El sencillo proceso de reunión anual de la empresa
1. Planificación previa a la reunión
▲ Determinar el tema de la reunión → Determinar la agenda → Determinar los participantes.
▲Notificación previa a la reunión: Notificar a los participantes.
Método: Notificación telefónica o notificación escrita
Contenido: hora, lugar, alcance de participantes, contenido de la reunión, duración, lugar de registro, requisitos (notas, etc.)
Nota: Después de notificar, confirme si la persona responsable lo ha recibido y regístrelo de manera oportuna.
→Determinar los participantes finales.
Lista de los participantes, incluyendo su región, nombre, género, cargo, y finalmente clasificarlos por puesto
Estadísticas sobre rutas de transporte, hora de llegada, avión o tren y recogida; arreglos de subida y bajada, y especifique la región, nombre, sexo, puesto y número de teléfono de los participantes;
▲Contacte con el hotel: póngase en contacto con la habitación.
Reservar sala (cantidad, tipo, horario, precio)
→Contactar sala de conferencias
Sala de conferencias (capacidad, tiempo, equipamiento, precio)
→Arreglos de catering
Es necesario preparar refrigerios durante la reunión, organizar banquetes y proporcionar agua potable después de la reunión, y ¿cuántas mesas se deben disponer para la cena?
▲Materiales de preparación de la reunión:
1. Discurso del líder.
2. Distribución de la información: agenda de la reunión, papel y bolígrafo, guión del discurso (si no es confidencial). , cada uno (una copia por persona), otros documentos, tarjetas de habitación, etc.
3. Equipos para conferencias: computadoras, proyectores, punteros láser, micrófonos, equipos de audio y video.
▲ Distribución en el sitio:
1, pancarta para conferencias;
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2. Disposición del podio: ¿Quién? ¿Cuántas personas? ¿Cómo arreglarlo? ¿Necesita una placa de identificación? ¿Cómo disponer la ubicación, la higiene del lugar, sillas y taburetes, son suficientes? ¿Cómo arreglarlo? "Hay muchas ramas (departamentos)". Excepto los supervisores y mandos intermedios, todos los demás tienen que sentarse en diferentes áreas, un equipo por área.
3. ¡La iluminación, el sonido, los micrófonos, el aire acondicionado, el personal de depuración en el lugar y los lugares deben estar bien organizados! (Lo mejor es preparar más de 2 equipos)
4. Si repartes premios, prepáralos con antelación, pon el primero arriba y el último abajo (pero ten cuidado). no mezclar elementos que temen la presión) estar separados). ¿El personal de etiqueta preparado ha determinado la hora, la ruta y el método para subir al escenario? ¿Está vestido pulcramente y cumpliendo con los requisitos? ¿Hay algún simulacro antes de la reunión?
5. Para una reunión muy importante, contrate a un taquígrafo.
6. Elaborar traducción homófona para congresos internacionales.
▲ Presupuesto de gastos: documentos, gastos de viaje, salas, catering, alquiler del lugar de la conferencia, equipo relacionado, diseño del lugar, etc., todo debe gastarse. El costo aproximado debe estimarse al final del plan. .
▲División del trabajo
2. Organización de la reunión
Establezca un mostrador de registro: los participantes se registran, reciben tarjetas de habitación, entregan bolsas de información y explican. precauciones (como teléfonos móviles, ropa), consultar hora de regreso, rutas de transporte, hacer estadísticas y notificar arreglos;
Problemas de catering: elija el supervisor correspondiente para comunicarse y discutir, preste atención a los arreglos previos: ¿Quién es? ¿yendo? ¿Qué comer? ¿Qué no comer? ¿Dónde está?
Notas:
1. La temperatura del aire acondicionado (como líder de una reunión, siempre debe prestar atención a si la temperatura es demasiado alta o demasiado baja). ¿El aire acondicionado del lugar es adecuado para invierno y verano? (Si estás en un piso alto, el aire acondicionado original fallará debido al aumento de la temperatura). ¡Estos deben arreglarse antes de la reunión, para que puedas enfriarte o calentarte con anticipación!
2. Efectos de iluminación y sonido:
2. Lavado: No lances hacia la otra parte. Debes sostener la taza en alto y no lances hacia el líder. la imagen del líder. Directamente sobre la mesa. (1. Asegúrese de que haya agua potable durante toda la reunión. 2. Asegúrese de que todos tengan agua para beber, pero no intente tirar a todos al tirar de la cadena. 3. Los líderes, podios, anfitriones y personal dedicado deben asegurarse de que haya agua potable durante toda la reunión. agua para los participantes. No te preocupes)
3. A mitad de la reunión: pon música, 1.
Preste atención a la selección de canciones al reproducir, elija música ligera y canciones populares, y evite canciones que no sean adecuadas para la escena, como canciones pop, música rock, etc. 2. El sonido no debe ser demasiado fuerte, porque el cerebro es propenso a la clase durante una reunión y provocará fatiga en la siguiente reunión. 3. Apague el teléfono 1-2 minutos antes del inicio del juego.
4. Asegurar pancartas, micrófonos, proyectores, computadoras, etiquetas de escritorio, tazas de café, té, etc. Todos son normales.
5. Determine la grabadora de la reunión, el receptor del micrófono, el camarógrafo de la conferencia, etc.
Tercero, resumen posterior a la reunión
▲ Salida: salida, recogida de tarjetas de habitación y arreglos para los participantes que no pueden salir a tiempo.
▲Envío a la estación: Según la hora de regreso, haremos planes generales y despediremos a los participantes.
▲Fotos de la reunión: si alguien las necesita, tómese el tiempo para copiarlas. Será inconveniente enviarlas por correo electrónico después de la reunión.
▲Empacar: reunir elementos para evitar cometer errores y perderse cosas en una agenda apretada.
▲Recopilar actas de reuniones y resumirlas en actas de reuniones.
▲Resumir la reunión, analizar deficiencias y mantener buenos vínculos.