¿Qué servicios de conferencias incluye una empresa de servicios de conferencias generales?

1. Diseño del lugar:

El Equipo de Servicio de la Conferencia Mundial de Mingyang determina la naturaleza del diseño del lugar que se mostrará en función de la naturaleza de la reunión y el número de participantes. Las formas de diseño incluyen: estilo de escritorio, estilo teatro, forma de "U", forma de "T", etc.

2. Preparación del té:

El personal prepara el té para los participantes y comprueba si hay suficientes bolsitas de té, teteras y agua hirviendo en la mesa de trabajo. Una vez que los invitados se sientan, se les sirve una taza de té de manera oportuna, lo que comúnmente se conoce como "té de bienvenida". Por lo general, agregue té cada 15 a 20 minutos.

3. Arreglo musical:

El personal de control de sonido llegó a la sala de sonido con media hora de anticipación para prepararse para tocar música de fondo. Dependiendo del proceso y el contenido de la reunión, se puede reproducir música de fondo cuando sea necesario.

4. Manejo de equipos:

El personal encenderá los equipos de iluminación, aire acondicionado, audio, micrófonos, cámaras y demás equipos en las áreas pertinentes de la reunión media hora antes. la reunión para garantizar que el equipo esté en uso normal.

5. Gestión de la seguridad:

Asegurar la inspección de prevención de incendios del lugar de reunión, verificar si las salidas de seguridad están despejadas antes de la reunión, si las señales de evacuación segura y la iluminación de emergencia están intactas; instalaciones de protección, equipos y protección contra incendios verificar si las señales de seguridad están en su lugar y completas verificar si la electricidad utilizada por todos los equipos es segura hacer un buen trabajo al registrar a los participantes para evitar posibles situaciones peligrosas y garantizar que haya personal de seguridad a tiempo completo; seguimiento durante toda la reunión.

6. Manejo de emergencias:

De acuerdo con la naturaleza de la reunión, formular un plan de emergencia para las emergencias que ocurran durante la misma. Asegurar el buen desarrollo de la reunión sin afectar la calidad y efectividad de la misma.

7 Ajuste los equipos relacionados, como audio, proyectores, videos, micrófonos, etc., y asegúrese de su uso normal. Encienda el aire acondicionado, ajuste la temperatura ambiente y encienda las luces con anticipación. a la situación.

8 Preparar y disponer los elementos necesarios para la reunión. Por ejemplo (mesa de conferencias, sillas de conferencia, té, juegos de té, etiquetas de mesa, etc.).

9 Juegos de té: Los juegos de té están uniformes, limpios y sin daños. Según el número de personas en la reunión, se preparan tazas de té de repuesto: el agua está lista, agregue agua hirviendo; y las tazas de agua se colocan en su lugar antes de la reunión. Las hojas de té se colocan en su lugar (requisitos: Las tazas de té se colocan a unos 50 centímetros de la esquina superior derecha del invitado, con el asa de la taza y la mesa a unos 45 grados). , y las tazas de té en la misma fila están en línea recta)

10 Prepare frutas, flores y otros artículos de acuerdo con los requisitos específicos del grupo de la conferencia. De acuerdo con los requisitos específicos del equipo de la conferencia, las frutas, flores, tarjetas de mesa, artículos de papelería, etc. se colocan en lugares designados y se organizan de manera ordenada (a excepción de requisitos especiales, las tarjetas de mesa se colocan en el medio de la mesa frente a los invitados, las frutas , toallitas húmedas, etc., se deben colocar toallas de papel entre los dos invitados para facilitar su uso; se deben colocar flores en el medio de la tribuna, el asiento del orador o la mesa de conferencias). Los preparativos anteriores deben estar listos 30 minutos antes de que comience la reunión.