Ocho elementos de la planificación de eventos
En primer lugar, debemos aclarar el propósito de la actividad.
Por ejemplo, ¿qué efecto se quiere conseguir con la actividad?
¿Cuál es el presupuesto aproximado?
¿Cuántas personas tienen previsto asistir?
¿Qué tipo de efecto comunicativo se puede conseguir?
¿Necesitas patrocinio?
El éxito de la última actividad se compara con los resultados y finalidad de la actividad, y debe ser a lo largo de toda la actividad.
02 División del trabajo de la reunión
Asegúrate de que no haya ningún problema en el período de tiempo e integra los recursos que puedes movilizar actualmente.
¿Cuántas personas se pueden trasladar?
? ¿Necesita el prestatario hablar con otros jefes de departamento con antelación?
? ¿Hay cosas que no se pueden hacer y que requieren la coordinación del liderazgo por adelantado?
Primero, aclarar los recursos internos que se pueden movilizar para este evento. Si necesita patrocinio, ¿hay algún ex socio con quien pueda contactar a tiempo?
Después de identificar los recursos, ¿quién será responsable de qué contenido en las primeras actividades?
? Es necesario tener una opinión clara de que la mano de obra y los recursos materiales disponibles actualmente no son suficientes para completar esta actividad. ¿Qué debo hacer?
¿Hay algo más que deba agregarse?
03 Determine la ubicación de manera oportuna
Asegúrese de determinar el lugar lo antes posible en función de la situación real, como el presupuesto de costos, la cantidad de personas, etc. Por lo general, el lugar tarda medio mes y algunos incluso lo reservan con 1 o 2 meses de antelación.
04 Planificación de actividades de redacción
Diagrama de flujo de actividades, chat de anfitrión, etc. ¿Se puede presentar como un anexo detrás del plan de actividades? La hora de inicio, los nodos clave de la actividad y la hora de finalización deben estar claros.
05 Lista de material físico
Esta pieza es donde los detalles se someten a pruebas extremas, desde equipos de audio hasta cintas adhesivas. Se deben considerar todos los materiales, independientemente del tamaño.
06 Lista de materiales no físicos
PPT del orador, plano de distribución de la escena, representaciones del escenario, plano de disposición de los asientos, producción de videos promocionales, cambio de página, etc.
07 Plan de Promoción de Eventos
¿Cuáles son los canales de publicidad? ¿Es a través del sitio web? ¿Weibo? ¿Comunidad? ¿U otros anuncios? ¿O es un empujón?
08 Requisitos de la cámara
¿Cuántos asientos y ángulos quieres? ¿Quieres transmitir en vivo simultáneamente? El ángulo de la fotografía y la calidad de la imagen son muy exigentes y deben ajustarse con antelación.
¿Necesito seguir a los invitados y las fotos? Es necesario determinar de antemano si el video en vivo y las fotos relacionadas deben editarse más adelante. Al filmar, puedes tomar más escenas sin personas, lo que será de gran utilidad en la posproducción.