¿Cuáles son las responsabilidades de la oficina? La siguiente información se reproduce como referencia\x0d\x0d\Responsabilidades laborales de oficina\x0d\Capítulo 1 Disposiciones generales\x0d\1. Con el fin de fortalecer la gestión de la oficina, aclarar las responsabilidades de gestión interna de la empresa y hacer que la gestión de limpieza sea más estandarizada, institucionalizada y estandarizada, este sistema se formula en función de la situación real. \x0d\II. Este sistema se aplica a todos los miembros de la empresa y deberá cumplir estrictamente todas las normas. \x0d\III. Elaborar los requisitos de estandarización correspondientes en base a diferentes contenidos del sistema que se ajusten a la situación real de la empresa, de modo que cada trabajo en la oficina tenga reglas y leyes a seguir, asegurando el desarrollo efectivo de los asuntos de oficina de la empresa. \x0d\IV. El personal de la oficina debe aclarar diversas responsabilidades laborales, simplificar el proceso de manejo y lograr los objetivos laborales de los planes semanales y resúmenes mensuales. \x0d\Capítulo 2 Alcance de responsabilidades\x0d\ 1. El Gerente de Oficina reporta directamente al Supervisor de Personal Administrativo y preside el trabajo de oficina bajo el liderazgo directo del Supervisor. \x0d\II. Responsable de redactar y redactar normas y reglamentos de oficina relevantes, organizar y redactar documentos generales, recopilar y redactar datos e información, etc. \x0d\III. Responsable de la gestión documental de la empresa, gestión de biblioteca, gestión de material de oficina, gestión de congresos, gestión de limpieza e higiene, etc. , para garantizar que todos los asuntos se lleven a cabo de manera ordenada. \x0d\IV. Coordinar las relaciones administrativas entre los distintos departamentos y prestar los servicios correspondientes al trabajo de cada departamento. \x0d\ V. Responsable de mantener y mejorar la relación entre la empresa y el abuelo, y hacer un buen trabajo en la recepción de visitantes de la empresa y diversas promociones culturales. \x0d\ VI. Recopile comentarios de varios departamentos e información externa, cargue y emita diversas instrucciones, haga arreglos oportunos y sirva como un buen asesor para el liderazgo. \x0d\ VII. Ayudar a otros departamentos a completar otras tareas asignadas por los superiores, como imprimir tarjetas de presentación, enviar y recibir faxes, etc. \x0d\Capítulo 3 Especificaciones de trabajo\x0d\ 1. Los estándares de trabajo de oficina incluyen estándares gfd, estándares de etiqueta, estándares de habla y estándares de comportamiento. Las regulaciones pertinentes se implementan de acuerdo con el "Código de conducta del empleado". \x0d\II. Los directores de oficina trabajan estrictamente de acuerdo con los requisitos de este sistema. \x0d\Capítulo 4 Gestión de asuntos de oficina\x0d\ 1. Sistema de gestión de documentos\x0d\Los documentos son una parte importante de los documentos. Son emitidos por cada departamento de acuerdo con sus respectivas responsabilidades, tienen efecto ejecutivo y son versiones específicas. En este sistema, los documentos se refieren a documentos internos y externos emitidos por la empresa y los documentos se refieren a datos de circulación general interna; Los archivos se forman a partir de documentos y los archivos son la continuación de los documentos. Los documentos, documentos y archivos ahora están unificados en la gestión de documentos y el sistema de gestión de documentos se estipula de la siguiente manera. \x0d\ (1) Sistema de administración de archivos\x0d\Parte 1 Puntos de administración\x0d\1. Con el fin de institucionalizar, estandarizar y cientificizar la gestión de documentos, mejorar la velocidad y la calidad de la publicación de documentos y aprovechar plenamente el papel rector de los documentos en todo trabajo. \x0d\2. El alcance de la gestión de documentos incluye: documentos emitidos por superiores, diversos documentos del sistema de la empresa, documentos de fax externos, documentos de orientación de políticas y diversos documentos contractuales. \x0d\3. Los documentos del sistema deben prepararse de acuerdo con el formato unificado de los documentos de la empresa, con encabezados y pies de página unificados, indicando el nombre completo de la empresa y la naturaleza del documento, la hora, el departamento emisor, el contenido y otra información; el texto principal; redacción estándar y expresiones claras. \x0d\4. Numere todos los documentos según sus atributos y categorías, archívelos periódicamente según el número y haga los registros escritos correspondientes como referencia. \x0d\Artículo 2 Especificaciones del sistema\x0d\1. La redacción, envío y recepción, impresión, archivo, préstamo y destrucción de documentos oficiales son realizados por personal de oficina. \x0d\2. La autoridad de la empresa para presentar y emitir documentos oficiales se concentra principalmente en el departamento administrativo y de recursos humanos, y no se permite que cada departamento emita documentos por su cuenta. \x0d\3. Los documentos públicos internos de la empresa son redactados y revisados por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y firmados por el Gerente General. Los documentos que deben ser distribuidos hacia abajo o hacia afuera por cada departamento son redactados por cada departamento y revisados por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos; , e impreso por la Oficina Administrativa después de que la revisión sea correcta, y luego enviado de regreso para la revisión del Departamento de redacción. Solo después de que la revisión sea correcta, el gerente general podrá imprimirlo, sellarlo y firmarlo oficialmente. \x0d\4. Todos los documentos y faxes enviados a la empresa deben estar firmados por la oficina y registrados en consecuencia. \x0d\5. El jefe del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos conserva los documentos confidenciales, y el personal de la oficina clasifica y gestiona los documentos generales. Los informes pertinentes se compilan y elaboran periódicamente y se presentan al jefe del departamento. \x0d\6. Cada departamento puede tomar prestados documentos generales debido a necesidades laborales y se deben seguir estrictamente los procedimientos de préstamo. Los documentos confidenciales deben ser aprobados por el gerente de personal administrativo y solo pueden tomarse prestados después de la aprobación del gerente general. \x0d\7.
Los administradores de oficina deben registrar el préstamo de documentos, mantener registros del préstamo y devolverlos dentro de un límite de tiempo. \x0d\8. Organice según tiempo, contenido, departamento, nombre, etc., recopile archivos adjuntos completos, documentos de aprobación, borradores finales y otros materiales, y archívelos para su registro. Está un poco claro en la primera mitad del año, y el final del año es importante. \x0d\9. La destrucción de documentos según el tiempo de presentación y la necesidad de archivarlo debe informarse al supervisor administrativo y de personal para su firma y aprobación, y debe manejarse de acuerdo con el sistema de gestión de documentos. \x0d\Parte 3 Diseño del proceso de gestión de documentos\x0d\1. Proceso interno de gestión de documentos: borrador de documentos → número de revisión → aprobación y emisión → imprimir documentos → distribuir documentos → archivar documentos\x0d\2. Proceso de gestión de documentos externos: recibo externo → organización de archivos → archivar documentos → reembolso → archivar documentos → destruir documentos. Manejar trámites → Aprobación → Pedido prestado → Devolución → Archivado de archivos → Destrucción de archivos\x0d\(2) Sistema de gestión de documentos\x0d\El primer punto de gestión\x0d\1. Para garantizar el desarrollo, procesamiento y gestión fluidos de los documentos, garantizar la seguridad e integridad de los datos internos de la empresa, promover y mejorar la eficiencia de la gestión organizacional y aprovechar plenamente el papel de los documentos. \x0d\2. El alcance de la gestión documental incluye: documentos generales (avisos, anuncios, propuestas, actas de reuniones, resúmenes), documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos (materiales de estudio, informes varios), materiales publicitarios, cuadros diversos que deben archivarse y otros documentos relacionados con la empresa Documentos e información importantes relevantes. \x0d\3. A excepción de los avisos, los documentos oficiales generales no tienen un formato fijo, pero se deben marcar los encabezados y pies de página y el contenido del texto se puede ajustar de acuerdo con el contenido específico del documento oficial. \x0d\4. Los documentos deben numerarse y clasificarse según su naturaleza y archivarse periódicamente para mantener actualizados los archivos en papel y electrónicos simultáneamente. \x0d\Segunda especificación del sistema\x0d\1. De acuerdo con las necesidades reales de la empresa y los acuerdos de los superiores, redactar y preparar documentos públicos internos y publicarlos para estudio público. \x0d\2. De acuerdo con el alcance de la gestión de documentos, los documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos deben completarse en el "Libro de divulgación de documentos" según sea necesario, y todos los documentos originales serán clasificados y archivados por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos para referencia futura. \x0d\3. Los documentos de estudio emitidos por la oficina administrativa deben ir acompañados de un plan de estudio; los lectores deben estudiar mucho y firmar notas. \x0d\4. Organice los archivos en orden descendente de tiempo y contenido, respete la combinación de archivos diarios y archivos de fin de año y haga una lista por número. \x0d\5. Organizar y destruir documentos en función de su oportunidad y valor de conservación, la destrucción debe ser aprobada por los superiores. \x0d\6. El jefe de la oficina es el primer responsable. Si se constata la falta de algún documento, el personal de la oficina deberá averiguar la causa y comunicarlo verazmente a la autoridad competente. Si no se puede encontrar una causa, la oficina será responsable. \x0d\7. Cualquier persona que viole las normas anteriores será sancionada de acuerdo con las normas pertinentes. \x0d\Artículo 3 Diseño de procesos\x0d\Documentos borradores→completar la copia de emisión (si es necesario)→publicar→archivar→actualizar catálogo (archivos en papel y archivos electrónicos)→pedir prestado→desechar→aprobación→destruir\x0d\(3) Sistema de gestión de archivos\x0d\Artículo 1 Puntos de gestión\ x0d\ \x0d\2. Alcance de la gestión de archivos: diversas licencias, documentos, certificados y otra información que debe archivarse. \x0d\3. De acuerdo con la clasificación del expediente y el número de clasificación del expediente, la información correspondiente será archivada, organizada y etiquetada, y almacenada en archivadores especiales para su custodia. \x0d\Segunda especificación del sistema\x0d\1. El personal de la oficina es responsable de recopilar todos los documentos y materiales que deben archivarse, incluidos los archivos adjuntos, la aprobación y la finalización. \x0d\2. Después de la clasificación inicial, todos los materiales documentales archivados se juntarán en orden cronológico y se etiquetarán. \x0d\3. Siga la combinación de archivo ordinario y archivo de fin de año, la combinación de archivo regular y archivo irregular, y haga una lista de acuerdo con el catálogo. \x0d\4. Si cada departamento necesita tomar prestados archivos relevantes, deben estar firmados por la persona a cargo del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos. Solo se pueden tomar prestados después de la aprobación. No se permiten copias, duplicaciones ni préstamos. \x0d\5. Los archiveros deben cumplir con las normas de confidencialidad y realizar procedimientos de confidencialidad, especialmente la custodia de la información personal de los empleados, fotografías de la empresa y otra información importante para garantizar la seguridad e integridad de los archivos. \x0d\6. La recepción y entrega de documentos debe registrarse estrictamente de acuerdo con el sistema de gestión documental. \x0d\El diseño del tercer proceso\x0d\Organizar los archivos que deben archivarse de acuerdo con archivos y directorios de documentos → organizar y ensamblar → archivar → pedir prestado → borrar\x0d\ II. Sistema de gestión de suministros de oficina\x0d\El primer punto de gestión\x0d\1. Con el fin de fortalecer la gestión de material de oficina y estandarizar la gestión de material de oficina. \x0d\2.