Proceso de recepción de la conferencia

La recepción de la conferencia se refiere a una actividad en la que el organizador de la conferencia negocia con el organizador, firma un contrato estándar de recepción de la conferencia y brinda servicios completos para los asuntos acordados. El siguiente es el contenido relevante del proceso de recepción de la conferencia que compilé. ¡Espero que le resulte útil!

★Preparación

1 Después de recibir la intención de la conferencia (exposición), responderemos inmediatamente con una cotización razonable y presentaremos nuestras sugerencias razonables.

Puede proporcionar servicios de diseño y planificación para conferencias (exposiciones) de clientes.

Reservar hoteles, lugares de congresos (exposiciones), vehículos, etc. Según sea necesario.

Preparar material para la reunión: tarjetas representativas, emblema, souvenirs.

Proporcionar etiqueta de relaciones públicas, servicios de secretaría y traducción, y alquilar el equipo necesario para las reuniones.

★Recepción de la conferencia

1 Disposición del lugar de la conferencia (exposición): tarjetas de bienvenida, carteles, carteles, materiales de la conferencia, papel, bolígrafos, bebidas, pruebas de equipos, etc.

Organiza la recogida y devolución de los invitados según las necesidades del cliente y ayuda al equipo de conferencias a gestionar el registro de invitados y otras tareas.

3 Organización de cenas y banquetes para reuniones.

4. Viajes, entretenimiento y otras actividades posteriores a la reunión.

Proporcionar billetes de avión y de tren de ida y vuelta.

En términos generales, como empresa de exhibición profesional, anfitriona/agente de diversas conferencias y exposiciones, la mayoría de ellos acceden a los siguientes enlaces:

1. Proporcionamos agentes de planificación de exposiciones, cuéntenos sus pensamientos o ideas y le proporcionaremos soluciones viables, planificación de exposiciones, recibos de reuniones, etc.

2. Consulta En esta etapa, tendremos una comunicación preliminar con el cliente y presentaremos nuestros propios planes para los temas que le preocupan, como el lugar de reunión más adecuado dentro del presupuesto y recomendaciones. para los participantes Hoteles, selección de lugares adecuados para cenar, menús económicos, procedimientos de transporte a la exposición, procedimientos de recepción, etc.

3. Investigación Si cree que puede confiar en nosotros después de la comunicación, entonces podemos ingresar a esta etapa: organizaremos que usted o sus representantes visiten el hotel, el lugar de la conferencia y el entorno que le brindamos. el destino, transporte, equipo de exposición, etc. y en esta etapa llevar a cabo discusiones en profundidad sobre artículos de servicio, procesos de servicio, planes de promoción, precios de servicios, etc. , y aclaró a grandes rasgos las responsabilidades y obligaciones de ambas partes.

4. Determinar este tiempo requiere paciencia y cuidado: debemos examinar los procesos y planes previstos uno por uno, hacer que el plan sea lo más detallado posible y luego confirmar por escrito los derechos, obligaciones y derechos de los participantes. ambas partes.

5. La implementación estricta y humana del acuerdo será una gran sublimación del espíritu de cooperación entre las dos partes. No importa cuán perfecta sea la idea, todo plan tiene fallas. Es necesario que ambas partes cooperen en el concepto de cooperación, dejen de lado las diferencias temporales y apunten a la conclusión exitosa de la exposición. Durante este período, ambas partes deben prometer oralmente o por escrito que los servicios más allá del acuerdo original se considerarán una continuación del acuerdo y se decidirá temporalmente quién será el responsable del contrato. Se permiten todos los intercambios temporales en la forma de negociación previa y liquidación posterior.

6. El personal financiero de ambas partes del acuerdo verifica cuidadosamente varios documentos y lleva a cabo la contabilidad en estricta conformidad con el acuerdo.

Lectura adicional

Habilidades de presentación de reuniones:

Hoy en día, muchos jóvenes, aunque lleven muchos años trabajando en la empresa, no informan sobre sus trabajar, especialmente cuando asiste a reuniones importantes. No tenían idea de lo que estaban hablando y no estaban preparados de antemano. Al final, ofendieron al líder y lo hicieron impopular. Por lo tanto, me gustaría recordarles a todos que deben informar al líder cuando participen en reuniones importantes. Deben dominar estas tres habilidades para que el líder pueda amarlos.

1. Prepara tu discurso con antelación.

Cuando trabajan en el lugar de trabajo, muchos profesionales suelen estar despistados y no preparados antes de informar a sus líderes. En cambio, veo a muchos empleados nuevos a mi alrededor expresarse de forma clara y lógica, y obtener los resultados que merecen al informar sobre su trabajo. El autor recuerda a todos que tanto si asistes a una reunión importante de la empresa como a una pequeña reunión, debes prepararte con antelación, porque esto es fundamental en el trabajo diario. Si no ha hecho un buen resumen,

En segundo lugar, informe el progreso del trabajo de manera oportuna.

Por supuesto, también hay muchos jóvenes que cometen demasiados errores a la hora de realizar las tareas laborales. Cuando los proyectos de trabajo se bloquean, estos jóvenes muchas veces se esconden y no cuentan los hechos a sus líderes, ni quieren que sus líderes pierdan el tiempo y los ayuden a resolver el problema. A menudo es porque estos empleados no son serios. Al final, el avance de la obra se retrasará, la obra será cancelada por el cliente y la imagen de la empresa se verá directamente afectada.

Todos en la empresa deben informar oportunamente el progreso de su trabajo y tomar la iniciativa de informar a sus líderes sobre sus errores. No tengas miedo de ser criticado, porque el líder puede perdonarte y echarte una mano inmediatamente.

En tercer lugar, prepare varios planes.

Muchos jóvenes siempre son sencillos a la hora de llevarse bien con colegas y líderes. Al final, a menudo todo el mundo lo odia debido a sus problemas con el habla. De hecho, lo mismo ocurre cuando se informa sobre el trabajo. Los jóvenes deberían preparar más planes en lugar de limitarse a preparar un plan irremediable. Finalmente, es más difícil buscar ayuda de colegas y otros líderes al momento de reportar el trabajo, lo que resulta en que usted no sea reutilizado por los líderes de la empresa. En realidad, esto es lo que más preocupa a todos. Además, los jóvenes deberían ser más concisos a la hora de informar sobre su trabajo.

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