Cómo escribir un ensayo sobre la imagen y la etiqueta de los funcionarios públicos
1. Cumplir con los requisitos laborales.
Todos estos pueden denominarse trabajos de conferencia. Los funcionarios de base responsables de las reuniones de trabajo deben respetar las rutinas, prestar atención a la etiqueta, ser meticulosos y rigurosos y estar preparados para un trabajo específico.
(1) Entre todos los tipos de trabajo organizativo previo a la reunión, el trabajo organizativo previo a la reunión es el más crítico. Generalmente incluye los siguientes cuatro aspectos diferentes.
1. Preparación de la reunión. Antes de que se pueda celebrar cualquier reunión, se debe determinar el tema (incluido el nombre de la reunión). Los grupos dirigentes pertinentes lo confirmaron antes de la reunión. El personal responsable de preparar la reunión debe organizar e implementar el tamaño, el horario y la agenda de la reunión acordados por los líderes en torno al tema de la reunión. Generalmente es necesario formar un equipo dedicado, dividir claramente el trabajo y asignar responsabilidades a las personas.
2. Aviso a emitir. En términos generales, para reuniones formales, se debe notificar la reunión con anticipación a los asistentes. Se refiere al documento escrito emitido por el organizador de la conferencia a todas las unidades participantes o participantes, y también incluye cartas de invitación enviadas a las unidades o invitados relevantes. Los funcionarios públicos de base deberían hacer dos cosas principales a este respecto. Primero, redacte un aviso. Los avisos de reuniones generalmente deben incluir siete puntos clave: título, tema, duración, asistentes, hora de entrada, lugar de entrada y requisitos de participación. Al redactar un aviso, asegúrese de que esté completo y estandarizado. En segundo lugar, la entrega es oportuna. Al publicar convocatorias de reuniones, nos esforzaremos por garantizar que se entreguen con prontitud y sin demora.
3. Redactar documentos. Por lo general, varios documentos y materiales utilizados en la reunión deben prepararse antes de la misma. Los documentos de la reunión que deben prepararse cuidadosamente incluyen principalmente la agenda, los comentarios de apertura, los comentarios de cierre, los informes temáticos, las resoluciones de la conferencia, los materiales típicos, la introducción de antecedentes, etc. Cuando los participantes se registren, se deben distribuir algunos documentos.
4. Preparación de rutina. Responsable de los asuntos de las reuniones, a menudo es necesario estar completamente preparado para los detalles específicos involucrados en algunas reuniones. Primero, organiza bien el lugar. Se debe seleccionar el lugar de la conferencia, las mesas y sillas en el lugar de la conferencia se deben organizar según sea necesario y se deben disponer los diversos equipos de audio, iluminación, proyección, video, fotografía, grabación, aire acondicionado, ventilación y multimedia necesarios para la conferencia. ser depurado y verificado con anticipación. En segundo lugar, comuníquese bien con el mundo exterior de acuerdo con el reglamento de la reunión. Por ejemplo, notifique a los departamentos de noticias relevantes y a los departamentos de seguridad pública. En tercer lugar, la compra de material para reuniones. A veces es necesario comprar material adicional para reuniones, como papel, cuadernos, bolígrafos, carpetas, tarjetas de visita, tarjetas de asiento, bebidas, equipo audiovisual, etc.
(2) Los funcionarios de base responsables de un trabajo específico durante la reunión deben realizar el siguiente trabajo meticulosamente.
1. Servicios diarios. Durante la reunión se deberá disponer de personal especial para recibir, orientar y acompañar a los participantes dentro y fuera del recinto. Siempre se debe prestar especial atención a los invitados distinguidos que asisten a las reuniones, los ancianos, los débiles, los enfermos, las mujeres embarazadas, las minorías étnicas, las figuras religiosas, los compatriotas de Hong Kong, Macao y Taiwán, los chinos de ultramar y los extranjeros. Responder a solicitudes razonables de los participantes.
2. Inicia sesión para asistir a la reunión. Para controlar la cantidad de personas que asisten a la reunión y hacer cumplir la disciplina de la misma, todas las reuniones grandes o importantes generalmente requieren que se registre al ingresar. Hay tres formas de registrarse para la conferencia: una es registrarse, la otra es comprar boletos y la tercera es registrarse deslizando su tarjeta. El responsable de este trabajo deberá notificar prontamente al responsable de la reunión.
3. Organización del catering. Para reuniones largas, a menudo se organizan comidas de trabajo para los asistentes. Al mismo tiempo, se debe proporcionar a los participantes bebidas saludables y deliciosas. Las bebidas proporcionadas en la reunión deben ser convenientes para que los asistentes las beban solos. No se recomienda servirles té con frecuencia. Hacerlo a menudo no es saludable, es peligroso y puede obstaculizar el camino de la otra persona. Cuando sea necesario, los participantes extranjeros también deberían recibir alojamiento, transporte y otras instalaciones que cumplan con los requisitos.
4. Registros en sitio. Todas las reuniones importantes deben grabarse en el sitio. Los métodos específicos incluyen tomar notas, imprimir, escribir, grabar audio y grabar video. Puede usarse solo o en combinación. Al tomar notas escritas a mano, debe intentar que los contenidos básicos, como el nombre de la reunión, el número de asistentes, la hora y el lugar, el contenido del discurso, los asuntos de discusión, las mociones temporales, la votación y las elecciones, sean completos, precisos y claros.
5. Preparar un briefing.
Para algunas reuniones importantes, a menudo es necesario preparar una sesión informativa durante la reunión. Los requisitos básicos para redactar un informe de reunión son ser rápido, preciso y conciso. Rápido requiere atención a la puntualidad; preciso se refiere al requisito de exactitud; por otro lado, la simplicidad requiere una redacción concisa.
(3) Se debe realizar el trabajo de seguimiento necesario después de la reunión para que concluya con éxito.
El trabajo de seguimiento generalmente incluye tres elementos:
1. Estos documentos incluyen resoluciones de reuniones, actas de reuniones, etc. Generalmente, los requisitos se formulan lo antes posible y se emiten o anuncian tan pronto como finaliza la reunión.
2. Materiales de proceso. De acuerdo con las necesidades de trabajo y las regulaciones pertinentes del sistema de confidencialidad, todos los materiales gráficos, de texto, de audio y de video relacionados deben recopilarse y organizarse cuidadosamente, y el trabajo se llevará a cabo después de la reunión. Al recopilar materiales para reuniones, debe cumplir con las regulaciones y convenciones. Los materiales que deben resumirse deben resumirse cuidadosamente; los materiales que deben archivarse deben archivarse en su totalidad; destruido debe ser destruido cuidadosamente.
3. Ayudar en el viaje de regreso. Después de una gran conferencia, sus organizadores generalmente deberían proporcionar todas las comodidades para que los participantes extranjeros regresen a casa. Si es necesario, debe tomar la iniciativa de contactar y proporcionar transporte para la otra parte, o solicitar y confirmar boletos aéreos de regreso, boletos de barco y boletos de barco para la otra parte. Cuando los miembros del equipo o las personas especiales que asisten a la reunión abandonan el área local, también puede hacer arreglos para que alguien los despida y los ayude a registrar su equipaje.
En segundo lugar, los asientos del lugar
Cuando se celebra una reunión formal, normalmente es necesario organizar con antelación los asientos específicos de los participantes, especialmente de las personas importantes. Cuanto más importante es la reunión, más atención recibe la disposición de los asientos. Los funcionarios públicos de base no sólo necesitan comprender las reglas de etiqueta para la disposición de los asientos en el lugar de celebración, sino que también deben respetarlas concienzudamente. En el funcionamiento real de la reunión, debido a la diferente escala específica de la reunión, existen ciertas diferencias en la disposición específica de los asientos.
(1) Reuniones pequeñas Las reuniones pequeñas generalmente se refieren a reuniones pequeñas con un número reducido de participantes. Su principal característica es que todos los participantes deben estar sentados y no existe un podio especial. Actualmente, existen tres formas principales de disposición de los asientos para reuniones pequeñas. 1. Selección gratuita de asiento. El enfoque básico es que todos los participantes tengan total libertad para elegir sus asientos, y no hay asientos específicos fijos. 2. Proporcione asientos para otras puertas. Por lo general, se coloca en el asiento frente a la entrada principal de la sala de conferencias como silla de reuniones. Los demás participantes pueden sentarse a ambos lados, de izquierda a derecha. 3. Coloca los asientos según la escena. Los llamados asientos según el escenario se refieren a la posición específica del presidente de la reunión, que no mira hacia la entrada principal de la sala de conferencias, sino que se basa en el escenario principal de la sala de conferencias, como la caligrafía y la pintura, la tribuna. , etc. Los asientos de los demás participantes son ligeramente iguales a los de los primeros.
(2) Reuniones grandes Las reuniones grandes generalmente se refieren a reuniones grandes con un gran número de participantes. Su característica más importante es que el lugar debe tener un podio y asientos para masas. El primero requiere una cuidadosa disposición de los asientos.