Cómo organizar una reunión eficiente y exitosa

1. Si se trata de una reunión, debes estar preparado.

Nunca realices una reunión sin preparación. El costo de una reunión es tiempo. Una reunión sin resultados es un delito contra el. La empresa no se preparó. La reunión equivalió a un asesinato en masa. Por ello, se implementa un sistema de preselección de las reuniones, debiendo cancelar las reuniones sin preparación. Antes de la reunión, los materiales de la reunión deben enviarse a los participantes con anticipación. Los participantes deben leer los materiales con anticipación y estar preparados. No pueden empezar a pensar después de ingresar a la sala de reuniones.

En segundo lugar, es una reunión, debe tener un tema.

La reunión debe tener un propósito claro. El tema de la reunión debe estar establecido en las tres primeras páginas del PPT. preparado para la reunión. Una reunión sin un tema ni un proceso es como dejar que todos tomen té y charlen, lo cual es una pérdida de vida para todos. El tema de la reunión debe comunicarse a los asistentes con antelación.

3. Es una reunión y debe haber disciplina.

Antes de la reunión, un inspector disciplinario (normalmente el anfitrión) debe anunciar la disciplina de la reunión, y los que llegan tarde deben hacerlo. Se debe recordar a los que están preocupados, se debe recordar a los que hablan emocionalmente, se debe recordar y castigar a los que discuten en privado en las reuniones, y se debe castigar a los que pierden los estribos y atacan a otros durante las reuniones.

Cuarto. Es una reunión y debe haber una agenda antes de la reunión.

La agenda de la reunión debe estar clara antes de la reunión y el director de la reunión debe enviarla por escrito. a los participantes antes de la reunión, para que comprendan el propósito, el tiempo y el contenido de la reunión para que tengan tiempo suficiente para preparar los materiales relevantes y organizar el trabajo relevante. Hay que controlar el tiempo para cada discusión y no podemos hablar en términos generales.

5. Es una reunión y debe tener resultados.

El propósito de la reunión es resolver problemas. Si la reunión no logra resultados, será una pérdida de tiempo para todos. todos deben estar activos Participar en la agenda de la reunión. El supervisor de la reunión tiene derecho a interrumpir los discursos que se desvíen del tema de la reunión. Intente controlar el tiempo de la reunión dentro de 1,5 a 2 horas. Si el tiempo es demasiado largo, excederá. El límite de la fatiga humana. El anfitrión de la reunión debe establecer recordatorios de tiempo, ahora faltan 60 minutos, 30 minutos y 10 minutos. Los acuerdos de la reunión deberán quedar registrados y confirmados en el acto. Las conclusiones no confirmadas se pueden discutir por separado, mientras que las conclusiones resueltas y confirmadas entrarán inmediatamente en el proceso de ejecución.

6. Es una reunión, por eso debe haber formación

Formar a los empleados para que cometan menos errores y dar consejos es esencialmente aumentar el valor del tiempo. Muchas empresas tienen formación específica sobre cómo celebrar reuniones, de modo que los empleados de todos los niveles tengan suficiente "formación para reuniones". Sin embargo, muchas empresas carecen de dicha formación: cómo celebrar reuniones, cómo organizarlas, cómo grabarlas, cómo realizar un seguimiento, cómo hacerlo. cómo manejar las diferencias, cómo informar sobre la situación en el lugar de celebración, etc. Este tipo de formación es fundamental para que las reuniones de empresa sean productivas.

Los desacuerdos o discusiones son inevitables durante las reuniones. Si no se manejan bien, afectarán la efectividad de la reunión. Prestar atención a algunas artes y técnicas apropiadas puede cambiar las cosas. Por ejemplo, intente elogiar públicamente. Critica en privado y discute los asuntos tal como son en las reuniones, no a la persona. Cuando se traten disputas, debes respetar a los demás y no criticar a los demás maliciosamente. Si estás de acuerdo con las opiniones de los demás, no olvides elogiarlos. en público. También debe prestar atención a la redacción de diferentes opiniones y no herir la autoestima de los demás, especialmente cuando se trata de superiores, no debe menospreciar a los demás para poder expresarse. A veces necesitas adoptar un enfoque de centralismo democrático, abrir tu mente para acomodar opiniones, abrir tu mente para escuchar las opiniones de otras personas, no dejarte llevar por tus propias posiciones, no imponer tus conclusiones a los demás, si quieres anunciar políticas establecidas, decisión, se debe dejar claro de antemano que no se permite la discusión. Lo que deba ser discutido por los participantes no debe ser la resolución establecida.

7. Es una reunión, y debe ser puntual

Antes de la reunión se debe definir claramente el orden del día y el responsable de la reunión, y el orden del día. debe enviarse a todos los participantes por escrito antes de la reunión. Ellos entienden el propósito, el tiempo y el contenido de la reunión para que tengan tiempo suficiente para preparar los materiales relevantes y organizar el trabajo relevante. Hay que controlar el tiempo de cada debate y no podemos hablar en términos generales.

8. Es una reunión y debe haber actas.

Debe haber actas de reunión precisas y completas. En cada reunión se deben tomar resoluciones y las resoluciones de la reunión. tener personal de implementación específico y La fecha límite para completar la resolución requiere recursos de todas las partes, y debe indicarse claramente en el registro de resolución para evitar cambios posteriores a la reunión y afectar la finalización de la resolución. Esto es particularmente importante. Los gerentes de la empresa a menudo cometen errores porque la reunión no formó una resolución, el papel de la reunión no se reflejó y algunos gerentes creyeron erróneamente que la reunión no tenía sentido, lo que afectó directamente su falta de voluntad para organizar o participar en la reunión.

9. Cuando finaliza la reunión, debe haber un seguimiento.

Recuerde: "Si no hace un seguimiento después de la reunión, la reunión será en vano. " Fortalecer las inspecciones: Es necesario establecer un procedimiento de seguimiento posterior a la reunión, y cada resolución de la reunión debe ser rastreada e inspeccionada. Si hay alguna sorpresa, se pueden hacer ajustes a tiempo para garantizar que las resoluciones de la reunión se puedan completar. . Muchos ejecutivos de empresas no tienen esa conciencia ni esos hábitos, y los ejecutivos de empresas también carecen de esos requisitos.