Gráfico de gestión de procesos de la empresa
El proceso de gestión se refiere al proceso que utilizan las empresas para controlar los riesgos, reducir costos, mejorar la calidad del servicio, la eficiencia del trabajo y la velocidad de respuesta al mercado y, en última instancia, mejorar la satisfacción del cliente y la competitividad del mercado empresarial, maximizando así las ganancias y mejorar la eficiencia operativa con fines. A continuación compartiré con ustedes el cuadro de gestión de procesos de la empresa, ¡bienvenido a aprender!
Cuadro de gestión de procesos de la empresa
Diez pasos para la gestión de procesos en toda la empresa
Primero, identificar el entorno
El entorno es un requisito previo básico para implementar la gestión de procesos en toda la empresa. Incluye aspectos tanto internos como externos. A través del análisis de los factores ambientales, podemos desarrollar estrategias adecuadas de gestión de procesos.
Los factores ambientales internos incluyen principalmente la estrategia de la empresa, la estructura empresarial, la estructura organizativa, la configuración del trabajo, las normas y reglamentos, los formularios e informes, la tecnología de la información, la cultura de gestión, la madurez del equipo, etc. En una empresa, si estos factores no tienen un estándar claro, o los modelos son engañosos, hay un proceso que puede impulsar la estandarización y mejora de los factores internos. Si estos factores pueden ser seguidos por reglas, entonces el trabajo básico del proceso. La gestión será más sólida. El punto de partida será más alto.
Los factores externos incluyen principalmente el entorno macro, el entorno industrial, las políticas y regulaciones, el progreso tecnológico, el entorno del mercado, los impulsores del mercado, los sustitutos, los proveedores, los competidores, las necesidades de los clientes, etc. Para una empresa, si estos factores plantean desafíos mayores o más destacados para el desarrollo de la empresa, habrá un proceso de cambio de organización o modelo de negocio para adaptarse al entorno externo. La gestión de procesos se puede llevar a cabo junto con el ajuste. de la organización o modelo de negocio no tiene por qué estar en pleno apogeo. Si los factores anteriores tienen un impacto limitado en la empresa o plantean pocos desafíos en el corto plazo, la empresa es totalmente capaz de aceptar estos desafíos y la gestión de procesos puede ser más integral. Al menos a través de la racionalización del proceso, puede mejorar al cliente. satisfacción, resolver conflictos internos y mejorar la satisfacción de los empleados. Se han logrado mejoras sustanciales en otros aspectos.
En segundo lugar, objetivos claros. Cualquier trabajo de gestión sirve para objetivos y objetos concretos, y la gestión de procesos no es una excepción.
En pocas palabras, la gestión de procesos tiene dos objetivos, uno es mejorar la eficiencia de las operaciones organizacionales y el otro es fortalecer el control organizacional. Estos dos objetivos no son contradictorios en la implementación real. El control no puede perderse debido al énfasis en la eficiencia, y la eficiencia no puede verse afectada por el énfasis en el control. Las organizaciones empresariales continúan desarrollándose y progresando dentro de este marco aparentemente contradictorio de incentivos y limitaciones.
Los objetos de servicio del proceso pueden ser para diferentes niveles de gestión, como nivel alto, nivel medio y base, o para un determinado departamento o sistema, como el departamento financiero, humano departamento de recursos, sistema de marketing, etc. Los diferentes objetos de servicio determinan el alcance de la división del nivel del proceso. Por ejemplo, si el objeto de servicio es un servicio de alto nivel, el proceso se puede subdividir en la segunda capa, y si el objeto de servicio es una capa intermedia, el proceso generalmente. debe refinarse a la tercera o cuarta capa. Para un El nivel de proceso de un departamento o sistema puede incluso refinarse al quinto, sexto o incluso niveles superiores. Lo que hay que destacar aquí es que la gestión de procesos no es lo más detallada posible. Como todos sabemos, la gestión requiere costos, y cualquier comportamiento de gestión implicará diversos grados de costos para la empresa, lo que afectará en gran medida la profundización del trabajo de gestión de procesos.
En los últimos años, hemos descubierto en la práctica de la gestión que la mayoría de los objetivos del trabajo de gestión de procesos se combinan con temas de gestión como estrategia, control de grupo, tecnología de la información, sistemas de control interno y gestión de riesgos. El sistema de gestión de procesos, que nació del control interno y la gestión de riesgos, tiene un contexto más claro y completo, independientemente de la estructura del proceso, la expresión del proceso o los sistemas, formularios, etc. involucrados, y es más propicio para la comprensión. , aceptación, promoción y promoción de empresas, sin mencionar que este sistema de procesos (actividades de control) en sí sirve a la exactitud de los estados financieros, teniendo en cuenta la seguridad de los activos, la eficacia de la toma de decisiones y el cumplimiento de las normas. actividades. Por el efecto real, este sistema es obviamente mejor que otros sistemas de la industria.
Basándonos en los requisitos rigurosos, sistemáticos, avanzados y científicos de la gestión de procesos completos para la construcción de sistemas de procesos, damos prioridad a recomendar sistemas de gestión de procesos basados en el control interno o la gestión de riesgos, pero es necesario combinarlos. con la gestión de procesos cuando se aplique Modificar sus propias características.
3. Establecer un concepto La mayor diferencia de concepto entre gestión de procesos y gestión funcional.
La gestión de procesos consiste en establecer el concepto de servicio a los clientes, mientras que la gestión funcional enfatiza los niveles y las reglas. Esta es una ley general de gestión, no importa cómo se enfatice la función de servicio, mientras su organización sea una organización funcional, no podrá deshacerse de esta ley general. Pero la gestión de procesos es diferente. La gestión de procesos aboga por el aplanamiento de la organización. Especialmente después de la introducción de nuevas herramientas de comunicación como WeChat, Weibo y las comunicaciones móviles, no existen obstáculos técnicos para el aplanamiento de la organización. ser una pequeña ecología, y cada proceso puede ser una autoorganización. De esta manera, la productividad y las relaciones de producción juegan un papel complementario en la comunicación y coordinación de los detalles de cada actividad.
El concepto de servicio al cliente tiene dos significados. Uno es atender a los clientes externos, es decir, los grupos que compran nuestros productos y servicios. Esto es fácil de entender y natural. El otro es atender a los clientes internos, es decir, el grupo de personas que necesitamos para brindar apoyo y producir resultados. Independientemente de su clasificación, debe atender cada paso del siguiente paso con cuidado y cuidado, tal como atiende a los clientes externos. También son sus clientes, la eficiencia y efectividad de las actividades que realiza afectarán directamente la eficiencia y efectividad del siguiente enlace. Una persona descuidada o ulterior causará retrasos o fallas en el siguiente enlace.
En cuarto lugar, construir la arquitectura, construir la arquitectura del proceso y diseñar el directorio de procesos es un proyecto sistemático.
La razón por la que esta etapa del trabajo es tan importante es que es el diseño de alto nivel de todo el sistema de proceso. Sólo un edificio de proceso bien diseñado será hermoso y atractivo. No colapsará fácilmente, pero también puede desanimar a los gerentes y participantes debido a su fealdad.
La arquitectura del proceso que cubre todo el proceso incluye tres aspectos y atiende tres áreas: el primer aspecto es el proceso de desarrollo estratégico, que sirve principalmente a la junta directiva de la empresa y a todos los sectores de la sociedad; el segundo aspecto es el; proceso de negocio central, que sirve principalmente al mercado y a los clientes; el tercer aspecto es el proceso de gestión de operaciones, que sirve principalmente a la capa de negocio y operación principal. Estos tres tipos principales de procesos cooperan entre sí para promover la formación de la empresa y el desarrollo del negocio. Son los nervios y la sangre de la empresa, fluyen silenciosamente en la empresa, controlan los movimientos de diversas entidades funcionales y hacen. la empresa como empresa. Las personas jurídicas permanecen en el mundo como personas físicas.
Es relativamente fácil organizar y diseñar un catálogo de procesos basado en la arquitectura de procesos completa anterior. Una de las experiencias importantes es que, aunque la arquitectura de procesos y el catálogo de procesos tienen un formato general común, en la operación real deben integrarse tanto como sea posible con las características de la empresa y la industria, especialmente en el nivel de negocio principal, la industria. -Se deben utilizar formatos familiares y reglas y métodos de denominación que hagan que el catálogo de procesos diseñado de esta manera sea más fácil de entender y aceptar, y más vital. Como se muestra a continuación.
5. Describa la situación actual. Una vez determinada la arquitectura del proceso y el directorio del proceso, el siguiente paso es comprender el funcionamiento real de cada sistema de proceso en detalle.
Para entenderlo de manera simple, un proceso es un proceso continuo basado en qué premisa, qué recursos se ingresan, qué actividades se proporcionan, qué resultados se obtienen y los objetivos de gestión específicos se logran a través de una combinación de actividades. Según nuestro entendimiento, existen cuatro formas principales de describir el estado actual del proceso en una empresa: plantilla, información, entrevista y cuestionario. Los métodos basados en plantillas y en información son enfoques algo cerrados, por lo que no los discutiremos aquí. Recomendamos principalmente los métodos basados en entrevistas y cuestionarios.
6. La perspectiva del proceso se entiende simplemente. La perspectiva del proceso consiste en dibujar un diagrama de flujo, que consiste en visualizar los procesos comerciales invisibles e intangibles.
Existen muchos métodos para dibujar diagramas de flujo, incluido principalmente software OFFICE y software específico de procesos. El método ampliamente aceptado o el método que logra resultados ideales es la herramienta VISIO.
7. Aprovechar los puntos clave
Si Fan Fan hace algo que espolvorea pimienta, será difícil para los gerentes captar los puntos clave, y lo mismo ocurre con la gestión de procesos.
Incluso si se trata de una gestión de proceso completo, algunas prioridades de gestión deben determinarse durante el proceso, y se deben probar y plantear cuestiones de gestión más valiosas durante el proceso, incluso ciertas cuestiones. Obviamente, algunos problemas se pueden resolver en las discusiones y comunicaciones diarias, mientras que algunos problemas deben presentarse a la dirección de la empresa para su resolución, y aquellos problemas que se presentan a la dirección de la empresa o incluso a la junta directiva para su resolución son en los que debemos centrarnos. .
En el proceso de promoción del trabajo de gestión de procesos, a menudo discutimos este tema con la dirección. El objetivo de nuestro trabajo es restar importancia al dibujo de diagramas de flujo, y deberíamos dedicar más energía a la situación actual. La revisión, la mejora de las medidas de gestión, la mejora de la eficiencia de la gestión y el perfeccionamiento efectivo de los efectos de ejecución que afectan la eficiencia en el corto plazo han promovido de manera muy beneficiosa el estudio de los mecanismos y la formulación de diversas medidas de mejora de la gestión de la empresa.
8. Optimizar el proceso La clase pequeña aprendió que hay muchas maneras de optimizar el proceso. Tengo entendido que la optimización de procesos contiene al menos tres niveles de significado.
El primer nivel es la estandarización, que consiste en combinar aquellas actividades que existían verbalmente en el pasado, estandarizarlas y visualizarlas, y encontrar una base legal para dichas actividades dentro de la empresa.
El segundo nivel es la formalización, es decir, los resultados, ya sea un paso de actividad o un proceso completo, debe haber entradas y salidas, y a través de la mejora continua de los estándares de salida, se mejorarán gradualmente las capacidades comerciales. y estándares.
El tercer nivel es la informatización. En esta era que se centra en las actividades de datos, nuestro trabajo de gestión debe acumular la mayor cantidad de datos posible bajo la premisa de condiciones y mejorar el trabajo de gestión con acciones prácticas a través del análisis de datos. Esto también parece tener la sombra de la gestión empresarial a través de big data. Aunque no sabemos qué tipo de mejora decisiva puede tener el big data en la gestión empresarial y los modelos de negocio, esto no debería convertirse en una limitación para que nuestras organizaciones empresariales adopten el big data. Podemos empezar desde cero. Cuando los big data y la gestión empresarial se combinen realmente, no estaremos completamente desprevenidos ni perderemos el ritmo.
9. Déjate llevar. La gestión no se trata de seguir la moda, sino de ser práctico y sostenible.
Una vez determinado el nuevo proceso, es necesario aclarar más al líder del proceso. Si el cambio de gestión se promueve vigorosamente, la jerarquía de gestión se puede incluso cambiar directamente y la jerarquía funcional tradicional se puede reemplazar por la. líder de proceso y designado Un grupo de gerentes de proceso o directores de proceso para fortalecer el estado y el valor de la gestión de procesos.
La dirección de la empresa necesita realizar una reunión de liberación de procesos para emitir formalmente el nuevo manual de procesos. La promulgación del nuevo manual de procesos significa que el trabajo de diseño del proceso básicamente ha terminado, pero significa que el trabajo de implementación del proceso acaba de comenzar.
Para garantizar el ajuste dinámico de los archivos iniciales, generalmente se iniciará una ejecución de prueba durante medio año a un año. Durante la ejecución de prueba, todos los archivos se pueden ajustar, pero deben tener problemas. -orientado y centrado en el negocio, y se prohíben las violaciones de las disposiciones del propio documento.
Décimo, cualquier método o herramienta de gestión introducido por las empresas que dan forma a la cultura es nuevo para los empleados internos, si quieren echar raíces, deben integrarse orgánicamente con la cultura corporativa.
Cuando una empresa determina el inicio del trabajo de gestión, marca que las ideas de esta herramienta y metodología han comenzado a arraigar en la organización, si está bien implantada, arraigará, y si lo hace. no está bien implantado, será lo mismo, se marchitará y morirá. Además, cuando proponemos la combinación de proceso y cultura, no pretendemos sacudir los cimientos de la misión, la visión y los valores, sino integrar ideas, métodos, políticas, etc. del proceso en el trabajo real de gestión.
Más directamente, cuando la dirección empresarial encuentra algún problema, la dirección propondrá utilizar el pensamiento de procesos para clasificar los problemas y resolverlos sistemáticamente mediante la optimización de procesos. En este sentido, podemos llevar a cabo una serie de actividades culturales temáticas relacionadas con la gestión de procesos. Cuando el proceso se convierta en el mantra de todos dentro y fuera de la empresa, creo que el objetivo final de la gestión de mejora de procesos se realizará verdaderamente.