Plan y proceso de recepción de la oficina
Plan y proceso de recepción de oficinas.
Plan y proceso de recepción de oficinas. En el lugar de trabajo, al recibir clientes importantes, es necesario preparar un plan y un proceso de recepción en la oficina, para que los clientes puedan estar contentos y la conversación posterior se desarrolle sin problemas. A continuación, lo llevaré a comprender el contenido relevante del plan y proceso de recepción de la oficina.
Plan y proceso de recepción en la oficina 1
La recepción de clientes es una parte importante de nuestras actividades comerciales y un medio eficaz para nuestras negociaciones comerciales y la comunicación con los clientes. Un evento de recepción de clientes de alta calidad puede demostrar plenamente el nivel empresarial, la calidad integral, las habilidades de negociación, la capacidad organizativa y la capacidad de coordinación de nuestro personal comercial. También puede mostrar plenamente la imagen de marca de la empresa, demostrar la fortaleza integral de la empresa y promover la fluidez. La cooperación entre ambas partes promoverá el buen desarrollo de las negociaciones de proyectos y, al mismo tiempo, también promoverá el surgimiento de nuevos proyectos de cooperación y elevará la cooperación entre las dos partes al nivel de socios estratégicos. El nivel de cooperación entre las dos partes se elevará al nivel de asociación estratégica.
1. Propósito general de la visita del cliente:
Durante el proceso de comunicación por correo electrónico entre nuestro personal comercial y los clientes, es probable que los clientes mencionen que desean visitar la empresa al mismo tiempo. Al mismo tiempo, nuestro personal comercial también invitará a los clientes a visitar la empresa en el momento adecuado para profundizar la comunicación y el entendimiento entre las dos partes y promover la cooperación entre las dos partes. Luego, primero debemos comprender el propósito de la visita del cliente, que generalmente no es más que lo siguiente:
1. Inspeccionar la fábrica para comprender la escala de producción de la empresa, la capacidad de producción, la calidad del producto y otros aspectos operativos básicos. Condiciones y al mismo tiempo comprender nuestro sistema de producción, sistema de control de calidad y sistema de I + D, etc. Estos clientes suelen ser clientes nuevos que sólo han conocido nuestra empresa a través de sitios web, exposiciones, presentaciones de clientes, etc. y tienen una fuerte intención de cooperar. Sin embargo, no tienen un conocimiento profundo de nuestras entidades corporativas. Las inspecciones del sitio son sin duda la más directa y efectiva. Una de las formas de entender.
2. Negociación de proyectos, estos clientes a menudo tienen muchas comunicaciones con nuestro personal comercial relevante y han visto nuestros productos y la imagen general de la empresa en exposiciones relevantes. Los visitantes suelen venir preparados con pedidos y proyectos. El propósito es discutir asuntos de cooperación en proyectos existentes, incluidas discusiones sustantivas sobre cuestiones técnicas relevantes, cuestiones de precios, métodos de pago, fechas de entrega, etc. Estos clientes suelen ser los más importantes para nosotros, por lo que no sólo el personal profesional y técnico debe acompañarlos durante la recepción, sino que los líderes de la empresa también participarán en la recepción y negociación de manera oportuna.
3. Inspeccionar la mercancía y conocer el desarrollo de la empresa. Por lo general, estos clientes ya han comenzado a tener una base de pedidos para cooperar con nuestra empresa. El objetivo principal de la inspección es confirmar aún más la calidad y la calidad de los productos de nuestra empresa. Al mismo tiempo, hay un cierto número de nuevos proyectos entre manos. Si las conversaciones son agradables, la posibilidad de nuevos proyectos es muy alta. Nuestro personal comercial y los líderes relevantes a menudo ignoran este tipo de cliente, porque el cliente ha estado aquí antes y tiene una cooperación normal con nosotros, pero a menudo ignoramos la generación de nuevos proyectos de clientes.
4. Tipo de queja, por cierto, realice una investigación en profundidad de nuestra empresa. Estos clientes son los que más queremos recibir pero que menos tememos recibir. Creo que es porque realmente es un buen socio; me temo que no hemos tratado bien a nuestros clientes en el pasado y nos preocupa que si no tratamos bien a nuestros clientes, podamos perjudicarlos o perderlos. Sin embargo, debemos prestar plena atención a dichos clientes.
5. Las dos empresas deben tener una comunicación interpersonal básica. Estos clientes suelen venir y es posible que no hayan concertado una cita antes de venir. La relación entre estos clientes y nosotros ya es muy sólida. Llegué aquí justo a tiempo para fortalecer la comunicación y ver si hay alguna orden de cooperación.
2. Preparativos antes de la visita del cliente
Una vez confirmada la visita del cliente, nuestro personal comercial debe realizar los preparativos pertinentes cuidadosa y cuidadosamente para lograr el propósito de la visita del cliente. realice varios arreglos de manera específica de acuerdo con los procesos y sistemas relevantes de la empresa:
1. Comprender
Para las visitas de antiguos clientes, no necesitamos profundizar en Llegar a Conozca a sus clientes.
Sin embargo, debemos ser cautos a la hora de visitar nuevos clientes, y debemos entender en detalle la situación real del cliente y la verdadera intención de la visita. Si descubrimos que la entidad corporativa del cliente no existe o es un fabricante de productos similares a nuestra empresa, entonces debemos tener cuidado al visitar al cliente. Por lo tanto, las encuestas a los clientes son muy importantes y el personal de ventas debe completarlas cuidadosamente a través de consultas en el sitio web, comunicación con el cliente, etc.
2. Carta de invitación y procedimientos de entrada de inspección relacionados
Después de que el cliente confirma la inspección, el personal comercial debe comunicarse con el cliente en detalle para comprender si el cliente necesita que nuestra empresa emita una carta de invitación a inspección para que puedan El cliente solicitó con éxito una tarjeta VISA. Algunos países también requieren nuestra ayuda para proporcionar otros materiales de respaldo relevantes. Por ejemplo, nuestros departamentos gubernamentales necesitan revisar los documentos, la identidad y otros materiales de la otra parte. En este caso, nuestro personal comercial ayudará al cliente después de confirmar la inspección para permitir la inspección. cliente pueda ingresar al país sin problemas.
3. Itinerario del cliente
Después de confirmar la visita del cliente, el personal comercial debe comprender completamente el itinerario de la visita del cliente. Por lo general, los clientes no ingresarán a nuestra empresa solo para inspeccionar China. Por lo general, visitarán a varios proveedores al mismo tiempo o después de la exposición. Por lo tanto, el personal comercial debe comunicarse con los clientes con anticipación para confirmar. Si el cliente desea visitar otros proveedores chinos después de visitar nuestra empresa, debemos ayudarlo a realizar los contactos y trabajos de conexión pertinentes.
4. Confirmación de vuelo, coche, hotel, alojamiento y otros datos
Después de que el cliente confirma su visita y ha solicitado una tarjeta VISA, suele comunicar al personal de ventas la información exacta información de vuelo. , nuestro. El personal comercial debe comunicarse de manera proactiva con los clientes y tratar de evitar que los clientes vuelen directamente a Shanghai. Pueden hacer transbordo a Nanjing a través de Hong Kong. Esto puede ahorrarnos tiempo para recogernos en el aeropuerto y, en segundo lugar, puede ahorrar una cierta cantidad de gastos de automóvil. para nuestra empresa.
Después de confirmar la información del vuelo, también debemos preguntar al cliente si quiere que reservemos un hotel en nuestro nombre para organizar el alojamiento. El alojamiento en el hotel generalmente lo paga el cliente, pero nuestro personal de ventas debe preguntar y ayudar de manera proactiva a los clientes a reservar el hotel.
Antes de la visita de un cliente, el personal de ventas debe completar un formulario de solicitud de vehículo en el departamento administrativo con dos días de anticipación según la cantidad de clientes visitantes, para que se puedan organizar los vehículos para recoger y dejar. clientes lo antes posible.
5. Contacto con el personal involucrado en la recepción
Según la comunicación anterior, el personal del negocio básicamente debería ser capaz de entender el contenido principal que se debe negociar cuando el cliente visita. Para este fin, el personal comercial debe comunicarse con las partes relevantes con un día de anticipación. El personal técnico y los líderes relevantes deben comunicarse bien y solicitar al personal técnico relevante que brinde asistencia y apoyo durante el proceso de recepción. Al mismo tiempo, la información sobre las visitas de los clientes debe informarse con antelación al director del departamento y al vicepresidente de comercio exterior para comprender con precisión las intenciones de los clientes, garantizar el buen progreso del proceso de negociación y analizar y juzgar los problemas relacionados que puedan surgir. Más importante aún, antes de la visita de un cliente, se debe informar al jefe de departamento, al gerente general o al subdirector general según el nivel del cliente para determinar el personal involucrado en la negociación. Si se requiere la participación del presidente y otros altos líderes, se debe notificar por escrito a la oficina del gerente general con dos días de anticipación para confirmar si el presidente y otros altos líderes pueden participar.
6. Preparación de documentos
Antes de las visitas del cliente, el personal comercial debe organizar cuidadosamente y comunicar información relevante al cliente con anticipación, como: estado del producto, estado del precio y conocimientos técnicos. Estado de transformación para negociar la cooperación, estado de apertura del molde, etc. Así como importantes faxes, correos electrónicos, contratos relacionados, cotizaciones y otra información importante con los clientes. Los parámetros técnicos y las instrucciones de uso del producto deben comunicarse con antelación al personal pertinente del instituto de investigación o departamento técnico para garantizar que nada salga mal. Y comunicar esta información con el director del departamento y el vicepresidente del Ministerio de Comercio Exterior con antelación para promover el buen desarrollo de las negociaciones. Más importante aún, antes de negociar, el personal comercial debe comprender completamente la situación del producto con el socio negociador, para que el sitio de negociación pueda responder rápidamente y responder las preguntas de los clientes en cualquier momento.
7. Preparación de insumos necesarios para la negociación
El día anterior a la visita del cliente, el personal de ventas deberá informar con antelación al departamento administrativo el número de visitantes y el agua mineral, café , muestras, frutas, vasos de papel, etc. que deben prepararse La cantidad requerida de notas, bolígrafos, etc., el tiempo de uso de la sala de exposiciones, el tiempo de uso del aula multimedia, el tiempo de uso de la sala de conferencias. , ya sea que se necesiten banderas, obsequios, pancartas/carteles de bienvenida, etc. para que el departamento administrativo pueda prepararse para la reunión. El Departamento de Administración debe encender el aire acondicionado de la sala de conferencias 10 minutos antes de que los clientes entren a la sala de conferencias y tener todos los materiales y suministros de preparación en su lugar.
8. Preparación del fondo de reserva
Para garantizar que se utilicen fondos suficientes durante la visita del cliente, el personal comercial debe pedir prestado al Departamento de Finanzas por adelantado de acuerdo con los procedimientos pertinentes basados en la número de clientes visitantes, hora de llegada y otra información. Parte del fondo de reserva se puede utilizar para comidas sencillas u otros gastos especiales al entretener a los clientes.
9. Preparación de la comida
Antes de la visita del cliente, la comida debe organizarse razonablemente de acuerdo con la hora de la visita del cliente a nuestra empresa. Si el cliente regresa el mismo día, El cliente deberá ser invitado al banquete al mediodía, y participará el director del departamento o el subdirector general del departamento de comercio exterior. Si el cliente se va al día siguiente o al día siguiente, el almuerzo debe ser sencillo y el vendedor debe acompañar al cliente o comer en el restaurante de la empresa. A la cena debe asistir el director del departamento o el vicepresidente de exteriores. Departamento de Comercio u otros líderes de la empresa para entretener al cliente. El lugar del banquete debe comunicarse con el Vicepresidente del Ministerio de Comercio Exterior con anticipación para que el Vicepresidente del Ministerio de Comercio Exterior pueda organizar las reservas. personal de reserva del departamento lo antes posible.
3. Proceso de negociación
Todo el proceso de negociación cuando un cliente visita se divide principalmente en ver un video para comprender la historia de desarrollo de la empresa, visitar la sala de exposiciones, presentación PPT de la empresa. situación, negociaciones de cooperación de proyectos, etc. Estas partes se pueden realizar de forma escalonada o al mismo tiempo, pero es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Después de que los clientes estén sentados y todo el personal de recepción esté sentado, el recepcionista principal (el personal de negocios correspondiente al cliente, que también es el anfitrión de la reunión) debe ponerse de pie y presentarse, luego presentar a nuestro personal de recepción en orden de acuerdo con el nivel del cliente y luego presentar al representante del cliente a nuestro líder en chino. cliente, no se necesita presentación.
2. Después de la presentación del personal, el recepcionista principal debe presentar y explicar el tema de toda la reunión. Durante la presentación y explicación por parte del recepcionista principal, el recepcionista cooperante (recepcionista) debe brindar asistencia de traducción en cualquier momento para que nuestro personal relevante pueda comprender.
3. Para la presentación de la empresa, si no hay una presentación en video, el recepcionista principal demostrará y explicará a los clientes de acuerdo con los materiales PPT revisados y confirmados durante el proceso de explicación, los clientes deben; escuchar atentamente sus sugerencias en cualquier momento y dar respuestas correctas. Si no está seguro, solicite respuestas a los líderes relevantes presentes y brinde asistencia de traducción al mismo tiempo.
4. Para nuevos clientes, después de que el recepcionista principal introduzca la información relevante de la empresa, el recepcionista principal deberá realizar el trabajo de traducción correspondiente.
5. Las negociaciones del proyecto se pueden llevar a cabo en la sala de conferencias o mientras se guía a los clientes a visitar la sala de exposiciones. Durante el proceso de negociación del proyecto, se debe advertir a los altos directivos relevantes de la empresa que eviten la situación de manera adecuada para garantizar que la toma de decisiones final de los líderes de la empresa no se vea afectada por el contenido de la negociación.
5. Incluso si la negociación del proyecto se ha completado en la sala de exposición, la confirmación final del proyecto aún debe realizarse en la sala de conferencias.
6. Durante todas las negociaciones, el recepcionista debe mantener registros detallados y organizar todo el contenido de la reunión y la negociación en cualquier momento. Después de la negociación, el recepcionista debe registrar inmediatamente la reunión de negociación y preguntar por el cliente. y el recepcionista principal revisa y confirma, ambas partes firman y se conserva una copia del original.
4. Trabajo de seguimiento de la reunión
1. Después de la reunión, el personal de recepción debe limpiar la sala de conferencias y devolver los materiales y equipos pertinentes a los departamentos correspondientes.
2. El recepcionista principal deberá acompañar al cliente*** a la comida o cena. En circunstancias normales, si un cliente cena en nuestra empresa, debería haber una sencilla recepción para una comida de trabajo al mediodía.
Cuando los clientes asistan a la cena, el gerente del departamento correspondiente o el vicepresidente deben asistir. Los clientes importantes deben invitar a los altos directivos de la empresa a asistir con antelación. Y dar regalos a los clientes antes de la comida. Si un cliente necesita irse después del almuerzo, el almuerzo debe tratarse como una comida completa de acuerdo con los estándares de hospitalidad apropiados.
3. El recepcionista principal debe mantener comunicación con el departamento administrativo en todo momento para garantizar el buen funcionamiento del uso del automóvil. Los clientes no deben esperar mucho tiempo o no poder utilizar el automóvil con normalidad debido a la situación. negligencia de nuestros empleados. Y organizar con prontitud el envío de los clientes a la estación de tren o aeropuerto correspondiente.
5. La última etapa de la visita
1. El día después de la visita del cliente, el recepcionista principal debe traducir al chino las actas de la reunión confirmadas por ambas partes y comunicarse con el personal de producción relevante el mismo día, los departamentos de tecnología e I + D confirmarán problemas técnicos relevantes, tiempo de entrega y otra información si se requieren tareas de producción, mejora, apertura de moldes, I + D y otras tareas, se emitirá una notificación dentro de dos días hábiles. Si es necesario emitir tareas como producción, mejora, apertura de moldes e investigación y desarrollo, el aviso de tarea debe emitirse dentro de los dos días hábiles.
2. El día después de la visita del cliente, se debe compilar inmediatamente una carta detallada de agradecimiento adjunta que contenga el acta de la reunión y enviarla al cliente, y copiarla a todos los visitantes del cliente y a aquellos quienes participaron en la recepción. Ministerio de Comercio Exterior y dirigentes relevantes. Al mismo tiempo, informamos a los clientes sobre la información proporcionada por nuestro personal técnico sobre mejoras, moldeado, investigación y desarrollo, etc., para que los clientes puedan captar y comprender nuestra información de comentarios y, al mismo tiempo, aclarar el cronograma de finalización e importantes. asuntos para asuntos aún no cubiertos en la negociación. En el correo electrónico se pueden enviar fotos de la visita del cliente al cliente. Nota: Para evitar que el correo electrónico sea demasiado grande y obstruya el buzón del cliente, todas las fotos deben copiarse en WORD y comprimirse en documentos antes de enviarse. Se debe garantizar que el tamaño total del correo electrónico no exceda 1 MB.
6. Notas
1. Todo el proceso de recepción del cliente desde la preparación del contacto inicial hasta el trabajo de seguimiento y promoción al final de la recepción debe completarlo el recepcionista principal. el llenado de los formularios correspondientes, y presentarlo al Vicepresidente del Ministerio de Comercio Exterior para su registro y conservación al segundo día de iniciado oficialmente el trabajo de seguimiento y promoción.
2. El conocimiento sobre los requisitos de etiqueta de recepción de clientes, los requisitos de etiqueta en la cena, los requisitos de etiqueta de negociación comercial, etc. están involucrados y comprendidos en la escuela y en el trabajo previo, por lo que no los explicaré en detalle aquí. Si hay algo que no está claro, puede consultarlo en línea. Si es necesario, proporcionaremos explicaciones especiales en futuras capacitaciones.
Procedimientos y procesos de trabajo de recepción de oficina 2
Procedimientos de trabajo de recepción de oficina
1. Propósito
Para garantizar que el trabajo de recepción de la empresa se pueda realizar de manera ordenada, garantizar la calidad y reflejar el nivel de cultura corporativa de la empresa, el trabajo de recepción relacionado de la empresa debe lograr los siguientes puntos
2) Formulación del plan: En el menor tiempo posible, realizar el plan de recepción correspondiente en función del contenido específico de la recepción, presentarlo a los líderes universitarios para su revisión y realizar las modificaciones correspondientes con base en las opiniones de los líderes. Los planes deben estar preparados para posibles variables.
3) Preparación con anticipación: una vez que los líderes de la universidad aprueban el plan de recepción, se deben realizar varios preparativos dentro del tiempo especificado, como consultas sobre vuelos, señalización de recogida, reservas de habitaciones de hotel, restaurantes. reservas, arreglos de vehículos, arreglos de lugares, producción de pancartas, producción de tarjetas de asientos, compra de regalos, cronograma de recepción, arreglos de tareas y personal, etc.
4) Prepárese con anticipación: una vez que los líderes de la universidad aprueben el plan de recepción, todos los preparativos deben realizarse dentro del tiempo especificado.
4) Implementación de la recepción: siga estrictamente el contenido del plan. Si hay cambios temporales o situaciones inesperadas, debe buscar instrucciones de inmediato del liderazgo de la universidad. El personal debe estar bien arreglado, ser amigable y generoso, expresar un lenguaje preciso y amable y brindar un servicio meticuloso, atento y perfecto.
5) Resumen: Después de completar cada tarea de recepción, se debe hacer un resumen basado en la situación real, resumir la experiencia, compensar las deficiencias, acumular experiencia y cultivar talentos para completar mejor las tareas de recepción en el futuro.
3. Control de calidad
Los líderes y camaradas específicamente responsables de la recepción deben fortalecer el control de calidad de toda la recepción, señalar las deficiencias de manera oportuna y garantizar la finalización exitosa de la recepción. tarea de recepción.
4. Otros
Todo el personal que participe en los trabajos de recepción deberá realizar diversos preparativos según sus respectivas divisiones de trabajo, incluyendo mantenimiento de vehículos, arreglos originales, etc. Sin el consentimiento del Líder, no Cambia las tareas que realizas sin autorización.
Preparativos preliminares
1. Recogida en el aeropuerto
1. Pregunte y confirme el vuelo del huésped y la hora de llegada del tren 2. Atienda a huéspedes desconocidos Haga señales de llegada; recogida en el aeropuerto y en la estación; 3. Notifique al líder de recogida en el aeropuerto y la estación y al conductor del vehículo de recogida en el aeropuerto y la estación con una hora de antelación. 4. Llegue al aeropuerto o a la estación de tren entre 10 y 20 horas; minutos de antelación.
2. Registro en el hotel.
1. Después de confirmar la hora de llegada y la situación personal del huésped, reserve la habitación del hotel lo antes posible. En principio, los huéspedes del nivel de departamento adjunto y superior y los VIP importantes de la universidad reservarán suites, mientras que el resto reservarán habitaciones estándar 2. Una hora antes del check-in de los huéspedes importantes, se colgará un cartel de bienvenida en la entrada del hotel; y se colocarán frutas y flores en la habitación; 3. Los líderes del colegio estarán acompañados por los líderes del colegio para el desayuno todos los días 4. El día que salga del hotel, la recepcionista de la oficina completará; los procedimientos de salida de manera oportuna.
3. Comida
1. Después de confirmar el horario de comida, el personal y las especificaciones, reserve la caja del restaurante lo antes posible 2. Notifique a los invitados, los líderes acompañantes y el personal cuatro; horas antes de la comida; 3. Haga la tarjeta del personal del comedor una hora antes de las comidas importantes, solicite las comidas una hora antes de las comidas y respete el principio de economía. A los huéspedes del continente no se les servirá marisco, pero sí pescado local. 4. Se debe fumar y beber media hora antes de las comidas. 5. Organice el vehículo y todo el personal, excepto el invitado de honor, estará en su lugar diez minutos antes de la comida (los arreglos de comida importantes incluyen fotógrafos). 6. La oficina es responsable de la recepción y la salida se completa diez minutos antes de la comida; comida, y se notifica al conductor para despedir a los invitados 7. La oficina es responsable del paquete del personal de recepción;
4. Viaje de negocios
1. Haga un plan con dos días de anticipación y preséntelo al líder para su revisión y aprobación y despida a los invitados, acompañados por el líder, y; enviar personal de recepción y conductores; 2. Para viajes de negocios de larga distancia, planifique con anticipación Prepare los gastos requeridos en dos horas, incluyendo agua potable, vino, frutas, paraguas, cámaras, etc. en el automóvil; restaurantes con dos o cuatro horas de antelación.
5. Regreso al aeropuerto y estación
1. Compre el boleto para el huésped desde el punto A el día antes de la salida y entréguelo al huésped para su revisión 2. Compre el regalo con dos horas de anticipación; 3. Envío Notifique al aeropuerto y a los líderes, al personal y a los conductores de entrega dos horas antes de la salida o de la entrega. 4. Llegue al aeropuerto o a la estación de tren entre media hora y una hora antes. 5. El personal se encarga de los procedimientos pertinentes de embalaje y facturación del equipaje y los recupera. Billete electrónico del huésped (si el billete lo paga la universidad);
6. Terminar el trabajo
1. Informar los gastos de viaje de manera oportuna 2. El personal de recepción debe retirar a tiempo las bebidas, paraguas, etc. no utilizados y entregárselos al personal de recepción. oficina para custodia; 3. Completar otros asuntos asignados por el huésped antes de la salida.