Escuche lo que dice el director financiero sobre el control de gastos de viaje.
Para presentar mejor el intercambio de eventos de mitad de año sobre control de gastos de viaje, basándonos en los discursos de apertura y las preguntas y respuestas interactivas de los invitados in situ, clasificamos el contenido completo de la innovación del modelo 4.0. y práctica, para líderes financieros corporativos, personal administrativo. Ejecutivos corporativos como líderes empresariales, líderes de TI y líderes de adquisiciones, así como profesionales como proveedores de servicios de viajes y académicos de la industria brindan exploración de vanguardia. Esperamos trabajar con usted para crear una nueva era en la gestión de viajes de negocios.
Este artículo está escrito en base a los discursos de los invitados. Todos pueden discutirlo en segundo plano.
01 La gestión de viajes entra en la era 4.0
Como todos sabemos, los gastos de viaje son el segundo mayor coste controlable para las empresas. Los puntos débiles de la gestión de gastos de viaje están muy extendidos, independientemente de la industria. o empresa, pero gastos de viaje El servicio no es todo lo que hay en los viajes corporativos. En el modelo anterior, los empleados siempre adoptaban el método de reembolso por adelantado, y los empleados padecían "pagos por adelantado"; las finanzas a menudo se encontraban en una situación de asimetría de datos y conciliación frecuente, y quedaban atrapados en el arduo trabajo de la contabilidad repetida; El lado estaba cansado de manejar varios comentarios de los empleados Problema, la satisfacción de los empleados no ha aumentado; las políticas y demandas de gestión de viajes de la empresa no se pueden implementar, existe una brecha con la promoción comercial y no existe una forma efectiva de llevar a cabo la construcción de informatización de viajes. Descubriremos que en el proceso de búsqueda de soluciones, es difícil para un solo proveedor de servicios resolver todos los problemas. ¿Cómo podemos hacer que los viajes dejen de ser un problema que aqueja a las empresas?
Según el estado actual de la construcción de plataformas tecnológicas empresariales, en los modelos originales 2.0 y 3.0, las empresas generalmente firman un acuerdo con una TMC y pagan tarifas de servicio a la TMC, y los productos son administrados por el servicio. proveedor. Si el producto no está directamente relacionado con la empresa o no está firmado por la empresa primero, existe el riesgo de morir. Las reservas y servicios de viajes son modos de salto, en lugar de modelos de plataformas de viajes centralizadas, y no se pueden comparar precios con múltiples proveedores. Una vez que cambia de proveedor, los datos originales no se conservan y los costos hundidos y las oportunidades son altos. La gestión y el control de la diferencia de precio lo implementa el proveedor de servicios, y no se implementa todo el proceso de gestión de circuito cerrado.
Los gastos de viaje se incurren con más frecuencia que en otras empresas y la auditoría suele ser un tema crítico. En los últimos años, empresas de diversos sectores han prestado cada vez más atención a la importancia del control interno en la gestión corporativa. Las especificaciones previas al viaje, los controles durante el viaje y la optimización posterior al viaje son estándares necesarios para lograr el control interno y el cumplimiento de los gastos de viaje, lo que no se puede lograr basándose únicamente en el reembolso final. El reembolso inteligente es sólo una parte de la construcción de un sistema digital de control de gastos.
Imagínese si la gestión de viajes de negocios pudiera lograr: aprobación previa al viaje, control del presupuesto y la escala del viaje; proceso de reserva de los empleados visible y rastreable, transmisión de datos en tiempo real, sincronización y conexión de facturas, cobro automático de facturas y reembolsos; se cancelan automáticamente. La colaboración hombre-máquina hace que todo el proceso, desde la solicitud de gastos hasta el reembolso, sea automatizado, móvil, eficiente y rápido. Entonces, ¿seguirá existiendo el fenómeno del incumplimiento de los gastos y del reembolso de los gastos de viaje?
Revisión del historial de desarrollo de toda la industria del control de viajes y las prácticas corporativas en la gestión de viajes y gastos, desde la minería fuera de línea en el modelo 1.0 hasta los servicios TMC en el modelo 2.0 y el reembolso del control de gastos en el modo Jump 3.0. : Aunque los modelos y tecnologías de control de viajes corporativos se actualizan e iteran constantemente, el TMC de terceros que salta al lado del consumidor hace que el escenario de consumo de viajes aún esté fuera del sistema de control de gastos corporativos, lo que dificulta lograr un circuito cerrado de control de gastos. No fue hasta la aparición del modelo 4.0, la profunda integración de los escenarios de consumo de viajes y el control de costes, y el empoderamiento de las plataformas de gestión y control de viajes mediante la tecnología digital que los actuales problemas de gestión de viajes corporativos se resolvieron realmente desde la raíz.
Lo que las empresas realmente necesitan es un plan de contratación de viajes científicos, una plataforma completa de implementación del sistema de control interno y una solución digital para el control de costos de todo el proceso antes y después del evento.
02 Control de gastos de viaje 4.0: el salto de 3.0 a 4.0
Desde la perspectiva del desarrollo de la industria, hay dos factores clave en la actualización de 3.0 a 4.0: primero, la integración en escenarios integrales de consumo, incorporando El sistema de control de costos recorre todo el proceso antes, durante y después del evento, en segundo lugar, la tecnología inteligente remodela la experiencia humanizada del control de costos financieros, promoviendo así el ideal corporativo del control de costos de todos;
A diferencia de un simple sistema de reembolso, el modelo de control de gastos de viaje 4.0 se basa en la experiencia exitosa de más de 30 industrias y más de 100 empresas líderes, integra creativamente escenarios de gastos de viaje en el control de gastos y establece la agregación de múltiple La plataforma abierta de adquisiciones centralizada del proveedor permite la comparación de precios entre múltiples proveedores para un producto, cumple con los requisitos de cumplimiento de las adquisiciones corporativas, controla los gastos desde la fuente de consumo y permite que cada empleado participe conscientemente en el control de gastos, formando en última instancia un evento previo. Gestión de ciclo cerrado de enlace completo, proceso completo, durante y después del evento.
¿Cuáles son los fundamentos teóricos y las ventajas distintivas detrás de la práctica exitosa del modelo Travel Expense Control 4.0 a nivel de innovación? Esto es lo que despierta la curiosidad de muchos expertos.
1 Este número es la comparación de precios: la primera plataforma de control de costos de la industria y el modelo de plataforma centralizada de comparación de precios de adquisiciones. Muchos fabricantes pueden comparar precios, pero el grado y grado de especialización varían. Tomemos como ejemplo la comparación de precios de billetes de avión. Es común que todos muestren todos los datos del ticket. ¿Cuánto cuesta este vuelo, cuánto cuesta ese vuelo? Es simplemente la misma relación de frecuencia. De hecho, necesitamos comparar precios en la misma dimensión, el mismo vuelo y la misma clase de cabina. Porque puede haber múltiples cotizaciones para una clase de cabina, como precios del sitio web oficial de la aerolínea, precios especiales del distribuidor, precios negociados por la empresa, etc. , no es necesariamente la misma cabina para comparar. La comparación de precios también debe considerar el monto del acuerdo entre la empresa y la aerolínea, así como cuándo se completará la evaluación del acuerdo, qué precio no es el mejor precio y cuál no es el mejor precio final. Algunos controles operativos aquí son muy importantes.
El segundo es el modo de gestión fuera de línea y basado en escenarios. La gestión de gastos es un negocio altamente profesional que abarca tres áreas principales: negocios, finanzas e impuestos. Gran parte del software está diseñado desde una perspectiva financiera. Los empleados deben seleccionar una cuenta contable al utilizarla. Al reembolsar, también deben seleccionar a qué cuenta especial pertenece el gasto y completar el número de cuenta y la información bancaria. Sin embargo, no todos los empleados tienen conocimientos financieros profesionales, por lo que siempre les resulta difícil utilizarlos.
En respuesta a este problema, finalmente resumimos un conjunto de modelos de gestión basados en tipos de negocios, incluido el alcance aplicable del negocio, plantillas de formulario, procesos de aprobación, reglas de revisión de reembolso, reglas de pago y configuración de presupuesto. y estándares de gastos, plantillas de gastos, consultas y reglas de control de reservas para la configuración de bloques. Una vez que la empresa lo proporciona, el sistema puede configurar automáticamente el tipo de negocio, el tipo de gasto y la cuenta contable. Los empleados solo necesitan seguir diferentes procesos según lo sucedido, y el departamento financiero no necesita preocuparse por si se han recopilado los tipos de gastos y cuentas contables correctos. Es simple de entender y fácil de usar.
Esta es también la tercera innovación. Se basa en el pensamiento de gestión integral de la gestión empresarial, en lugar de simplemente crear un sistema de reembolso. No sólo considera los aspectos financieros, sino que también considera las demandas de la gestión empresarial. , de los cuales las finanzas son sólo uno de ellos.
Materiales de referencia:
Baijiahao? Industry Insights | Innovación digital y práctica del modelo de control de gastos de viaje 4.0.