Procedimientos y estándares de recepción de conferencias

Los procedimientos y estándares de recepción de reuniones son los siguientes:

Primero, antes de la reunión.

1. Negociar con el organizador de la conferencia.

2. Proporcionar la información requerida para la reunión, como boletos aéreos, boletos, hoteles, sede, transporte, etc. Y prepare un plan de reuniones completo para las partes de la reunión.

3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.

4. Determinar el plan, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.

2. Durante la reunión.

1. Recepción de la conferencia: hay personas dedicadas en el aeropuerto y la estación responsables de la etiqueta, la recogida y la resolución de problemas. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.

2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.

3. Lugar: Alguien acudirá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.

4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.

5. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).

6. Viaje a la conferencia: Confirme el itinerario de la ruta de viaje, el automóvil utilizado y si el guía turístico agrega atracciones.

7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

8. Servicios de conferencias: tomar fotografías con los representantes, brindar servicios de secretaría y servicios relacionados a los representantes.

Tres. Después de la reunión.

1. Salida: proporcione detalles detallados de las tarifas e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para consultar con el cliente y realizar la salida.