¿Cuál es el proceso de servicio de conferencias?

¿Cuál es el proceso de servicio de conferencias? Servicio de conferencias significa que hay parte del personal dedicado a los servicios in situ en el lugar de la conferencia, generalmente llamado "personal de conferencias". Este personal debe estar familiarizado con los idiomas extranjeros y los procedimientos de los congresos internacionales, para los cuales generalmente está capacitado. Parecen estar realizando algún trabajo de servicio específico, pero son un vínculo indispensable para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas. Yangmingxia Conference Services Co., Ltd. es una empresa de servicios de primera clase en la industria. Sigue estrictamente los siguientes procedimientos de reunión para atender a los clientes: Servicio previo a la reunión

1 Negociar el plan preliminar de la reunión con el organizador de la reunión.

2. Nuestra villa proporciona a los organizadores de la conferencia cotizaciones de la conferencia:

(1) Información sobre boletos aéreos y boletos de tren necesarios para viajar a la ciudad donde se lleva a cabo la conferencia.

(2) Tarifas de habitaciones e información sobre el lugar de celebración de la conferencia en hoteles.

(3) Gestión de recogida en aeropuerto y estación de tren.

(4) Plano de distribución del cartel de bienvenida del hotel, cartel guía, mostrador de check-in y cartel de agua.

(5) Plan de proceso de reuniones.

(6) Itinerario de viaje posterior a la reunión.

3. Determinar el plan con el organizador, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.

4. Confeccionar gafetes y tarjetas representativas para representantes e invitados.

5. Producción de carteles, stands y pancartas para conferencias.

6. Transporte y consignación de material diverso para congresos.

Servicios de conferencias

1: Grupo de asuntos de conferencias: disposiciones laborales y requisitos de división del trabajo para los miembros del equipo de asuntos de conferencias.

2. Recogida en el aeropuerto: Hay personal dedicado responsable de los servicios de recogida en el aeropuerto y la estación.

3. Recepción del hotel: mañana de bienvenida, tablero de bienvenida, mostrador de check-in, carteles, etc. Fue colocado en la sala de conferencias.

4. Registro en el hotel: registro de invitados, entrega de llaves de la habitación, materiales de la conferencia, tarjetas de comida, insignias, obsequios, registro posterior a la conferencia para boletos aéreos de regreso, boletos de tren, registro de viaje y recolección. de los honorarios de la conferencia.

5. Alojamiento para la conferencia: Confirmación después de que el invitado se registre en la sala y pregunte si hay algún requisito especial.

6. Revisar las pancartas, luces, parlantes, proyectores, carteles, té, etc. en la sala de conferencias.

7. Preparación previa a la reunión: Prepare los materiales y suministros necesarios para la reunión.

8. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).

9. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

10: Fotografía de conferencias: Proporcionar servicios de fotografía y vídeo para los delegados de la conferencia.

Itinerario de viaje, alojamiento, coche, catering, guía turístico y servicios de seguro durante el congreso.

Servicio posterior a la reunión

1: Liquidación: proporcione detalles detallados de las tarifas e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para verificar y liquidar con el cliente.

2. Materiales: recopile materiales posteriores a la reunión y cree libretas de direcciones, listas y materiales para cámaras de acuerdo con los requisitos del cliente.