¿Qué es la ofimática?

La llamada automatización de oficinas se refiere al uso de computadoras y equipos de comunicación para procesar negocios de oficina, como redacción de documentos, dibujo de gráficos, archivado de documentos, datos estadísticos, etc. La automatización de oficinas mejora la eficiencia de la oficina.

En el caso de redacción y edición de documentos, si se procesan mediante una computadora, el contenido se ingresa en la computadora a través de un teclado. En este momento, su documento o manuscrito aparecerá en la pantalla y podrá eliminarlo, agregarlo, ajustarlo y modificarlo según sea necesario sin dejar ningún rastro en la pantalla.

Al mismo tiempo, las computadoras pueden imprimir directamente documentos y manuscritos, eliminando la molestia de copiar.

Hoy en día, muchos escritores no necesitan escribir en papel. Siempre que tengan una computadora, pueden ingresar el contenido del artículo concebido en la computadora a través del teclado, luego modificarlo en la computadora y formatear e imprimir automáticamente el artículo en diferentes fuentes y tamaños según los requisitos. Incluso puede enviarlo directamente a la oficina editorial para su revisión a través de Internet.

La redacción estadounidense del "Washington Post" cuenta con 300 terminales informáticos. El editor puede modificar el manuscrito mirando la pantalla fluorescente y escribiendo en el teclado, y luego lo envía a la máquina de composición automática para imprimir.

Hay muchas reuniones en agencias gubernamentales, así como avisos, documentos de reuniones, materiales de discursos, etc. La entrada de datos a la computadora se puede realizar a través del teclado. Después de su uso, se puede almacenar en un disquete. Tan pronto como quieras buscarlo o necesites consultarlo en la próxima reunión similar, sácalo y míralo.

Algunas agencias, como seguridad pública, tribunales, arbitraje y otras agencias, almacenan casos y contratos en "archivadores electrónicos" y pueden consultarse en cualquier momento.

La ofimática significa que los empleados no necesitan trabajar juntos, sino que están dispersos en oficinas individuales equipadas con terminales informáticos. Cada oficina puede comunicarse entre sí e intercambiar información a través de redes informáticas. Incluso algunos oficinistas pueden conectarse a los ordenadores de su lugar de trabajo o de otros compañeros a través de la red informática de casa sin necesidad de desplazarse a la oficina y trabajar como de costumbre.

Durante el mandato del presidente Carter, tuvo que manejar más de 4.000 cartas por semana. En una de las oficinas de Carter en la Casa Blanca hay una computadora dedicada a procesar la correspondencia presidencial, y un bolígrafo electrónico clasifica y numera el contenido de las cartas según un programa preprogramado. El bolígrafo electrónico puede imitar la escritura de Carter y responder de forma específica, completando cada letra en una media de un segundo. Esto le ahorra al presidente muchos problemas y le da más tiempo para pensar y ocuparse de los asuntos nacionales.

Con la introducción de los ordenadores en las oficinas, las oficinas han dejado atrás el pasado ruidoso e ineficiente.