Cinco plantillas de planes de planificación para el plan de planificación de recepción de la empresa
Artículo 1:
Primero, todo el proyecto de servicio
1. Planificación de exposiciones: la planificación, organización y gestión de diversas exposiciones, ferias y operaciones de exposiciones. .
2. Realizar conferencias especiales, reuniones anuales, ceremonias, ceremonias de inauguración, recepciones y exposiciones para diversas empresas e instituciones.
3. Organizar conferencias internacionales en China, incluidas conferencias industriales, profesionales o de expertos.
4. Organizar viajes al extranjero para participar en diversas reuniones, citas, visitas, inspecciones y otras actividades.
5. Realizar negociaciones comerciales, reuniones de pedidos, reuniones de promoción de nuevos productos, juntas directivas de empresas del grupo, reuniones de premios y evaluación, reuniones con clientes, etc. Empresas varias (fábricas y minas).
6. Realizar diversas reuniones de inspección empresarial.
7. Implementación del plan de reuniones de clases de capacitación.
8. Llevar a cabo actividades de la conferencia de acuerdo con los planes de planificación personalizados del cliente.
En segundo lugar, elementos de servicio individuales
1. Servicios de conferencia: ayudar al organizador a seleccionar una ubicación para la conferencia, proporcionar etiqueta, relaciones públicas y servicios de secretaría a los participantes, y coordinar la gestión de la conferencia.
2. Exposición: construcción de stands, distribución del recinto, alquiler de equipos de exposición, alquiler de equipos audiovisuales, etc.
3. Recepción de la conferencia: brinde servicios de recogida y devolución para los representantes y brinde servicios de registro para los representantes.
4. Reserva de hotel: Brindar servicios de reserva de hotel nacional a precios preferenciales y reservar habitaciones preferenciales en varios lugares.
5. Arreglos de comidas: Organizar servicios especiales de catering a precios preferenciales y comprar especialidades locales a precios preferenciales.
6. Servicio de venta de boletos: proporciona boletos aéreos de ida y vuelta, boletos de tren y servicios de reserva de boletos de barco para los delegados; agente de envío para exhibiciones de la conferencia y servicios de seguimiento para que los delegados de la conferencia verifiquen después de la visita.
7. Arreglos de entretenimiento: Organizar actividades de entretenimiento con características locales para los delegados.
8. Los servicios logísticos como visitas, entrevistas, viajes e inspecciones se proporcionarán después de la conferencia.
Artículo 2:
1. Preparación psicológica
(1) Un corazón "sincero" hace que la otra parte se sienta bienvenida y valorada.
(2) Espíritu de cooperación. Cuando vea a sus colegas entreteniendo a los invitados, debe tomar la iniciativa para ayudarlos y no ignorarlos solo porque no son sus invitados.
(3) Tener ciertos conocimientos de etiqueta. Preste especial atención a la etiqueta relevante en recepciones, negociaciones y banquetes.
2.Preparación de materiales: La preparación de materiales incluye la preparación ambiental y la preparación de material de oficina, y la oficina del gerente general es la principal responsable.
(1) Preparación del entorno. Haga todo lo posible para crear un ambiente de recepción limpio, ordenado, luminoso, hermoso y sin olores. Incluyendo recepción, sala de recepción, oficina, pasillo, escaleras, etc.
(2) Confección de material de oficina. Por ejemplo, en el vestíbulo se preparan asientos sencillos y armoniosos para los huéspedes. En la sala de recepción, las mesas y sillas están ordenadas cuidadosamente y el tablero limpio. Cuelgue en la pared una fotografía de una exitosa campaña de relaciones públicas a gran escala y coloque información de la empresa en su escritorio para mejorar la credibilidad de la empresa. Además, se deben preparar juegos de té, hojas de té y bebidas.
3. Preparación del conocimiento y las capacidades comerciales, es decir, el historial de desarrollo de la empresa, las características del producto, las especificaciones, los modelos, los departamentos y el personal de liderazgo. También es necesario preparar información relativamente completa, como la local; hoteles, lugares de interés, rutas turísticas, nombres, ubicaciones e información de contacto de lugares de entretenimiento, así como las condiciones políticas, económicas y culturales de la ciudad, etc. El principal responsable de esto es el Departamento de Administración y el Departamento de Marketing.
4. Comprender la información básica de los invitados, incluido el número de invitados, nombre, sexo, edad, posición, etnia, creencia religiosa, etc., para determinar las especificaciones de la recepción y formular una recepción. plan. Es el principal responsable del departamento de personal, el departamento de planificación y el departamento de finanzas.
Después de comprender rápidamente la situación básica de los invitados extranjeros, debe realizar los siguientes tres preparativos principales de acuerdo con la situación real: determinar las especificaciones de recepción, elaborar el cronograma y proporcionar fondos.
Incluyendo el personal que lo recibirá en el aeropuerto o estación, el tipo y cantidad de artículos de bienvenida, acompañantes especializados y acompañantes de tiempo completo; las especificaciones y ubicación del banquete a nivel del hotel, estándares de las habitaciones, etc. Los contenidos específicos involucrados son: (1) Acompañantes principales; (2) Personal principal; (3) Ubicación del alojamiento, estándares y número de habitaciones; (4) Tiempo del banquete, estándares y número de personas; , Ubicación y participantes.
Para permitir que todo el personal relevante comprenda con precisión sus tareas en esta actividad de recepción, organice su tiempo con anticipación y garantice el buen progreso del trabajo de recepción, se formula especialmente un formulario y se distribuye a todas las personas relevantes. Personal. El contenido es el siguiente:
1. Horario del personal: incluyendo tiempo, ubicación, asuntos, personal principal y acompañantes.
2. Horario: incluyendo fecha, hora, actividades, lugar, acompañantes, etc. , generalmente enumerados en forma de tabla.
3. Gastos de recepción: incluidos (1) gastos de trabajo: alquiler de salas de conferencias, materiales de impresión, etc.; (2) gastos de alojamiento (3) gastos de mano de obra: conferencias, discursos; , horas extras y otros gastos; (5) gastos de transporte; (6) gastos de visitas, visitas turísticas y entretenimiento; (8) gastos de publicidad y relaciones públicas;
Artículo 3:
1. Propósito: A través de la comunicación con el grupo de expertos, fortaleceremos la calidad de producción de la empresa y aseguraremos el buen progreso de la producción, promoviendo así el desarrollo continuo de la empresa.
Dos. Tema: Intercambio de experiencias para promover el desarrollo
Tercero, asuntos específicos
(1) Preparativos antes de la recepción
1. Comprender la situación específica de los invitados en avance.
(1) Comprenda el número total de invitados.
(2) El cargo, edad, sexo, costumbres y condición física del huésped.
(3) El propósito de la visita del huésped, hora de llegada y salida, medio de transporte y ruta, y otros requisitos específicos.
2. Realizar los arreglos de alojamiento correspondientes según la comprensión de los huéspedes.
En cuanto a la comida, se deben organizar según las costumbres, creencias religiosas y condiciones físicas de los invitados. Intentar reflejar las características locales en los platos y utilizar el mejor vino de la empresa como vino de hospitalidad.
El alojamiento debe organizarse según la condición física del huésped. Si tienen mala salud o son mayores, se deben colocar en un lugar ventilado o con ventanas.
Carta de planificación del plan de recepción de la empresaCarta de planificación del plan de recepción de la empresa
3. Redacte un cronograma
4. Prepare los materiales de visita de expertos con anticipación, prepare los materiales y documentos relacionados con esta recepción y distribuirlos a los empleados de la empresa.
5. Invita a medios y televisión a realizar esta entrevista exclusiva con el experto.
6. Tomar medidas de seguridad y disponer del personal pertinente. Haga reservas médicas con anticipación para evitar emergencias
7. Garantice el suministro fluido de vehículos y recoja y deje a los huéspedes de manera oportuna.
8. Reservar billetes de ida y vuelta para los invitados.
(2) Determinar con antelación el personal de bienvenida y los artículos de bienvenida.
1. Determinar la hora de llegada del huésped y presentarse en recepción con antelación (nota: no se permite llegar tarde).
2. Prepara una tarjeta de bienvenida y escribe información específica en palabras que los invitados puedan entender. El letrero está escrito con claridad y la fuente es llamativa.
3. Después de recibir invitados, toma la iniciativa de saludarlos y entregarles tu tarjeta de presentación. Habrá sonrisas, entusiasmo y cortesía.
(3) Determinar el personal de escolta #Este artículo proviene de la Red de recursos para el examen de ingreso a la universidad # y los arreglos para el personal fuera de servicio.
1. Prepara 6 obsequios conmemorativos para los invitados.
2. Organizar la ruta con antelación para evitar molestias de tráfico.
(4) Organizar el personal del banquete.
Por ejemplo, en un banquete, al brindar, es necesario que alguien proponga un brindis, que puede ser el invitado o el anfitrión. Al brindar, levántese y enderece el vaso con la mano derecha, y luego sostenga el fondo del vaso con la mano izquierda. Mire a su alrededor con una sonrisa u observe visualmente a la persona por la que está brindando. Después de brindar, debe beberlo. en un suspiro.
Artículo 4:
Al comienzo de X, los líderes de la empresa XX vendrán a nuestra empresa para realizar una inspección y evaluación in situ del proyecto XX. Para poder hacer un buen trabajo en esta recepción, este borrador ha sido especialmente formulado.
1. Arreglos de recepción
1. Comunicar y confirmar el itinerario específico.
Tiempo: Antes del 30 de septiembre.
Asuntos: comuníquese con la persona a cargo de la empresa financiada por China para conocer los arreglos específicos para esta evaluación, el itinerario de esta evaluación, el número de visitantes, la proporción de género, el lugar de llegada del vuelo, el horario específico y las condiciones especiales. requisitos.
2. Dispositivo de recogida
Hora: La hora concreta está por determinar.
Ubicación: Por determinar
Elementos: Según el número de visitantes, lugar y hora de llegada, organizar el personal de recogida, los vehículos y los conductores con antelación en el aeropuerto.
3. Disposición del alojamiento
Hora: El horario concreto está por determinar.
Ubicación: por determinar
Asuntos: reserve el hotel según el número de turistas, la proporción de género de los turistas y los requisitos especiales y coopere con el hotel para organizar las habitaciones.
4. Disposición de las comidas
Horario: El horario concreto está por determinar.
Ubicación: Por determinar
Elementos: Reservar el hotel, pedir comida y determinar los acompañantes según el número de visitantes, tabúes de invitados, hora de llegada, etc.
Personal acompañante: Por determinar
5. Disposición del vehículo
Tiempo: Depende del itinerario del turista.
Asuntos: Atendiendo a los turistas todo el día.
Número de vehículos (número de conductores): depende del número de turistas y acompañantes.
Conductor: Por determinar.
6. Organización de viajes
(1) Simposio
Tema de la reunión: Reunión de evaluación de proyectos de desarrollo de capacidades de innovación del Centro Tecnológico.
Hora: TBD
Lugar: TBD
Moderador: TBD
Participantes de nuestra empresa: TBD.
(2) Visita a fábrica
Hora: Por determinar (horario específico)
Ubicación: Sala de exposición de productos, centro de pruebas, laboratorio NVH de reducción de vibraciones, campana y trípode Tektronix (provisional) personal acompañante: Por determinar.
Conductor: Por determinar.
Vehículo: Por determinar
7. Despedida de los invitados
Hora: Por determinar
Lugar de entrega: Por determinar
Vehículo: Por determinar
Conductor: Por determinar.
Personal de salida: Por determinar
2. División de tareas
1. XX se encarga de organizar y coordinar las tareas de recepción, contactando con la persona. a cargo de la unidad visitante para determinar el itinerario específico. Determinar la tarifa de evaluación, las especificaciones del obsequio, la recepción del personal acompañante, los participantes del simposio, las visitas a los lugares y el manejo de emergencias.
2.XX es responsable de contactar y organizar reservas de hotel y arreglos de habitaciones para visitantes; reservas de hotel, pedidos anticipados de vehículos y determinación de obsequios para los clientes, etc. Al mismo tiempo, XX ayudará a organizar la sala de reuniones del simposio y revisará el proyector y otros equipos para garantizar un uso normal.
3.XX ayuda a XX a comunicarse con varios departamentos para preparar, recopilar y organizar los materiales del simposio, realizar inspecciones in situ con anticipación y brindar un buen servicio al cliente.
4.XX es responsable de ayudar a XX a organizar la comida, el alojamiento, el transporte, organizar las salas de conferencias y brindar servicios de conferencias para los clientes visitantes.
Tres. Comentarios
1. Los clientes deben consultar y comprar con anticipación para garantizar la calidad de los obsequios.
2. Los lugares de visita deben inspeccionarse con anticipación para garantizar que estén limpios y ordenados y para eliminar riesgos de seguridad.
3. El equipo de la sala de conferencias debe probarse previamente para garantizar su uso normal.
4. Investigar al máximo los hábitos de descanso y alimentación de los clientes para mejorar la satisfacción en el servicio.
5. Colgar pancartas y carteles en hoteles, atracciones turísticas y foros para mostrar la bienvenida.
Artículo 5:
Para implementar el sistema de responsabilidad para construir el estilo del partido y un gobierno limpio, fortalecer la gestión de recepción empresarial, estandarizar el comportamiento de recepción, controlar estrictamente los gastos y reducir los costos de gestión empresarial. , de acuerdo con las regulaciones pertinentes de los superiores, en base a la situación real de nuestra empresa, se formulan estas medidas.
Primero, principios de recepción
Plan de planificación de recepción de la empresa: plan de planificación del libro de planificación
1. Respete la recepción de contraparte.
Si hay alguna tarea de recepción externa, el departamento de recepción debe informar al líder a cargo con anticipación, y la recepción se puede organizar solo después de que el líder esté de acuerdo.
2. Respetar el principio de frugalidad. Durante el proceso de recepción, cada departamento y oficina debe controlar estrictamente el número de personal de restauración, generalmente limitado a 1 a 3 personas. Es necesario completar con éxito la tarea de recepción y reducir al máximo los gastos de recepción.
3. Respete el principio de aprobación de un solo bolígrafo.
2. Gestión del proyecto de recepción
1. El departamento de trabajo del gerente general es responsable de organizar la recepción de los líderes superiores y de las unidades hermanas cuando vienen a la empresa para actividades oficiales; Las transacciones comerciales relacionadas con el trabajo de la empresa deben ser manejadas por la recepción de la contraparte comercial correspondiente.
2 Cuando cada departamento necesite recibir recepción durante transacciones comerciales, debe enviar una solicitud al Departamento de Trabajo del Gerente General, completar el "Formulario de aprobación de recepción comercial de Jiuquan Power Supply Company" y enviarlo a. el supervisor después de la aprobación del Departamento de Trabajo del Gerente General. Después de la aprobación del supervisor, el departamento solicitante será responsable de la recepción de acuerdo con las normas de tarifas aprobadas.
3. Gestión de tarifas de recepción
1. Las tarifas de recepción se ajustan al principio de aplicación por parte del departamento de recepción, revisión por parte del departamento de trabajo del gerente general y aprobación por parte del supervisor.
2. Se deberá controlar el importe total de los gastos de recepción, no compensándose el gasto excesivo. Debemos ser frugales al organizar comidas, respetar la integridad y la autodisciplina, poner fin a la sobrealimentación, la extravagancia y el despilfarro, y establecer un buen estilo de fiesta y una buena imagen corporativa.
3. El Departamento de Trabajo del Gerente General, el Departamento de Finanzas y el Departamento de Auditoría de Supervisión e Inspección Disciplinaria tienen derecho a supervisar e inspeccionar el uso de las tarifas de recepción de negocios de cada departamento.
4. El departamento de trabajo del gerente general deberá informar el uso de los gastos de entretenimiento comercial al gerente general y al congreso de empleados de acuerdo con la reglamentación.
Cuarto, estándares de recepción
1. Para transacciones comerciales generales, las comidas de trabajo se organizarán de acuerdo con el estándar de 25 a 50 yuanes/persona/día según la naturaleza y el contenido de la obra.
2. Para las reuniones celebradas por nuestra empresa en las que participa personal de unidades externas, las comidas de trabajo se organizan a un precio de 25 a 50 yuanes/persona/día.
3. Las comidas se recibirán durante el trabajo. Excepto para recibir invitados y entregar comida, se podrá fumar y beber. En el resto del tiempo, se seguirán las normas de alimentación del trabajo. (Red de entrevistas)
4. Al organizar reuniones superiores, siga los estándares establecidos por los superiores.
5. Reembolso de gastos
1. Una vez incurridos los gastos de recepción, el departamento de trabajo del gerente general los revisará y registrará de acuerdo con el formulario de aprobación de recepción, firmado después de la aprobación del supervisor. y presentarlo al Departamento de Finanzas para su reembolso.
2. Los gastos de entretenimiento comercial manejados por cada departamento deben liquidarse y reembolsarse de manera oportuna y liquidarse mensualmente. Los gastos de recepción incurridos en el año en curso deberán liquidarse antes de diciembre o diciembre del mismo año, de lo contrario no serán reembolsados el año siguiente.
verbo (abreviatura de verbo) otros
1. Los departamentos sindicales, de inspección disciplinaria y de supervisión y auditoría de la empresa son responsables de supervisar e inspeccionar la implementación de estas Medidas.
2. La interpretación de estas medidas corresponde al departamento de trabajo del director general.
3. Este método se implementará luego de ser discutido y aprobado en la reunión de la gerencia general.