¿Qué gastos se deben considerar en el presupuesto del evento?
1. Costos de transporte
(1) Costos de transporte durante la conferencia, principalmente costos de transporte hasta el lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el lugar. lugar de alojamiento Transporte al lugar de la reunión anual, transporte desde la casa club al lugar del comedor, transporte desde la casa club al lugar de networking empresarial, transporte para inspecciones comerciales y otros transportes programados que los asistentes puedan utilizar.
(2) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos los costos de transporte desde vuelos, ferrocarriles, autopistas, barcos de pasajeros y alojamiento hasta aeropuertos, estaciones y puertos.
2. Tarifas de la sala de conferencias
(1), alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar ya incluye algunas instalaciones compartidas.
(2) Costos de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, esta parte del costo generalmente se incluye en la tarifa de alquiler del lugar.
(3) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y equipos de video. , etc. . Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo.
(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc.
3. Gastos de catering
Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.
(1), comida y almuerzo chinos
La comida y el almuerzo chinos son básicamente cenas, que pueden ser en forma de buffet o de presupuesto mesa por mesa. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.
(2) Pausa para el té en el lugar
Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks.
(3) Recepción/Baile de la Amistad
De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de la amistad puede ser más complicado que el de un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para una recepción/baile, desde el diseño hasta el lugar y el soporte del programa.
(4) Bebidas y cargos por servicios
Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de gran estrella, el restaurante negará al organizador la entrega de bebidas. Si se pueden llevar las bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al nivel de consumo básico.
(5), Otros - snacks, frutas, vino preparado.
4. Equipo audiovisual
A menos que se haga al aire libre, el coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:
El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.
El transporte, instalación y puesta en marcha de equipos, así como el control de los honorarios de soporte técnico, podrán encomendarse a proveedores de servicios expositivos.
Fuente de sonido, principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer el suyo o confiarlo a un agente.
5. Actores y programas
Por lo general, se puede calcular en función del número de veces que se selecciona el programa; el monto del presupuesto suele estar relacionado positivamente con la dificultad del programa y el número de participantes. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter.
6. Gastos varios
Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios ceremoniales. , planificación de reuniones anuales, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios de entrega urgente, atención médica temporal, orientación de traducción, vehículos comerciales temporales, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos incidentales y, a menudo, los gastos imprevistos se pueden incluir en el presupuesto de honorarios de la conferencia como una maniobra.