficientes. También se necesita el alcance del proyecto, descripciones específicas de los hitos, nodos de tiempo relevantes y el presupuesto del proyecto. Por lo tanto, en el trabajo real, el "estatuto del proyecto" puede ser un documento de requisitos, una propuesta de proyecto u otros documentos. Si se trata de la empresa de la Parte B, se trata más del contenido del contrato.

Consejo: Al definir los objetivos del proyecto, puede utilizar el principio SMART para determinar objetivos "específicos", "medibles", "alcanzables", "relevantes para otros objetivos" y "relevantes en el tiempo". .

¡Con estos estatutos, podemos organizar la mano de obra necesaria y los recursos relacionados!

Planificación de proyectos

La planificación es la segunda etapa de la gestión de proyectos. Como requisito previo para la acción, debemos desglosar y planificar los estatutos, los recursos y los miembros del proyecto. En esta etapa, normalmente necesitarás completar las siguientes tareas:

Comprender el estatuto del proyecto y la experiencia pasada

Aprender el estatuto del proyecto: si los miembros de tu equipo ni siquiera conocen los objetivos del proyecto, este ¿Cuál es la diferencia entre un equipo y un pescado salado? Todo el mundo es sólo una máquina sin sentido. Por lo tanto, al estudiar los estatutos del proyecto, todos deben comprender por qué estamos haciendo este proyecto, el valor que aporta y el valor de los miembros en este proyecto. ¿De qué sirve "evitar a los ingenieros en los proyectos"? La primera vez que aprenda los estatutos debe ser en la reunión de inicio del proyecto, que suele ser relativamente concisa, porque en el proceso posterior de cuantificación de tareas, revisará constantemente la "esencia" del proyecto y aprenderá de experiencias pasadas: estas experiencias A menudo provienen de proyectos completados iguales o similares, o proyectos en curso para evitar caer en el pozo de ser pisoteado, siempre que haya acumulado y acumulado conocimientos sobre proyectos anteriores. Es bueno hacer inferencias de un caso a otro. Podemos aprender más de diferentes tipos de proyectos a través de la observación, como inventar una incubadora de bebés con una incubadora de pollos, aplicar estructuras de transmisión de automóviles a bicicletas Mobike y escribir blogs en GitHub. Desglose la WBS de tareas según los objetivos

El director del proyecto o el equipo de planificación debe desarrollar el plan general y los subplanes del proyecto en función de la investigación actual. Luego, el plan se puede subdividir en tareas y subtareas, y se pueden asignar tareas a las personas para determinar si algún miembro tiene exceso de trabajo. Durante el proceso de planificación, es necesario realizar un análisis adecuado de las tareas para cumplir con los tiempos y recursos especificados en el proyecto. En este momento, el director del proyecto puede discutir con los miembros y expertos para completar la tarea más rápido y mejor. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una herramienta importante que se utiliza en el proceso de descomposición de tareas. Hay mucha información disponible en línea para aprender. El núcleo es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas que sean más fáciles de completar para lograr mejor el objetivo y aclarar las tareas que deben completarse, el tiempo y el costo requeridos. En el proceso de dividir paquetes de trabajo, la granularidad debe medirse de acuerdo con la situación real. Si es demasiado grande, fácilmente quedará confuso; si es demasiado pequeño, fácilmente restringirá a los operadores y reducirá su autonomía. Recordatorio: para evitar que el proyecto se descarrile, los miembros del proyecto deben identificar todas las tareas y subtareas tanto como sea posible, por lo que deben comenzar a descomponerse desde las tareas de nivel superior para garantizar que todos los miembros que hayan completado el trabajo puedan participe en el trabajo de descomposición y verifique si la suma es igual a las tareas de nivel superior.

Planificación del trabajo

Una vez descompuestas las tareas, es necesario examinar la relación entre las tareas y luego formular un plan de proyecto. La relación entre tareas es como abrir una botella de cerveza antes de beber. Por supuesto, la mayor parte del trabajo también se puede realizar en paralelo mediante un enfoque modular.

De hecho, para proyectos pequeños, este proceso se completa principalmente mediante la descomposición de tareas, porque todo es trabajo lógico. Finalmente, en qué orden, a qué hora, qué tareas se deben completar. Para la planificación del trabajo debemos considerar estos aspectos: proceso de entrega, flujo de trabajo, comunicación, riesgo, cronograma, adquisiciones y costo. ¿Qué informes necesita la gerencia leer cada semana? ¿Cuál es el contenido de los informes y comentarios sobre el progreso proporcionados por los clientes por correo electrónico? Entonces, ¿qué pasa con la frecuencia, el contenido y a quién se copia? ¿Dónde podemos ver que los cambios en la demanda están relacionados con el tipo de nuestro proyecto y la firma del contrato? El flujo de trabajo es como la "relación entre tareas" mencionada anteriormente. La planificación de la comunicación en realidad consiste en planificar qué información necesita saber un rol y en qué momento. El método de entrega de información puede ser mensajería instantánea, correo electrónico, software de colaboración, etc. Por ejemplo, la planificación de adquisiciones se refiere a la gestión de obtener qué recursos, de dónde y a través de qué procesos, y a sopesar qué camino es el costo más apropiado. Esto también abarca todo el proyecto y generalmente se ve y gestiona en forma de documentos y. gráficos.

Identificación y Control de Riesgos

La identificación de riesgos es el proceso de descubrir, analizar y evaluar riesgos. El plan de cada proyecto se basa en predicciones o suposiciones, y en estas suposiciones se esconden riesgos, que pueden ser en términos de financiación, personal, suministro, calidad, etc. El control de riesgos consiste en convertir los planes de respuesta en proyectos de trabajo concretos y ejecutables. Identificar riesgos reuniendo ideas. Por ejemplo, los diferentes roles de los miembros proporcionarán diferentes perspectivas, y se puede obtener información relevante sobre riesgos a través de la comunicación con los miembros para identificar los riesgos internos. Por ejemplo, si un proyecto utiliza ingenieros remotos, existen muchos riesgos remotos incontrolables. La respuesta son videoconferencias periódicas, por lo que el ciclo de videoconferencias y las tareas básicas deben formularse en el plan del proyecto. Identificar riesgos externos. Por ejemplo, si el área tecnológica de un proyecto se está desarrollando rápidamente, entonces la nueva tecnología es un elemento de riesgo externo. ¿Cuáles son las contramedidas? Si se trata de una capacitación regular para miembros, el tiempo y el costo de la "capacitación para miembros" deben planificarse en el plan del proyecto.

A la hora de planificar el trabajo se utilizarán más herramientas como los diagramas de Gantt y los diagramas PERT. Por supuesto, ahora hay más herramientas en línea, lo que facilita la colaboración y la gestión.

Ejecución del proyecto

La fase de ejecución en realidad es "hacer", pero debes usar tu cerebro para hacerlo. En esta etapa, es necesario animar a todos a hacer su trabajo correctamente de acuerdo con el estatuto y el plan.

La eficiencia de la comunicación durante la implementación del proyecto determina la eficiencia del trabajo en equipo, por lo que debemos hacer nuestro mejor esfuerzo para crear una comunicación más significativa y eficiente. Varias reuniones, sesiones informativas, informes y comunicación cara a cara son formas efectivas de difundir información y compartir ideas. Necesitamos ser buenos en el uso de estos métodos para mantener el funcionamiento normal del proyecto.

Evaluación de prioridades durante la implementación Siempre habrá conflictos durante la implementación. En este punto, se puede utilizar un modelo simple de toma de decisiones, el sistema de puntuación ICE:

Impacto Influencia → Importancia Urgencia Confianza → Experiencia Facilidad y Simplicidad → Tiempo y Recursos.

De hecho, este sistema de puntuación no es adecuado para todas las situaciones de "toma de decisiones" en el proyecto, pero tiene una importancia orientadora.

Al tomar una decisión, debes considerar conscientemente muchos aspectos, uno es evitar sesgos subjetivos y el otro es explorar tu propio nivel cognitivo (si encuentras que algunos elementos son difíciles de calificar, significa que tienes una actitud negativa hacia las cosas)

Seguimiento del proyecto

Mientras se implementa el proyecto, el director del proyecto debe supervisar y controlar, resolver varios problemas en el trabajo. en cualquier momento, y corregir las desviaciones durante el proceso de implementación. Y el plan anterior debe ajustarse según la situación real.

Sistema de supervisión y control "Presupuesto", "Inspección de Calidad" y "Hito" son tres aspectos muy importantes en el proceso de supervisión del proyecto. Necesitamos establecer un sistema de supervisión y control adecuado en torno a estos aspectos.

Consejo: Los hitos (tareas clave que deben completarse) se utilizan para monitorear el progreso del proyecto. Estrictamente hablando, cada tarea del plan representa un hito, pero hay algunos puntos importantes. Los hitos más importantes pueden tener un mayor impacto psicológico en los miembros del equipo. Úsalos para levantar la moral y compartir palabras inspiradoras.

Para el seguimiento de riesgos, los riesgos se pueden predecir y advertir cuantificando indicadores de riesgo clave, estadísticas y análisis de tendencias de desarrollo de riesgos.

Por ejemplo, si el costo laboral de un pequeño proyecto de subcontratación de TI representa el 50% de los fondos del proyecto, entonces el proyecto corre el riesgo de perder dinero. Para hacer frente a este riesgo, es necesario tomar algunas medidas en el control de costes posterior. De acuerdo con las necesidades del proyecto, generalmente necesitamos generar informes de calidad/informes de prueba, registros de problemas y riesgos, registros de cambios, progreso del proyecto, entregables por fases y otros documentos. , que se puede hacer de acuerdo con la situación real. Entre ellos, el registro de cambios es un documento de registro diario de quién realizó qué operaciones y decisiones, para facilitar la trazabilidad futura y evitar problemas para el personal relevante durante la implementación del proyecto.

Fin del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es limitado. Un proyecto finaliza cuando se alcanzan sus objetivos y los entregables se entregan a las personas relevantes. De hecho, muchos proyectos no tienen un final claro y, con mayor frecuencia, pasan de una etapa a otra, como la iteración de la versión de la aplicación. Aun así, también pasamos por la fase de “cierre del proyecto”.

Aceptación de resultados y reanudación del proyecto

La aceptación de resultados es la salida de documentos específicos basados ​​en la situación del proyecto. El propósito de la recuperación del proyecto es permitirnos aprender y aprovechar la experiencia del proyecto. Por lo general, copiaremos el proyecto en forma de documento y luego lo archivaremos con otros documentos del proyecto. Recordatorio: durante la revisión del proyecto, el método de los 5 porqués se puede utilizar para eventos específicos. Continúe preguntando por qué para encontrar la causa real del problema.

Un corazón agradecido

La fase de cierre de un proyecto en realidad brinda la oportunidad de agradecer a los miembros del equipo del proyecto. Hacer hincapié en los aportes y aportes de los miembros en este momento será de gran ayuda para la movilización futura, por lo que las celebraciones, grandes o pequeñas, son esenciales.