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Cómo redactar un plan de planificación de exposición

Cómo redactar un plan de planificación de exposición

El "Plan de proyecto de exposición" es un conjunto de planes, estrategias y métodos de exposición propuestos para la planificación de una nueva exposición. el resumen anterior y el resumen del contenido del artículo.

La estructura del contenido del "Libro de planificación de proyectos de exposiciones"

1. Análisis del entorno de mercado para albergar exposiciones: incluido el análisis de las industrias y mercados donde se encuentra el tema de la exposición. , así como análisis de leyes y políticas nacionales relevantes, análisis de la situación de exposiciones relevantes, análisis del mercado donde se realiza la exposición, etc.

2. Proponer el marco básico de la exposición: incluido el nombre y la ubicación de la exposición, la composición de la organización de la exposición, el alcance de las exposiciones, el tiempo de exposición, la frecuencia de la exposición, la escala de la exposición y el posicionamiento de la exposición. etc.

3.Precio de la exposición y anteproyecto presupuestario.

4. Plan de división del trabajo del personal de exposición.

5. Plan de inversiones en exposición.

6. Plan de inversiones en exposición.

7. Plan de publicidad y promoción de la exposición.

8. Plan de avance de la preparación de la exposición.

9. Plan de concertación del proveedor de servicios de exhibición.

10. Inauguración de la exposición y plan de gestión del recinto.

11. Planes de actividades relevantes realizadas durante la exposición.

12. Plano de ordenación de la exposición.

Requisitos para redactar la "Carta de Planificación del Proyecto de Exposición"

1. Nombre de la exposición

El nombre de una exposición generalmente incluye tres aspectos: parte básica, Sección de calificación y identificación de la industria. Por ejemplo, la 93.ª Feria de Productos Básicos de Exportación de China, si realiza el registro de acuerdo con los tres contenidos anteriores, la parte básica es "Feria Comercial", la parte limitada es "China" y "93.ª Feria de Productos Básicos de Exportación de China" y el logotipo de la industria. es "Exportar productos básicos".

A continuación se presentan algunas explicaciones de estos tres contenidos:

Parte básica: se utiliza para indicar la naturaleza y características de la exposición. Las palabras comúnmente utilizadas son: exposición, expo, feria,. Ferias y festivales, etc.

Parte limitada: Se utiliza para describir el tiempo y lugar de la exposición y la naturaleza de la misma.

Existen tres formas de expresar el tiempo de exposición: una es expresarlo mediante "sesión", la segunda es expresarlo con "año" y la tercera es expresarlo con "temporada". . Como el 3er Festival Internacional de la Moda de Dalian, la Exposición de Guangzhou de 2003, la Feria de Bienes de Consumo de Primavera de Frankfurt, etc. Entre estas tres expresiones, el uso de "sesión" es el más común, lo que enfatiza la continuidad de la exposición. Las exposiciones que se acaban de realizar se expresan generalmente por "año".

La ubicación de la exposición también debe reflejarse en el nombre de la exposición, como "Dalian" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian.

Las palabras en el nombre de la exposición que reflejan la naturaleza de la exposición incluyen principalmente "internacional", "mundial", "nacional", "regional", etc. Por ejemplo, la palabra "Internacional" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición internacional.

Logotipo de la industria: se utiliza para indicar el tema de la exposición y el alcance de las exhibiciones. Por ejemplo, la palabra "ropa" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición para la industria de la confección. El logotipo de una industria suele ser el nombre de una industria o de una determinada categoría de producto en una industria.

2. Ubicación de la exposición

La planificación y selección de la ubicación de la exposición incluye dos aspectos: primero, dónde se realizará la exposición y, segundo, en qué sala se realizará la exposición. en.

Planificar y elegir dónde realizar una exposición significa determinar en qué país, provincia o ciudad se realizará la exposición.

Planificar y elegir en qué sala se realizará la exposición significa elegir el lugar concreto donde se celebrará la exposición. La elección específica de qué sala de exposición albergará la exposición debe basarse en el tema y el posicionamiento de la exposición. Además, al elegir una sala de exposiciones, también se deben considerar exhaustivamente factores como el costo de uso de la sala de exposiciones, si el calendario de exposiciones cumple con sus propios requisitos y las instalaciones y servicios de la propia sala de exposiciones.

3. Organización de la exposición

La organización de la exposición se refiere a la unidad pertinente responsable de la organización, planificación, contratación de exposiciones y promoción de inversiones de la exposición.

Las organizaciones de exhibición pueden ser empresas, asociaciones industriales, departamentos gubernamentales, medios de comunicación, etc.

Según los diferentes roles de cada unidad en la realización de una exposición, la organización de una exposición generalmente tiene los siguientes tipos: organizador, organizador, coorganizador, unidad de apoyo, etc.

Organizador: El organizador de la exposición que es propietario de la exposición y asume la responsabilidad legal principal de la misma. El organizador es el propietario legal de la exposición.

Organizador: El organizador de la exposición es directamente responsable de la planificación, organización, funcionamiento y gestión de la exposición, y asume la principal responsabilidad financiera de la exposición.

Coorganizador: un organizador de exposición que ayuda al patrocinador u organizador en la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y es parcialmente responsable del reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y la publicidad y promoción.

Unidad de apoyo: Una unidad de exhibición que apoya la planificación, organización, operación y gestión de la exhibición del patrocinador u organizador de la exhibición, o el reclutamiento de la exhibición, la promoción de inversiones y la publicidad y promoción.

4. Hora de exposición

La hora de exposición hace referencia a cuando está previsto celebrar la exposición. El tiempo de exposición tiene tres significados: primero, se refiere a la fecha específica de lanzamiento de la exposición. El segundo se refiere a la fecha de preparación y desmontaje de la exposición. El tercero se refiere a la fecha en que la exposición está abierta a los visitantes.

No existe un estándar unificado para la duración de la exposición y depende de las características específicas de las diferentes exposiciones. El tiempo de exhibición de algunas exposiciones puede ser muy largo, como la Exposición Universal, que dura varios meses o incluso medio año, pero para las ferias profesionales que representan la gran mayoría de las exposiciones, el período de exhibición es generalmente de 3 a 5; días.

5. Alcance de las exhibiciones

El alcance de las exhibiciones en una exposición debe determinarse en función del posicionamiento de la exposición, las ventajas y desventajas de la organización de la exposición y varios otros factores.

Según el posicionamiento de la exposición, el alcance de las exhibiciones puede incluir una o varias industrias, o una o varias categorías de productos en una industria, por ejemplo, exhibiciones en "exposiciones" y "ferias comerciales". El alcance es muy amplio, por ejemplo, la gama de exhibiciones en la Feria de Cantón supera las 100.000, lo cual es casi todo incluido. Sin embargo, la gama de exhibiciones en el Salón Internacional del Automóvil de Frankfurt en Alemania involucra a muy pocas industrias, solo la industria automotriz. .

6. Frecuencia de exposición

La frecuencia de exposición se refiere a si la exposición se realiza varias veces al año o una vez cada pocos años, o si se realiza de forma irregular. A juzgar por la situación actual de la industria de las exposiciones, la mayor cantidad de exposiciones se celebran una vez al año, lo que representa aproximadamente el 80% de todas las exposiciones. También hay muchas exposiciones que se celebran dos veces al año y una vez cada dos años. celebrada de forma irregular se ha vuelto cada vez más popular.

La determinación de la frecuencia de las exposiciones está restringida por las características de la industria donde se ubica el tema expositivo. Sabemos que los productos en casi todas las industrias tienen un ciclo de vida, y el ciclo de vida de los productos tiene un impacto significativo en la frecuencia de las exhibiciones.

El período de inversión y el período de crecimiento de los productos son los períodos dorados para que las empresas participen. La frecuencia de las exposiciones debe abarcar firmemente estos dos períodos.

7. Escala de exposición

La escala de exposición incluye tres aspectos: primero, el área de exposición de la exposición, segundo, el número de expositores y tercero, el número de visitantes. la exposición ¿Qué tan grande es el público? A la hora de planificar una exposición hay que hacer predicciones y planes en estos tres aspectos.

A la hora de planificar la escala de la exposición, se deben tener plenamente en cuenta las características de la industria. El tamaño de la exposición también estará limitado por el número y la calidad de los visitantes.

8. Posicionamiento de la exposición

En términos sencillos, el posicionamiento de la exposición es decirle claramente a los expositores y visitantes qué es esta exposición y qué tiene. Específicamente, ¿qué es el posicionamiento? un proceso en el cual una organización de exhibición establece y desarrolla ventajas competitivas diferenciadas de la exhibición en función de sus propias condiciones de recursos y competencia del mercado, de modo que las exhibiciones que organiza formen una impresión distinta y única en la mente de los expositores y visitantes.

El posicionamiento de la exposición debe definir claramente los expositores y visitantes objetivo de la exposición, los objetivos de la exposición, el tema de la exposición, etc.

9. Precio de exposición y presupuesto preliminar de la exposición

El precio de exposición consiste en fijar un precio adecuado para el alquiler del stand de exposición.

El precio de un stand de exposición a menudo incluye el precio del espacio de exposición interior y el precio del espacio de exposición al aire libre. El precio del espacio de exposición interior se divide entre el precio del espacio abierto y el precio del piso estándar.

A la hora de fijar el precio de una exposición, generalmente se sigue el principio de "buena ubicación, buen precio", es decir, el precio de los stands que son convenientes para la exhibición y que tienen una gran cantidad de visitantes a menudo es más alto. El presupuesto preliminar de la exposición es un presupuesto preliminar para los diversos gastos necesarios para realizar la exposición y los ingresos esperados por la realización de la exposición.

Al planificar una exposición, es importante determinar un precio adecuado para la exposición en función de las condiciones del mercado. Esto es muy importante para atraer a los expositores objetivo a participar en la exposición.

10. División del personal del trabajo, promoción de exposiciones e inversiones y plan de publicidad y promoción

El plan de división del personal del trabajo, plan de invitación a exposiciones, inversión, publicidad y plan de promoción son los específicos Los planes de implementación de la exposición. Estos cuatro planes se afectarán específicamente entre sí durante la implementación.

El plan de división del personal del trabajo es hacer arreglos generales para el trabajo del personal de la exposición.

Los planes de contratación para exposiciones son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer empresas a participar en exposiciones.

Los planes de inversión son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer visitantes a la exposición.

El plan de publicidad y promoción es establecer la marca de la exposición y establecer la imagen de la exposición, y al mismo tiempo servir al reclutamiento de la exposición y la promoción de inversiones.

11. Plan de progreso de la exposición, plan de gestión in situ y plan de actividades relacionadas

El plan de progreso de la exposición es un plan basado en el tiempo para el reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones, la publicidad y promoción y división del stand. Realizar los arreglos generales. Aclara qué trabajo debe completarse y en qué etapa del proceso de preparación de la exposición hasta que la exposición se lleve a cabo con éxito. Si el calendario de la exposición está bien organizado, todos los preparativos para la exposición se pueden llevar a cabo de manera ordenada.

Los planes de gestión in situ son varios planes y disposiciones para la gestión eficaz del sitio de exposición después de la inauguración de la exposición. Generalmente incluyen planes de apertura de la exposición, planes de gestión del lugar de exposición, planes de registro de visitantes y planes de desmantelamiento. etc. Si el plan de gestión del sitio está bien organizado, el sitio de exposición estará ordenado y la exposición estará en buen estado.

El plan de actividades relacionadas con la exposición es un plan y disposición para varias actividades relacionadas que se llevarán a cabo al mismo tiempo durante la exposición. Las actividades relacionadas más comunes que se llevan a cabo simultáneamente con la exposición incluyen reuniones de intercambio técnico, seminarios y diversas actuaciones, que son complementos útiles de la exposición.