Principios de la Técnica Pomodoro
Texto/Ma Ye·Ma Ye
Este artículo son las notas de lectura de "Ilustración de la Técnica Pomodoro".
Francisco Cirillo creó la técnica Pomodoro en 1992, pero si partimos del principio, tenemos que remontarnos a finales de los años 80, los primeros años de su vida universitaria.
Cirillo alguna vez sufrió de ineficiencia, no podía completar la tarea y no podía estudiar.
"¿Puedo estudiar un rato? ¿De verdad estudiar 10 minutos?"
"Tengo que encontrar un entrenador de cronometraje, pero ¿quién me llevará el reloj?"
Más tarde, lo encontró. Es un cronómetro de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano, técnica Pomodoro en técnica Pomodoro). Así, Cirillo conoció a su Pomodoro.
P: ¿Cómo funciona la extensión Pomodoro?
En pocas palabras, haz una lista de cosas que hacer ese día, pon la alarma durante 25 minutos y empieza por lo primero. Al finalizar el primer Pomodoro descansa 5 minutos, luego continúa con el segundo Pomodoro, y así sucesivamente.
Completa lo primero por adelantado o usa el Pomodoro y comienza lo segundo.
Además, hay revisiones diarias, compromisos diarios, interrupciones controladas y tiempo estimado.
P: ¿Por qué la Técnica Pomodoro es tan refrescante?
Porque rompe nuestro concepto inherente de tiempo-trabajo.
En el trabajo, a menudo utilizamos de forma predeterminada el tiempo continuo, como "tengo que tomar el autobús en 10 minutos" y "la fecha límite es este miércoles". El tiempo aquí se refiere al tiempo entre las dos de la tarde. distancia del reloj: punto de inicio y punto final. Sabíamos dos cosas, pero no sabíamos qué iba a pasar en el medio.
En términos de duración, pensar, calcular y dividir el futuro es como un ciego tocando un elefante, al menos cuando afronta una nueva tarea de una manera nueva.
Para la mayoría de las personas, es esta imprevisibilidad la que causa ansiedad. Y la ansiedad, sin duda, conducirá a una disminución de la productividad e incluso puede estropear las cosas.
La Técnica Pomodoro aboga por el concepto de alternancia de tiempos, como que la gallina 1 ponga el huevo 2, el huevo 2 ponga la gallina 3, la gallina 3 ponga el huevo 4, etc. Estos eventos no se superponen. Puede que no sepamos los momentos exactos, pero sabemos el orden en que ocurrieron.
Si puedes pensar desde la perspectiva de la alternancia horaria y considerar el trabajo como una serie de eventos, mejorará la eficiencia del trabajo. Este es el principio básico de la Técnica Pomodoro.
¿Qué herramientas se necesitan para la Técnica Pomodoro?
La Técnica Pomodoro sólo requiere un bolígrafo, un cronómetro y tres hojas de papel.
Los usos de las tres hojas de papel son los siguientes:
1) Formulario "Lista de actividades": Enumere las actividades a realizar recientemente, complételas como desee, manténgalos simples y no ordenados.
Una buena idea es que la primera palabra represente el tipo de temática de la actividad (aunque hay muchas cosas, siempre se pueden clasificar en varias temáticas), y la segunda palabra después exprese claramente lo que se quiere. para lograr.
La misma "Lista de Actividades" se puede utilizar durante muchos días, añadiendo nuevas actividades y tachando actividades completadas.
2) Formulario "Tareas pendientes de hoy": completa la fecha de hoy y tu nombre, date un sentido de ritual y selecciona las actividades que planeas hacer hoy de la "Lista de actividades".
En mi mente, cambié "Debo terminar" por "Por dónde empezar" y "Este proyecto es grande e importante" por "Puedo dar un pequeño paso".
En este momento, mi decisión de hacer una cosa equivale a una decisión implícita de no hacer otras cien cosas en mi lista de tareas pendientes. Baile con esta tarea durante un corto período de tiempo y luego reevalúe si sigue siendo la más importante.
Este reloj necesita uno nuevo cada mañana.
Distinguir entre las tablas "Lista de actividades" (lista de trabajo tradicional) y "Tareas pendientes del día" (compromisos extraídos).
3) Tabla "Registro": Registra los indicadores del proceso de muestreo con el fin de mejorar el proceso.
La misma tabla de "registro" se puede utilizar durante muchos días para comparar los registros de seguimiento diarios.
P: ¿Cómo se implementa la Técnica Pomodoro?
La jornada de un trabajador Pomodoro tiene las siguientes cinco etapas:
1) Planificación: Al comienzo del día, extrae lo máximo de la lista de tareas pendientes (llamada "lista de actividades"). ") Las actividades importantes se completan en la tabla "Tareas pendientes de hoy". Este es tu compromiso de ese día.
2) Seguimiento: Después de confirmar las actividades del día, enciende el Pomodoro durante 25 minutos, a partir del primer elemento de las actividades del día. Durante cada Pomodoro, desea recopilar algunas métricas del proceso, como contar la cantidad de interrupciones encontradas.
3) Registro: Al final del día, archiva los datos recopilados ese día y escríbelos en la tabla "Registro". Si realiza un seguimiento del número de interrupciones, anote el número de interrupciones.
4) Procesamiento: Extrae información útil de los datos brutos registrados.
Por ejemplo, puedes calcular el número de Pomodoros gastados en cada actividad. Si la cantidad es grande, debes intentar dividir la actividad en partes más pequeñas y manejables.
Alternativamente, puede calcular el tiempo promedio que una actividad permanece en la lista de actividades, es decir, el tiempo desde que se registra la actividad hasta que se procesa.
5) Visualización: Por último, hay que organizar la información de alguna forma para encontrar ideas que mejoren el proceso.
Para evitar cometer el mismo error al día siguiente, la Técnica Pomodoro requiere hacer tres cosas antes de terminar el día: grabar, procesar y visualizar. Estas revisiones diarias son clave para mejorar tu proceso personal.
Otra ventaja de hacer esto es que al principio aplicas la Técnica Pomodoro según el libro, y luego puedes hacer ajustes luego de aclarar tus hábitos de trabajo, como 30 minutos o 45 minutos de ciclo de trabajo, de esta manera formando su propio conjunto de métodos.
P: ¿Cuáles son las reglas para implementar la Técnica Pomodoro?
Hay dos reglas:
1) Una vez que comienza el Pomodoro, debes tocar el timbre.
Esto se debe a que los relojes Pomodoro son átomos indivisibles.
El Pomodoro es la unidad monetaria más pequeña en este método artesanal, y no se permiten decimales, como 1/2 o 2,2 Pomodoros. Si se deja de lado la tarea, como tirar la cadena del inodoro o tener una reunión improvisada, ya sea temporal o de largo plazo, se debe cancelar el Pomodoro actual. No contará, no debería dibujar una x y, en su lugar, tendrás que abrir un nuevo Pomodoro de 25 minutos.
2) Asegúrate de estar siempre haciendo las cosas más importantes y nada más.
Antes de empezar a trabajar, tengo que encender la Campana Pomodoro, que sonará más tarde para recordarme que debo detenerme y reconsiderar la actividad en la que me acabo de concentrar. ¿Sigue siendo lo más importante? Asegúrate de estar siempre haciendo lo más importante y nada más.
P: ¿Por qué la Técnica Pomodoro enfatiza hacer una cosa a la vez?
En su libro clásico "Willpower", el psicólogo conductual Roy Baumeister utilizó una gran cantidad de casos experimentales para demostrar que cuando se establecen demasiadas metas, las personas consumirán mucha toma de decisiones y fuerza de voluntad. y los resultados a menudo estarán fuera de nuestro alcance.
Cuando los investigadores pidieron a las personas que enumeraran sus objetivos, el 90 % de ellos enumeró fácilmente seis objetivos.
Mientras se monitoreaba continuamente a estos sujetos que realizaban seis objetivos al mismo tiempo, se encontró que:
1 continuaban cayendo en irritabilidad y ansiedad, y su índice de dolor aumentaba;
2. Al mismo tiempo, hacen menos, su tiempo de pensamiento ocupa su tiempo de acción, están ocupados preocupándose pero dejan de avanzar;
Además, la salud física de Estas personas se han deteriorado significativamente y abundan diversas reacciones negativas de estrés.
Verás, nuestro mecanismo psicológico determina que es más efectivo concentrarse en una cosa. La multitarea requiere entrenamiento, y sólo un puñado de personas con superinteligencia y fuerza de voluntad son capaces de diseñar tareas no humanas.
P: También quiero trabajar duro durante media hora y 40 minutos, pero me siguen interrumpiendo. ¿Qué debo hacer?
Las interrupciones se dividen en interrupciones internas e interrupciones externas.
Interrupción interna, retraso subconsciente.
¡Procrastinar es como ir al hospital sin registrarse, perder el tiempo y esperar a que la situación empeore!
Ahora, veamos la estrategia a seguir cuando ocurre una interrupción interna:
1) Recíbelo primero,
2) Luego grábalo (La parte inferior La mitad de la hoja de trabajo pendiente de hoy se ha separado, con un título llamado "Contingencias no planificadas" en las Actividades de compromiso planificadas).
3) Luego continúa tu trabajo inmediatamente para evitar ser interrumpido.
De nada sirve hacer la vista gorda ante las interferencias internas y tratar de engañarse a uno mismo. Registre datos de seguimiento para la superación personal y la mejora de procesos.
Las interrupciones externas son interactivas. Su software de correo electrónico suena para recordarle que hay un mensaje nuevo y que alguien está esperando que responda.
Cada vez que encuentres una distracción externa, agrega el título de la actividad requerida por la distracción a tu lista de "Tareas por hacer de hoy". Anótalo, no dejes que ocupe tu mente y asegúrate de considerarlo en tus planes futuros.
La estrategia para afrontar las interrupciones externas incluye los siguientes cuatro pasos:
1) Decir: "Tengo algo que hacer y estoy bastante ocupado".
2) Negociar: "¿Puedo hacer eso por ti el viernes?"
3) Planificación: escribe el nombre del evento y planifica futuros Pomodoros para él más tarde.
4) Responder: llama o responde según lo prometido; de lo contrario, los demás no podrán confiar en ti la próxima vez.
P: ¿Cómo marcar las interrupciones del trabajo con diferentes símbolos?
Supongamos que seleccioné tres actividades esta mañana: "Preparar facturas", "Recibir premios" y "Rellenar formularios de impuestos".
Como buen ciudadano de una antigua marca, definitivamente daré prioridad a los formularios de impuestos. Después de un Pomodoro, marqué una X; después de dos Pomodoro, completé mi declaración de impuestos y llegó el momento de preparar la factura.
Pongo un Ya está.
¿Qué son ①, ② y ③ en la imagen?
①Se produce una interrupción interna en la elaboración de la factura. De alguna manera recordé llamar a Xiao Ming. Lo anoté en mi hoja de “Lista de actividades” y planeé hacerlo otro día. Luego, agregué un apóstrofe a la derecha del título "Preparación de facturas". Resuma estos datos de seguimiento al final del día.
Cuando estaba completando el formulario de impuestos, Xiaohong me llamó. Le dije que estaba ocupado y le pregunté si podía llamarla más tarde. Esta es una interrupción externa, por lo que puse un signo menos a la derecha de "Completar formulario de impuestos". Nuevamente, estos datos de seguimiento deben resumirse al final del día.
Después de dibujar el signo menos, también escribí "Teléfono Xiaohong" en la columna "Emergencia no planificada".
p. ¿Qué debo hacer si el temporizador de Pomodoro se agota y el trabajo no termina?
Si los cuadrados pequeños se llenan antes de completar la actividad, se estima que esta actividad requerirá varios Pomodoros, pero estos Pomodoros se han agotado y la actividad no se ha completado. ¿Qué sigue?
En este momento toca hacer una segunda estimación.
Adivina cuántos Pomodoros se necesitan para completar esta actividad. Luego, al lado del cuadro pequeño anterior, dibuja el número correspondiente de círculos según la segunda estimación. Ahora puedes seguir adelante y poner una X en el círculo cada vez que suene la campana del tomate.
Hay dos posibles razones para la inconsistencia entre el número estimado de Pomodoros y el número real de Pomodoros:
1) Es necesario mejorar el método o la capacidad para hacer predicciones;
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2) Después de iniciado el trabajo, surgieron nuevas situaciones y problemas que cambiaron el entorno.
P: ¿Cuáles son tus experiencias en la implementación de la Técnica Pomodoro?
Percepción 1: “No esperaba que una cosa tomara tanto tiempo”. Se estima que si una actividad requiere más de siete Pomodoros, se debe dividir.
Cognición 2: "No esperaba que algo se volviera cada vez más complicado". Durante la actividad, se pueden completar tareas secundarias inesperadas en la columna "Urgente no planificada" y luego continuar trabajando. Difícil completar las tareas principales.
Cognición 3: "La mente está ocupada por diversos pensamientos".
Por un lado, las ideas redundantes deben controlarse para no interferir con las tareas principales y, por otro, deben perfeccionarse en el momento oportuno. Éstas son las fuentes de la innovación laboral.
Cognición 4: "Trate las estimaciones como promesas". El tiempo necesario para una actividad de exploración o desarrollo no se puede predecir con antelación y sólo se puede estimar lo mejor posible. Tratar siempre las estimaciones como promesas puede causar ansiedad innecesaria a usted o a sus colegas.
Para evitar este dilema, la Técnica Pomodoro sólo cuenta con Pomodoros. Incluso si se acerca una fecha límite, tómate 25 minutos para concentrarte en lo que deberías estar haciendo.
Pero también debemos comunicarnos en cualquier momento para que el personal relevante vea el avance del asunto.
Cognición 5: “La gestión de procesos es solo palabras”. La fase de seguimiento consiste en recopilar datos reales sobre el flujo de trabajo a lo largo del día para revisarlos diariamente y mejorar el flujo de trabajo del día siguiente.
Los datos que deseas rastrear dependen de ti y variarán según el estado específico de tu trabajo, pero puedes comenzar contando las "interrupciones" y los "pomodoros completados".
Cognición 6: "El perfeccionismo es un obstáculo". "Espera un momento, tendré un plan mejor" es otra forma de procrastinación.
La Técnica Pomodoro no da ninguna oportunidad de "retraso". Puedes simplemente seguir adelante y empezar un Pomodoro sin pensar en cómo alcanzar la "perfección". Recuerde, hecho es mejor que perfecto.
Cognición 7: "Elija algunas actividades por la mañana, sólo para descubrir por la noche que la mayoría de las actividades completadas hoy no fueron seleccionadas en la mañana. A menudo no hay sentido de misión durante la etapa de planificación". . Si no hay sentido de compromiso, al resumir el día sentirás que solo hay trabajo duro y no hay crédito.
Más importante aún, no hay diferencia entre "Lista de actividades" y "Lista de tareas pendientes de hoy". El compromiso está en el corazón de la Técnica Pomodoro. ¡“Today’s To Do” es un compromiso diario! La actividad elegida debe ser factible.
Consejos. Los juegos generalmente determinan "qué hacer hoy".
Si no estás seguro de qué actividades debes completar en tu formulario "Tareas pendientes de hoy", ¿por qué no organizas un torneo "Prioritario eliminatorio"?
Primero, escriba la lista de participantes, es decir, los títulos de todas las actividades y pequeñas notas para cada actividad.
Luego, sin importar la importancia, alinea todas las notas. Compara el primer y segundo término. Si sólo pudiera hacer una cosa hoy, ¿cuál debería hacer? Una vez tomada la decisión, el perdedor se coloca a la izquierda y el ganador se sostiene en la mano.
A continuación, toma la siguiente apuesta de la columna original y continúa comparándola con el ganador del juego anterior. Y así sucesivamente, un partido tras otro.
El ganador siempre está en la mano, el perdedor está en la izquierda. Cuando la columna original esté vacía, habrá un ganador de la temporada completa. Las actividades de mayor prioridad son las actividades en curso.
Sin embargo, hay más de una actividad que puedes realizar en un día. Así que empieza la nueva temporada en la columna de perdedores de la izquierda. Complete la lista de tareas pendientes de hoy con los ganadores seleccionados como un compromiso realista.
Consejos. Programación de consejos de Pomodoro
Si la misma actividad siempre aparece en la lista de tareas pendientes de hoy pero no se puede completar, entonces necesita otra forma de lista de actividades: una programación.
Pon un ejemplo de castaña. El autor toma una hoja A4 con una cuadrícula de 5x5 mm y escribe el mes y el nombre en la esquina superior izquierda. Luego escribe las fechas de este mes de derecha a izquierda a lo largo del borde corto del papel, 31, 30, 29,... hasta el 1, y escribe un número en cada celda.
Así que queda un hueco de unos 5 cm a la izquierda. Escriba aquí todas las actividades conocidas, una línea por actividad. Luego use este "horario" para reemplazar la "lista de actividades".
La idea de "horario" sigue siendo "lista de actividades", pero el método de implementación es diferente.
¿Qué pasa con el formulario de registro? El formulario "Registros" registra datos que el autor desea rastrear casualmente, como cuántas llamadas telefónicas se realizaron.
Cada mañana, cuando el autor selecciona una actividad y la completa en la hoja de Tareas pendientes de hoy, también dibuja un círculo en el cuadro correspondiente en el Cuadro de progreso, que se encuentra en la columna de la fecha de hoy y la fila para el evento seleccionado.
Al hacer el repaso diario al final del día, si se completa una actividad, dibuja una estrella en su círculo.
Después de un tiempo, si ves muchos círculos vacíos, significa que siempre sobreestimas las promesas que puedes cumplir. Si una actividad tiene muchos círculos vacíos, es posible que tengas que dividirla.
Consejos. Pomodoro se establece en 0; 7 habilidades
Si se estima que una actividad requiere más de 7 Pomodoros, significa que es demasiado compleja y debe dividirse. Cada actividad desglosada ocupa una fila separada en la tabla Lista de actividades, con su propia estimación. Cuanto mayor es la actividad, menos preciso es el pronóstico.
Si se estima que una actividad requiere menos de 1 Pomodoro, puedes marcar 0 al lado. No significa que se necesiten 0 Pomodoros para completarse, pero sí que se necesitan menos de 1 Pomodoro. Estas actividades todavía ocupan una fila en la tabla Lista de actividades.
Cuando selecciones actividades para completar el formulario "Tareas pendientes de hoy" en el futuro, puedes combinar varias actividades con menos de 1 Pomodoro y escribirlas como una sola actividad en la misma línea.
Escríbelo al final
"La Técnica Pomodoro Ilustrada" es un libro práctico que tarda 10 días en leerse. Sigue siendo muy gratificante después de leer el libro completo. El método es simple y fácil de seguir, lo cual es muy adecuado para los trabajadores de oficina.
Los siguientes son algunos extractos del artículo para compartir con usted.
*Un pie no puede saltar dos veces al mismo tiempo. En otras palabras, haz una cosa a la vez.
*Todo tipo de pereza son ramas, todo tipo de procrastinación son ramas, la ansiedad es el tronco y todo tipo de razones son las raíces. La altura de un árbol perezoso depende de la cantidad de raíces. Cuanto más complejas sean las raíces, más difícil será talar el árbol del perezoso.
*Las buenas decisiones son un equilibrio entre la conciencia y la intuición. Para tomar la decisión correcta, es necesario simplificar el problema para que contenga sólo los hechos y áreas importantes que usted sea lo suficientemente competente para analizar.
*El cambio es un tema eterno en el mundo empresarial. Si no quiere apresurarse, brinde y reciba comentarios con frecuencia.
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