La naturaleza y tareas de la recepción oficial
La naturaleza y tareas de la recepción oficial
1. El concepto y tipo de trabajo de recepción oficial
Concepto: introducido en el libro "Principios y prácticas de aceptación". , aceptación Es un tipo de actividad de entretenimiento y comunicación y producto de las relaciones sociales humanas y la práctica de la comunicación social. ¿Alguna organización social? Para lograr su propia supervivencia y desarrollo, el país, los partidos políticos, las agencias y las instituciones públicas deben constituirse en un sistema abierto, mantener y desarrollar los intercambios y la cooperación dentro y fuera del sistema organizativo y adaptar el trabajo de acogida a esta necesidad.
En sentido amplio, se refiere a la recepción de todas las organizaciones y unidades excepto la recepción privada. En este sentido, ¿la recepción por parte de agencias, empresas e instituciones es asunto oficial? ¿En viaje de negocios? Recepción.
En sentido estricto, se refiere a los asuntos y actividades de recepción formados y generados por agencias estatales (incluidas agencias del partido, agencias del poder estatal y agencias administrativas estatales) en divisas y actividades oficiales. Es una parte importante del trabajo de los comités del partido, los gobiernos y sus agencias en todos los niveles.
② Clasificación: Se puede dividir en dos tipos: recepción relacionada con el exterior o de asuntos exteriores y recepción oficial nacional.
Hoy la atención se centra en la recepción de empresas nacionales.
2. La recepción oficial es tarea de la oficina.
Ya sea un partido, una agencia gubernamental o una empresa o institución, la recepción generalmente cae dentro del alcance del trabajo de la oficina. Esta es una de las responsabilidades importantes de los comités del partido y las oficinas gubernamentales. Las principales tareas son: servicios de personal, supervisión e inspección, coordinación integral y soporte logístico. ¿Qué suele utilizar la gente? ¿Escribir artículos, celebrar reuniones, hacer recados? Para resumir.
Zhou Enlai señaló una vez: Los asuntos gubernamentales y los negocios son las dos ruedas del trabajo de las agencias gubernamentales, ¿una es indispensable? . El trabajo de recepción oficial es para atender a huéspedes y agencias. No refleja directamente las funciones de gestión de asuntos sociales y públicos del partido y las agencias gubernamentales, pero sirve al partido y a las agencias gubernamentales para realizar las funciones de gestión de asuntos sociales y públicos, y pertenece a la categoría de trabajo de asuntos. Su importancia radica en el hecho de que el trabajo de recepción oficial proporciona condiciones materiales y garantías de servicio para las actividades de recepción oficial de las agencias gubernamentales y del Partido. Sin una recepción oficial, sería difícil para el partido y las agencias gubernamentales llevar a cabo sin problemas intercambios oficiales y actividades de recepción oficiales. Al mismo tiempo, el trabajo de recepción oficial sigue siendo responsabilidad del comité del partido, del gobierno y de sus agencias. ¿ventana? Entonces qué. ¿Fachada para lograr cooperación e intercambios exteriores en múltiples campos, múltiples niveles y múltiples facetas? ¿puente? Entonces qué. ¿atar? . Un trabajo de recepción bien realizado puede promover eficazmente el desarrollo económico y social local.
Nuestro partido siempre ha concedido gran importancia al trabajo de acogida. Con la profundización de la reforma y apertura de mi país y el desarrollo sostenido y saludable de la construcción económica, la cooperación y los intercambios internos y externos se han vuelto cada vez más frecuentes, y las tareas de recepción se han vuelto cada vez más extensas. Los trabajos de inspección y orientación, investigación e investigación, intercambios oficiales, viajes de estudio, diversas inspecciones de inversiones, negociaciones económicas y comerciales y actividades de intercambio cultural de las autoridades superiores son cada vez más frecuentes, lo que hace más evidente el trabajo de recepción oficial en la promoción económica. y el desarrollo social, y su estatus es más importante, lo cual es muy importante para la acogida. El trabajo también es más exigente. El Comité Central del Partido Comunista de China y el Consejo de Estado han emitido sucesivamente la "Decisión del Comité Central sobre el fortalecimiento y mejora de la construcción del estilo de trabajo del Partido", el "Reglamento del Comité Central y del Consejo de Estado sobre normas estrictas economía y la prevención del despilfarro y el despilfarro por parte de los órganos del Partido y del Gobierno" (Zhongfa [1997] No. 13), "Oficina General del Comité Central del Partido Comunista de China", Aviso de la Oficina General del Consejo de Estado sobre Estrictas Diligencia y ahorro en las recepciones oficiales nacionales" (Guobanfa [2006] No. 3), "Reglamento de la Oficina General del Comité Central del PCC y de la Oficina General del Consejo de Estado sobre la gestión de las recepciones oficiales nacionales por parte de los órganos del Partido y del Gobierno". (Zhongfa [2006] No. 33) plantea nuevos requisitos para la recepción oficial nacional, especialmente la reforma de la recepción oficial.
Alcance y objetos de los trabajos de recepción oficial
(1) Alcance de los trabajos de recepción oficial.
La recepción oficial se diferencia de la recepción general de trabajo y tiene un ámbito de recepción claro. Uno de los principios importantes de la recepción oficial es que la recepción no puede exceder el alcance. Por ejemplo, el ámbito de recepción oficial de nuestro condado (Documento Laiban [2007] No. 39) estipula que los líderes del partido y del estado, los líderes de las agencias centrales y estatales, los líderes de las cuatro provincias y estados y los camaradas dirigentes de los departamentos provinciales (incluida la asistencia de contraparte de Wuhan) son responsables de venir El trabajo de recepción de nuestro condado para inspección, investigación, inspección y orientación responsable de recibir a líderes de otras provincias, ciudades y condados a nuestro condado y otros servicios importantes de recepción de invitados organizados por el principal; líderes.
(2) Objetos de servicio para recepción oficial.
Los huéspedes son el objetivo del departamento oficial de recepción y del personal oficial de recepción. Con los invitados, habrá actividades de recepción.
Según los diferentes propósitos de la visita del huésped (grupo), se puede dividir en varios tipos, como inspección, intercambio, turismo, conferencia, etc.
1. Tipo de investigación
Los invitados del tipo de investigación se refieren principalmente a líderes del partido y del estado que vienen a inspeccionar, así como a líderes superiores que inspeccionan y guían el trabajo y realizan investigaciones y estudios. Son invitados (grupos) importantes con altos estándares de recepción y deben hacer un buen trabajo al recibir a invitados importantes con un alto sentido de responsabilidad política. Se requiere formular cuidadosamente planes de recepción y planes de emergencia, y realizar diversos preparativos de acuerdo con los requisitos del responsable y los superiores o los temas y cronograma de investigación, incluida la preparación de materiales relevantes, la identificación de unidades de investigación, la organización de simposios, etc. , brindando así condiciones y garantías de servicio para que los jefes y organismos de nivel superior comprendan verdaderamente los hechos y logren el propósito de la visita. Es necesario lograr un mando unificado, una división clara del trabajo y unidad y cooperación para garantizar que todas las actividades y procesos de recepción estén unificados, sean seguros, eficientes y fluidos.
b. Tipo actual
Los invitados de negocios se refieren a invitados importantes que vienen para intercambios de negocios, viajes de estudio, inspecciones de inversiones, negociaciones económicas y comerciales y actividades de intercambio cultural entre agencias al mismo tiempo. nivel invitados temporales, etc. Además de hacer arreglos específicos para este tipo de recepción en función de la naturaleza, las tareas y los propósitos de los invitados (grupo), también se debe prestar atención a dos puntos: en primer lugar, dar importancia a la amistad y prestar atención a la cortesía. ? ¿No es genial tener amigos que vienen de lejos? Trate de ser cálido y reflexivo; en segundo lugar, enfatice la cultura y promueva la cooperación. Promover la historia y cultura local, la cultura del paisaje, la cultura alimentaria, los logros constructivos, etc. para mejorar la amistad y la cooperación.
c. Turismo
Los turistas vienen principalmente para hacer turismo. Este tipo de recepción debe tratarse con precaución, organizarse adecuadamente, ser considerada y reflexiva, y tratar de satisfacer los buenos deseos de los invitados (grupos) (cuadros de nivel departamental o superior que han trabajado en el área local, aldeanos de Laifeng, etc.). .). ).
d.Tipos de reuniones
Los invitados vienen para asistir a varias reuniones. Para conferencias a gran escala, hay muchas ideas, desde la selección del sitio, el diseño del lugar, los arreglos de alojamiento, las estaciones de recogida y devolución, el soporte de vehículos, la prevención médica y epidémica hasta la organización de actividades culturales y deportivas, recorridos turísticos, servicios de visita de regreso, y enlace y coordinación. En primer lugar, debe organizarse cuidadosamente para garantizar un fuerte apoyo y prestar atención a las necesidades de cada invitado; en segundo lugar, en términos de programación, no sólo debe centrarse en la finalización exitosa de las tareas de la reunión, sino también en tener en cuenta el trabajo y la relajación. Al mismo tiempo, maneje bien la relación con el organizador y los participantes, y sirva a los delegados de manera cálida y atenta como anfitrión.
Enfoque: Comprender y dominar las necesidades psicológicas del huésped ante los servicios de recepción. Los huéspedes (grupos) siempre esperan que su visita no solo logre con éxito el propósito de la visita, sino que también obtenga experiencias culturales saludables, felices y novedosas, y satisfaga sus necesidades de conocimiento, belleza y novedad.
Uno busca seguridad. Esta es la necesidad psicológica más básica. Primero debemos establecer el concepto de seguridad (organización de actividades, proceso de bebida, alojamiento, etc.).
El segundo es exigir respeto. Esta es una necesidad psicológica común. Debe tratar a sus invitados con respeto, ser cálido y considerado y prestar atención a la cortesía.
La tercera es exigir especificaciones. Ésta es una necesidad psicológica de normas. Evitar la espontaneidad en el trabajo de recepción.
En cuarto lugar, se requiere una alta eficiencia. Esta es una necesidad psicológica común. No sólo debemos tener una buena actitud de servicio, sino también eficiencia en el trabajo.
El quinto es buscar consuelo. Esto requiere verificar las condiciones de recepción, el entorno y las instalaciones, así como la organización y disposición de las actividades de recepción, y la imagen cultural general presentada para el sentimiento estético integral de los huéspedes.
En sexto lugar, se requiere novedad. Una visita oficial es una especie de actividad de intercambio cultural fuera del sitio. Los arreglos que reflejan principalmente características locales (incluidos alimentos, alojamiento, transporte, viajes, entretenimiento y otras actividades) deben ser creativos e innovadores.
4. Agencia oficial de recepción
¿Quién recibe?
¿Quién recibe? Entre los comités del partido, los gobiernos y sus agencias, lo que se recibe son los comités del partido, los gobiernos y sus oficinas, es decir, la recepción de varios departamentos y sus oficinas es el mostrador de recepción (oficina de recepción) el que recibe la recepción;
El actual sistema oficial de gestión de recepción de mi país;
Primero, la mayoría de los comités de partidos y gobiernos a nivel provincial, municipal y de condado han establecido agencias oficiales de recepción para administrar las oficinas generales (oficinas). .
En segundo lugar, a nivel provincial, el comité provincial del partido, la asamblea popular provincial, el gobierno provincial y la CCPPCh provincial deben establecer agencias de recepción separadas. Algunas provincias deben establecer agencias de recepción unificadas, que son agencias de recepción unificadas. a nivel de ciudad y condado, ¿realizan el comité de ciudad (condado), la asamblea popular de ciudad (condado), el gobierno de ciudad (condado), la CCPPCh de ciudad (condado)? ¿Cuántas personas? Trabajo de servicio de recepción.
En tercer lugar, todas las agencias de acogida son agencias administrativas. Generalmente se coloca en la oficina y no existe una organización de recepción especial.
(Por ejemplo, oficinas municipales y departamentales)
(2) Las principales responsabilidades de las agencias oficiales de recepción
Es el departamento funcional para la gestión de los asuntos de recepción del comité local del partido y gobierno, y es el departamento específico responsable de las tareas de acogida. Atiende a los invitados en nombre del anfitrión y es el intermediario que conecta la agencia y los invitados (grupo). Tiene cinco funciones: planificación, organización, coordinación, ejecución y orientación.
Las principales funciones, características y funciones de la recepción oficial
1. Funciones principales
①Función de servicio. Este es el atributo básico de la recepción oficial, también llamado atributo natural. Satisface principalmente las necesidades básicas de los huéspedes en términos de restauración, alojamiento y entretenimiento.
El primero es el catering. El pan es la columna vertebral de la vida. El catering es la primera prioridad en las recepciones oficiales y también es la medida del valor del nivel de las recepciones oficiales. En la era de la economía planificada: hay escasez de materiales y suministros, y las recepciones oficiales son principalmente para que los invitados coman, ¿qué? ¿Cuatro Grandes? : Un gran plato de arroz, grandes bollos blancos, un gran plato de verduras, un gran plato de té. ¿Cuál es la descripción? ¿Sentarse sobre su trasero, apuntar con los ojos, tomar los palillos y disfrutar de una comida completa? . Aquí no hay necesidad de preocuparse por la comida y la ropa. La era de la reforma y la apertura: las condiciones económicas han mejorado y el contenido de los alimentos también ha cambiado. ¿Cuatro requisitos? Debe haber ricos mariscos, delicias, lujo, canto y baile. Esta es una alimentación orientada al consumo. Ahora: la alimentación ha vuelto a cambiar. Ahora mismo. ¿Cuatro personas para comer? Coma por nutrición, salud, cultura y sabor. Esta es una comida saludable.
El segundo es el alojamiento.
¿Cuál fue la primera acogida? ¿Tres hombres* * *? : Baño público, baño público, baño público.
¿Qué hotel es ahora? ¿Tres oros? : El baño entra en la habitación, las telecomunicaciones (teléfono, TV, red de banda ancha) y la oficina.
b.Funciones empresariales. Éste es el atributo social y la función ampliada de la recepción gubernamental.
c.Funciones gubernamentales. Este es un atributo especial para recepciones oficiales. En primer lugar, la particularidad del objeto de la recepción; en segundo lugar, la particularidad de la finalidad de la recepción; en tercer lugar, la particularidad del contenido de la recepción. (comúnmente conocida como recepción política)
2. Características principales
Comprender las características del trabajo de recepción es un requisito previo importante y una base para hacer un buen trabajo en recepción. En resumen: política y burocracia.
El primero son los asuntos gubernamentales. La recepción oficial es diferente a la recepción de negocios. Debemos implementar concienzudamente el espíritu pertinente del gobierno central y las intenciones de trabajo de los comités y gobiernos locales del partido, servir a la economía política y anteponer los beneficios sociales. Cuando otras recepciones entren en conflicto con las recepciones oficiales, debemos obedecer y atender las recepciones oficiales.
El segundo es la puntualidad. Todo el personal de recepción debe ser puntual, tener un fuerte sentido del tiempo y estar consciente de la anticipación, informar a los invitados sobre el programa del evento con anticipación y estar preparado. En particular, los horarios para tareas importantes de recepción, como rutas, puntos de visita y eventos importantes, deben ser precisos. El control de tráfico también debe tener requisitos de tiempo estrictos y no puede modificarse fácilmente sin aprobación.
El tercero es la estandarización. Las recepciones oficiales deben ser estandarizadas y no informales. Existen regulaciones y requisitos estrictos en términos de alcance de la recepción, etiqueta de la recepción, procedimientos de recepción, arreglos de recepción, fondos de recepción, disciplina de recepción, etc.
El cuarto es la flexibilidad. En la recepción nos encontramos a menudo con situaciones especiales. Debido a las diferentes posiciones, creencias religiosas, nacionalidades y otros aspectos de los invitados, los requisitos también son diferentes. Especialmente cuando se reciben invitados importantes, el horario establecido a veces se ajusta de acuerdo con los requisitos del huésped, lo que requiere que el personal de recepción sea muy adaptable, combine principios y flexibilidad y maneje adecuadamente diversos cambios temporales o emergencias.
El quinto es la seguridad. El hecho de que el trabajo de recepción se mantenga confidencial o no determina la seguridad de los líderes importantes y los secretos importantes. Todas las actividades del líder deben mantenerse confidenciales. El paradero y las actividades del líder no deben revelarse en lugares públicos, especialmente para evitar que los teléfonos móviles filtren secretos. Algunas tareas de recepción de seguridad solo pueden utilizar códigos de tarea y no se debe revelar el nombre del líder del grupo.
El sexto es la colaboración. El trabajo de recepción requiere la cooperación de todas las partes, especialmente las tareas de recepción a gran escala, en las que participan muchos departamentos y una amplia gama. Cada unidad tiene algunas regulaciones y requisitos especiales, y el personal también tiene diferentes estilos de trabajo. Todos deben tener en cuenta la situación general, coordinarse y comunicarse entre sí, comprenderse y apoyarse mutuamente y formar una sinergia general.
El séptimo son las relaciones públicas. Debemos deshacernos de la idea errónea de que el trabajo de recepción consiste en comer y beber, y establecer firmemente una fuerte conciencia de servir al desarrollo económico local. Mientras brindamos servicios de recepción, debemos llevar a cabo activamente actividades de relaciones públicas y aprovechar la oportunidad para dar a conocer las ventajas de la ubicación local. , paisajes naturales, condiciones económicas y situación de desarrollo social, especialmente atrayendo inversiones para algunas empresas favorecidas y proyectos importantes, y promoviendo intercambios y cooperación económicos y tecnológicos integrales.
El octavo es la etiqueta.
Existe la etiqueta necesaria en el trabajo de recepción, como recoger y dejar estaciones, reunirse con los líderes, acompañar a los invitados a las comidas, acompañar a los visitantes, etc. El personal de recepción enseña con palabras y hechos, camina y se sienta, se da la mano cuando se reúne y presenta a los invitados. Al presentar a las personas, primero debe presentar a los líderes locales al jefe y a los invitados, y presentar a los jóvenes a los ancianos. Al estrechar la mano, el jefe o la mujer debe extender la mano primero y luego estrecharla. No cruce las manos ni se dé la mano con guantes puestos. Al entrar en el ascensor o tomar el autobús, se debe dar prioridad a los líderes, invitados y damas. En términos de comportamiento, debes vestir apropiadamente, usar maquillaje apropiado, ser digno y generoso, etc.