Plan de recepción de conferencias a gran escala

1. Preparación previa a la reunión

1. Organizar el equipo de la conferencia y aclarar las responsabilidades laborales. Las reuniones grandes también requieren planes de trabajo detallados.

2. Enviar aviso de reunión. Incluya el nombre, contenido, fecha, hora y lugar de la reunión, así como el alcance de los participantes.

3. Imprima la agenda de la reunión, organice los procedimientos de la reunión y formule precauciones.

4. Las reuniones a gran escala deben dividirse en grupos y proponer convocantes de grupo y lugares de discusión.

5. Imprima vales de reunión para reuniones grandes. Como tarjetas de tiempo, tarjetas de asistencia, pases de trabajo, invitaciones, etc.

6. La distribución y decoración del lugar deben reflejar plenamente el ambiente de la reunión.

(1) Cuelga el escudo, el escudo y el tablero de la bandera.

(2) Instalar una tribuna, implementar el liderazgo de la tribuna, organizar los asientos, instalar asientos para oradores, asientos para visitantes y micrófonos para garantizar efectos de sonido.

(3) Determine el diseño de la mesa de conferencias, divida claramente las áreas secundarias e identifique a los participantes.

(4) Garantizar que los equipos de iluminación, ventilación, audio, vídeo y aire acondicionado sean completos y eficaces.

(5) Colocar flores adecuadas.

7. Post-servicio. Para reuniones a gran escala, se deben tomar medidas detalladas en materia de alojamiento, transporte, atención médica, cultura y entretenimiento, seguridad, etc.

8. Haga los preparativos para los discursos, votaciones, premios y fotografías grupales en la reunión.

9. Revisar el trabajo de preparación antes de la reunión o informar al líder.

2. Organización de la conferencia y trabajo de servicio

1. El personal de la conferencia debe llegar al lugar con una hora de anticipación y verificar repetidamente la preparación del lugar.

2. Haga un buen trabajo al registrarse en las reuniones y distribuir materiales.

3. Comprobar si están presentes los dirigentes y portavoces en la tribuna.

4. Según el plan predeterminado, organice a los participantes para que se sienten de adelante hacia atrás.

5. Mantener el buen orden en el recinto. Cinco minutos antes de que comience la reunión, se debe cerrar la puerta del lugar, los participantes deben sentarse y el personal irrelevante debe retirarse apagando los teléfonos móviles durante la reunión; Generalmente, a nadie se le permite buscar personas y a personas no relacionadas no se les permite ingresar al lugar.

6. Tomar actas de la reunión y redactar un informe.

7. Organiza las fotografías.

8. Reserva de coches, barcos y billetes de avión para los asistentes.

En tercer lugar, después de la reunión

1. Después de la reunión, verifique el lugar y traiga los materiales restantes, asientos, etc.

2. Organizar la entrega de la estación. Disponer vehículos, personal de recogida y devolución en la estación, etc. según el horario de salida de los participantes. por adelantado.

3. Haga un buen trabajo limpiando, recopilando y archivando los documentos de las reuniones.

4. Elaborar informes de reuniones.

Plan de recepción de conferencias a gran escala (2)

Dependiendo del número de personas que asistan a la reunión, el contenido de la preparación de la recepción y el método de recepción, el método de organización y los requisitos de etiqueta. de la reunión son diferentes.

La primera es la preparación de la reunión.

Determinar las especificaciones de recepción en función del tamaño de la reunión.

Publicar avisos de reuniones y horarios de reuniones.

El aviso de la reunión debe indicar el nombre del convocante o el nombre de la institución o unidad, la hora y el lugar de la reunión, el tema de la reunión, los participantes, las tarifas de la reunión, los materiales requeridos y la información de contacto. , etc. Preste atención al recibo adjunto al aviso para determinar si las personas invitadas asisten a la reunión y si existen requisitos adicionales para quienes asistirán a la reunión. Para los asistentes que lleguen desde otro lugar, también se debe incluir un mapa de ruta hasta el lugar de la reunión y el hotel. Esta hoja de ruta evita muchos problemas a los forasteros que piden direcciones.

La agenda de la reunión es la disposición específica de las actividades diarias de la reunión durante la reunión y es una base importante para que las personas comprendan la reunión. Puede ser en forma escrita o tabular. Se puede distribuir con avisos de reuniones.

Selecciona un lugar.

La elección del lugar debe basarse en el número de personas asistentes a la reunión y el contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:

Primero: el tamaño debe ser moderado. El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, lo que da a los participantes una sensación de opresión. El lugar es demasiado pequeño, hay demasiada gente y están apiñados, como un granjero; mercado No sólo parece tacaño, sino que no es una buena reunión en absoluto. Por eso, el Primer Ministro británico Churchill dijo una vez: "Nunca uses una habitación que sea demasiado grande, sino una habitación que tenga el tamaño adecuado".

Segundo: la ubicación debe ser razonable. Las reuniones convocadas por la historia se disuelven después de una o dos horas, y se puede ubicar el lugar donde se reúnen los participantes.

Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe instalarse lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.

Tercero: Las instalaciones de apoyo deben estar completas. El personal de la reunión deberá comprobar la iluminación, ventilación, salubridad, servicios, teléfonos, megafonía, grabación, etc. del lugar de celebración, y no podrá asumir precipitadamente que "la última reunión se celebró aquí sin problemas". De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.

Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, no mucha gente viene a las reuniones con “un par de sandalias y un paraguas”. Los automóviles y motocicletas deberán disponer de una plaza de aparcamiento para circular.

La distribución del recinto.

La distribución del recinto incluye la decoración del recinto y la configuración de las butacas.

Generalmente para reuniones a gran escala, se colgarán pancartas en el lugar de celebración de acuerdo con el contenido de la reunión. En la puerta se colocaron carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar adecuadamente bonsáis relajantes y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema nacional en la tribuna. Si es necesario colocar tazas y bebidas sobre la mesa, deben limpiarse con un paño y colocarse de manera hermosa y uniforme.

La configuración de los asientos debe coincidir con el estilo y ambiente de la reunión, y prestar atención al orden protocolario. Existen principalmente los siguientes métodos de configuración:

① Tipo de mesa redonda. Si utiliza una mesa redonda o una mesa ovalada. Este arreglo coloca a los participantes alrededor de la mesa con el líder, eliminando cualquier sensación de desigualdad. Además, los participantes pueden ver claramente las caras de otras personas, lo que facilita el intercambio mutuo de opiniones. Este formato es adecuado para reuniones de entre 10 y 20 personas. Se deben organizar los asientos de manera que los invitados o superiores estén cara a cara con los líderes empresariales y el personal que los acompaña. El máximo líder del invitado debe sentarse en el centro sur o en la puerta, y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Siéntense en diagonal uno frente al otro en el mismo nivel.

Fuente de letra de 2 bocas. Si usa una mesa rectangular. Este formato es más adecuado para reuniones con mayor número de personas que las mesas redondas.

③Tipo de aula. Esta es la forma más utilizada y es adecuada para reuniones donde el propósito es transmitir información e instrucciones. En este momento, el número de participantes es relativamente grande y no hay necesidad de discusión e intercambio de opiniones entre los participantes. En este formato, la tribuna se sitúa frente al público. Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y el estatus social del personal. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.

Preparar materiales de la reunión.

El equipo de asuntos de la conferencia debe preparar los materiales necesarios para los temas de la reunión, organizarlos y distribuirlos a los participantes en carpetas para facilitar la lectura y preparación de los discursos.

Etiqueta de recepción antes de la reunión.

Consulta antes de la reunión.

Este es un remedio para cosas que no fueron pensadas o implementadas en la etapa inicial de preparación. Por ejemplo, verifique audio y video, documentos, pancartas, etc. Listo.

Introduzca la posición de recepción con antelación.

El personal de recepción deberá entrar en sus puestos con antelación y empezar a trabajar antes de que lleguen los participantes. Generalmente el trabajo de recepción se divide en los siguientes puestos.

1Inicia sesión. Configure 1 o 2 estaciones de firma para el personal. Si el nivel de acogida es alto, puedes enviar una acompañante para que sea la anfitriona del evento. Signature Taipei viene con pinceles, bolígrafos y blocs de firma. Cuando le entregue un bolígrafo a un invitado, debe quitarle la tapa, apuntar el bolígrafo hacia usted y sostenerlo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, sumérjalo en tinta antes de entregárselo. Para ahorrar, el check-in debería ser más detallado. Si necesita distribuir materiales, por favor entréguelos cortésmente. El recepcionista siempre deberá informar al organizador del número de personas que asistirán a la reunión.

②Asiento de guía. Después de iniciar sesión. El recepcionista de la conferencia debe guiar cortésmente a los asistentes al lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero en el salón, acompañados personalmente por los líderes empresariales, y luego tomar asiento en el podio unos minutos antes del inicio de la reunión.

3 Recepción. Después de que los estudiantes se sientan, el personal de recepción debe entregar té, toallas y frutas, responder con entusiasmo a varias preguntas de los estudiantes, cumplir con varios requisitos y brindar el servicio más considerado posible.

Etiqueta de servicio durante las reuniones

El servicio durante las reuniones debe ser estable, generoso, flexible y oportuno.

El personal del servicio de té presta atención a cada participante para que el té pueda prepararse a tiempo para el día. Depende de quién es más ligero, quién es más rápido y quién es más disciplinado. La abertura interior de la tapa no puede tocar la mesa, los dedos no se pueden colocar en la abertura norte y no se puede producir el sonido de la tapa chocando. Generalmente, se quita la tapa trasera con la mano izquierda y se bebe agua con la derecha. Se vierte el agua caliente en la taza con precisión para que el té no se pueda ver en la mesa y los participantes no puedan verse. La copa se coloca en la parte superior derecha de la mesa de participantes. Si no tiene cuidado y algo sale mal, trátelo en silencio lo antes posible. No puedes molestar a los demás. No se apresure a ir y venir para llamar la atención de los participantes.

De lo contrario sería un gran error laboral.

Otras reuniones de servicio deben realizarse según los procedimientos planificados y deben ser compactas para evitar situaciones de silencio. Esto requiere que todo el personal esté "listo" y haga todos los preparativos. Por ejemplo, el primer punto de la reunión: todos se ponen de pie y tocan el himno nacional. Este es un altavoz que debería reproducir inmediatamente canciones extranjeras. Por ejemplo, cuando la conferencia anuncia el método de concesión de certificados honoríficos, el organizador debe alinear rápidamente a los ganadores. La anfitriona sacará a los líderes de sus sillas y entregará los certificados uno por uno. Los líderes los entregarán a los ganadores. Para garantizar que las actividades en el lugar se desarrollen de manera ordenada, se debe organizar al personal relevante para realizar capacitación de simulación cuando sea necesario para evitar el caos en el lugar.

Si un participante recibe una llamada telefónica o alguien quiere decirle algo particularmente importante, el personal de servicio debe acercarse a él y decírselo en voz baja. Si desea notificar a los líderes en el podio, es mejor transmitir el aviso con una nota para evitar que personal irrelevante camine y susurre en el escenario con frecuencia y distraiga a los participantes.

Esté preparado para los servicios posteriores a la reunión. Durante la reunión, debemos preparar el servicio posterior a la reunión. Por ejemplo, si quieres tomar fotos después de la reunión, debes organizar el lugar, las sillas, etc. El fotógrafo debe estar preparado de antemano para la fotografía. Además, el coche posterior a la reunión también debe estar debidamente preparado antes de que finalice la reunión.

Servicios posteriores a la reunión

Después de la reunión, el personal de recepción tiene una clara división del trabajo y hace un buen trabajo después.

Después de organizar un evento, en ocasiones se organizarán algunas actividades. Por ejemplo, fiestas, cenas, visitas, fotos, etc. , estas tareas son muy complejas y un líder debe tener mando y coordinación unificados. Este líder debe tener fuertes habilidades organizativas para ser competente. Al mismo tiempo, el resto del personal de recepción también debe cooperar activamente y hacer su propio trabajo para garantizar la implementación sin problemas del plan de actividades.

Despedida: Organizar el transporte de los participantes según la situación, para que puedan regresar felices y en el momento oportuno.

Limpieza de documentos de reuniones ① Recuperar documentos e información relevantes de acuerdo con el principio de confidencialidad. (2) Organizar las actas de las reuniones. ③Reportes de noticias. (4) Archivado de volumen primario. ⑤Actas de la reunión

Plan de recepción de reuniones a gran escala (3)

1. Antes de la reunión

1 Consulte con el organizador de la reunión para comprender los requisitos de la reunión y servicios requeridos.

2. Proporcionar vuelo, billete de avión, hotel, lugar de celebración, transporte y otra información. Satisfacer necesidades y desarrollar un plan de reuniones completo para reuniones.

3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.

4. Determinar el plan, firmar el contrato y realizar el pago por adelantado.

En segundo lugar, durante la conferencia

1. Recepción de la conferencia: una persona dedicada es responsable de los servicios de etiqueta, recogida y relaciones públicas en el aeropuerto y la estación. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.

2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.

3. Lugar: Alguien acudirá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.

4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.

5. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).

6. Tour de conferencia: confirme el itinerario, el uso del automóvil y si el guía turístico agregará atracciones.

7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

8. Servicios de conferencia: los delegados que asistan a la conferencia tomarán fotografías y brindarán servicios de secretaría y relacionados a los delegados.

En tercer lugar, después de la reunión

1. Liquidación: proporcione detalles detallados de gastos e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para verificar y liquidar con el cliente.

2. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.

3. Foto de grupo: Durante la reunión, los participantes se tomarán una foto de grupo, la imprimirán y se la enviarán a cada participante como recuerdo antes de finalizar la reunión.