Cómo hacer un buen trabajo en el control financiero hotelero
La gestión hotelera debe centrarse en la gestión financiera, impulsando e impulsando así otras labores de gestión del hotel. Generalmente existen dos formas de establecer instituciones financieras en la industria hotelera: una es incorporar adquisiciones al departamento de finanzas, que consta de cinco partes: contabilidad, auditoría interna, caja, gestión de almacenes y adquisiciones; la otra es gestionar las adquisiciones por separado; como departamento. El autor cree que las adquisiciones deberían incluirse en el Ministerio de Finanzas y ser gestionadas directamente por el Director de Finanzas. El director financiero debe ser miembro del equipo de liderazgo del hotel, y su estatus e importancia son superados solo por el gerente general. Los principales beneficios de esta configuración son los siguientes:
Primero, el director financiero puede hacerlo directamente. coordinar los asuntos internos y externos del hotel, la relación entre varios departamentos, organizar y participar en la operación y gestión diaria del hotel, controlar y movilizar la unidad del hotel conducen al ahorro de mano de obra, recursos materiales y financieros. y acelerar la rotación de capital conduce al ahorro de mano de obra, recursos materiales y financieros, y acelera la rotación de capital, fortalece el control de costos y da pleno juego a las funciones de reflexión y supervisión financiera. El Departamento de Finanzas administra directamente la contabilidad del almacén y el catering. El almacén cuenta con gerentes de almacén de alimentos, gerentes de almacén de bebidas, tabaco y alcohol y gerentes de almacén de suministro de materiales independientes, y son responsables. Supervisar y controlar el almacenamiento y uso de materiales.
En segundo lugar, las compras y el almacenamiento dependen directamente del Departamento de Finanzas, y el Departamento de Finanzas está administrado directamente por el Director de Finanzas. Esto le permite mantenerse al tanto de las condiciones del mercado, reducir los costos operativos del hotel y. ajustar las variedades y proporciones de adquisiciones de manera oportuna para evitar el mal uso de fondos y el retraso en los suministros. Sus ventajas son:
① Es beneficioso para el control de los costes de adquisición hotelera. El costo de adquisición generalmente lo confirman el departamento de compras y el departamento de finanzas **** en cooperación con la investigación. Cualquier solicitud de compra debe ser investigada en profundidad, comparada y finalmente coordinada y decidida por el director financiero.
② Resulta útil estandarizar las tarifas de los costes de catering. Las tarifas en el sentido de catering pueden ser altas o bajas. La forma en que cambian está estrechamente relacionada con los cambios en los precios de compra del departamento de compras. Si hay una anomalía en la tarifa de los costos de catering, el departamento de finanzas puede responder de inmediato. Si hay alguna anomalía en la tasa de rotación del inventario y la cantidad del inventario, ya sea científica o no, el segundo es analizar si el costo de compra es razonable. Si es necesario, se puede reducir la variedad y la cantidad de compra para ajustar la compra. mantener el precio y los costes de restauración a un nivel adecuado.
3. Las adquisiciones dependen directamente del Departamento de Finanzas. Además de comprender la situación de los precios, monitorear de manera oportuna y reducir los costos, el Departamento de Finanzas también debe evitar conflictos entre adquisiciones, gestión de almacenes y finanzas. .
En tercer lugar, el cajero está gestionado por el departamento de finanzas. El cajero no tiene contacto directo con el cliente, sino que utiliza al camarero como intermediario para burlarse del cliente. Esto está más estandarizado, evita errores innecesarios por parte de cajeros y camareros, y facilita la supervisión y el control mutuo de los ingresos y costes del catering.
2. Formular presupuestos de costes y establecer un sistema completo de evaluación y análisis de costes.
Ésta es la clave para el control de costes. Sólo estableciendo indicadores presupuestarios específicos para cada elemento de coste del hotel y evaluándolos estrictamente en consecuencia, el control de costes puede desempeñar realmente su papel. La formulación de presupuestos de costos debe adherirse a los principios de exhaustividad, relevancia y racionalidad. El presupuesto debe basarse en las características de cada departamento y de cada proyecto, y proporcionar los indicadores presupuestarios de costos correspondientes dentro del rango controlable. Por ejemplo, en el Hotel XX, al comienzo de cada año, el director financiero toma la iniciativa, con la participación del departamento de finanzas y varios departamentos operativos, y adopta un enfoque de dos arriba y dos abajo para formular el presupuesto de costos anual. y cuota de consumo, incluido el costo total del hotel, el costo de adquisición y el costo de catering, el presupuesto de flujo de efectivo y el presupuesto de mantenimiento de ingeniería, así como los gastos de oficina, gastos de viaje, gastos de automóvil, planes de uso de gastos de entretenimiento comercial, etc., y asignarlos. Para cada mes, determine la persona responsable específica, asuma la responsabilidad paso a paso e impleméntela capa por capa. Al final de cada mes, se lleva a cabo una reunión de análisis de costos a la que asisten los departamentos de finanzas, trabajo e inspección de calidad para evaluar estrictamente la implementación del presupuesto de costos de cada departamento operativo para el mes, realizar análisis detallados de proyectos que difieren mucho de el presupuesto de costos, descubrir las razones y mejorar el control de costos de manera oportuna.
3. Fortalecer el control interno e incrementar los esfuerzos de supervisión e inspección.
(1) Incrementar el control de costes de adquisiciones.
La adquisición de materiales es la primera etapa del ciclo de capital del hotel y también es un eslabón clave. La calidad del control es muy importante para el hotel. En primer lugar, se debe establecer un sistema de gestión de adquisiciones para estipular los solicitantes de la adquisición de materiales, la autoridad de las personas autorizadas, el proceso de adquisición de materiales, las responsabilidades y relaciones de los departamentos relevantes, los métodos de adquisición, las cotizaciones y aprobaciones de precios, etc.
Por ejemplo, en el reglamento de adquisiciones del Hotel XX, la solicitud de compra debe ser presentada por el departamento del usuario y el formulario de solicitud de compra debe ser firmado por el gerente del departamento del usuario y enviado al director financiero. los materiales se necesitan con urgencia, si hay stock en el almacén y si hay insumos disponibles Luego de la sustitución de artículos y otros contenidos, si se considera que la compra es realmente necesaria, el gerente general finalmente la emitirá luego de su firma y aprobación. Todos los enlaces son indispensables. El departamento de compras desarrolla un plan de compras basado en la orden de compra aprobada, consulta, compara y negocia precios con los proveedores, luego selecciona al proveedor y completa el proveedor seleccionado y su cotización en la orden de compra. Las órdenes de compra que exceden una determinada cantidad. Adjunte cotizaciones escritas de más de tres proveedores para que las revise el director financiero (o gerente financiero). El proceso de adquisiciones realiza la separación de funciones incompatibles:
① Las órdenes de compra son enviadas por el departamento operativo o el departamento usuario. El departamento de compras es responsable de la implementación.
② El personal de compras no será simultáneamente responsable de la aceptación de los bienes.
③ El personal de aprobación de pagos y el personal de ejecución no pueden manejar el negocio de encontrar proveedores y solicitar precios al mismo tiempo.
④ El personal involucrado en la adquisición, almacenamiento y uso de bienes no deberá desempeñar simultáneamente funciones de contabilidad.
⑤ Revisar la separación de responsabilidades entre el ordenante y el ordenante.
(2) Incrementar el control de costes de restauración.
Los costes de restauración suponen la mayor parte de los costes variables de un hotel, afectan directamente a la rentabilidad de la empresa y son a los que Caodian concede mayor importancia. El control de los costos de catering no consiste en reducir la tasa de costos de catering sin límite, sino en reducir el consumo de materias primas garantizando al mismo tiempo la calidad de los servicios de catering. Generalmente, la tasa de costos de catering se fija entre el 45% y el 48%. Por convención, el departamento de catering debe tener una hoja de contabilidad de costos estándar para cada elemento del menú de cada restaurante. Desarrollar una hoja de cálculo de costos estándar es una tarea enorme y tediosa. Todas las materias primas, ingredientes auxiliares y precios unitarios de cada plato deben calcularse uno por uno y registrarse. Este trabajo lo realizan el contable de costes, el contable de catering y el chef ***, y la sobria receta final del menú estándar es un modelo para el funcionamiento diario de cada chef de restaurante. Teniendo en cuenta el objetivo de control de costes, el director de catering, como principal responsable, debe comprobar con frecuencia la cocina y señalar rápidamente los fenómenos de desperdicio durante la operación del chef, como por ejemplo si las sobras se utilizan por completo y si se desperdicia comida. en basureros y alcantarillas, etc. En su trabajo diario, los chefs deben controlar los procedimientos operativos y formular procedimientos y estándares operativos razonables para aumentar la tasa de producción y reducir el desperdicio tanto como sea posible. El Departamento de Finanzas ha contratado a un contador de catering a tiempo completo para calcular, supervisar e inspeccionar los costos de catering todos los días, comprender la situación de manera oportuna y proporcionar comentarios. Durante la evaluación de fin de mes, la tasa de costos de catering mensual se vinculará a los salarios de los gerentes de catering, chefs, gerentes de compras y contadores de catering.
(3) Incrementar el control del consumo energético.
El consumo energético es otro de los grandes gastos de los hoteles. Por ejemplo, debido a que el XX Hotel se construyó antes, su equipamiento es relativamente atrasado y obsoleto, y su consumo de energía representa más del 20% de su facturación, lo que es mucho más alto que el consumo de energía estándar (10%) de hoteles similares. En los últimos años, con el objetivo de ahorrar energía, XX Hotel ha creado un grupo líder en ahorro energético, liderado por el director financiero y el vicepresidente encargado de ingeniería, para fortalecer la gestión y control del consumo energético diario. En primer lugar, se han instalado contadores de agua y de electricidad en los departamentos que consumen energía, como el departamento de catering y la lavandería, y se han asignado responsabilidades a cada persona que se controlan y evalúan estrictamente de acuerdo con las cuotas de consumo emitidas cada mes. El segundo es investigar el uso de energía de todo el hotel y encontrar otras medidas específicas que puedan ahorrar energía. Por ejemplo: la lavandería y el departamento de catering ajustan el tiempo de suministro de aire, implementan un suministro de aire centralizado, unificado, cronometrado y de punto fijo para reducir el tiempo de combustión de la caldera, miden periódicamente la temperatura del piso y ajustan el tiempo de encendido del aire acondicionado en consecuencia; a la temperatura; ajustar el aire acondicionado fuera del hotel según las condiciones climáticas y los cambios estacionales; encender las luces de la calle y las luces de neón. Se espera que todo esto ahorre más de 100.000 yuanes en consumo de energía al año.
(4) Incrementar la gestión y control diario de los equipos.
El hotel dispone de una gran cantidad de equipamientos, como sistemas centrales de aire acondicionado, calderas, ascensores, equipos de lavandería, etc. La inversión en equipos, la transformación y las reparaciones y mantenimiento diarios suponen un gran gasto, por lo que en la gestión de los equipos Se debe establecer un sistema de mantenimiento preventivo.
En primer lugar, al invertir en equipos, se debe considerar la larga vida útil del equipo y la conveniencia del ahorro de energía, para evitar modificaciones del equipo para ahorrar energía en el futuro. Por ejemplo, XX Hotel. Debido al equipo atrasado y la baja utilización de energía, a menudo se producen fallas, lo que resulta en un alto consumo de energía y altos costos de mantenimiento del equipo.
En los últimos años, XX Hotel ha tomado muchas medidas de renovación para ahorrar energía, como cambiar la caldera grande de 6 toneladas por una caldera pequeña de 2 toneladas. De esta manera, cuando no hay calefacción ni refrigeración, la caldera pequeña puede funcionar. se utiliza para calentar directamente agua caliente y gas para catering. En la cocina, se evita jugar con grandes carros tirados por caballos; se cambia la unidad de bromuro de litio por una de combustión directa. La refrigeración del aire acondicionado del hotel se quema y refrigera directamente mediante un motor de combustión directa. No es necesario generar vapor primero mediante la combustión de una caldera, y luego el vapor se convierte en aire frío a través de una unidad de bromuro de litio para refrigeración. puede ahorrar alrededor de 300.000 yuanes en tarifas de uso de gas natural cada año; el hotel utiliza nuevas tecnologías. Obtuvo una patente nacional. La bomba de circulación de agua de refrigeración del aire acondicionado se cambia de 50 caballos a 30 caballos, y la bomba de circulación de agua fría se cambia de 30 caballos a 18 caballos. También puede ahorrar más de 80.000 yuanes en facturas de electricidad cada año.
El segundo es realizar el mantenimiento diario del equipo, lo que puede extender la vida útil del equipo, evitar gastar muchos costos de mantenimiento debido a fallas del equipo y acortar la vida útil del equipo.
En tercer lugar, se deben controlar bien los diversos mantenimientos diarios del hotel. El hotel estipula que cada departamento debe completar un formulario de solicitud al realizar el mantenimiento, el cual debe ser firmado por el gerente del departamento y presentado al departamento de ingeniería. Después de recibir el formulario de solicitud, el departamento de ingeniería enviará personal para realizar las reparaciones. Qué materiales y cuántos materiales recibir deben ser firmados y confirmados por el gerente del departamento de ingeniería. Una vez completada la reparación, el gerente del departamento de uso debe firmar y confirmar los resultados de la reparación y los materiales utilizados, para evitar lagunas y desperdicios durante el proceso de reparación.