Una breve discusión sobre la etiqueta de recepción para reuniones
Etiqueta en la recepción de reuniones
En situaciones de negocios, experimentaremos reuniones grandes y pequeñas, y las reuniones formales son muy particulares. Las reuniones de negocios suelen durar varias horas. En la reunión se discuten asuntos importantes y se toman decisiones importantes. Habrá una alta concentración de participantes, por lo que es muy importante brindar servicios de recepción para los participantes.
Debe saber que el ambiente del lugar se esfuerza por ser solemne y cómodo;
No olvide diseñar el diseño de acuerdo con el contenido de la conferencia.
El ambiente del lugar debe brindar a las personas una sensación de solemnidad y comodidad. El ambiente debe estar limpio y ordenado, y la iluminación debe ser moderadamente brillante. Las plantas de interior y los arreglos florales de mesa se pueden colocar adecuadamente. Dependiendo del número de personas que asistan a la reunión, podrás elegir el tamaño del lugar y la distribución del podio. Las reuniones pequeñas pueden utilizar mesas redondas o mesas "traseras", y las reuniones grandes y medianas pueden utilizar estilos de auditorio o aula. Según el contenido de la reunión, también se pueden utilizar determinados objetos y medios para crear una atmósfera adecuada.
Ya sabes, presta atención a los detalles para asegurar el encuentro;
No olvides tener un buen plan para afrontar las emergencias.
La taza de té debe esterilizarse para garantizar que no queden manchas amarillas ni huecos. La botella de agua mineral está bien sellada y dentro del período de garantía. No hay ramas ni hojas muertas en las flores. Los bolígrafos proporcionados por el lugar deben tener tinta completa, escritura suave y papel limpio. Ajuste el dispositivo de proyección para que tenga el brillo y el tamaño correctos. Ajuste el efecto del micrófono para moderar el volumen. Ajuste la temperatura del aire acondicionado para mantener la temperatura interior en alrededor de 26 °C, mantenga la humedad interior moderada y mantenga el aire fresco. Haga un plan para hacer frente a emergencias, asegúrese de que los pasajes seguros estén despejados y prohíba estrictamente que personas ajenas entren al lugar. Cuando sea posible, los lugares pueden estar equipados con energía de respaldo, iluminación de emergencia y botiquines de primeros auxilios.
Ya sabes, familiarízate con el entorno con antelación para facilitar la orientación;
No olvides saludar a los invitados con una sonrisa y cortesía.
El personal de servicios de conferencias debe estar familiarizado con el entorno del lugar de celebración de antemano para facilitar la orientación. Antes de que comience la reunión, la persona que recibe debe saludar a los invitados en la entrada de la sala de conferencias y guiarlos cortésmente hasta el mostrador de registro para registrarse. Al dar la bienvenida a los invitados a sus asientos, sonría, use palabras educadas, compórtese con generosidad, use ambas manos y pronuncie ambas palabras. En invierno, el personal de servicio se acerca puntualmente a recoger los abrigos y sombreros que se quitan los invitados que entran al recinto y los cuelga en el perchero.
Ya sabes, presta atención a las actualizaciones de los invitados y brinda servicios de manera oportuna;
No olvides respetar el orden del lugar y cumplir estrictamente las normas de confidencialidad.
Después de que comience la reunión, cuelgue un cartel de "No molestar" en la puerta de la sala de conferencias. El personal de servicios de conferencias debe permanecer alrededor del lugar y observar si los invitados en el área responsable necesitan servicio. Nunca se apoye contra las paredes o pilares del lugar porque permanecen de pie por mucho tiempo. Al agregar té, viértalo hasta que esté lleno al 70% y preste atención a los movimientos de los invitados para evitar colisiones. Cuando sirva en el lugar, utilice palabras y acciones amables y trate de no molestar a los invitados que están discutiendo o hablando. Respete las reglas del lugar, no lea los documentos de la reunión ni pregunte sobre el contenido de la reunión a voluntad y mantenga la confidencialidad del contenido de la reunión.
Debes saber que después de la reunión se colocará un puesto en la puerta para despedir a los invitados.
No olvides ordenar el lugar y hacer un buen trabajo; trabajo de recuperación de datos.
Después de la reunión, el personal de servicio deberá abrir inmediatamente la puerta de la sala de conferencias y colocar un puesto en la puerta para despedir a los invitados y despedirse con una sonrisa. Revise la sala de reuniones en busca de artículos olvidados por los invitados. Retire los materiales, vasos y otros artículos de la mesa de conferencias. Acomoda las mesas y sillas, devuélvelas a su estado original y límpialas. Apaga todos los electrodomésticos y ahorra energía.
Si no acumulas pasos, no podrás recorrer miles de kilómetros; si no acumulas pequeños arroyos, no podrás convertirte en un río. Los detalles de la civilización son pequeños, pero son "grandes cosas". Sólo partiendo de cosas pequeñas puede la civilización convertirse en una práctica común en toda la sociedad, y la civilización puede convertirse verdaderamente en una especie de carisma, cohesión y fuerza motriz, y luego sublimarse hasta convertirse en la tarjeta de presentación de una ciudad, la imagen de un país y un modelo nacional. espíritu.
Preparativos de la reunión
1. Determinar las especificaciones de la recepción
La escala de la reunión será determinada por el líder de la organización patrocinadora. En términos generales, las reuniones generales de trabajo dentro de una empresa se centran en la eficiencia y pueden ser informales.
Para las reuniones organizadas por unidades superiores, se invita a participar a representantes de varias empresas, por lo que los requisitos de recepción están relativamente estandarizados. Por lo general, los principales líderes de la empresa prestarán atención directamente a los preparativos de la reunión y formarán un equipo de reunión para estudiar y organizar la recepción de la reunión.
2. Emitir convocatoria de reunión
La convocatoria de reunión debe expresar el nombre del convocante o el nombre de la institución o unidad, la hora y lugar de la reunión, el tema de la reunión. reunión, participantes, tarifas de la reunión y materiales requeridos, información de contacto, etc. Preste atención al recibo adjunto al aviso para determinar si las personas invitadas asisten a la reunión y si existen requisitos adicionales para quienes asistirán a la reunión.
Las convocatorias de reuniones generalmente se envían entre 15 y 30 días antes de la reunión, para que la otra parte tenga tiempo suficiente para enviar un recibo de la reunión.
3. Selección del lugar
La selección del lugar debe basarse en el número de personas que asistirán a la reunión y el contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:
Primero: el tamaño debe ser moderado. El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, lo que da a los participantes una sensación de opresión. El lugar es demasiado pequeño, hay demasiada gente y están apiñados, como un granjero; mercado No sólo parece tacaño, sino que no es una buena reunión en absoluto. Por eso, el Primer Ministro británico Churchill dijo una vez: "Nunca uses una habitación que sea demasiado grande, sino una habitación que tenga el tamaño adecuado".
Segundo: la ubicación debe ser razonable. Las reuniones convocadas por la historia se disuelven después de una o dos horas, y se puede ubicar el lugar donde se reúnen los participantes. Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe instalarse lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.
Tercero: las instalaciones de apoyo deben estar completas. El personal de la reunión deberá revisar la iluminación, ventilación, salubridad, servicios, teléfonos, megafonía y grabación del lugar. No debe pensar precipitadamente que “la última reunión se realizó aquí y no hubo ningún problema”. De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.
Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, no mucha gente viene a las reuniones con “un par de sandalias y un paraguas”. Los automóviles y motocicletas deberán disponer de una plaza de aparcamiento para circular.
4. Distribución del recinto
La distribución del recinto incluye la decoración alrededor del recinto y la configuración de los asientos.
Generalmente para reuniones a gran escala, se colgarán pancartas en el lugar de celebración de acuerdo con el contenido de la reunión. En la puerta se colocaron carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar adecuadamente bonsáis relajantes y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema nacional en la tribuna. Si es necesario colocar tazas y bebidas sobre la mesa, deben limpiarse con un paño y colocarse de manera hermosa y uniforme.
La configuración de los asientos debe basarse en el estilo y ambiente de la reunión, atendiendo al orden protocolario. Existen principalmente los siguientes métodos de configuración:
① Tipo de mesa redonda. Si utiliza una mesa redonda o una mesa ovalada. Este arreglo coloca a los participantes alrededor de la mesa con el líder, eliminando cualquier sensación de desigualdad. Además, los participantes pueden ver claramente las caras de otras personas, lo que facilita el intercambio mutuo de opiniones. ¿Este formulario es adecuado para 10? Reunión para unas 20 personas. Se deben organizar los asientos de manera que los invitados o superiores estén cara a cara con los líderes empresariales y el personal que los acompaña. El máximo líder del invitado debe sentarse en el centro sur o en la puerta, y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Siéntense en diagonal uno frente al otro en el mismo nivel.
Fuente de letra de 2 bocas. Si usa una mesa rectangular. Este formato es más adecuado para reuniones con mayor número de personas que las mesas redondas.
③Tipo de aula. Esta es la forma más utilizada y es adecuada para reuniones donde el propósito es transmitir información e instrucciones. En este momento, el número de participantes es relativamente grande y no hay necesidad de discusión e intercambio de opiniones entre los participantes. En este formato, la tribuna se sitúa frente al público. Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y el estatus social del personal. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.
Cómo recibir a los invitados
El primer paso es determinar las especificaciones de bienvenida. Por lo general, se sigue el principio de igualdad de estatus, es decir, el saludador principal y el invitado de honor son iguales. Cuando no es posible la igualdad total, pueden solucionarlo y un igual o un suplente puede intervenir. No debería haber muchos otros.
La segunda es dominar los horarios de llegada y salida. Conozca con precisión la hora de llegada y salida del huésped y notifique a todo el personal de recepción y a las unidades relacionadas lo antes posible. Si hay algún cambio, se debe notificar al personal relevante de inmediato.
El personal de bienvenida debe llegar al lugar de reunión con antelación, ni demasiado temprano, ni demasiado tarde, ni siquiera tarde. El personal fuera de servicio debe llegar al lugar fuera de servicio antes de que los invitados se vayan.
La tercera es presentar flores en el momento adecuado. Generalmente no es necesario ofrecer flores para saludar a los invitados comunes. Da la bienvenida a invitados muy importantes y regala flores. Se deben utilizar flores para presentar flores y los ramos deben ser limpios y brillantes. Evite los crisantemos, las azaleas, los claveles y las flores amarillas. Después de que los principales líderes que participan en la ceremonia de bienvenida estrechan la mano de los invitados, los niños o las mujeres jóvenes suelen entregar flores. Puede ofrecer flores solo a los invitados o puede ofrecer flores a todos los invitados por separado.
En cuarto lugar, los diferentes invitados se encuentran de diferentes maneras. Para la recepción de un gran número de invitados, se pueden preparar carteles específicos con antelación para que los invitados puedan ver claramente desde la distancia; los invitados que vienen por primera vez y no se conocen, toman la iniciativa de preguntar y presentarse; ; para los invitados familiares, no se necesita presentación. Simplemente estreche la mano e intercambie cortesías.
En quinto lugar, deja algo de tiempo. Después de que los huéspedes lleguen a la residencia, no organice actividades inmediatamente, pero déles algo de tiempo antes de organizarlas.
Etiqueta personal
Apariencia
La apariencia se refiere a la apariencia de una persona y es la expresión externa de la perspectiva mental de una persona. Los hábitos de higiene y vestimenta de una persona están estrechamente relacionados con la formación y mantenimiento de una apariencia digna y elegante.
1. Higiene: La limpieza es la clave para una apariencia bella y un requisito básico de etiqueta. No importa cuán hermosa o lujosa sea la ropa, si todo el cuerpo está cubierto de suciedad y olor, definitivamente destruirá el sentido de belleza de una persona. Por lo tanto, todo el mundo debe desarrollar buenos hábitos de higiene: lavarse la cara y los pies después de acostarse y levantarse, cepillarse los dientes por la mañana y por la noche y después de las comidas, lavarse el cabello y bañarse con frecuencia, prestar atención a su apariencia y cambiar su apariencia. ropa con frecuencia. No "limpies" delante de los demás. Por ejemplo, hurgarse los dientes, hurgarse la nariz, sacarse el cerumen, hacerse la manicura, frotar la tierra, etc. , estos comportamientos deben ser evitados por los demás; de lo contrario, no solo es antiestético, sino también una falta de respeto hacia los demás. Cuando hable con la gente, mantenga cierta distancia, no hable demasiado alto y no se salpique la boca.
2. Ropa: La ropa refleja la calidad cultural y el gusto estético de una persona. En concreto, debe ser natural, apropiado, armonioso y generoso, y además debe respetar algunas normas o principios establecidos. La ropa no solo debe adaptarse a sus propias condiciones específicas, sino que también siempre debe prestar atención a los requisitos de vestimenta del entorno y las ocasiones objetivos, es decir, vestirse debe dar prioridad al tiempo, lugar y propósito, y esforzarse por mantener la coordinación con el tiempo, el lugar. y propósito en todos los aspectos del vestir.
Contenido/método del habla
Como arte, el habla también es una parte importante de la etiqueta personal.
1. Cortesía: La actitud debe ser sincera y cordial; el volumen de la voz debe ser adecuado, y el tono debe ser sereno y sereno;
2. Terminología: Palabras honoríficas, palabras que expresan respeto y cortesía. Como "por favor", "gracias", "lo siento" y "tú" en segunda persona. La primera vez que nos vimos fue "Te admiro desde hace mucho tiempo"; hace mucho que no te veo. Pedir críticas se llama "enseñar"; pedir a otros que molesten se llama "perturbar"; pedir comodidad se llama "pedir prestado luz"; pedir a la gente que haga cosas se llama "por favor". Haga un esfuerzo por desarrollar el hábito de utilizar honoríficos. En la actualidad, el lenguaje cortés que se propugna en nuestro país son diez palabras: "hola", "por favor", "gracias", "lo siento" y "adiós". Estas diez palabras encarnan las formas lingüísticas básicas de la civilización parlante.
Etiqueta y modales
1. Postura de conversación: la postura de conversación a menudo refleja la personalidad, el cultivo y las cualidades civilizadas de una persona. Por lo tanto, al hablar, ambas partes primero deben mirarse y escucharse. No deben mirar a su alrededor, leer el periódico, parecer cansados ni bostezar. De lo contrario, dará a la gente la impresión de ser distraídos, arrogantes e irracionales.
2. Postura de pie: La postura de pie es la postura humana más básica y una especie de belleza estática. Al estar de pie, el cuerpo debe estar perpendicular al suelo, el centro de gravedad debe colocarse en las palmas de los dos pies delanteros, el pecho debe estar elevado, el abdomen debe estar cerrado, el pecho debe estar cerrado, la cabeza debe estar levantado y los hombros deben estar relajados. Los brazos cuelgan naturalmente o se cruzan frente al cuerpo, los ojos están rectos y la cara sonríe. Al estar de pie, no doble el cuello, la cintura y las piernas. En algunas ocasiones formales no es recomendable meter las manos en los bolsillos del pantalón ni cruzar el pecho y mucho menos hacer algunos pequeños movimientos de forma inconsciente. Esto no sólo parecerá comedido y dará a la gente una sensación de falta de confianza, sino que también perderá la dignidad de la etiqueta.
3. Postura sentada: Sentarse también es una forma estática.
Una postura sentada digna y elegante brindará a las personas una sensación estética elegante, estable y natural. La postura correcta al sentarse debe ser: espalda recta y hombros relajados. Las mujeres deben mantener las rodillas juntas; las rodillas de los hombres pueden estar separadas, pero no demasiado, generalmente no más que el ancho de los hombros. Coloca tus manos de forma natural sobre tus rodillas o sobre los reposabrazos de una silla. En ocasiones formales, debe ser amable al sentarse y digno y firme al levantarse. No levantarse ni caer repentinamente, lo que provocaría que la mesa y las sillas traquetearan y crearan una atmósfera incómoda. No importa en qué postura te sientes, la parte superior de tu cuerpo debe mantenerse recta, tal como decían los antiguos: "Siéntate como una campana". Si insistes en hacer esto, no importa cómo cambies tu postura, lucirá hermosa y natural.