Conocimientos básicos de la etiqueta en la recepción de conferencias.
Las barbas de los trabajadores masculinos deben estar cuidadosamente recortadas, su cabello no debe cubrir sus frentes u orejas en ambos lados y no deben tocarse el cuello después. Las empleadas usan maquillaje ligero para trabajar y están elegantemente decoradas, acorde con su edad y estatus. No usar maquillaje en público durante el horario laboral. Preste atención a la salud pública y evite comer alimentos con olores fuertes antes de ir a trabajar para evitar el mal aliento.
2. Vestimenta
Todos los empleados visten trajes de empresa y ropa de trabajo, los hombres visten camisas y ropa de trabajo azules y las mujeres visten camisas y ropa de trabajo blancas. La ropa debe estar en buenas condiciones, sin manchas, con todos los botones y sin botones faltantes o incorrectos. Use corbata, use zapatos de cuero, no guarde nada en los bolsillos superiores, guarde menos en los bolsillos del pantalón y no se suba los puños ni las perneras del pantalón.
Los empleados deben usar tarjetas de identificación laboral durante su empleo. Los líderes de la empresa usan la tarjeta que se lleva en el pecho izquierdo y los demás empleados usan la tarjeta que cuelga en el pecho;
3. Realizar la recepción con atención, mostrando buen estado mental, libre de cansancio, frustración e insatisfacción. Párese derecho, levante la cabeza, levante el pecho, contraiga el abdomen y deje que las manos cuelguen hacia abajo de forma natural. Camine con pasos fuertes, longitud de zancada adecuada y ritmo adecuado.
Evita bostezar, estirarte, estornudar, hurgarte las orejas, etc. frente a los clientes. Cuando es realmente difícil de controlar hay que hacerse a un lado y evitarlo. Al hablar con líderes e invitados, debe estar concentrado, expresarse con naturalidad y expresarse de manera adecuada. No ponga las manos detrás de la espalda, no se tome de la mano, no se tome de la mano ni se cruce de manos, y no se balancee de un lado a otro ni se rasque las orejas.
Preparativos de la conferencia 1. Determinar las especificaciones de recepción.
El tamaño de la conferencia lo determina el liderazgo del organizador. En términos generales, las reuniones generales de trabajo dentro de una empresa se centran en la eficiencia y pueden ser informales. Para las reuniones organizadas por unidades superiores, se invita a participar a representantes de varias empresas, por lo que los requisitos de recepción están relativamente estandarizados. Por lo general, los principales líderes de la empresa prestarán atención directamente a los preparativos de la reunión y formarán un equipo de reunión para estudiar y organizar la recepción de la reunión.
2. Emitir convocatoria de reunión
La convocatoria de reunión debe expresar el nombre del convocante o el nombre de la institución o unidad, la hora y lugar de la reunión, el tema de la reunión. reunión, participantes, tarifas de la reunión y materiales requeridos, información de contacto, etc. Preste atención al recibo adjunto al aviso para determinar si las personas invitadas asisten a la reunión y si existen requisitos adicionales para quienes asistirán a la reunión.
Las convocatorias de reuniones generalmente se envían entre 15 y 30 días antes de la reunión, para que la otra parte tenga tiempo suficiente para enviar un recibo de la reunión.
Determinación de la división del trabajo entre el personal de recepción de conferencias
Para garantizar el buen desarrollo de la reunión, es necesario aclarar la división del trabajo entre el personal de recepción de conferencias. El contenido específico es el siguiente:
1. Determinar la única persona de contacto
Es necesario determinar la única persona de contacto, a quien se debe contactar de principio a fin. Nunca se comunique con esta persona hoy y la cambie mañana. Esto hará que la persona que recibe la notificación se sienta confundida acerca de qué departamento notificó la reunión.
2. Determine el presidente
El presidente de la reunión apropiado debe seleccionarse entre el convocante de la reunión, el líder principal que participa en la reunión, la persona más cercana al tema, la persona con una fuerte capacidad de control in situ y todos los Representantes son elegidos entre aquellos que les resulten aceptables.
3. Confirmar el acta de la reunión.
Un buen tomador de notas en reuniones no sólo debe tener capacidad de escuchar, interactuar y expresar opiniones, sino también tener buenas habilidades organizativas, integrales y de comparación. Durante la reunión, el redactor de actas tiene la obligación de ayudar a los participantes a expresar sus opiniones de manera sistemática y llevar a cabo discusiones de acuerdo con el orden del día en el momento oportuno.
Estándares de etiqueta en el diseño del lugar
1. Selección del lugar
La selección de un lugar debe basarse en la cantidad de personas que asisten a la reunión y el contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:
Primero: el tamaño debe ser moderado. El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, lo que da a los participantes una sensación de opresión. El lugar es demasiado pequeño, hay demasiada gente y están apiñados, como un granjero; mercado No sólo parece tacaño, sino que no es una buena reunión en absoluto. Por eso, el Primer Ministro británico Churchill dijo una vez: "Nunca uses una habitación que sea demasiado grande, sino una habitación que tenga el tamaño adecuado".
Segundo: la ubicación debe ser razonable. Las reuniones convocadas por la historia se disuelven después de una o dos horas, y se puede ubicar el lugar donde se reúnen los participantes. Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe instalarse lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.
Tercero: Las instalaciones de apoyo deben estar completas.
El personal de la reunión deberá comprobar la iluminación, ventilación, salubridad, servicios, teléfonos, megafonía, grabaciones, etc. del lugar del recinto, y no puede suponer precipitadamente que "la última reunión se celebró aquí sin problemas". De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.
Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, no mucha gente viene a las reuniones con “un par de sandalias y un paraguas”. Los automóviles y motocicletas deberán disponer de una plaza de aparcamiento para circular.
2. Diseño del lugar
Al organizar el lugar, el lugar se puede organizar según diferentes personas.
Primero: Estilo mesa redonda; este formato es adecuado para reuniones de unas 10-20 personas. Se deben organizar los asientos de manera que los invitados o superiores estén cara a cara con los líderes empresariales y el personal que los acompaña. El máximo líder del invitado debe sentarse en el centro sur o en la puerta, y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Siéntense en diagonal uno frente al otro en el mismo nivel.
Segundo: forma de boca si se utiliza una mesa rectangular; Este formato es más adecuado para reuniones con mayor número de personas que las mesas redondas;
Tercero: Tipo aula. Esta es la forma más utilizada y es adecuada para reuniones donde el propósito es transmitir información e instrucciones. En este momento, el número de participantes es relativamente grande y no hay necesidad de discusión e intercambio de opiniones entre los participantes. En este formato, la tribuna se sitúa frente al público.
Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y estatus social del personal. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.
3. Preparar los materiales de la reunión
El equipo de asuntos de la conferencia debe preparar los materiales necesarios para los temas de la reunión, organizarlos y distribuirlos a los participantes en carpetas para facilitar su lectura y preparar discursos.
4. El recepcionista accede al recinto con antelación.
El personal de recepción deberá entrar en sus puestos con antelación y empezar a trabajar antes de que lleguen los participantes. El trabajo de recepción general se divide en tres posiciones: check-in, introducción de asientos y recepción.
1Inicia sesión. Configure 1 o 2 estaciones de firma para el personal. Si el nivel de acogida es alto, puedes enviar una acompañante para que sea la anfitriona del evento. Signature Taipei viene con pinceles, bolígrafos y blocs de firma. Cuando le entregue un bolígrafo a un invitado, debe quitarle la tapa, apuntar el bolígrafo hacia usted y sostenerlo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, sumérjalo en tinta antes de entregárselo. Para ahorrar, el check-in debería ser más detallado. Si necesita distribuir materiales, entréguelos cortésmente. El recepcionista siempre deberá informar al organizador del número de personas que asistirán a la reunión.
②Asiento de guía. Después de iniciar sesión. El recepcionista de la conferencia debe guiar cortésmente a los asistentes al lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero en el salón, acompañados personalmente por los líderes empresariales, y luego tomar asiento en el podio unos minutos antes del inicio de la reunión.
3 Recepción. Después de que los estudiantes se sientan, el personal de recepción debe entregarles té, toallas y frutas, responder con entusiasmo a varias preguntas de los estudiantes, cumplir con varios requisitos y brindar el servicio más considerado posible.
Etiqueta de recepción de conferencia - Etiqueta de orientación
1. Guía de automóvil
Cuando llega un invitado, si necesita estar acompañado, ¿cómo lo hacen el anfitrión y el invitado? subir al auto y sentarse?
Cuando se viaja en coche, suelen darse dos situaciones: cuando conduce un conductor a tiempo completo, el asiento 1 está en la parte trasera derecha del conductor, el asiento 2 está directamente detrás del conductor y el asiento 3 está al lado del conductor (si hay tres personas detrás, asientos 3 en el medio de la fila trasera).
Si el anfitrión conduce solo, pídale al invitado que se siente en el lado derecho del anfitrión, que es el lado derecho de la primera fila, que es el asiento del pasajero.
El asiento principal del sedán está en la primera fila detrás del conductor y el asiento 1 está junto a la ventana.
Cuando se viaja en una camioneta mediana a grande, el asiento delantero es más alto que el asiento trasero, y el asiento derecho es más alto que el izquierdo; cuanto más cerca de la puerta delantera, más alto es el asiento.
Cuando los invitados y los anfitriones caminan uno al lado del otro, el líder camina por fuera y los invitados caminan por dentro. Cuando se viaja en fila india, el guía camina al frente y los invitados abren el camino detrás.
2. Acompaña a los invitados para dar la orden de expulsión.
Primero, dale la pared a los invitados y déjalos a la derecha, la posición estándar del guía turístico que te acompaña; 1 metro a 1,5 metros delante del lado izquierdo del huésped. Si los invitados conocen el camino, deberán caminar delante.
3. Al subir y bajar escaleras
Generalmente las mujeres van primero, pero cuando las mujeres usan falda corta, los hombres deben ir primero.
4. Durante las exposiciones internacionales
Según la práctica internacional, el orden es alfabético latino y las Naciones Unidas ocupan el primer lugar una letra a la vez.
Etiqueta del servicio de congresos 1, servicio regular
Durante el congreso se deberá disponer de personal especial para recibir, guiar y acompañar a los participantes dentro y fuera del recinto.
Siempre se debe prestar especial atención a los invitados distinguidos que asisten a las reuniones, los ancianos, los débiles, los enfermos, las mujeres embarazadas, las minorías étnicas, las figuras religiosas, los compatriotas de Hong Kong, Macao y Taiwán, los chinos de ultramar y los extranjeros. Responder a solicitudes razonables de los participantes.
2. Organización del catering
Para reuniones largas, normalmente se organizan comidas de trabajo para los participantes. Al mismo tiempo, se debe proporcionar a los participantes bebidas saludables y deliciosas. Las bebidas proporcionadas en la reunión deben ser convenientes para que los participantes las beban solos. No se recomienda servirles té con frecuencia. Hacerlo a menudo no es saludable, es peligroso y puede obstaculizar el camino de la otra persona. Cuando sea necesario, los participantes extranjeros también deberían recibir alojamiento, transporte y otras instalaciones que cumplan con los requisitos.
3. Registros en el sitio
Todas las reuniones importantes deben grabarse en el sitio. Los métodos específicos incluyen tomar notas, imprimir, escribir, grabar audio y grabar video. Puede usarse solo o en combinación. Al tomar notas escritas a mano, debe intentar asegurarse de que los contenidos básicos, como el nombre de la reunión, el número de asistentes, la hora y el lugar, el contenido del discurso, los asuntos de discusión, las mociones temporales, la votación y las elecciones, sean completos, precisos y claros.
Recepción de la conferencia y servicio final posterior a la conferencia
Después de la conferencia, cada personal de recepción tiene una clara división del trabajo y hace un buen trabajo después.
Después de organizar un evento, en ocasiones se organizarán algunas actividades. Por ejemplo, fiestas, cenas, visitas, fotos, etc. , estas tareas son muy complejas y un líder debe tener mando y coordinación unificados. Este líder debe tener fuertes habilidades organizativas para ser competente. Al mismo tiempo, el resto del personal de recepción también debe cooperar activamente y hacer su propio trabajo para garantizar la implementación sin problemas del plan de actividades.
Despedida: Organizar el transporte de los participantes según la situación, para que puedan regresar felices y en el momento oportuno.
Limpieza de documentos de reuniones ① Recuperar documentos e información relevantes de acuerdo con el principio de confidencialidad. (2) Organizar las actas de las reuniones. ③Reportes de noticias. (4) Archivado de volumen primario. ⑤Actas de la reunión