Muestra de plan de recepción oficial
Muestra de plan de recepción oficial
1. Preparación psicológica (1) Un corazón "sincero" hace que la otra parte se sienta bienvenida y valorada.
(2) Espíritu de cooperación. Cuando veas a tus compañeros entreteniendo a los invitados, debes tomar la iniciativa para ayudarlos y no ignorarlos sólo porque no son tus invitados.
(3) Tener ciertos conocimientos de etiqueta. Preste especial atención a la etiqueta pertinente en recepciones, negociaciones y banquetes.
2.Preparación de materiales: La preparación de materiales incluye la preparación ambiental y la preparación de material de oficina, y la oficina del gerente general es la principal responsable.
(1) Preparación del entorno. Haga todo lo posible para crear un ambiente de recepción limpio, ordenado, luminoso, hermoso y sin olores. Incluyendo recepción, sala de recepción, oficina, pasillo, escaleras, etc.
(2) Confección de material de oficina. Por ejemplo, en el vestíbulo se preparan asientos sencillos y armoniosos para los huéspedes. En la sala de recepción, las mesas y sillas están ordenadas cuidadosamente y el tablero limpio. Cuelgue en la pared una fotografía de una exitosa campaña de relaciones públicas a gran escala y coloque información de la empresa en su escritorio para mejorar la credibilidad de la empresa. Además, se deben preparar juegos de té, hojas de té y bebidas.
3. Preparación del conocimiento y las capacidades comerciales, es decir, el historial de desarrollo de la empresa, las características del producto, las especificaciones, los modelos, los departamentos y el personal de liderazgo. También es necesario preparar información relativamente completa, como la local; hoteles, lugares de interés, rutas turísticas, nombres, ubicaciones e información de contacto de lugares de entretenimiento, así como las condiciones políticas, económicas y culturales de la ciudad, etc. El principal responsable de esto es el Departamento de Administración y el Departamento de Marketing.
4. Comprender la información básica de los invitados, incluido el número de invitados, nombre, sexo, edad, posición, etnia, creencia religiosa, etc., para determinar las especificaciones de la recepción y formular una recepción. plan. Es el principal responsable del departamento de personal, el departamento de planificación y el departamento de finanzas.
Después de comprender rápidamente la situación básica de los invitados extranjeros, debe realizar los siguientes tres preparativos principales de acuerdo con la situación real: determinar las especificaciones de recepción, elaborar el cronograma y proporcionar fondos. Incluyendo el personal que lo recibirá en el aeropuerto o estación, el tipo y cantidad de artículos de bienvenida, acompañantes especializados y acompañantes de tiempo completo; las especificaciones y ubicación del banquete a nivel del hotel, estándares de las habitaciones, etc. Los contenidos específicos involucrados son: (1) Acompañantes principales; (2) Personal principal; (3) Ubicación del alojamiento, estándares y número de habitaciones; (4) Tiempo del banquete, estándares y número de personas; , Ubicación y participantes.
Para permitir que todo el personal relevante comprenda con precisión sus tareas en esta actividad de recepción, organice su tiempo con anticipación y garantice el buen progreso del trabajo de recepción, se formula especialmente un formulario y se distribuye a todas las personas relevantes. personal El contenido es el siguiente:
1. Horario del personal: incluyendo tiempo, ubicación, asuntos, personal principal y acompañantes.
2. Horario: incluyendo fecha, hora, actividades, lugar, acompañantes, etc. , generalmente enumerados en forma de tabla.
3. Gastos de recepción: incluidos (1) gastos de trabajo: alquiler de salas de conferencias, materiales de impresión, etc.; (2) gastos de alojamiento (3) gastos de mano de obra: conferencias, discursos; , horas extras y otros gastos; (5) gastos de transporte; (6) gastos de visitas, visitas turísticas y entretenimiento; (8) gastos de publicidad y relaciones públicas;
Plan de recepción oficial de muestra
Con el fin de organizar que representantes de la empresa estadounidense vengan a Shanghai para negociar con nuestra empresa sobre empresas conjuntas y construcción de fábricas, y para tener negociaciones fluidas, Se ha formulado el siguiente plan de acogida: 1. Hora de recepción:
II. Lugar de recepción
Lugar de recogida: Aeropuerto de Shanghai Hongqiao
Hotel de recepción: Shanghai Yangyang Xianda Resort Hotel
Dirección: No. 2779, Jiaotong Road, Shanghai, Área de la nueva estación de pasajeros de Shanghai (No. 99, Fuping Road)
Ubicación de la visita: Base de producción de Shanghai Xuntong Elevator Co., Ltd., China
Parque de la Exposición Universal de Shanghai
Vista nocturna del Bund de Shanghai
3. Objetos de recepción: Negociadores y personal acompañante de American_Company.
Cuatro.
Recepción del personal a cargo
Director general: _x (responsable del mando y coordinación de todo el viaje)
Equipo de recepción: _x (traductor, señora de etiqueta, guía, recepcionista)
Equipo de secretaría:_x (responsable de la recepción y negociación de documentos relacionados con la conferencia)
Equipo de logística:_x (responsable de los arreglos de hotel, diseño del lugar y seguridad del itinerario y negociaciones de la conferencia) equipo de negociación:_x(negociador jefe, tomador de decisiones, consultor de ventas, consultor legal, consultor técnico, gerente de relaciones públicas) personal total: 24 personas.
Preparativos de recepción del verbo (abreviatura del verbo)
1. Reserva de billetes de avión de ida y vuelta
2. Arreglos de alojamiento
3. Disposición de los vehículos de la reunión
4. Recepción del lugar
5. Disposición y distribución del lugar
Sexto trabajo posterior
1. de materiales
2. Reembolso de gastos
3. Resumen y retroalimentación de información
VII. Presupuesto: billetes de avión ida y vuelta (22.000) + alojamiento en hotel (10.000) + comidas (8.000) + alquiler de coche (650) + gastos de turismo (2.500) + gastos varios del congreso (1.000) + gastos de reserva (5.000) Total:
8. Precauciones
1. Precauciones de etiqueta para recibir invitados extranjeros 2. Elaboración de planes de emergencia 3. Control del presupuesto 4. Registrar todo el itinerario y las reuniones de negociación.