Proceso del sistema de gestión de almacenes
Lo más importante en el proceso de gestión de almacenes de una fábrica es controlar el desperdicio de materias primas y realizar el seguimiento de los productos terminados a través de los enlaces de recepción y almacenamiento. Los vínculos de gestión de almacenes de muchas empresas están desconectados de las operaciones de otros departamentos de gestión empresarial. La información no llega a tiempo y los datos son inexactos, lo que genera problemas como compras repetidas, selecciones múltiples y la imposibilidad de rastrear materiales. Debemos adoptar un enfoque de gestión para abordar estas cuestiones.
Como director de empresa, el control de los materiales debe ser el foco de la gestión del almacén. Para controlar los materiales se debe contar con los siguientes datos:
1. ¿Cuántos materiales se importan cada día?
2. ¿Cuánto (material) se utiliza en la producción cada día?
3. ¿Cuánto inventario queda cada día?
4. ¿Cuántas mercancías se envían cada día?
5. ¿Qué (materiales) se utilizan para cada pedido?
6. ¿Registros de entrada y salida del almacén?
Como directivo, ¿lo sabes todo?
Diagrama de flujo de gestión de almacén/diagrama de flujo de inventario de almacén
La función de almacén en logística se ha desarrollado desde el simple almacenamiento de materiales hasta la recepción, clasificación, medición, embalaje, clasificación, distribución y almacenamiento de materiales y otras funciones. Consulte el siguiente diagrama de flujo de gestión de almacén:
Proceso de gestión de almacén para el almacenamiento de producto terminado.
1. El almacén prepara recibos de productos terminados en función del contenido de la orden de compra aprobada.
2. Una vez que llegan las mercancías entregadas por el fabricante, el fabricante debe proporcionar una lista de entrega al administrador del almacén receptor. La lista debe mostrar claramente el nombre de la unidad de entrega, el sello o el identificador de la entrega. unidad La firma de la persona, el nombre, la especificación, la cantidad y el número de orden de compra de los bienes. El encargado del almacén receptor comparará la lista de entrega con la orden de compra correspondiente. Se rechazarán aquellas que sean inconsistentes. El personal de almacén que cumpla los requisitos aceptará la mercancía en base al albarán de entrega y orden de compra. Cuando la cantidad recibida es mayor que la cantidad del pedido, el gerente del almacén solo puede recibir la cantidad excedente después de obtener el consentimiento del departamento de marketing y recibir una notificación por escrito del supervisor del departamento de marketing.
3. Una vez que el almacenista reciba correctamente la mercancía, deberá firmar el albarán de entrega y sellarlo con un sello especial de recibo, dejando una copia para él y otra para la otra parte.
4. El encargado del almacén emitirá la orden de compra en el ordenador, la cual será confirmada por el supervisor del almacén. Imprima la orden de compra por triplicado después de que esté firmada por el supervisor del almacén y el encargado del almacén y sellada con un sello especial de recibo, la primera copia debe conservarla usted mismo, la segunda copia debe entregarse al departamento de finanzas junto con el lista de entrega de la unidad de envío, y la tercera copia debe entregarse al departamento de finanzas al mismo tiempo.
5. Cuando los productos reparados sean devueltos al almacén, se recibirán según el correspondiente formulario de devolución de compra. Después de que el empleado del almacén verifique que la lista de productos es correcta, emitirá un formulario de devolución de compra en la computadora, indicando el número de orden de devolución de compra original, y entrará en vigor después de ser revisado por el supervisor del almacén.
Entrega de productos terminados en el proceso de gestión de almacenes
1. El gerente de almacén prepara los productos de acuerdo con la orden de venta enviada por el departamento de marketing, mantiene registros y envía la lista de productos preparados. al departamento de inspección de calidad examinar. El departamento de inspección de calidad empaquetará los productos terminados calificados en cajas, completará la lista de empaque en la computadora y revisará la lista de empaque. Coloque una lista de empaque en cada caja. Los productos acabados envasados se clasifican en las correspondientes zonas de almacenamiento en almacén.
2. El departamento de inspección de calidad resumirá la lista de empaque y la exportará como una orden de venta no aprobada, esperando que el director de marketing revise el envío.
3. El gerente de almacén envía la mercancía basándose en la orden de venta sellada en poder del cliente y el recibo de almacén correspondiente (para mayoristas) o la orden de pedido de almacén (para franquiciados) en la computadora. Imprima el recibo de almacén o asigne el recibo de almacén por duplicado, firmado por el gerente de almacén, el supervisor de almacén y el cliente, con una copia para el cliente y una copia para el almacén.
En el proceso de gestión del almacén, la mercancía entra y sale del almacén
1 Preparación de la mercancía antes de entrar al almacén
El departamento comercial notifica al almacén al. comprender y comprender la hora de llegada del fabricante, etc. Información relevante, organizar el personal de recepción y organizar la colocación de las mercancías.
2. Disposiciones de entrada de mercancías al almacén
El almacenista utiliza el albarán de entrega para comprobar la cantidad de mercancías que entran en el almacén. Según la normativa de la empresa: seis categorías de normas de inspección y almacenamiento.
Todos los bienes con embalaje exterior dañado deben ser desembalados y aceptados, principalmente los bienes frágiles pueden ser muestreados para su inspección. El encargado del almacén debe guiar y ayudar a los porteadores a colocar los bienes uno por uno según la ubicación establecida.
3. Disposiciones para la salida de las mercancías del almacén
El director del almacén se pone en contacto con el departamento de distribución, recibe la información de las mercancías que salen del almacén, organiza la salida del personal del almacén y hace los preparativos para la salida. mercancías que salen del almacén.
4. Mercancías que salen del almacén
El encargado del almacén verificará las mercancías físicas que salen del almacén una por una según el recibo de almacén y otros documentos relevantes, y ayudará a guiar a todos a su lugar. la mercancía según la carta de porte. No se permite el extravío de mercancías.
5. Contabilidad del almacén
Después de que la mercancía entra y sale del almacén, el director del almacén debe registrar los libros de forma inmediata. (Incluyendo verificación de cantidades físicas)
6. Los documentos de entrada y salida del almacén deben estar firmados por el responsable. Los documentos sin una persona responsable no son válidos y los diagramas de flujo de gestión del almacén interno no son válidos.
Proceso empresarial del departamento de marketing
1. El departamento de marketing introduce en el ordenador el pedido de venta enviado por fax por el cliente, que es revisado por el director de marketing. Consultar el inventario actual del almacén. Si necesita realizar un pedido a un fabricante, exporte el pedido de venta como pedido de compra y verifíquelo. Si el almacén tiene mercancías, no es necesario realizar un pedido al fabricante. La orden de venta se enviará al almacén, que recogerá la mercancía y la empaquetará.
2. Después de recibir el pedido de venta no aprobado del almacén (resumido de la lista de empaque), el director de marketing confirmará el estado del saldo de pago del cliente. Si el cliente tiene suficiente saldo de pago, se revisará la orden de venta (la orden de venta revisada generará automáticamente un recibo de almacén (para clientes mayoristas) o una orden de transferencia de almacén (para franquiciados) al almacén, y el almacén enviará la orden o orden de despacho del almacén). Si el saldo de pago del cliente es insuficiente, espere a que llegue el pago del cliente antes de revisar el pedido de ventas.
3. Imprima el formulario de venta aprobado por triplicado, fírmelo y séllelo. La primera copia del talón debe conservarla usted mismo, la segunda copia debe entregarse al Departamento de Finanzas y la tercera copia debe entregarse al cliente.
4. El departamento de marketing analiza el estado del inventario de los franquiciados y sus tiendas, y hace sugerencias de reposición y asignación a los franquiciados.
5. Analizar el inventario y las ventas de sucursales y tiendas autogestionadas. Si es necesario reabastecerse, se puede emitir un recibo de almacén de tránsito para transferir las mercancías desde el almacén de la oficina central a sucursales y tiendas. Si es necesario transferir mercancías entre sucursales o tiendas, emita una orden de transferencia. El Director de Marketing debe revisar la orden de transferencia. La orden de transferencia aprobada generará automáticamente una orden de almacén de entrada y salida y la enviará al almacén correspondiente. Los almacenes relevantes reciben y reciben mercancías.
6. El departamento de marketing revisa los pedidos de venta devueltos por sucursales y tiendas especializadas, reduce el inventario correspondiente y aumenta las cuentas por cobrar.
7. El departamento de marketing revisará los recibos del almacén de ventas enviados por los franquiciados para reducir el inventario de los franquiciados.
8. El departamento de marketing revisa los recibos de almacén de transferencia enviados por la sucursal y los franquiciados, y ajusta el inventario de almacén de las sucursales y los franquiciados.
9. El departamento de marketing revisa los pedidos de inventario enviados por sucursales y franquiciados, y ajusta los inventarios de almacén de sucursales y franquiciados.
10. El departamento de marketing envía información del producto a cada sucursal y franquiciado.
Inventario de almacén en el proceso de gestión de almacén
1. Preparación del inventario
El supervisor de almacén notificará al centro de soporte el inventario que no ha sido codificado por él mismo. y notificar a los departamentos pertinentes para que completen los documentos pertinentes que manejan materiales fuera de balance. El departamento de marketing, el departamento de calzado y el departamento de ropa notificaron a los fabricantes y clientes que dejaran de enviar y recibir productos el día del inventario.
El Departamento de Finanzas realizará un inventario de los documentos aprobados recientemente.
El supervisor del almacén organizó al personal del almacén para colocar la mercancía en diferentes áreas, y dividió el inventario en seis áreas: área de productos terminados, área de accesorios, área de productos terminados a inspeccionar, área de productos defectuosos, mesa de materiales accesorios. Área y muestra de zapatos. La situación real del inventario.
2.
El supervisor del almacén organiza al personal del almacén para realizar un inventario inicial. Cada una de las seis áreas de inventario asigna una persona como líder del equipo, y las dos personas cooperan. Utilice una hoja de inventario para registrar los resultados iniciales. El supervisor del almacén y otros cuatro empleados formaron un equipo de reinspección para reexaminar los resultados preliminares, y el almacén autoexaminó las razones de las discrepancias.
El supervisor del almacén ingresa los datos del inventario inicial en la computadora, imprime la lista del inventario y la proporciona al departamento de contabilidad.
El Departamento de Finanzas organizó al personal de la empresa para formar un equipo de elaboración de inventario, compuesto por dos personas por grupo, para realizar dibujos de inventario para cada región. El dibujante extrae el 20% del objeto físico para comprobar los datos originales y extrae el 30% de los datos originales para dibujar el objeto real. La cantidad de dibujo requerida representa el 50% del inventario total. Si se encuentra alguna discrepancia, el supervisor del almacén debe volver a verificar y corregir los datos originales. Si la tasa de error es superior a 1, el supervisor del almacén reorganiza la mercancía en esta área. La hoja de inventario que haya pasado la reinspección será revisada por el Departamento de Finanzas, impresa por duplicado, firmada por el supervisor de almacén y el supervisor financiero, cada uno con una copia.
3. Trabajo posterior al inventario
El supervisor del almacén exportará los pedidos de inventario auditados en recibos de almacén y recibos de almacén, y la computadora generará automáticamente órdenes de pérdidas y ganancias. El supervisor del almacén identificará los motivos del excedente y la pérdida de inventario y presentará la hoja de resumen del recuento de inventario y el informe de determinación de la causa de la variación al director financiero para su aprobación. El Departamento de Finanzas revisa el estado de ganancias y pérdidas de inventario en función de los resultados de la aprobación y ajusta la cuenta de inventario.
4. Otras normas de inventario
El inventario deberá realizarse una vez al mes, los dos últimos días del mes. Desde las 8 de la tarde de la noche anterior hasta el mediodía del día siguiente, se completarán los trabajos de prueba preliminar y de repetición, y el trabajo de dibujo se realizará por la tarde.
El personal involucrado en el trabajo de inventario debe ser serio y responsable. El peso y unidad de la mercancía debe estar estandarizado y unificado; el nombre, número de producto y las especificaciones deben ser claras; cantidad, verdadera y exacta; no se permite en absoluto la duplicación u omisión de paletas. Si los datos del inventario son falsos debido a un error humano, la persona responsable asumirá la responsabilidad por negligencia.
En el proceso de gestión de almacén, si el responsable de los bienes físicos no recibe, recibe y almacena los bienes de acuerdo con los requisitos de los bienes y causa pérdidas, el responsable de los bienes físicos correrá con responsabilidad de compensación financiera.