¿Cuál es el flujo de trabajo de recepción oficial?

1. Aceptación de tareas

Un lote o una tarea se envía en forma de hoja de conexión, fax, llamada telefónica, instrucción de liderazgo o acuerdo verbal.

2. Desarrollar un plan de recepción

De acuerdo con el propósito de la visita del invitado a la Expo, el tiempo del evento y los requisitos de liderazgo, el personal de recepción trabajará con los jefes de los departamentos relevantes para formular un plan de recepción y luego informarlo al líder o al compañero que es el principal responsable de la revisión. El plan de recepción generalmente consta de las siguientes partes: hora del evento, lugar del evento, contenido del evento, líderes asistentes, participantes, organizadores del evento y personal de recepción. Al formular el plan de recepción, primero debe reservar las habitaciones, restaurantes, salas de conferencias, etc. necesarios para las tareas de recepción para garantizar la implementación sin problemas del plan una vez formulado.

3. Enviar el plan para su revisión.

Enviar el primer borrador del plan de recepción a los líderes relevantes para su revisión y revisar el borrador final.

El cuarto es organizar e implementar tareas

Una vez determinado el plan de recepción, distribuir oportunamente el plan a los líderes y departamentos relevantes, verificar de inmediato los preparativos en el sitio y confirmar la Salas y salas necesarias para las tareas de recepción. Salas de conferencias, comedores, arreglos florales y frutales, menús, etc. garantizan que las tareas se ejecuten en su lugar.

El quinto es hacer una guía de recepción.

Una vez determinado el plan de recepción, la guía de recepción se elaborará a tiempo.

6. Haga un buen trabajo en la reunión.

El personal de recepción debe comprender con precisión el horario de transporte, la ruta y la hora de llegada del huésped en función de su identidad, posición, propósito de la visita y otros. factores y reportar la información relevante. Los líderes y el personal deberán hacer arreglos para las reuniones.

7. Disponer una sala de reuniones o reunión Disponer una sala de reuniones o reunión

Disponer la sala de reuniones correspondiente según el número de participantes o el formato de la reunión, y preparar tarjetas de asientos, micrófonos , flores, papel, bolígrafos, etc., las frutas generalmente no se organizan en la sala de conferencias y no se organizan otras bebidas excepto agua mineral.

8. Organización del banquete

En principio, sólo se organizará un banquete para un grupo de invitados. El banquete se organiza según sea necesario, y la tarjeta de lugar se imprime y se envía a los principales líderes o a la oficina del comité del partido del condado o a la oficina gubernamental para su revisión.

9. Visitas e Inspecciones

El personal de recepción debe ayudar a los departamentos comerciales homólogos en la realización del trabajo relacionado con la inspección, centrándose en la organización de visitas a las atracciones turísticas.

10. Despedida

Cuando los invitados se vayan, haga los arreglos adecuados para la despedida según sea necesario. El lugar de despedida se puede organizar de forma flexible según la situación: puede ser en el aeropuerto, en el cruce de ciudades y condados o en la casa de huéspedes (hotel) donde se aloja el huésped.

11. Resumen cuidadoso

Después de completar un lote de tareas, se debe realizar una recopilación y retroalimentación oportuna de la información de acuerdo con la prioridad de las tareas, confirmación y verificación de los gastos de entretenimiento. y experiencia resumida cuidadosa. Consejos para hacer un buen trabajo en una recepción oficial

En primer lugar, asegúrese de comprender la situación específica del invitado, como su nombre, puesto, apariencia, etc., para poder utilizar honoríficos. a la otra parte durante la recepción para evitar situaciones embarazosas.

En segundo lugar, si la otra parte viene en avión o en tren de alta velocidad, lo mejor es preguntar con antelación si es necesario aprovechar la oportunidad o que lo recojan en la estación para evitar que la otra parte se sienta. despreciado.

Además, asegúrese de preguntar sobre la situación del alojamiento y el itinerario de la otra parte con anticipación para que pueda reservar un hotel y organizar otros asuntos de recepción de acuerdo con los requisitos de la otra parte.

Durante la visita del huésped, además del comportamiento personal, lo mejor es estar acompañado por personal de la unidad para manejar algunos asuntos oficiales para la comodidad del huésped.

Al organizar y pedir comidas, asegúrese de preguntar a los invitados con anticipación si tienen algún tabú o hábitos alimenticios especiales para evitar descuidarlos.

Durante el proceso de acompañamiento, debes esforzarte en sonreír y hablar con calma, para que la otra parte pueda sentir que la acoges y la valoras. Esto ayudará a mejorar la relación entre las unidades y facilitará el acoplamiento. de trabajo futuro.

Contenido del trabajo de recepción oficial

1. Bienvenida y regreso

2. Disposición de comida y alojamiento

3. Coordinación de actividades;

4. Seguridad.