Etiqueta en la recepción de negocios de la empresa
Etiqueta de recepción en la recepción comercial de la empresa Cuando se trata de la recepción comercial de la empresa, puede pensar que es la cara de la empresa, y luego es una. Trabajo muy fácil y sencillo. De hecho, la recepción requiere mucha paciencia y cuidado, y las cosas que hace son muy complicadas. Compartamos la etiqueta de recepción de los mostradores comerciales de esas empresas.
Etiqueta de recepción en la recepción comercial de la empresa 1. Estándares de aseo en la recepción de la empresa
1. Sonríe y mantén una actitud alegre, que conduzca a crear un trabajo armonioso y armonioso. atmósfera; mantener una buena salud La limpieza y la higiene no son sólo una necesidad para la salud, sino también una manifestación de civilización, que favorece la comunicación con los demás;
2. ; los empleados masculinos no tienen el pelo largo y las empleadas no usan mucho maquillaje; mantenga los labios húmedos y el aliento fresco cuando hable a distancia
3. Los empleados masculinos no deben tener uñas largas y las empleadas no deben usar esmalte de uñas de colores brillantes; es recomendable utilizar perfume fresco y elegante.
2. Etiqueta en la recepción telefónica
1. La recepción debe contestar el teléfono en un tono tranquilo y relajado, y mantener siempre un tono relajado y agradable. No debe enojarse, perder los estribos o incluso maldecir a la persona que llama por teléfono. Al contestar el teléfono, hable con frecuencia; palabras como "Disculpe", "Lo siento", "Por favor espere un momento", palabras como esta.
2. Levante el teléfono al segundo y tercer timbre. Levante el teléfono y diga primero: Hola (nombre de la empresa; utilice una abreviatura si el nombre de la empresa es largo). Si la llamada se retrasa por algún motivo al principio, dígale a la persona que llama que lamento haberlo hecho esperar.
3. Cuando desee conocer el número de extensión o realizar una transferencia a un nombre específico, puede decir cortésmente "Espere un momento" y realizar la transferencia de inmediato.
4. Si se le pide que transfiera una llamada de un líder y la otra parte sabe el nombre del líder pero no el número de extensión, debe preguntar cortésmente quién es la otra parte y qué unidad es. es de. Si la llamada proviene de un anuncio o publicidad encubierta, utilice una excusa cortés para bloquear la llamada o remitirla al departamento correspondiente para su manejo.
5. Dado que la recepción recibe muchas llamadas cada día, para prevenir accidentes de garganta se debe tener siempre disponible agua para hidratar la garganta y mantener una buena acústica en todo momento.
En tercer lugar, la etiqueta de recepción para los visitantes
1. Generalmente hay una persona de guardia en la recepción. Sin embargo, cuando llegue un invitado, debe levantarse inmediatamente, asentir y sonreírle. Hola, ¿a quién buscas? ;,;¿Tiene una reserva? . Una vez que sepas a quién buscas y confirmes que es una cita, pídele al visitante que espere un momento y se comunique contigo de inmediato.
2. Si la persona que buscas está ocupada, puedes pedirle que espere un momento y guiar al visitante a sentarse y echar agua de forma estandarizada. Si espera mucho tiempo y la persona que busca el visitante todavía está ocupada, atienda al visitante y explíquele. No lo dejes ahí.
3. Si el visitante no recoge lo que busca, déjelo ir. La recepción debe utilizar gestos estándar para guiar el camino o guiar a los invitados. Si la puerta de la oficina de la persona que busca el visitante está abierta, primero debe llamar a la puerta, pedir permiso e invitar al visitante a pasar. Después de servirle té, el recepcionista regresará a su puesto.
4. Por supuesto, si solo hay una recepcionista, simplemente dé indicaciones a los visitantes. Si el visitante sabe a quién está buscando pero no tiene una cita, la recepción debe llamar para preguntar e informar a los colegas pertinentes o al asistente de liderazgo/secretaria para facilitar la recepción de la visita de la unidad.
5. Por cortesía y conveniencia para los visitantes, manejar los rechazos de manera adecuada. Incluso si está buscando a alguien, un colega o líder puede contestar el teléfono en persona y luego preguntar. De esta forma, al visitante le parece que aunque la persona que está al otro lado del teléfono no acepta recibir la llamada, no está siendo directamente rechazada por la persona que busca, dejando espacio para la siguiente. paso.
Etiqueta de la recepción comercial de la empresa 2 Etiqueta de visita
1. Entretenga a los invitados visitantes de inmediato. La secretaria sabe que la mayoría de los invitados son muy importantes para la empresa y deben parecer amigables, entusiastas y dispuestos a servir. Si está escribiendo, debe detenerse inmediatamente. Incluso si está hablando por teléfono, debe saludar al visitante con la cabeza, pero no es necesario que se levante inmediatamente para saludarlo o estrecharle la mano.
2. Cuando saludes a los invitados con entusiasmo y proactividad, asiente suavemente y sonríe. Si es un cliente antiguo, el título debería ser más cariñoso.
3. Cuando llegue un extraño, asegúrese de preguntar su nombre y el nombre de su empresa o unidad. Generalmente puedes preguntar: ¿Cómo te llamas? ¿De qué empresa eres?
4. Acepte solemnemente la tarjeta de presentación de la otra parte. Cuando recibes una tarjeta de presentación, debes mostrar tu respeto con ambas manos.
Después de recibirlo, no lo tires, no lo dejes tirado y no lo dobles en tus manos para jugar. Cuando reciba una tarjeta de presentación, confirme el nombre de la persona y la empresa que figuran en la tarjeta. Si ve un apellido que no es fácil de deletrear, no lo lea casualmente, asegúrese de preguntarle a la persona.
5. Cuando un huésped venga de visita sin cita previa, no respondas directamente si el jefe está o no. Pero dile a la otra persona: voy a ver si está ahí. Al mismo tiempo, pregunte con tacto el propósito de la otra parte: ¿Qué quieres que haga? Si la otra parte no da su nombre, asegúrese de preguntar y tratar de juzgar por la respuesta del invitado si puede ver al jefe.
6. Determinar la identidad y el tipo de visitante para decidir si presentarlo, a cuál se le debe dar prioridad, etc.
Comprenda de antemano si el jefe está dispuesto a recibir visitas en cualquier momento, o si le gusta, depende de la situación. Los visitantes generalmente se pueden dividir en varias categorías: (1) clientes; socios en el trabajo, socios; (3) Familiares y parientes (4) Amigos personales (5) Otros; Sin reserva, normalmente puedes decidir cuál de los pedidos anteriores viene primero. Si el visitante es muy importante, no te detengas sin permiso.
7. Cuando se niegue a reunirse, explique el motivo y pida disculpas. Pero no confirmes tus otras fechas sin la aprobación de tu jefe. Será mejor que le digas al visitante: ¿Puedo volver a llamarte para confirmar la cita? ; Pero si la persona que llama está causando problemas o amenazando a su jefe, usted debe negarse rotundamente a contestar el teléfono.
8. No presentes a los visitantes fácilmente sin el permiso del jefe. Incluso si hay visitantes que han concertado una cita con antelación, deberán avisar primero a sus superiores (por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones. Sin una reserva, no se le permite presentar invitados sin autorización, incluso si cree que el jefe definitivamente los recibirá.
9. Si el jefe está ausente o no puede ser contactado en este momento, debes explicar el motivo al invitado importante y expresar que tomarás la iniciativa de contactarlo o ayudarlo a concertar otra cita. Si la otra parte está de acuerdo, pregúntele su dirección postal y hora de contacto.
10. Por favor cuídense y pidan disculpas a los turistas mientras esperan. Si no puede dejarlo ir por un tiempo, o su jefe no puede recibir invitados por un tiempo, debe tomar la iniciativa de saludar a los invitados para evitar que se sientan excluidos. Si un huésped desea visitarlo con anticipación, es razonable pedirle que espere. Pídale a la persona que se siente en una posición adecuada. La sala de recepción generalmente debe preparar algunos periódicos y revistas. Lo mejor es tener materiales promocionales que presenten la organización, la historia, el propósito y el alcance del servicio de la empresa para que los lean los invitados. Los invitados deben sentarse a cierta distancia de su asiento para que no puedan ver los documentos en su mesa cuando abandonen su asiento.
11. Cuando lideres el camino, camina 2-3 pasos delante de los invitados y hazte a un lado para guiarlos. Al marcar el camino, presta atención a los pasos de tus invitados y guíalos. Podrías decir: Por favor, ve por este camino. Vaya a la esquina y deténgase, indique la dirección con las manos y diga a los invitados: De esta manera, cuando tomen el ascensor, dejen que los invitados suban y bajen primero. Presione el botón para indicar a los invitados que entren primero: suban al ascensor. ;;Por favor, bájese del ascensor. ; Al abrir y cerrar la puerta, tenga cuidado de no cruzar las manos ni abrir la puerta detrás de la espalda. Abre tus manos con la mano izquierda hacia la persona de tu derecha y con la mano derecha hacia la persona de tu izquierda. Esto hará que tu postura sea más elegante. Si la puerta se abre hacia adentro, usted debe entrar primero, sostener la puerta con la mano y luego soltarla después de que entre el huésped. Antes de abrir la puerta debes decir: Pasa. ;
12. Debes presentar a los visitantes que conocen a tu jefe por primera vez. En términos generales, el visitante debe ser presentado al jefe primero, pero a veces, si el visitante tiene un estatus más alto, es mejor presentarle al jefe al visitante primero. Después de la presentación, a menos que el jefe le pida que se quede, debe salir de la oficina del jefe después de la presentación.
13. Al invitar a beber a invitados extranjeros, es mejor que el anfitrión siga las mismas reglas. Debido a que a muchos occidentales no les gusta beber cierto tipo de bebida, o tienen cierta costumbre de trabajar como camareros, al preparar una bebida, debes preguntar cortésmente al huésped qué bebe. Por ejemplo: ¿Quieres tomar café o té? ;;¿Cómo quieres que se prepare tu café? ;
14. Cuando el jefe está visitando invitados, si tiene algo con quien contactar o pedir instrucciones, debe entregar una nota. Puede escribir el asunto en una nota y disculparse con el huésped después de ingresar a la oficina: Perdón por molestarlo. ;
15. No olvides despedirte solemnemente cuando los invitados se vayan. No importa lo ocupado que estés, no olvides despedirte por última vez. Llamar a alguien por su nombre crea una buena impresión, por lo que es importante recordar la cara y el nombre del visitante.
16. Realizar una tarjeta de registro de visitante. Cuando vayas a trabajar todos los días, consulta la lista de visitantes que conociste ese día.
Si es necesario, la información relacionada con la fecha debe prepararse con anticipación y plasmarse en una tarjeta con el nombre, cargo, empresa, fecha de la visita, público, etc.