Redacción del documento de planificación del proyecto de exposición
1. Análisis del entorno del mercado de exposición: incluido el análisis de la industria y el mercado donde se ubica el tema de la exposición, análisis de las leyes y políticas nacionales relevantes. , análisis de exposiciones relevantes y análisis del mercado donde se realiza la exposición.
2. Proponer el marco básico de la exposición, incluido el nombre y la ubicación de la exposición, la composición de la organización de la exposición, el alcance de las exposiciones, el tiempo de exposición, la frecuencia de la exposición, la escala de la exposición y el posicionamiento de la exposición.
3.Precio de la exposición y anteproyecto presupuestario.
4. Plan de división del trabajo del personal de exposición.
5. Plan de exposición
6.
7.Plan de promoción de la exposición.
8. Calendario de preparación de la exposición.
9. Plan de concertación de proveedores de servicios de exhibición.
10. Inauguración de la exposición y plan de gestión del recinto.
11. Planes de actividades relevantes durante la exposición.
12. Plano de ordenación de la exposición.
(3) Requisitos para redactar propuestas de proyectos de exposición:
1. Nombre de la exposición
El nombre de una exposición generalmente incluye tres aspectos: parte básica, partes de calificación. y logotipos de la industria. Por ejemplo, para la 93.a Feria de Exportaciones de Productos Básicos de China, si se registra de acuerdo con los tres contenidos anteriores, es la parte básica de la feria comercial. La parte limitada es China y la 93.a Feria de Productos Básicos de Exportación de China, y el logotipo de la industria es exportación. productos básicos.
A continuación se muestran algunas explicaciones de estos tres contenidos:
Parte básica: se utiliza para mostrar la naturaleza y características de una exposición. Las palabras de uso común son: exposición, expo, feria, feria, "festival".
Parte calificada: se utiliza para describir el momento, lugar y naturaleza de la exposición.
Hay tres formas de expresar el tiempo de exposición: una es expresarlo por "período de exposición". El segundo está representado por "año" y el tercero por "trimestre". Como el 3er Festival Internacional de la Moda de Dalian, la Exposición de Guangzhou de 2003, la Feria de Bienes de Consumo de Primavera de Frankfurt, etc. Entre estas tres expresiones, "sesión" es la más común, que enfatiza la continuidad de la exposición. Las exposiciones que acaban de realizarse generalmente se expresan como "años".
La ubicación de la exposición también debe reflejarse en el nombre de la exposición, como "Dalian" para el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian.
Las palabras que reflejan la naturaleza de la exposición en el nombre de la exposición incluyen principalmente "internacional", "cosmopolita", "nacional", "regional", etc. Por ejemplo, la palabra "internacional" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición internacional.
Logotipo de la industria: se utiliza para indicar el tema de la exposición y el alcance de las exhibiciones. Por ejemplo, la palabra "ropa" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición para la industria de la confección. La identidad de una industria suele ser el nombre de una industria o una categoría de producto dentro de una industria.
2. Ubicación de la exposición
La planificación y selección del lugar de la exposición incluye dos aspectos: uno es dónde se llevará a cabo la exposición y el otro es en qué sala se llevará a cabo la exposición. .
La planificación y selección del lugar de exposición consiste en determinar en qué país, provincia y ciudad se realizará la exposición.
Planificar y seleccionar una sala de exposición significa elegir la ubicación concreta de la exposición. La elección específica de qué sala de exposición albergar una exposición depende del tema y el posicionamiento de la exposición. Además, al elegir una sala de exposiciones, también debe considerar el costo de uso de la sala de exposiciones, si la disposición de la exposición cumple con sus propios requisitos y las instalaciones y servicios de la propia sala de exposiciones.
3. Organización de exposiciones
La organización de exposiciones se refiere a las unidades pertinentes responsables de la organización, planificación, contratación de exposiciones y promoción de inversiones de exposiciones. Las organizaciones de exhibición pueden ser empresas, asociaciones industriales, departamentos gubernamentales y medios de comunicación.
De acuerdo con los diferentes roles de cada unidad en la organización de la exposición, una exposición generalmente tiene los siguientes tipos de formas de organización expositiva: organizador, organizador, coorganizador y unidad de apoyo.
Organizador: El organizador de la exposición que es propietario de la exposición y asume la responsabilidad legal principal de la misma. Los organizadores son propietarios legales de la exposición.
Organizador: Organizador de la exposición que es directamente responsable de la planificación, organización, funcionamiento y gestión de la exposición, y asume la mayor responsabilidad económica de la exposición.
Coorganizador: Un organizador de exposición que ayuda al organizador u organizador en la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y es parcialmente responsable del reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y el trabajo de promoción.
Unidad de apoyo: Unidad de organización de exposiciones que apoya al organizador o organizador de exposiciones en la planificación, organización, operación, gestión o contratación de exposiciones, promoción de inversiones, publicidad y otros trabajos.
4. Hora de exposición
La hora de exposición se refiere a la hora en la que está previsto realizar la exposición. El tiempo de exposición tiene tres significados: primero, se refiere a la fecha específica de lanzamiento de la exposición. El segundo se refiere a la fecha de preparación y desmontaje. El tercero se refiere a la fecha en que la exposición está abierta al público.
No existe un estándar unificado para la duración del tiempo de exposición y depende de las diferentes exposiciones. El tiempo de exhibición de algunas exposiciones puede ser muy largo, como la Exposición Universal, que se pospone durante varios meses o incluso medio año, mientras que las ferias profesionales, que representan la gran mayoría de las exposiciones, generalmente duran de 3 a 5 días; .
5. Alcance de las exhibiciones
El alcance de las exhibiciones en la exposición debe determinarse en función de factores como el posicionamiento de la exposición y la calidad de la organización de la exposición.
Dependiendo del posicionamiento de la exposición, el alcance de las exhibiciones puede incluir una o varias industrias, o una o varias categorías de productos en una industria. Por ejemplo, las "exposiciones" y las "ferias comerciales" tienen una amplia gama de exhibiciones. Por ejemplo, la "Feria de Cantón" tiene más de 654,38 millones de exhibiciones, lo que incluye casi todo el alcance de la exposición de la Feria Internacional del Automóvil de Frankfurt. La feria en Alemania cubre muy pocas industrias, sólo la industria automotriz.
6. Frecuencia de exposición
La frecuencia de exposición se refiere a si se realiza varias veces al año, una vez cada pocos años o de forma irregular. A juzgar por la situación actual de la industria de exposiciones, el mayor número de exposiciones se celebran una vez al año, lo que representa aproximadamente el 80% del número total de exposiciones. También hay muchas exposiciones bianuales y bienales, mientras que las exposiciones irregulares son cada vez menos.
La determinación de la frecuencia de exhibición está restringida por las características de la industria donde se ubica el tema de la exhibición. Sabemos que los productos en casi todas las industrias tienen un ciclo de vida, y el ciclo de vida de los productos tiene un impacto significativo en la frecuencia de las exhibiciones.
El período de inversión y el período de crecimiento de los productos son los períodos dorados para que las empresas participen en exposiciones, y la frecuencia de las exposiciones debe comprenderse firmemente durante estos dos períodos.
7. Escala de exposición
La escala de exposición incluye tres significados: primero, el área de exposición, segundo, el número de expositores y tercero, el número de visitantes a la exposición. A la hora de planificar una exposición es necesario prever y planificar estos tres aspectos.
Al planificar la escala de la exposición, se deben considerar plenamente las características de la industria. El tamaño de una exposición también estará limitado por el número y la calidad de los visitantes.
8. Dirección de la exposición
En términos generales, el posicionamiento de la exposición consiste en indicar claramente a los expositores y visitantes qué es la exposición y qué tiene. Específicamente, el posicionamiento de exposiciones es un proceso en el que las organizaciones de exposiciones establecen y desarrollan ventajas competitivas diferenciadas para las exposiciones en función de sus propias condiciones de recursos y condiciones de competencia del mercado, de modo que sus exposiciones puedan formar una impresión distinta y única en la mente de los expositores y visitantes.
El posicionamiento de la exposición debe definir claramente los expositores y visitantes objetivo, los objetivos de la exposición y los temas de la exposición.
9. Precio de exposición y presupuesto preliminar de exposición
El precio de exposición consiste en fijar un precio adecuado para el alquiler del stand de exposición. Los precios de los stands a menudo incluyen los precios de las exposiciones interiores y los precios de las exposiciones exteriores. Los precios de las exposiciones interiores se dividen en precios de espacios abiertos y precios mínimos estándar.
A la hora de fijar los precios de las exposiciones, generalmente se sigue el principio de "buena ubicación, buen precio", es decir, los stands que son convenientes para la exhibición y tienen un gran número de visitantes tienden a tener precios más altos. El presupuesto preliminar de una exposición es un presupuesto preliminar de los diversos gastos necesarios para realizar la exposición y los ingresos esperados de la exposición.
Al planificar una exposición, es muy importante determinar un precio adecuado para la exposición en función de las condiciones del mercado para atraer a los expositores objetivo.
10. Plan de división de personal, invitación y promoción
El plan de división de personal, el plan de contratación de exposición, el plan de promoción de inversiones y el plan de publicidad son los planes de implementación específicos de la exposición. se están implementando en detalle se afectarán entre sí.
El plan de división del personal del trabajo es hacer arreglos generales para el trabajo del personal de exhibición.
La planificación de exposiciones son principalmente las diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer empresas a participar en exposiciones.
Los planes de inversión son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos desarrollados para atraer visitantes a la exposición.
El plan de publicidad y promoción tiene como objetivo establecer la marca y la imagen de la exposición, y al mismo tiempo servir a la exposición y promoción de inversiones de la exposición.
11. Plan del calendario de exposiciones, plan de gestión in situ y plan de actividades relacionadas.
El plan del calendario de exposiciones es la disposición temporal general del reclutamiento, la promoción de inversiones, la publicidad y el stand de la exposición. división. Estipula qué se debe hacer en qué etapa del proceso de preparación de la exposición hasta que la exposición se lleve a cabo con éxito. Si el calendario de la exposición está bien organizado, los preparativos de la exposición se pueden llevar a cabo de manera ordenada.
Los planes de gestión del recinto son varios planes para la gestión eficaz del recinto ferial después de la inauguración de la exposición. Generalmente incluyen planes de apertura de la exposición, planes de gestión del recinto ferial, planes de registro de visitantes, planes de desmantelamiento de la exposición, etc. Si el plan de gestión del sitio está bien organizado, el sitio de exposición estará en orden y la exposición estará en orden.
Los planes de actividades relacionadas con la exposición se refieren a planes para diversas actividades relacionadas que se llevan a cabo durante la exposición. Las actividades relacionadas más comunes que se llevan a cabo simultáneamente con la exposición son intercambios técnicos, seminarios y diversas actuaciones, que son complementos útiles de la exposición.