Plan de recepción de conferencias
Plan de recepción de la conferencia (1) 1. Preparación previa a la reunión
1. Organizar el equipo de la conferencia y aclarar las responsabilidades laborales. Las reuniones grandes también requieren planes de trabajo detallados.
2. Enviar aviso de reunión. Incluya el nombre, contenido, fecha, hora y lugar de la reunión, así como el alcance de los participantes.
3. Imprima la agenda de la reunión, organice los procedimientos de la reunión y formule precauciones.
4. Las reuniones a gran escala deben dividirse en grupos y proponer convocantes de grupo y lugares de discusión.
5. Imprima vales de reunión para reuniones grandes. Como tarjetas de tiempo, tarjetas de asistencia, pases de trabajo, invitaciones, etc.
6. La distribución y decoración del lugar deben reflejar plenamente el ambiente de la reunión.
(1) Cuelga el escudo, el escudo y el tablero de la bandera.
(2) Instalar una tribuna, implementar el liderazgo de la tribuna, organizar los asientos, instalar asientos para oradores, asientos para visitantes y micrófonos para garantizar efectos de sonido.
(3) Determine el diseño de la mesa de conferencias, divida claramente las áreas secundarias e identifique a los participantes.
(4) Garantizar que los equipos de iluminación, ventilación, audio, vídeo y aire acondicionado sean completos y eficaces.
(5) Colocar flores adecuadas.
7. Post-servicio. Para reuniones a gran escala, se deben tomar medidas detalladas en materia de alojamiento, transporte, atención médica, cultura y entretenimiento, seguridad, etc.
8. Haga los preparativos para los discursos, votaciones, premios y fotografías grupales en la reunión.
9. Revisar el trabajo de preparación antes de la reunión o informar al líder.
2. Organización de la conferencia y trabajo de servicio
1. El personal de la conferencia debe llegar al lugar con una hora de anticipación y verificar repetidamente la preparación del lugar.
2. Haga un buen trabajo al registrarse en las reuniones y distribuir materiales.
3. Comprobar si están presentes los dirigentes y portavoces en la tribuna.
4. Según el plan predeterminado, organice a los participantes para que se sienten de adelante hacia atrás.
5. Mantener el buen orden en el recinto. Cinco minutos antes de que comience la reunión, se debe cerrar la puerta del lugar, los participantes deben sentarse y el personal irrelevante debe retirarse apagando los teléfonos móviles durante la reunión; Generalmente, a nadie se le permite buscar personas y a personas no relacionadas no se les permite ingresar al lugar.
6. Tomar actas de la reunión y redactar un informe.
7. Organiza las fotografías.
8. Reserva de coches, barcos y billetes de avión para los asistentes.
En tercer lugar, después de la reunión
1. Después de la reunión, verifique el lugar y traiga los materiales restantes, asientos, etc.
2. Organizar la entrega de la estación. Disponer vehículos, personal de recogida y devolución en la estación, etc. según el horario de salida de los participantes. por adelantado.
3. Haga un buen trabajo limpiando, recopilando y archivando los documentos de las reuniones.
4. Elaborar informes de reuniones.
Plan de recepción de la conferencia (2) 1. Preparación antes de la recepción
1 Familiarícese con el plan y el horario de recepción, la lista de invitados, la hora de llegada y el transporte (tren/avión). Determine la cantidad de vehículos de recogida y la cantidad de personal de recogida.
2. Comprender los requisitos y precauciones especiales de los huéspedes para el catering y el alojamiento, y hacer arreglos para el alojamiento y el catering.
3. Haga planes de viaje e itinerario con anticipación según sea necesario y organice vehículos turísticos, conductores, guías turísticos, atracciones turísticas y lugares para cenar en el camino.
En segundo lugar, la estación de atraque
Llegar con media hora de antelación (estación de tren/aeropuerto) según la hora concreta de llegada del huésped. Después de recibir a los invitados, el letrero entregará de manera segura y rápida a los invitados y el equipaje al hotel designado. Registre a los huéspedes y hágales saber la información básica y las precauciones del hotel de manera oportuna.
Tres. Arreglos de viaje e itinerario
1. Requisitos del guía:
Rico conocimiento, habilidades competentes, lenguaje vívido, alto nivel de conocimiento y explicación comercial del guía turístico, rico nivel de servicio y experiencia práctica.
2. Requisitos del vehículo:
Disponer de autobuses turísticos con aire acondicionado para grupos de viajes profesionales, que estén en buenas condiciones, limpios y totalmente equipados. Contrate conductores profesionales con muchos años de experiencia en conducción para garantizar la seguridad de los huéspedes.
Cuatro. Seguro de viaje
Para garantizar la seguridad y la tranquilidad de este viaje, nuestra empresa puede asegurar un seguro de accidentes personales de 654,38 millones de yuanes por cada viaje.
Horario de reuniones del verbo (abreviatura de verbo)
X, mes A la hora del aeropuerto, el personal recogerá a los invitados, los llevará al automóvil y el conductor los llevará. invitados al hotel para descansar.
1. Colocar un mostrador de recepción y un cartel de bienvenida en el lobby.
2. Coloque la tarjeta de registro de su empresa en la recepción del lobby, entregue tarjetas de presentación y haga arreglos para que tres profesionales ayuden al equipo de la conferencia en la recepción a registrarse y registrar a los invitados, y brindarles servicios de calidad. Clientes VIP. Cuando los huéspedes lleguen al hotel, diríjalos al mostrador de check-in para realizar el check-in.
3. Proporcionar transporte de ida y vuelta por parte de los invitados.
4. Realizar una cena temática (según requerimiento del cliente, solicitar al cliente que proponga); el lenguaje del tema, canciones, sketches, dramas, etc.
5. Ayudar a los organizadores a organizar reuniones.
6. Se celebrará un banquete de bienvenida en el salón de banquetes de 19:00 a 265438+0:00 de la noche.
7.X día, mes X: Asistir a la reunión.
Nuestro hotel asistió a la reunión:
Am: 8:00-10:00. Hay una pausa para el café de 10:00 a 10:30 en la primera mitad.
10:30-12:00, segundo tiempo 12:00-13:00 comida china.
Tarde: 14:00-16:00; pausa para el té de la primera mitad: 16:00-16:30.
16:30-18:00 segunda parte y 19:00-21:00 cena.
Plan de recepción de la conferencia (3) 1. Antes de la reunión
1. Negociar con el organizador de la conferencia para comprender los requisitos de la conferencia y los servicios requeridos.
2. Proporcionar vuelo, billete de avión, hotel, lugar de celebración, transporte y otra información. Satisfacer necesidades y desarrollar un plan de reuniones completo para reuniones.
3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.
4. Determinar el plan, firmar el contrato y realizar el pago por adelantado.
En segundo lugar, durante la conferencia
1. Recepción de la conferencia: una persona dedicada es responsable de los servicios de etiqueta, recogida y relaciones públicas en el aeropuerto y la estación. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.
2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.
3. Lugar: Alguien acudirá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.
4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.
5. Catering de conferencias: horario de comida, estándares de comida, confirmación de invitados especiales (xx).
6. Tour de conferencia: confirme el itinerario, el uso del automóvil y si el guía turístico agregará atracciones.
7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.
8. Servicios de conferencia: los delegados que asistan a la conferencia tomarán fotografías y brindarán servicios de secretaría y relacionados a los delegados.
En tercer lugar, después de la reunión
1. Liquidación: proporcione detalles detallados de gastos e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para verificar y liquidar con el cliente.
2. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.
3. Foto de grupo: Durante la reunión, los participantes se tomarán una foto de grupo, la imprimirán y se la enviarán a cada participante como recuerdo antes de finalizar la reunión.