El significado básico de la reunión
Una reunión es una actividad donde las personas se reúnen para discutir y comunicarse con el fin de resolver un determinado problema o con diferentes propósitos. A menudo va acompañado de una cierta escala de movimiento y consumo de personal. Como parte importante de la industria de exposiciones, las conferencias a gran escala, especialmente las internacionales, desempeñan un papel especial en la mejora de la imagen de la ciudad, la promoción de la construcción municipal y la generación de beneficios económicos.
(1) Organicé y dirigí reuniones para discutir cosas: todos los ~"asuntos de fábrica~" funcionan~.
(2) Una institución u organización permanente que a menudo discute y maneja asuntos importantes: Ministro de la Conferencia Consultiva Política del Pueblo Chino.
(3) El lenguaje de Internet se refiere a un software que permite a muchos usuarios participar y hablar en forma escrita semipública. Esta forma puede ser en tiempo real (como en un canal IRC) o no. en tiempo real (como en el grupo de noticias).
Las reuniones modernas hace mucho que han ido más allá del modelo de reunión gubernamental única y se están desarrollando en una dirección diversificada. Muchos tienen fines comerciales directos y pueden producir enormes beneficios económicos, como diversos foros en cumbres y sesiones de formación de expertos. El principio operativo general de una conferencia es: el organizador de la conferencia formula un plan para la celebración de la conferencia y lo confía al organizador (puede ser un organizador de conferencias profesional, es decir, un PCO, el departamento de viajes de incentivos y conferencias de la empresa). etc.) se centrará en el tema establecido y se pondrá en contacto cuidadosamente con los compradores (es decir, los participantes objetivo), el personal relevante (como funcionarios gubernamentales, oradores, etc.) y los lugares de la conferencia en el mercado, y finalmente se hará cargo de la conferencia usted mismo o subcontratará. el negocio a una empresa de conferencias.
Las conferencias internacionales son las más importantes e influyentes. Las principales organizaciones internacionales autorizadas para conferencias internacionales incluyen ICCA, UIA, etc. Debido a que los estándares estipulados por cada organización son diferentes, dará lugar a desviaciones identificativas o estadísticas. Por lo tanto, dividir claramente estos estándares organizativos es un requisito previo para estudiar las tendencias de desarrollo de las conferencias internacionales.
1.Estándar de Conferencia Internacional ICCA
ICCA, Conferencia y Exposición Internacional. Convention Association, la Asociación Internacional de Conferencias y Congresos, fundada en 1963, es una de las organizaciones de conferencias internacionales más importantes del mundo. Actualmente hay más de 720 miembros, que abarcan casi 80 países. En el ámbito de las conferencias, es la asociación más influyente del mundo.
Hay tres estándares para las conferencias internacionales estipuladas por ICCA: ① El número de participantes debe ser al menos 50 ② Organizar reuniones periódicas (excluidas las reuniones únicas) ③ Deben celebrarse en al menos 3 países; .
La Oficina de Turismo de Beijing, el Centro Internacional de Convenciones de Beijing y el Centro Internacional de Convenciones de Shanghai son todos sus miembros. La mayoría de las estadísticas sobre conferencias internacionales vistas en China provienen de estadísticas de ICCA.
2. Normas de la Conferencia Internacional de las Naciones Unidas
UIA, la Federación Internacional de Asociaciones, la Federación Internacional de Asociaciones, fue fundada en 1907 y es la organización asociativa internacional más importante del mundo. . El Centro Internacional de Convenciones de Beijing alguna vez fue miembro de la organización, pero se retiró de la alianza debido al "problema de la provincia de Taiwán". Las estadísticas de la UIA rara vez se utilizan en China, por lo que esta organización tiene muy poca influencia en China, pero sigue siendo una organización de conferencias internacionales muy importante a nivel internacional.
Hay cuatro estándares para conferencias internacionales estipulados por la UIA: ① El número de participantes es de al menos 300; ② Los participantes extranjeros representan al menos el 40% del total; ③ Al menos cinco países participan en la reunión; ④ La duración mínima de 3 días.
3. No existe un estándar estadístico autorizado para las conferencias internacionales en China.
Según los documentos nacionales pertinentes, a los seminarios y seminarios de organizaciones internacionales celebrados con el objetivo principal de intercambio asisten representantes de tres o más países o regiones (excluidas las reuniones de informes de Hong Kong, Macao y Taiwán). Las reuniones de intercambio, los foros y las reuniones administrativas pueden denominarse conferencias internacionales. 1. Documental. Las actas de la reunión deben ser un resumen del propósito, el espíritu básico y los puntos acordados de la reunión. El contenido no se puede agregar, eliminar o cambiar a voluntad. No se escribirá ningún material falso en las actas de la reunión.
2. Generalidad. Las actas de las reuniones deben ser precisas y completas, utilizando palabras extremadamente concisas para resumir en gran medida el contenido y las conclusiones de la reunión. No sólo debe reflejar las opiniones unánimes de los participantes, sino también tener en cuenta las valiosas opiniones de cada camarada. Algunos minutos requieren análisis y razonamiento.
3. Organización.
El acta de la reunión debe resumir el espíritu de la reunión y los asuntos acordados por categorías y niveles, y ser clara y coherente. 1. La asamblea general de accionistas
determina las políticas ejecutivas superiores de la empresa y elige candidatos para directores y supervisores.
Revisar importantes informes y planes de la sociedad anónima, y tomar resoluciones sobre los principales asuntos comerciales de la empresa.
Reformar los estatutos de la sociedad anónima
Al menos una vez al año
2. Reunión del Directorio
Compuesto por directores y supervisores elegidos por la junta de accionistas, es el órgano de dirección permanente de la sociedad por acciones y el órgano de toma de decisiones encomendado por la junta general de accionistas y los estatutos de la sociedad por acciones.
La junta decide principalmente el momento de la convocatoria de la junta general de accionistas, la selección de directores representativos, la emisión de nuevas acciones y otros asuntos importantes.
3. Reunión ejecutiva del directorio
——Presidente, Vicepresidente, Director General, Director General, Director Titular, etc.
Es una reunión importante que determina las más altas políticas para la ejecución empresarial de la empresa, como propuestas de planes específicos como los planes profesionales y de dotación de personal de la empresa.
4. Reunión ministerial (reunión de gerentes de departamento)
5. Reunión de categorías de departamento
6. Reuniones protocolares para potenciar la actividad empresarial de usuarios y empleados.
7. Reunión del Comité
-Organización Móvil "Organización de Investigación"
Una organización poderosa establecida para resolver un problema específico.
8. Reuniones de negociación
9. Reuniones de negocio
Lanzamientos de nuevos productos, ruedas de prensa, recepciones a clientes, conmemoraciones de fundaciones, etc.
10. Reuniones relacionadas con el sector financiero
Cámaras de Comercio e Industria, Asociaciones de Amistad Económica, Federaciones de Organizaciones Económicas, Asociaciones Industriales
11. a Reunión de actividades sociales
Reunión fundacional de la asociación de actividades de grupos sociales y servicios amigables.
12. Reuniones relacionadas con actividades culturales
Un organismo u organización permanente que a menudo discute y maneja asuntos importantes en diversas reuniones de entretenimiento, fiestas y competiciones: Ministro de la Consultiva Política del Pueblo Chino. Conferencia. Debido al rápido aumento de las teleconferencias, el lenguaje de red se utiliza ampliamente en diversas empresas. Rompe las limitaciones de espacio y tiempo de las reuniones centralizadas tradicionales y proporciona una reunión totalmente interactiva en el tiempo, permitiendo que todos los participantes hablen al mismo tiempo y libremente. El uso de sistemas de conferencias telefónicas ha mejorado enormemente la eficiencia laboral, el nivel de gestión y la competitividad de las empresas. Los sistemas de teleconferencia se utilizan ampliamente en empresas multinacionales, empresas de TI, departamentos gubernamentales, valores financieros, empresas grandes y medianas y otros departamentos.
Las conferencias telefónicas utilizan métodos de información interconectados entre múltiples partes para organizar a los participantes repartidos por todo el país para que lleven a cabo reuniones de negocios por teléfono. La teleconferencia es cómoda, rápida, práctica y eficiente, ahorrando mucho tráfico, espacio y costes de tiempo. Es muy apreciado por los empresarios que están ocupados en el trabajo y valoran su tiempo. Un nuevo modo de conferencia que utiliza líneas telefónicas como portador para realizar reuniones. En comparación con las reuniones tradicionales, tiene las características de organización rápida de reuniones, sin restricciones de tiempo ni geográficas y de bajo costo. En comparación con el servicio telefónico tradicional punto a punto, funcionalmente hablando, rompe los límites entre dos partes y puede satisfacer las necesidades de más de tres partes (según los productos de diferentes proveedores, varias partes pueden hablar al mismo tiempo). , con una comunicación más fluida que no se puede lograr por teléfono, las características de información más auténtica y de mayor alcance. Sujetos a cargos, la mayoría de ellos se utilizan para el trabajo diario de la empresa. 1. Teniendo todo en cuenta, para celebrar con éxito una reunión, especialmente una reunión a gran escala, es necesario considerar muchas cuestiones, como si el tiempo de la reunión puede garantizar que todos puedan participar, si hay invitados extranjeros de visita, si la empresa es el envío si hay clases suplentes para aquellos que no pueden asistir Maestros, cómo contactarlos si el presidente de la reunión, el anfitrión, el registrador y el personal de servicio en el lugar están debidamente organizados qué equipo auxiliar se necesita para la reunión y quién está presente; cargo; cuánto tiempo se espera que dure la reunión, etc. Sólo una preparación previa puede garantizar el desarrollo fluido y la conclusión exitosa de la reunión.
Elija un lugar de reunión adecuado
2. Hay muchas opciones para los lugares de reunión, el más utilizado es la sala de conferencias de la empresa, a veces la empresa organiza que los empleados vayan a un lugar hermoso; resorts los fines de semana Tómese unas vacaciones mientras tiene una reunión; para reuniones grandes e importantes, puede alquilar espacios en hoteles.
No importa qué método se utilice, los requisitos básicos del lugar son los mismos, es decir, el lugar debe ser cómodo y espacioso, con buen aislamiento acústico, buena iluminación y ventilación, y sin otras interferencias. Lo mejor es tener cortinas. que sea fácil de ver con claridad al proyectar materiales, y que sea silencioso y sin ruidos. El aire acondicionado es bueno y las instalaciones como enchufes, fuentes de alimentación, pizarras y micrófonos están completas.
3. Anotar los asuntos relevantes de la reunión.
En el proceso de preparación de la reunión se tienen en cuenta todos los asuntos relacionados con la reunión, como hora, lugar, agenda de la reunión, etc. , debe registrarse por escrito para referencia en trabajos posteriores. Las decisiones y avisos sobre la reunión deben imprimirse y enviarse al personal relevante, no sólo verbalmente. Como dice el refrán, "Las palabras no significan nada". A veces el secretario ha notificado a los jefes de varios departamentos, pero algunas personas lo olvidan cuando están ocupadas. Las reuniones modernas son inseparables de diversos equipos auxiliares, que deben prepararse antes de la reunión.
1. Mesas y sillas, marcas famosas (las modernas salas de conferencias de alta gama utilizan terminales inteligentes de escritorio para reemplazar las marcas famosas tradicionales), té.
Las mesas y sillas son el equipamiento más básico y se pueden colocar en forma de mesa redonda o informe según las necesidades del encuentro. Si hay muchas personas asistiendo a la reunión, generalmente se realiza en formato de informe y no es necesario preparar tarjetas de asiento. Si hay menos personas asistiendo a la reunión, generalmente se debe utilizar un formato de mesa redonda y se deben hacer tarjetas de asiento, es decir, placas de identificación, para que sea conveniente para los participantes sentarse. Sin embargo, para mejorar el nivel de las reuniones y satisfacer las necesidades de las reuniones modernas, generalmente se utilizan terminales inteligentes de escritorio reutilizables para promover el proceso sin papel y reflejar verdaderamente las necesidades de las reuniones ecológicas y las reuniones inteligentes.
Lo mejor es preparar agua mineral a la hora de tomar té en una reunión, porque cada uno tiene gustos diferentes. A algunas personas les gusta el té, a otras les gustan las bebidas y a otras les gusta el café, por lo que si no hay requisitos especiales, el agua mineral es la opción más aceptable para todos.
2. Libro de registro, lista, agenda de la reunión
La función del libro de registro es ayudarte a saber el número de personas que asisten a la reunión y quiénes son. Por un lado, permite al organizador de la reunión saber si alguien está ausente y, por otro lado, le permite organizar el siguiente paso del trabajo basándose en el libro de registro, como las comidas y el alojamiento. Imprimir la lista puede facilitar que el presidente de la reunión y los participantes obtengan información relevante sobre los participantes lo antes posible, profundicen su comprensión y se familiaricen entre sí.
3. Pizarra, pizarra y bolígrafo
En algunas ocasiones, los participantes necesitan escribir o hacer dibujos en la pizarra o pizarra para ilustrar el problema. Aunque los equipos audiovisuales se han desarrollado rápidamente, muchas personas todavía prefieren la forma tradicional de expresión. La expresión improvisada en una pizarra o pizarra es cómoda y rápida. Además, también son fundamentales herramientas de apoyo como tizas, rotuladores y gomas de borrar.
4. Equipos audiovisuales diversos
El desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas ha traído consigo equipos audiovisuales como proyectores, proyectores de diapositivas, grabadores de vídeo, punteros láser o punteros, lo que ha brindado a las personas una gran comodidad. Antes de la reunión, verifique si se pueden utilizar normalmente varios equipos. Si desea utilizar un proyector de diapositivas, deberá crear las diapositivas de antemano. Las grabadoras de audio y las cámaras pueden grabar completamente el proceso y el contenido de la reunión. A veces es necesario imprimir las conclusiones o sugerencias de la reunión de inmediato, por lo que es necesario preparar una pequeña fotocopiadora o impresora.
5. Información y muestras
Si la reunión es un informe comercial o una presentación de producto, entonces la información y muestras relevantes son esenciales. Por ejemplo, al presentar un nuevo producto, hablar en términos generales no dejará una impresión profunda. Si muestras una muestra concreta y presentas una a una sus características y ventajas, tu impresión será mucho más profunda.
6. Logotipo, tablero de fondo y tablero de exhibición
El monograma generalmente se refiere al nombre de la conferencia y al lema del congreso.
Para mejorar el efecto de la reunión, muchas reuniones embellecen y presentan el logotipo en el tablero de fondo de la reunión (especialmente para algunas reuniones especiales, como congresos del partido, se puede dibujar una fiesta). emblemas y banderas en las imágenes para ahorrar dinero en costos de reuniones y tiempo de preparación. Sin embargo, al utilizar la impresión por inyección de tinta, se debe prestar atención al uso de materiales respetuosos con el medio ambiente; de lo contrario, el olor acre que emite la impresión por inyección de tinta no solo afectará las actas de la reunión, sino que también dañará la salud de los participantes, especialmente de los que están sentados. en el podio.
Para resaltar una reunión o evento, colocar paneles de exposición dentro y fuera del recinto es un método eficaz.