Procedimientos y estándares de recepción de conferencias
Primero, antes de la reunión.
1. Negociar con el organizador de la conferencia.
2. Proporcionar la información requerida para la reunión, como boletos aéreos, boletos, hoteles, sede, transporte, etc. Y prepare un plan de reuniones completo para las partes de la reunión.
3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.
4. Determinar el plan, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.
2. Durante la reunión.
1. Recepción de la conferencia: hay personas dedicadas en el aeropuerto y la estación responsables de la etiqueta, la recogida y la resolución de problemas. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.
2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.
3. Lugar: Alguien acudirá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.
4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.
5. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).
6. Viaje a la conferencia: Confirme el itinerario de la ruta de viaje, el automóvil utilizado y si el guía turístico agrega atracciones.
7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.
8. Servicios de conferencias: tomar fotografías con los representantes, brindar servicios de secretaría y servicios relacionados a los representantes.
Tres. Después de la reunión.
1. Salida: proporcione detalles detallados de las tarifas e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para consultar con el cliente y realizar la salida.