¿Cuáles son las divisiones del trabajo y los departamentos en la planificación general de eventos?
1. Elaborar un cronograma de promoción del evento y promocionar el trabajo.
Una vez aprobado el plan del evento, este entra oficialmente en la etapa de implementación. Generalmente es necesario convocar una reunión preparatoria para el mismo. el personal del evento. Clasifique los nodos de actividad, asigne varias tareas y determine la persona a cargo de cada tarea. La persona a cargo general de la actividad realizará un seguimiento del estado de finalización de acuerdo con el cronograma de promoción.
2. Determine el lugar del evento
Para las actividades fuera de línea, la selección del lugar es particularmente importante. Durante el proceso, se deben tener en cuenta el transporte, la clasificación de estrellas, el horario, la capacidad, el entorno, etc. del lugar. Durante la inspección in situ, se deben tener en cuenta factores como el largo, ancho, alto y capacidad de la sala de conferencias. si hay columnas, construcción del escenario y disposición de la exposición, tipo de mesa, etc., etc., proyectores, micrófonos, la ubicación del tablero de registro en la puerta de la sala de conferencias, la ubicación del descanso para el café, el tipo de sala y equipamientos e instalaciones, si se puede disponer de un comedor independiente, etc. Si no tiene forma de elegir un lugar de alta calidad que mejor se adapte al tema del evento con fondos limitados.
3. Producción de la página de actividades
Una vez determinada la redacción, comunique las necesidades y los plazos con el diseño. Puede encontrar algunos materiales de referencia para reducir los costos de comunicación. Y mantener comunicación con la tecnología para garantizar que la página se complete a tiempo y pase la prueba sin problemas antes de su lanzamiento oficial.
4. Diseño y producción de vídeos, materiales promocionales, etc.
Prestar atención a la unidad de temática y estilo de cada material, incluidos patrones, tamaños, etc., y realizar un seguimiento. el estado de producción, incluido el material, la diferencia de color, las pruebas, el período de construcción, etc., para garantizar la finalización con calidad y cantidad.
5. Solicitud, estadísticas y notificación de actividades
El registro debe recopilarse de manera oportuna una vez que se descubre que el número de solicitantes es demasiado pequeño y la brecha entre el número esperado. El número de personas es demasiado grande, los canales de entrega y la intensidad de la entrega deben aumentarse de manera oportuna para garantizar la cantidad de personas que asisten al evento. Antes del evento, se notificará a los usuarios que se hayan registrado exitosamente para que confirmen a tiempo el número específico de personas que pueden participar en el evento según la información de contacto dejada en el registro, ya sea por teléfono o mensaje de texto.
6. Elaborar un plan de ejecución del evento y desglosar las tareas de ejecución.
Crear un plan de ejecución del evento en el sitio, combinar el proceso de actividades establecido e incluir check-in, hospedaje, fotografía, utilería y administración del sitio Varias tareas en la ejecución en el sitio, como transmisión en vivo y transmisión en vivo, se asignan a personas específicas y el plan de ejecución generalmente es preciso al minuto.
Uno o dos días antes de la ejecución fuera de línea, convoque a todo el personal de ejecución para celebrar una reunión de movilización, emitir un plan de ejecución y dividir las tareas entre los individuos uno por uno para garantizar que todos sepan lo que deben hacer. cuando van al sitio.
7. Haga una lista de materiales y obsequios
Indique los tipos y cantidades de todos los materiales y obsequios necesarios para la actividad, y observe dónde aparece cada elemento en la ejecución de la actividad. Deje la ubicación al responsable. Si se requieren muchos tipos de materiales y obsequios, lo mejor es hacer otro formulario y entregárselo al responsable de cada artículo.
8. Plan de contingencia del evento
Al menos imagina los problemas más probables antes de que comience el evento, piensa en las soluciones correspondientes y notifica los posibles problemas en la reunión de movilización al responsable del evento. El enlace donde surjan problemas iniciará rápidamente un plan de emergencia si se descubren problemas durante la actividad.
9. Diseño del lugar del evento y ejecución en el sitio
El diseño del lugar generalmente se completa con un día de anticipación o con medio día de anticipación.
Después de llegar al lugar, el personal de ejecución debe ingresar rápidamente a sus respectivas estaciones de trabajo, registrarse para guiar a los usuarios de mantenimiento y el anfitrión se familiarizará con las palabras en cadena, la lista y la cantidad de cada artículo. y prepárese para enviarlo a la ubicación predeterminada con anticipación y comunique las instrucciones de fotografía y video con anticipación. ¿Qué necesidades de filmación se requieren, como primeros planos de escenas y personajes? Llegue 1 o 2 horas antes de la hora de inicio oficial del evento y prepare materiales y premios para cada persona, especialmente los estudiantes responsables de registrarse. No permita que los usuarios sientan que no habrá nadie allí si llegan temprano.
Establezca un grupo de ejecución de eventos con anticipación. Si ocurre alguna emergencia, infórmela de inmediato. Por ejemplo, si un ejecutivo llega tarde, la persona a cargo debe hacer arreglos de inmediato para que otros lo reemplacen.
10. Proceso de actividad
El diagrama de flujo de actividad se determina de acuerdo con la disposición de los enlaces de actividad, y cada trabajo se asigna a un individuo de principio a fin. Si hay algún cambio de proceso durante la actividad, el responsable aprovechará el descanso para informar rápidamente al anfitrión para que este pueda responder en el acto y avisar a otros ejecutivos.
11. Salida del usuario
Todos los procesos finales programados se han completado y el usuario se ha ido. Todo el personal de ejecución puede relajarse un poco. Con los materiales y obsequios restantes y completando la tarea de limpieza, podrá disfrutar de un banquete de celebración con tranquilidad.
12. Revisión de la actividad e informe del efecto de la actividad.
Después de la actividad, generalmente hay una revisión de la actividad. Si la solicitud es urgente o incluso la publicación está a punto de completarse después del evento, el responsable general debe designar al personal de revisión del evento con anticipación, escribir simultáneamente mientras el evento está en progreso y copiar las fotos a tiempo, para que el manuscrito se puede publicar rápidamente después del evento.
Una vez publicado el manuscrito, se entregará rápidamente a los colegas a cargo de los canales de distribución para organizar la distribución. Si la solicitud de revisión de actividad no es urgente, puedes esperar hasta otro día y enviarla antes de la hora acordada.
Después del evento, generalmente es necesario enviar un informe de cierre del evento, que incluye aproximadamente una descripción general del evento, estadísticas sobre los efectos del evento y otros resultados y un resumen de datos, experiencia y lecciones. También debe resumirse, y todo el evento debe ordenarse de principio a fin, enfocándose en los puntos clave:
Resumir el proceso de actividad, qué enlaces no están conectados sin problemas, qué enlaces tienen problemas y Piense en cómo optimizar el proceso en el futuro.
Resuma todos los problemas ocurridos y sus propias medidas de respuesta. Es mejor registrar cuáles se manejaron bien y cuáles no y cómo mejorarlos.