Cosas a tener en cuenta en la reunión anual de la empresa

(2) Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, transporte desde el club al lugar del comedor, transporte desde el club al intercambio de negocios. lugar de celebración, Transporte para visitas de negocios y otros transportes programados que puedan utilizar los asistentes.

(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, costos de transporte de barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos.

2. Costos de la sala/salón de conferencias

Específicamente, se pueden desglosar en:

(1), alquiler del lugar de la conferencia; en términos generales, el alquiler. del recinto ya incluye algunas instalaciones de uso común, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarras, bolígrafos con base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , es posible que se requiera un presupuesto adicional cuando sea necesario instalar líneas de discurso fuera del atril.

(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y equipos de video. , etc. . Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (generalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.

(3) Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, esta parte de la tarifa está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.

(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de la conferencia buscan apoyo de estas industrias individualmente, los costos pueden ser más altos que las tasas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.

Para estos soportes de servicio separados, el organizador debe indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado.

3. Tarifas de alojamiento

El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son el precio completo, mientras que algunos de los precios requieren costos adicionales. tasas gubernamentales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Encuentre un proveedor de servicios de exhibición profesional y, por lo general, podrá obtener mejores descuentos.

Las tarifas normales de alojamiento no solo están relacionadas con el nivel de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavado y vestido, minibar. bebidas, lavandería única, etc. Internet, suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.

4. Gastos de catering

Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.

(1), Desayuno

El desayuno suele ser tipo buffet.

Por supuesto, también se puede cenar alrededor de la mesa, y la tarifa se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta las particularidades de las cenas de conferencias y la preparación de las materias primas, el número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a llegar a un acuerdo en función del número real de comensales; en su lugar, las tarifas se cobran en función del número de personas reservadas).

(2) Almuerzo y almuerzo

El almuerzo y el almuerzo son básicamente cenas, que pueden ser en forma de número presupuesto-buffet o mesa presupuesto-mesa envolvente. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.

(3) Bebidas y cargos por servicios

Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al organizador que te traiga tus propias bebidas. Si se pueden llevar bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al ​​nivel de consumo básico.

(4) Pausa para el té en el lugar

Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks.

(5)Recepción/baile de la amistad

De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de la amistad puede ser más complicado que un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para una recepción/baile, desde el diseño hasta el lugar y el soporte del programa.

(6) Otros - snacks, frutas, cócteles.

5. Equipo audiovisual

A menos que se haga al aire libre, el coste del equipo audiovisual suele ser ínfimo. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:

●El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.

●El transporte, la instalación, la depuración de los equipos y el control de las tarifas de soporte técnico pueden estar a cargo de los proveedores de servicios de exhibición.

●Fuente de sonido: principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer el suyo o confiarlo a un agente.

6. Actores y programas

Por lo general, se puede calcular en función del número de veces que se selecciona el programa; el monto del presupuesto suele estar relacionado positivamente con la dificultad del programa y el número de participantes. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter.

7. Gastos varios

Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios ceremoniales. , accesorios temporales, faxes y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, orientación de traducción, vehículos comerciales temporales, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.