1) Reunión de coordinación previa a la reunión: antes de ir al lugar de celebración, debemos concertar una reunión de coordinación previa a la reunión con el lugar de celebración y el anfitrión. El propósito de la reunión de coordinación es discutir en detalle todos los detalles de los arreglos en el sitio para la reunión para que todos conozcan las responsabilidades y la coordinación en el sitio. Generalmente, los organizadores de la conferencia se comunican con el personal clave del lugar, como ingeniería, servicios, catering, personal de seguridad, etc. Si se utiliza equipo audiovisual en la reunión, haga que asista el ingeniero audiovisual y que asistan todos los contratistas principales. (2) Teléfonos, walkie-talkies y buscapersonas: Es posible que las reuniones pequeñas no requieran un sistema de contacto interno y se pueden utilizar teléfonos internos. Pero para reuniones grandes, depender únicamente del sistema telefónico del lugar o del hotel puede retrasar las cosas, por lo que será necesario instalar varios teléfonos dedicados. Algunos hoteles y centros de conferencias tienen líneas telefónicas y equipos exclusivos limitados y se aplicarán tarifas apropiadas. En la mayoría de los casos, los arreglos se hacen a través del sistema telefónico local y las solicitudes deben realizarse con al menos cuatro semanas de anticipación. Para reuniones grandes, lo mejor es solicitar líneas telefónicas dedicadas y sistemas internos. A menudo es difícil obtener números de teléfono antes de que se imprima el folleto de la conferencia, pero a veces es posible explicarle a Raytheon que pueden proporcionar el número primero, pero no hay garantía de que el número sea el mismo en ese momento. Si la reunión se celebra en un centro de convenciones, tienen su propio sistema telefónico interno, por lo que no será tan complicado si tienen un número de teléfono de antemano. 1. Negociar con el arrendatario que una vez que se produzca una avería, ésta deberá ser reparada y sustituida inmediatamente incluso en fines de semana y festivos. 2. Alquilar más móviles y cargadores para evitar averías. 3. Sepa de antemano qué áreas del lugar son puntos muertos de comunicación y otros métodos de comunicación se utilizan en estas áreas. No olvides cargarlo todas las noches. 5. Asigne walkie-talkies a la persona principal responsable de realizar la reunión. 6. Solo para comunicación de emergencia, no para chatear. (3) Mesa de ayuda y centro de información Cada organizador comprende la necesidad de proporcionar una mesa de ayuda y un centro de información durante la conferencia. Los servicios de asistencia y los centros de información pueden ser muy simples o muy complejos. En este centro se proporciona información y mensajes básicos, que es responsabilidad de una o más personas. Puede ser personal del organizador o se puede contratar personal temporal local para proporcionar materiales de la conferencia e información local. El centro de mensajes más sencillo es un tablón de anuncios de 3 x 3 m, agrupados alfabéticamente. Los participantes dejan mensajes o responden llamadas externas. A qué participante se debe enviar cada mensaje. El centro de mensajes debe tener un estante o cilindro, que el centro de conferencias puede proporcionar. El centro también ofrece servicios de aviación, alquiler de automóviles y viajes. Es más complicado escribir mensajes en el lugar de celebración o en la computadora a través de la presentación de diapositivas (los centros de conferencias nacionales no tienen soportes ni columnas para mensajes). Equipo básico: 1. Colocar el mostrador de atención en la zona central de toda actividad. 2. Asegúrese de que la mesa de servicio tenga suficiente espacio para tableros de mensajes, etc. 3. Asegúrese de que la mesa de servicio pueda recibir la línea telefónica. 4. Otros elementos necesarios. 5. Imprima algunos mensajes con anticipación. 6. Prepare suficientes bolígrafos porque el solicitante se los quitará. 7. Directorio telefónico. 8. Sobres A algunas personas les gusta recibir información en sobres cerrados. 9. Información local. 10. Guía de restaurantes locales. 11. Mapa. 12. Guía de turismo y compras. Servicio de pedido de comidas: Nuestra empresa tiene acuerdos a largo plazo con varias empresas de servicios de catering grandes y medianas. Podemos reservarle comidas para varias reuniones y entregarlas en el lugar de celebración de acuerdo con sus requisitos y estándares. Chefs famosos, sabores completos, cocina de Beijing y Sichuan, gusto Lu Yu'e. El precio es extremadamente favorable. Puede elegir entre refrigerios de gama alta, media y baja, y varios refrigerios pueden satisfacer los gustos de diferentes amigos. Métodos y precauciones para pedir comida en una reunión: 1. La empresa solo ofrece suscripciones a conferencias y usted debe participar en los servicios de conferencias de la empresa. 2. Nuestra empresa ofrece entrega de alimentos gratuita en el lugar. 3. Usted es libre de modificar los requisitos y estándares de su pedido dos días antes de realizar el pedido. 4. Por favor reserve lo antes posible. Para garantizar la disponibilidad del pedido, agregue su intención de realizar el pedido al reservar su sesión. 5. Las comidas deberán pagarse junto con la cuota de la conferencia. Si modifica los estándares de pedido, se reembolsará o reembolsará cualquier tarifa excesiva incurrida. 6. Confirme el alcance de su pedido, la cantidad de entrega y el tiempo de entrega. 7. Los horarios de pedido actualmente incluyen desayuno, almuerzo y cena. 9. La empresa se reserva el derecho de realizar el pedido o no. Y menciónelo cuando esté programada la reunión. Reservaremos un lugar de acuerdo a sus necesidades, analizaremos sus diversas situaciones en detalle y formularemos el plan más perfecto. Seleccionaremos el lugar de la reunión según el nivel de la reunión; determinaremos el lugar específico para usted; los requisitos del entorno circundante de la conferencia decidiremos si dividiremos la reunión en varios sublugares en función de las circunstancias específicas de la reunión, seleccionaremos el lugar de los sublugares y haremos las reservaciones por usted con anticipación. .
Diseñaremos y organizaremos el diseño del lugar para usted de acuerdo con las circunstancias específicas de la reunión, y diseñaremos cuidadosamente todos los detalles, le proporcionaremos todo el equipo necesario para la reunión de acuerdo con sus necesidades y lo colocaremos en el lugar; ubicación designada con anticipación de acuerdo con sus necesidades, depuraremos el equipo con anticipación y realizaremos simulacros para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas. Diseño y producción de material impreso Brindaremos un servicio integral para el diseño y producción de material impreso, como folletos para su conferencia. Diseñaremos el estilo, contenido y patrón de material impreso de acuerdo con las necesidades específicas de la conferencia; designará un fabricante especializado para producirlo e imprimir sus materiales impresos entregaremos los materiales impresos al lugar o ubicación designada con anticipación de acuerdo con sus necesidades; Organizaremos los vehículos correspondientes para recoger y dejar a los participantes según la situación específica y el número de participantes. Nuestro vehículo especial esperará a los participantes en el lugar designado con antelación y los llevará al lugar de celebración o al hotel de forma rápida y segura. Te reservaremos diversas comidas según las preferencias de los participantes: comida occidental, comida china, buffet, banquete, etc. Le recomendaremos diferentes lugares para cenar según la situación específica de los participantes, el lugar y la ubicación del hotel. Diseñaremos para vosotros diferentes métodos de ocio según las preferencias de los participantes. Podemos diseñar rutas de viaje especiales para usted para facilitar su viaje; le presentaremos las instalaciones de entretenimiento cercanas al hotel para que pueda elegir. 2. Implementar los términos del acuerdo confirmado por ambas partes y proteger los derechos e intereses legítimos de ambas partes mientras garantiza los servicios que necesita. 3. Proporcionar un mostrador de registro de la conferencia y designar a una persona dedicada a ayudar al equipo de asuntos de la conferencia a distribuir materiales y completar los procedimientos de registro pertinentes. 4. Durante la reunión, llame temprano y levántese a tiempo para que los delegados puedan descansar tranquilamente. 5. Proporcione tarjetas de aviso de reuniones, tarjetas de agua y tarjetas de asiento gratuitas para las reuniones. 6. Proporcionar servicios de transporte gratuitos al aeropuerto y a la estación de tren según las condiciones reales. Si los asistentes necesitan regresar temprano, pueden configurar reservas de boletos de regreso en la esquina del lobby. 7. Si necesita proporcionar a los invitados recuerdos con características locales después de la conferencia, le proporcionaremos los servicios y la información necesarios y le ayudaremos a comprarlos. 8. Si necesita ofrecer una actividad de viaje poco común para los asistentes después de la conferencia, le proporcionaremos el mejor itinerario de viaje, visitaremos las mejores atracciones, organizaremos el mejor horario de vuelo y probaremos las comidas de sabor local más representativas, el mejor recorrido. guías, conductores de primer nivel y vehículos turísticos en buenas condiciones, todo ello ofreciéndote un precio adecuado y justo. 9. Servicio de reserva: reserve boletos aéreos con descuento en nombre de las principales aerolíneas y las principales rutas correspondientes; reserve boletos con cama dura (cama) para trenes de regreso en todo el país de forma gratuita. 10. Nuestra agencia planifica, organiza y ejecuta el trabajo de recepción de conferencias de acuerdo con los deseos y requisitos de los clientes para garantizar la celebración de conferencias y maximizar su satisfacción para maximizar la calidad de los servicios de recepción de conferencias;
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