En la práctica de la comunicación corporativa, ¿qué importancia tiene centrarse y enfatizar "* * *la misma visión"?
El proceso de gestión es un proceso que consiste en movilizar plenamente el entusiasmo de las personas, mejorar la eficiencia organizacional y lograr el mismo objetivo de la empresa a través de diversas funciones de gestión. En cierto sentido, la comunicación es la esencia de la gestión. La gestión es inseparable de la comunicación y la comunicación impregna todos los aspectos de la gestión.
La llamada comunicación es el intercambio de ideas e información entre personas, es el proceso en el que la información se transmite de una persona a otra y poco a poco se difunde ampliamente. Barnard, un famoso científico de la gestión organizacional, cree que "la comunicación es un medio que conecta a los miembros de una organización para lograr el mismo objetivo". Sin comunicación no hay gestión. La mala comunicación es un viejo problema en casi todas las empresas. Cuanto más compleja es la organización de una empresa, más difícil resulta comunicarse. A menudo, muchas opiniones constructivas provenientes de las bases son reprimidas antes de ser transmitidas a los tomadores de decisiones de alto nivel, y la comunicación de las decisiones de alto nivel a menudo no puede presentarse a todo el personal en su forma original.
Este artículo primero explica el papel de la comunicación en la gestión, luego comienza con el análisis de varias barreras de comunicación comunes, analiza los factores que causan las barreras de comunicación y luego analiza cómo llevar a cabo una gestión de comunicación eficaz y brinda detalles. ejemplos e introducciones.
La primera parte es el papel de la comunicación en la gestión.
En las empresas modernas, existe una necesidad especial de comunicación mutua, comprensión mutua e intercambio de información entre personas, entre departamentos, entre superiores y subordinados, y entre otras partes. Sin embargo, en la vida real, las personas suelen cruzar un "muro" invisible que dificulta la comunicación entre sí. Aunque los equipos de comunicación modernos son mágicos, no pueden atravesar este "muro" invisible. Si los canales de comunicación no son fluidos durante mucho tiempo, no se intercambia información, las emociones no son armoniosas y las relaciones no son armoniosas, afectará el trabajo e incluso hará que la empresa vaya de mal en peor. Después de un análisis cuidadoso, veremos la existencia de este "muro" en cualquier momento. Por ejemplo, en las actividades de producción de una empresa, algunos departamentos comerciales no saben que sus actividades de producción deben coordinarse con el plan de producción de toda la empresa, algunos incluso persiguen sus propios intereses privados por cualquier medio, independientemente de los intereses de. otros departamentos comerciales, y están aún menos dispuestos a cooperar con Cooperar con otros departamentos. No se les ocurrió hacerlo. ¿Qué consecuencias adversas traerá a las actividades productivas de toda la empresa? Otro ejemplo es que algunos directivos son subjetivos y arbitrarios. Una persona tiene la última palabra y no puede escuchar las opiniones de sus subordinados. Es aún más difícil criticar sus errores. No saben comunicarse frecuentemente entre superiores y subordinados. Si sus opiniones y sugerencias son ignoradas y son indiferentes, su entusiasmo y sentido de responsabilidad por la empresa se verán mermados y sus subordinados se volverán pasivos y aburridos. De esta forma, una vez que ocurre una emergencia en la empresa y se requiere que todos los empleados propongan ideas y encuentren formas de superar las dificultades, los empleados se mostrarán indiferentes y no tendrán entusiasmo ni entusiasmo. Por lo tanto, debemos gestionar bien las empresas modernas. Es necesario fortalecer continuamente el intercambio de información, datos y emociones dentro de la empresa, para que los empleados puedan comprender claramente los principios, políticas y condiciones de la empresa y establecer gradualmente un sistema de comunicación maduro y completo.
El director general de una empresa americana concede gran importancia a la comunicación entre los empleados. Una de sus "iniciativas" fue sustituir todas las pequeñas mesas redondas que utilizaban cuatro personas en el restaurante de la empresa por largas mesas rectangulares. Este es un cambio significativo cuando se utilizan mesas redondas pequeñas. Siempre eran las cuatro personas muy familiares las que se sentaban juntas a comer. Sin embargo, cambiar a una mesa larga es diferente. Algunos desconocidos tuvieron la oportunidad de sentarse juntos y charlar. El personal del departamento de investigación puede reunirse con personal de marketing o ingenieros de fabricación de otros departamentos, intercambiar opiniones y obtener la información necesaria durante el contacto mutuo. Además, pueden inspirarse mutuamente y crear "chispas de ideas", y las operaciones de la empresa han mejorado considerablemente. El papel de la comunicación en la gestión es multifacético, entre los que destacan tres aspectos:
1. Cualquier decisión implicará cuestiones como qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.
Siempre que se encuentran con estos problemas urgentes, los gerentes necesitan obtener una gran cantidad de información a través de una amplia comunicación dentro de la empresa y luego tomar decisiones o asesorar al personal relevante para que tome decisiones para resolver rápidamente el problema. Los empleados subordinados también pueden tomar la iniciativa de comunicarse con los gerentes superiores y presentar sus propias sugerencias para que los líderes las consulten al tomar decisiones, o pueden obtener la aprobación de los líderes superiores a través de la comunicación y tomar sus propias decisiones. La comunicación interna dentro de la empresa proporciona información para que varios departamentos y personal tomen decisiones y mejora sus capacidades de juicio.
2. La comunicación anima a los empleados a trabajar de forma coordinada y eficaz. Todos los departamentos y puestos de una empresa son interdependientes. Cuanto mayor es la interdependencia, mayor es la necesidad de coordinación, que sólo puede lograrse mediante la comunicación. Sin una comunicación adecuada, los gerentes no comprenderán completamente a sus subordinados, y los subordinados pueden tener malentendidos sobre las tareas que se les asignan y el trabajo que deben completar, lo que impedirá que las tareas se completen correcta y satisfactoriamente, lo que resultará en daño a los intereses. de la empresa.
3. La comunicación ayuda a los líderes a motivar a los subordinados, establecer buenas relaciones interpersonales y una atmósfera organizacional y mejorar la moral de los empleados. Además de información técnica y de coordinación, los empleados también necesitan información inspiradora. Permite a los líderes comprender las necesidades de los empleados, preocuparse por sus sufrimientos, considerar sus requisitos en la toma de decisiones y mejorar el entusiasmo laboral de los empleados. Existe una demanda generalizada de una evaluación adecuada de la propia capacidad para trabajar. Si los elogios, el reconocimiento o la satisfacción del líder pueden transmitirse a los empleados a través de varios canales de manera oportuna, despertará algún tipo de motivación laboral. Al mismo tiempo, las buenas relaciones interpersonales dentro de una empresa son inseparables de la comunicación. La comunicación ideológica y emocional puede mejorar el entendimiento mutuo y eliminar malentendidos, barreras y sospechas. Incluso si no se puede lograr un entendimiento completo, al menos se puede lograr un entendimiento, de modo que la empresa pueda tener una atmósfera organizacional armoniosa. El llamado "todos piensan en un solo lugar y trabajan duro en un solo lugar" es el resultado de una comunicación eficaz.
Parte 2 Obstáculos para la comunicación efectiva
1. Obstáculos para la comunicación organizacional En la gestión, una organización razonable conduce a la comunicación de información. Sin embargo, si la organización es demasiado grande y hay demasiados niveles intermedios, la transmisión de información desde las unidades superiores de toma de decisiones a las unidades subordinadas no sólo conducirá fácilmente a una distorsión de la información, sino que también hará perder mucho tiempo y afectará la puntualidad de la toma de decisiones. información. Al mismo tiempo, la comunicación de información de arriba hacia abajo también hará perder tiempo y afectará la eficiencia si hay demasiados niveles intermedios. Según las estadísticas de algunos académicos, si la precisión de un mensaje está en manos de los altos directivos al 100%, puede que sólo esté en manos del 20% en manos de los destinatarios del mensaje. Esto se debe a que en este tipo de comunicación de información, las autoridades competentes de todos los niveles dedicarán tiempo a examinar la información recibida, filtrándola capa por capa y luego reportándola fuera de contexto. Además, en el proceso de selección intervienen una gran cantidad de factores subjetivos, especialmente cuando la información enviada involucra al propio remitente, lo que muchas veces conduce a una distorsión de la información por razones psicológicas. Esta situación también puede hacer que los proveedores de información se sientan intimidados y reacios a proporcionar información crítica. Por lo tanto, si la organización está inflada, la estructura organizacional no es razonable, las responsabilidades entre departamentos no están claras, la división del trabajo no es clara, lo que lleva a múltiples líderes, o si las personas están ocupadas y tienen exceso de personal, causará una cierta cantidad de presión psicológica. en ambas partes y afectan la comunicación.
En segundo lugar, barreras de comunicación personal
1. Obstáculos provocados por factores de personalidad. El intercambio de información está restringido en gran medida por factores psicológicos personales. Las diferencias en la naturaleza, el temperamento, la actitud, el estado de ánimo y los puntos de vista individuales pueden convertirse en obstáculos para la comunicación de información.
2. Obstáculos causados por lagunas de conocimiento y experiencia. En la comunicación de información, si la brecha entre el nivel de experiencia y el nivel de conocimiento de ambas partes es demasiado grande, se producirán barreras de comunicación. Además, las diferencias en las experiencias individuales también tienen un impacto en la comunicación de información. En la vida real, la gente suele hacer cosas basándose en la experiencia. Una persona experimentada suele ser reflexiva y cautelosa a la hora de comunicar información, mientras que un novato suele estar perdido. La característica es que ambas partes en el intercambio de información a menudo procesan información basándose en comprensiones generales de la experiencia, ampliando la brecha en la comprensión mutua y formando barreras de comunicación.
3. Obstáculos provocados por la mala memoria personal. En la gestión, la comunicación de la información suele transmitirse paso a paso según el sistema organizativo. Sin embargo, cuando la misma información se transmite según niveles, a menudo se ve afectada por cualidades individuales, reduciendo así la eficiencia del intercambio de información.
4. Obstáculos provocados por diferentes actitudes hacia la información. Esto se puede considerar en diferentes niveles. La primera es comprender las diferencias. En las actividades de gestión, todavía es común que muchos empleados y gerentes ignoren el papel de la información, lo que crea grandes obstáculos para la comunicación normal de la información. El segundo es el concepto de interés. En un grupo, diferentes miembros tienen diferentes puntos de vista sobre la información y eligen diferentes énfasis.
A muchos empleados solo les importa la información relacionada con sus propios intereses materiales y no les importa la información relacionada con los objetivos organizacionales y las decisiones de gestión. Esto también se ha convertido en un obstáculo para la comunicación de información.
5. Obstáculos causados por la desconfianza mutua. La comunicación de información eficaz debe basarse en la confianza mutua, de modo que las reflexiones ascendentes puedan tomarse en serio y las decisiones descendentes puedan implementarse rápidamente. Al comunicar información, los gerentes deben escuchar opiniones sin prejuicios y alentar a los subordinados a aclarar completamente sus opiniones, a fin de lograr una verdadera comunicación de pensamientos y emociones, recibir información completa y confiable y tomar decisiones y juicios sabios.
6. El miedo del comunicador y la calidad psicológica personal también pueden provocar barreras en la comunicación. En la práctica de la gestión, el éxito o el fracaso de la comunicación de información depende principalmente de la cooperación integral y eficaz entre superiores y superiores, líderes y empleados. Pero muchas veces, estas colaboraciones suelen convertirse en obstáculos debido al miedo de los subordinados y a las cualidades psicológicas personales de ambas partes. Por un lado, si el supervisor es demasiado majestuoso y da la impresión de ser inaccesible, o si el gerente carece de la simpatía necesaria y no está dispuesto a simpatizar con la situación, fácilmente despertará miedo entre los subordinados y afectará la comunicación normal de información. Por otro lado, la mala calidad psicológica también es un factor que genera barreras en la comunicación.
7. Obstáculos causados por el sesgo de selección intuitiva. Recibir y enviar información también es una forma de percepción. Pero por diversas razones, la gente siempre está acostumbrada a recibir cierta información y descartar otra. Ésta es la selectividad de la percepción. Los obstáculos causados por la selectividad perceptiva son tanto objetivos como subjetivos. Los factores objetivos, como la diferente intensidad de cada parte de la información y el diferente valor para el destinatario, harán que cierta información sea fácil de atraer la atención y ser aceptada, mientras que otras partes de la información serán ignoradas. Los factores subjetivos también están relacionados con la calidad psicológica personal en las elecciones perceptuales. Al recibir o remitir información, es más fácil escuchar lo que está en consonancia con las propias necesidades e intereses, pero no es fácil escuchar lo que no es bueno para uno mismo y puede perjudicar los propios intereses. Esto conducirá a la distorsión de la información y afectará la comunicación fluida de la información.
La tercera parte es la gestión de la comunicación efectiva
1. Canales y métodos de comunicación La vida de la información reside en la comunicación. Por lo tanto, para gestionar eficazmente la comunicación de información, debemos trabajar duro en la transmisión de información.
1. La transmisión de información debe ser rápida y rentable. El llamado "mucho" se refiere a la cantidad, es decir, la cantidad de información transmitida por unidad de tiempo es mayor; la velocidad se refiere a la velocidad, es decir, la transmisión de información debe ser rápida y oportuna. corromperse si la velocidad de transmisión es demasiado lenta No sirve de nada; lo bueno es que en términos de calidad se deben eliminar todo tipo de interferencias en la transmisión de información para mantener la autenticidad de la información; en términos de eficiencia, eso es necesario; se transmitirá la mayor cantidad de información posible en poco tiempo. En la transmisión de información, estos aspectos están interrelacionados y son restrictivos, y deben coordinarse entre sí.
2. Se deben distinguir diferentes objetos a la hora de transmitir información. Por un lado, se refiere a la finalidad de transmitir la información y, por otro, a la confidencialidad de la transmisión de la información. La información es valiosa, pero el valor varía de persona a persona y la misma información tiene valor diferente para diferentes personas. Por lo tanto, se debe prestar atención a los objetivos de la transmisión de información para garantizar la eficacia de la información. Es necesario estudiar las diferentes necesidades de los distintos objetos, realizar un seguimiento de la visión de los destinatarios de la información, garantizar la calidad de la transmisión de la información y reducir el trabajo ineficaz. Además, al mejorar la pertinencia de la entrega de información, también se debe prestar atención al ámbito de aplicación de la información, teniendo en cuenta la confidencialidad de la información y evitando la difusión de información en un área grande, causando una carga psicológica innecesaria a empleados y afectando la moral del equipo.
3. Se debe controlar adecuadamente la cantidad de transmisión de información. En la gestión, debido a los diferentes roles de las agencias de calificación, los temas considerados por cada miembro del equipo también son diferentes. Por tanto, a la hora de transmitir información, debemos prestar atención a controlar la cantidad. En otras palabras, la información que los subordinados deben conocer debe entregarse lo antes posible y la información con un alcance de aplicación limitado debe mantenerse confidencial. En este sentido, debemos prestar atención a dos tendencias: una es la tendencia a mantener la información demasiado confidencial. Los empleados de una misma empresa, departamento o equipo guardan secretos entre sí, lo que dificulta la comprensión y la coordinación mutuas. Parte de la información que debería mantenerse confidencial no se transmite a los departamentos de nivel inferior de manera oportuna, lo que resulta en un bloqueo de información, genera sospechas injustificadas y afecta la satisfacción de las necesidades sociales personales. Otra es la tendencia a difundir información al azar. Al transmitir información, no se considera la confidencialidad de la información, no se selecciona el objetivo de la transmisión de la información y la información recopilada se difunde a voluntad, lo que genera confusión en la información. Los gerentes también deben prestar atención a la revisión y limpieza de la información. No deben incluir toda la información en la reunión, lo que aumentará la carga de la reunión y provocará fatiga psicológica. En resumen, estas dos tendencias conducirán al chisme, lo que no favorece la unidad organizacional y afecta la moral del equipo y la eficiencia del trabajo.
4. Controlar el uso de entrega directa y canales informales. La llamada transmisión directa es una transmisión de nivel de salto, que deja de lado el sistema de información de gestión y permite que todas las partes se comuniquen directamente. En la gestión, este método no se puede utilizar demasiado, pero se puede controlar en algunos casos especiales. Por ejemplo, en primer lugar, es para resolver rápidamente problemas importantes en la gestión; en segundo lugar, debido a la grave burocracia de las agencias de nivel superior, obstaculizará las prescripciones. La tercera es información que es particularmente urgente y debe comunicarse a quienes toman las decisiones lo antes posible; la cuarta es información que involucra privacidad personal y debe mantenerse confidencial; Para aliviar la presión psicológica de los comunicadores y controlar la transmisión de información, algunas empresas han habilitado jornadas de recepción del director general y buzones de correo del director general. Para los canales de comunicación descendente, algunos gerentes suelen insistir en enviar información directamente a los departamentos que la necesitan e implementar un sistema de "retroalimentación". Para la comunicación informal, también se debe implementar un control efectivo, porque aunque en algunos casos la comunicación informal a menudo puede lograr efectos que la comunicación formal no puede lograr, también puede convertirse en un canal para difundir rumores y chismes, causando efectos secundarios. El control de la comunicación de la información es un arte de gestión y una parte importante para mejorar el nivel de gestión. Para mejorar el nivel de gestión, los gerentes deben controlar y gestionar la comunicación de la información.
5. La retroalimentación de la información también es necesaria durante el procesamiento de la información. Esta es una forma confiable de garantizar la exactitud de su información. Este requisito de retroalimentación es bidireccional, es decir, las agencias de nivel inferior a menudo brindan información a los líderes superiores y al mismo tiempo aceptan solicitudes de información de los líderes superiores. Los líderes superiores a menudo también deben proporcionar información a los subordinados y al mismo tiempo brindar retroalimentación a los líderes superiores; la información proporcionada por los subordinados, formando un ciclo de información. En términos generales, no importa qué tipo de procesamiento de información sea, se necesita retroalimentación, pero el método puede ser diferente. La información con valor práctico se puede utilizar para tomar decisiones y emprender acciones; la información que no tiene valor práctico o es temporalmente inútil debe ser respondida y retroalimentada de manera oportuna. Un método de control simple y eficaz es enviar periódicamente el procesamiento de la información al proveedor de la información. Al hacerlo, por un lado, puede mejorar la pertinencia y reducir la ceguera del departamento que proporciona la información, por otro lado, puede fortalecer la comunicación psicológica entre el remitente y el destinatario de la información, mejorar la moral del equipo y movilizar; el entusiasmo de los empleados por participar en la gestión.
1. Comunicación formal y canales de comunicación informal La comunicación formal se refiere a la transmisión e intercambio de información dentro del sistema organizacional de acuerdo con ciertos principios organizacionales. Por ejemplo, el intercambio de documentos oficiales entre organizaciones, la transferencia de documentos dentro de la organización, reuniones e intercambio regular de información entre superiores y subordinados. Además, aquí también se enumeran giras, intercambios técnicos y estudios de mercado organizados por grupos.
Las ventajas de la comunicación formal son que es efectiva, seria, vinculante, fácil de mantener confidencial y puede mantener la autoridad de la comunicación de información. Este método se utiliza generalmente para la transferencia de información y documentos importantes, toma de decisiones organizativas, etc. Su desventaja es que la comunicación es rígida y lenta porque depende de la transmisión de sistemas organizacionales en diferentes niveles.
Los canales de comunicación informales se refieren al intercambio y transmisión de información fuera de los canales de comunicación formales. No están sujetos a supervisión organizacional y pueden elegir libremente los canales de comunicación. Por ejemplo, los miembros de un grupo intercambian opiniones en privado, se reúnen con amigos, difunden rumores y chismes, todas son comunicaciones informales. La comunicación informal es un complemento orgánico de la comunicación formal. En muchas organizaciones, la mayor parte de la información utilizada en la toma de decisiones se transmite a través de sistemas de información informales. En comparación con la comunicación formal, la comunicación informal a menudo puede adaptarse a los cambios en la situación de manera más flexible y rápida, omitiendo muchos procedimientos complicados y a menudo también puede proporcionar mucha información que es difícil de obtener a través de canales de comunicación formales, reflejando verdaderamente los pensamientos de los empleados; Actitudes y motivaciones. Por lo tanto, este incentivo suele jugar un papel importante en las decisiones de gestión.
La ventaja de la comunicación informal es que la forma de comunicación es informal, directa y rápida, y es fácil conocer "información privilegiada" que la comunicación formal no puede proporcionar a tiempo. La base de la función de la comunicación informal son las buenas relaciones interpersonales en el grupo. La desventaja es que la comunicación informal es difícil de controlar, la información transmitida es inexacta y puede distorsionarse y malinterpretarse fácilmente. Y puede dar lugar a pequeños grupos y círculos, afectando la estabilidad de los corazones de las personas y la cohesión del grupo.
Además, la comunicación informal tiene un patrón predecible. Las investigaciones psicológicas muestran que el contenido y la forma de la comunicación informal a menudo se pueden conocer de antemano. Tiene las siguientes características:
En primer lugar, cuanto más recientes sean las noticias, más gente hablará de ellas;
En segundo lugar, es más probable que las personas que tienen un impacto en el trabajo de las personas sean discutido;
En tercer lugar, las personas que más conoces son de las que más se habla;
En cuarto lugar, las personas que están relacionadas en el trabajo a menudo se involucran fácilmente en el mismo rumor;
En quinto lugar, las personas que entran en contacto con más personas en el trabajo tienen más probabilidades de estar involucradas en el mismo rumor.
Los gerentes deben prestar total atención a estas leyes de la comunicación informal, a fin de eliminar los "chismes" negativos y utilizar la comunicación informal para alcanzar los objetivos organizacionales.
La teoría de la gestión moderna propone un nuevo concepto: "comunicación altamente informal". Se refiere a utilizar varias ocasiones y mediante diversos métodos para eliminar diversas interferencias y mantener un intercambio constante de información entre ellas, formando así un sistema de intercambio de información grande, informal y abierto en un grupo y una empresa. La práctica ha demostrado que un alto grado de comunicación informal puede ahorrar mucho tiempo, evitar la sensación de moderación y precaución en ocasiones formales, resolver muchos problemas que han sido difíciles de resolver durante muchos años en una atmósfera relajada y reducir la fricción en las relaciones interpersonales. relaciones dentro del grupo.
2. Canales de comunicación ascendente
Los canales de comunicación ascendente se refieren principalmente al intercambio de información a través de ciertos canales entre los miembros del grupo y los gerentes de base y los tomadores de decisiones de gestión. Tiene dos formas de expresión: una es la transmisión capa por capa, es decir, se materializa paso a paso de acuerdo con ciertos principios y procedimientos organizativos. El segundo es la reflexión a gran escala. Esto se refiere a reducir el número de capas intermedias y permitir el diálogo directo entre los tomadores de decisiones y los miembros del grupo.
La ventaja de la comunicación ascendente es que los empleados pueden reflejar directamente sus opiniones a sus líderes y obtener un cierto grado de satisfacción psicológica; los gerentes también pueden comprender el estado comercial de la empresa a través de este método y formar buenas relaciones con ellos. subordinados y mejorar el nivel de gestión.
Las desventajas de la comunicación descendente son: durante el proceso de comunicación, los subordinados tienen una distancia psicológica debido a diferentes niveles, formando algunas barreras psicológicas, tienen miedo de los "esfuerzos", miedo a las represalias y no están dispuestos a expresarse; sus opiniones. Al mismo tiempo, la comunicación ascendente suele ser ineficaz. A veces, debido a factores psicológicos especiales, la información se malinterpreta después de capas de filtrado y los resultados son contraproducentes.
En términos comparativos, la comunicación descendente es relativamente fácil, e incluso se pueden utilizar medios de comunicación como la radio y la televisión desde una posición alta; la comunicación ascendente es más difícil, lo que requiere que los líderes de base profundicen en la realidad y reflejen la realidad. situación de manera oportuna y hacer un trabajo detallado. En términos generales, el modelo de gestión tradicional enfatiza la comunicación descendente y el estilo de gestión tiende a ser autoritario. El modelo de gestión moderno combina comunicación descendente y comunicación ascendente, enfatiza la retroalimentación de información y aumenta las oportunidades para que los empleados participen en la gestión.
3. Los gerentes del canal de comunicación descendente envían diversas instrucciones y políticas a niveles inferiores de la organización a través de la comunicación descendente. Esta información suele incluir:
1) Descripción del trabajo.
2) Descripción del contenido del puesto.
3) Políticas, procedimientos y normas que deben seguir los empleados.
4) Retroalimentación sobre el desempeño de los empleados.
5) Actividades diversas en las que los empleados participan voluntariamente.
La ventaja de los canales de comunicación descendente es que permite a las autoridades de nivel inferior y a los miembros del grupo comprender los objetivos de la organización y las intenciones de liderazgo de manera oportuna, y aumenta la fuerza centrípeta de los empleados y el sentido de pertenencia a su grupo. . También puede coordinar actividades en todos los niveles dentro de la organización, fortalecer los principios y la disciplina organizacionales y garantizar el funcionamiento normal de la máquina organizacional. La desventaja de los canales de comunicación descendente es que si este canal se usa demasiado, creará una impresión superior y arbitraria entre los subordinados, provocando resistencia psicológica entre los subordinados y afectando la moral del grupo. Además, debido a que la información del nivel más alto de toma de decisiones debe transmitirse de un nivel a otro, es fácil retrasarla y archivarla, y la información puede malinterpretarse y distorsionarse posteriormente.
4. Canales de comunicación horizontal
Los canales de comunicación horizontal se refieren a la transmisión e intercambio de información entre individuos y grupos del mismo nivel en el sistema organizacional. En la gestión empresarial, la comunicación horizontal se puede dividir en cuatro tipos. El primero es la comunicación de información entre el nivel de toma de decisiones de la empresa y el sistema sindical; el segundo es la comunicación de información entre los altos directivos; el cuarto es la comunicación de información entre varios departamentos de la empresa y los directivos de nivel medio; la comunicación de información entre los empleados comunes en el trabajo y en sus pensamientos. La comunicación horizontal también puede tomar la forma de comunicación formal o informal. Generalmente prevalece el último método, especialmente cuando los planes de comunicación de información formales o planificados previamente son difíciles de lograr; la comunicación informal suele ser un remedio extremadamente eficaz.
La comunicación horizontal tiene muchas ventajas:
En primer lugar, puede simplificar procedimientos, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del trabajo.
En segundo lugar, puede hacer que varios departamentos de la empresa se comprendan entre sí, ayudar a cultivar el concepto general y el espíritu cooperativo y superar la tendencia al departamentalismo.
En tercer lugar, puede aumentar la comprensión mutua y la acomodación entre los empleados, cultivar la amistad entre los empleados, satisfacer sus necesidades sociales y mejorar su interés y actitud laboral.
Las desventajas son: hay demasiadas pistas de comunicación horizontal y una gran cantidad de información, lo que fácilmente puede generar confusión; además, la comunicación horizontal, especialmente la comunicación entre individuos, también puede convertirse en una forma para los empleados; quejarse y difundir rumores, afectando negativamente la moral de un grupo disperso.
5. Formulario escrito
Cuando la información de una organización o gerente debe difundirse ampliamente a otros o la información debe conservarse, se utilizan formularios escritos como informes, memorandos y cartas. insustituible. Los principios para utilizar la comunicación escrita son los siguientes:
1) El texto debe ser conciso, intentar utilizar términos sencillos y eliminar términos e ideas innecesarios.
2) Si el archivo es largo, se debe agregar una tabla de contenido o resumen antes del archivo.
3) Organiza el contenido de forma razonable, poniendo generalmente al frente la información más importante.
4) Tener un título claro.
6. Forma verbal La comunicación cara a cara mediante el lenguaje hablado es la forma de gestión más utilizada. La comunicación oral eficaz requiere un cambio de código correcto para que el remitente entregue el mensaje de manera organizada y sistemática. En cuanto al resultado de esta persona, ¿qué condiciones pueden mejorar efectivamente el efecto de la comunicación? Investigaciones relevantes muestran que el conocimiento, la confianza, la pronunciación clara, el buen tono, la sinceridad, la lógica fuerte, la compasión, la mentalidad abierta, la honestidad, la buena apariencia, el humor, la diversión y la amabilidad son las características de una comunicación efectiva.
7. La comunicación no verbal puede fortalecer la información transmitida por la comunicación oral, y también puede confundir y distorsionar la información transmitida por la comunicación oral. Por tanto, es importante comprender la comunicación no verbal, ya que los mensajes no verbales se pueden expresar de muchas maneras.
Utilice el espacio para comunicar la distancia entre las personas, ya sea que estén de pie o sentadas, el equipamiento y el mobiliario de la oficina afectarán la comunicación. En diversas organizaciones, normalmente se muestran diferentes estatus y poder a través de la disposición del espacio. Los altos directivos suelen tener oficinas espaciosas con buenas vistas y altas calidades. Los hoteles y restaurantes de diferentes categorías también pueden representarse a través de información espacial.
Usa ropa para comunicarte. Las personas que usan ropa diferente pueden transmitirse cierta información entre sí. Porque la ropa obviamente puede afectar las percepciones que las personas tienen de diferentes estatus, identidades y grupos.
Utilizar la postura para comunicarse con el cuerpo humano y sus diversas posturas puede transmitir mucha información, especialmente expresiones faciales, por lo que comprender el significado del lenguaje corporal es una parte importante de una comunicación eficaz.
Al aclarar el método de comunicación, preste atención al arte de la comunicación. Según las encuestas, en las empresas, los trabajadores de producción realizan actividades de comunicación e información entre 16 y 46 minutos por hora; los gerentes de base, entre el 20 y el 50% de su tiempo de trabajo lo dedican a la comunicación lingüística con varias personas, como por ejemplo una forma de comunicación escrita. como redactar informes, puede llegar hasta el 64%; los directivos, por otro lado, dedican entre el 66 y el 89% de su tiempo de trabajo a la comunicación verbal. Los líderes corporativos a menudo celebran reuniones, hablan con la gente y llegan al nivel de base. Gran parte de esto es comunicación de información. Todos en la empresa tienen mucho tiempo para comunicarse, y la comunicación debe ser artística para ser más efectiva, lo cual es aún más importante para los líderes de la empresa.
La comunicación debe tener un propósito claro, ideas claras y prestar atención a la expresión. Antes de comunicar información, el remitente debe considerar su intención y captar la idea central. Durante el proceso de comunicación, utilice un lenguaje y gestos que ambas partes comprendan y utilice el tono y la expresión de forma adecuada. La redacción debe ser clara e inequívoca, pero también prestar atención a los matices emocionales y ser precisa para que la otra parte reciba efectivamente el mensaje. Es necesario que el remitente dé una explicación adecuada de los antecedentes, fundamentos y razones de la información que se transmite, para que la otra parte tenga una comprensión clara y completa de la información: Si desea asignar una tarea, debe realice un análisis integral de la tarea para que pueda Explicar la tarea correctamente si se enfrenta a un problema disciplinario, antes de criticar y castigar, debe comprender completamente la situación y tener pruebas concluyentes. Solo así podrá lograr resultados satisfactorios.
Comunícate con honestidad. El remitente debe ser honesto y digno de confianza, transmitir información verdadera y confiable a la otra parte y utilizar sus acciones reales para mantener el mensaje persuasivo. No solo eso, sino también buscar sinceramente la retroalimentación de la otra parte, especialmente escuchar con sinceridad diferentes opiniones y generar confianza y afecto entre ambas partes.
La comunicación requiere el arte de “escuchar”. Como líder, en el proceso de comunicación con los empleados, debe tomar la iniciativa de escuchar opiniones y ser bueno escuchando. Sólo escuchando la información podrá convertirse en un líder perspicaz. En otras palabras, los líderes no sólo deben escuchar, sino también comprender lo que quieren decir los empleados.
Por lo tanto, cuando escuche a la otra parte, preste plena atención y no se distraiga; en segundo lugar, no sea parcial, no interrumpa el discurso de la otra parte, no esté ansioso por hacer comentarios ni muestre impaciencia, lo que hará que la otra parte se sienta incómoda. la parte que no está dispuesta a continuar comunicándose; finalmente, sea considerado, aprecie los cambios emocionales y las sugerencias de la otra persona y sea comprensivo.
La comunicación requiere el arte de “hablar”. Al comunicarte con los demás, no sólo debes escuchar, sino también hablar y expresar tus opiniones. Sea sincero y humilde al expresar sus opiniones. Si te expones demasiado y te consideras un profeta, no importa cuán buenas sean tus opiniones, no serán fácilmente aceptadas y harán que la gente se sienta resentida y cautelosa. Al hablar, intenta ser conciso, exprésate con palabras sencillas y claras, utiliza un tono discreto y tómate tu tiempo. Si notas que la otra persona está distraída o aburrida durante la conversación, detente o cambia de tema y deja que la comunicación se desarrolle en un buen ambiente. Además, después de expresar un determinado significado, es mejor hacer una pausa por un momento y mirar a la otra parte como consultivo. Esto le da a la otra persona la oportunidad de interrumpir y respetar su desempeño.
3. Reforma del sistema de comunicación Las habilidades y métodos de comunicación son importantes, pero debemos entender que la comunicación no es sólo una habilidad y un método temporal, sino también un sistema organizativo. Para lograr efectos de comunicación efectivos, se deben implementar medidas institucionales. El sistema de comunicación original de la empresa debe reformarse y complementarse continuamente de acuerdo con las características y necesidades de desarrollo de la empresa.
Establecer una forma común de comunicación. Para que los directivos y todos los empleados comprendan mejor la situación de la empresa, podemos crear columnas en las publicaciones internas de la empresa para publicar las insatisfacciones y opiniones de los empleados, o distribuir algunos folletos, etc. , y también podemos establecer un sistema de reuniones periódicas para comunicar el trabajo relevante de manera oportuna en la reunión.
A menudo se celebran reuniones de personal para permitir que todo tipo de empleados se reúnan para expresar sus puntos de vista y exponer sus propias opiniones. Esta es una forma de comunicación muy valiosa. Este tipo de reunión de personal no se realiza una o dos veces al año, sino que se centra en temas específicos y anima a todos a expresar sus opiniones en forma de reuniones. Las empresas suelen disponer de sistemas de reuniones periódicas, pero la mayoría de las reuniones periódicas son reuniones de personas del mismo nivel y la comunicación de información es limitada. Por el contrario, a las reuniones de personal asisten una cierta gama de gerentes y empleados comunes, y los miembros de diferentes niveles tienen contacto y comunicación directa.
En resumen, para lograr una comunicación eficiente, debemos mejorarnos continuamente en la práctica y cultivar la calidad de la estructura en forma de T (es decir, conocimiento amplio y conocimiento profesional profundo), pensamiento claro, actitud sincera, especialmente pensamiento de emergencia Fortalecer para que las estrategias de respuesta puedan ajustarse de manera oportuna.