¿Qué quieres? Técnica Pomodoro", ¡te lo explicaré de una vez por todas!

Texto/Yama Noma

Este artículo son las notas de lectura de "Técnica Pomodoro Ilustrada".

Francisco Cirillo creó la Técnica Pomodoro en 1992, pero para empezar por el principio hay que remontarse a finales de los años 80, sus primeros años en la universidad.

Cirillo alguna vez estuvo preocupado por la baja eficiencia y la incapacidad para completar las tareas y los estudios.

"¿Puedo estudiar un rato? ¿De verdad estudiar 10 minutos?

"Necesito encontrar un entrenador de cronometraje, pero ¿quién me ayudará a contar mi reloj? "

Entonces encontró un cronómetro de cocina con forma de tomate (es decir, Pomodoro en italiano, técnica de la salsa de tomate). De esta manera, Cirillo conoció su Pomodoro.

Pregunta: ¿Cómo? ¿Funciona "Pomodoro"?

En pocas palabras, haz una lista de cosas que hacer ese día, configura una alarma durante 25 minutos y luego comienza desde lo primero. descansa 5 minutos, luego haz el segundo Pomodoro, y así sucesivamente

Termina lo primero con anticipación o usa el Pomodoro antes de comenzar lo segundo

También haz revisiones diarias. , compromisos diarios, gestionar interrupciones, estimar la carga de trabajo, etc.

P: ¿Por qué Pomodoro es refrescante

Porque rompe nuestro concepto inherente de tiempo-trabajo

En? En el trabajo, a menudo utilizamos de forma predeterminada el tiempo continuo, como "Tengo que tomar el autobús en 10 minutos", "Este miércoles es la fecha límite", etc. El tiempo aquí representa la distancia entre dos puntos: el punto de partida y el punto final. Aquí, el tiempo representa la distancia entre dos puntos: el punto inicial y el punto final. Tenemos muy claro estos dos puntos y, para estos dos, no sabemos qué sucede entre los puntos.

Pensar, calcular. y dividir el futuro en términos de períodos de tiempo es como intentar descubrir qué está pasando, al menos cuando se trata de afrontar nuevas tareas de nuevas maneras.

Para la mayoría de las personas, es esta imprevisibilidad lo que desencadena. ansiedad, lo que sin duda puede conducir a una disminución de la productividad e incluso a equivocarse.

Por otro lado, La Técnica Pomodoro promueve la idea de alternar tiempos, como que la gallina 1 pone el huevo 2, el huevo 2 pone la gallina. 3, la gallina 3 pone el huevo 4, y así sucesivamente. Estos eventos no se superpondrán y es posible que no sepamos el momento exacto, pero sí sabemos el orden en que ocurren. Piense en el problema en términos de alternancia de tiempo y divida el trabajo como una serie de eventos, nuestra eficiencia en el trabajo mejorará. Este es el principio básico de la Técnica Pomodoro.

Pregunta: ¿Qué son las herramientas? ¿Se necesita para la Técnica Pomodoro?

La Técnica Pomodoro solo requiere un bolígrafo, un cronómetro y tres hojas de papel

Esta Las funciones de las tres hojas de papel son las siguientes:

1) Formulario "Lista de actividades": Enumere las actividades a realizar recientemente, complételas según sus propios deseos, sea simple y conciso, y no es necesario clasificarlas.

Un buen enfoque es usar la primera palabra para representar el tipo de tema de la actividad (hay muchas cosas que hacer, pero siempre se pueden clasificar en varios temas), y luego usar la segunda palabra para expresar claramente lo que desea lograr.

El mismo formulario de lista de actividades se puede utilizar durante muchos días. Puede agregar nuevas actividades o tachar actividades completadas.

2) "Lista de tareas pendientes de hoy". formulario: complete la lista de hoy, la fecha, su nombre, dése un sentido de ritual y luego seleccione las actividades que desea realizar hoy de su lista de "tareas pendientes".

Reemplacé mentalmente "debo hacer" por "dónde empezar" y reemplacé "este proyecto es grande e importante" por "puedo dar un pequeño paso".

Decidir hacer una cosa ahora mismo significa decidir no hacer cientos de otras cosas en tu trabajo pendiente. Baila con la tarea**** durante un rato y luego vuelve a evaluar si sigue siendo la más importante.

Esta lista debe actualizarse cada mañana.

Distinguir entre "Lista de actividades" (lista de tareas pendientes tradicional) y "Tareas pendientes de hoy" (compromisos extraídos).

3) Formulario "Registro": registre los indicadores del proceso muestreados para mejorar el proceso.

El mismo formulario de registro se puede utilizar durante varios días para comparar el seguimiento diario.

Pregunta: ¿Cómo implementar el Protocolo del Tomate?

La jornada de un trabajador de Pomodoro se divide en cinco fases:

1) Planificación: Al comienzo de cada día, eliges las actividades más importantes de tu trabajo pendiente (llamadas "actividades") Lista de verificación") y complete el formulario "Tareas pendientes de hoy". Este es tu compromiso del día.

2) Seguimiento: Después de determinar las actividades del día, establece un Pomodoro de 25 minutos a partir de la primera actividad del día. Durante cada Pomodoro, desea recopilar algunas métricas del proceso, como contar la cantidad de interrupciones encontradas.

3) Registro: Al final del día, archiva los datos recopilados ese día en forma de "registro". Si realiza un seguimiento de las interrupciones, anote el número de interrupciones.

4) Procesamiento: Extrae información útil de los datos brutos registrados.

Por ejemplo, puedes calcular el número medio de Pomodoros gastados en cada actividad. Si este número es grande, hay que intentar dividir la actividad en partes más pequeñas y manejables.

Como alternativa, puede calcular el tiempo promedio que pasa una actividad en un formulario de lista de actividades, desde el momento en que se escribe hasta el momento en que se procesa.

5) Visualización: En última instancia, deseas organizar tu información de una manera que te permita encontrar ideas para mejorar tus procesos.

Para evitar cometer los mismos errores al día siguiente, Tomato Work hace tres cosas antes de terminar el día: registrar, procesar y visualizar; estas revisiones diarias son clave para mejorar tu proceso personal.

Hay otra ventaja de hacer esto. Al principio, aplicas la Técnica Pomodoro del libro. Cuando te das cuenta de tus hábitos de trabajo, puedes hacer ajustes, como un tiempo de trabajo de 30 minutos o 45 minutos. que puedes formar tu propio conjunto único de métodos.

Pregunta: ¿Cuáles son las reglas de implementación del "Acuerdo del Tomate"?

Hay dos reglas:

1) Una vez que comienza el Pomodoro, debes tocar el timbre.

Esto se debe a que el Pomodoro es un reloj atómico y es indivisible.

El Pomodoro es la unidad monetaria más pequeña en este método de proceso, no se permiten decimales, por ejemplo, 1/2 o 2,2 Pomodoros no funcionarán. Si una tarea queda en suspenso, como un viaje de emergencia al baño o una reunión improvisada, ya sea temporal o de larga duración, el Pomodoro actual debe invalidarse. Tienes que empezar de nuevo con un nuevo Pomodoro de 25 minutos.

2) Asegúrate de estar siempre haciendo las cosas más importantes y nada más.

Antes de empezar a trabajar, giro el Pomodoro y se disparará más tarde, recordándome que debo parar y reconsiderar la actividad en la que me acabo de concentrar... ¿sigue siendo la más prioritaria? Asegúrate de estar siempre haciendo lo más importante y nada más.

Pregunta: ¿Por qué la Técnica Pomodoro enfatiza hacer una cosa a la vez?

En su libro clásico "Willpower", el psicólogo conductual Roy Baumeister utilizó una gran cantidad de casos experimentales para demostrar que cuando una persona se fija demasiadas metas, su capacidad de toma de decisiones y su fuerza de voluntad se consumirán en gran medida, y los resultados a menudo estarán fuera de nuestro alcance.

Cuando los investigadores pidieron a las personas que enumeraran sus objetivos, el 90 por ciento fácilmente mencionó seis.

Después de un seguimiento continuo de estos sujetos que realizaron 6 objetivos al mismo tiempo, se encontró que:

1. Continuaban estando irritables y ansiosos, y su índice de dolor aumentaba;

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2.

3. Además, estas personas tienen una salud significativamente peor y están sujetas a diversas tensiones negativas.

Lo que tenemos que hacer es deshacernos de esas reacciones negativas de estrés que surgen una tras otra.

Verás, nuestra psicología dicta que es más efectivo centrarse en una sola cosa. La multitarea requiere entrenamiento, y sólo un pequeño grupo de personas con inteligencia y fuerza de voluntad superiores pueden idear tareas no humanas.

Pregunta: Quiero trabajar duro durante media hora y cuarenta minutos, pero me siguen interrumpiendo.

Las interrupciones se dividen en interrupciones internas e interrupciones externas.

Las interrupciones internas tienen como objetivo inconscientemente retrasar el tiempo.

¡Procrastinar equivale a no registrarse en el hospital, perder el tiempo y esperar a que la condición empeore!

Ahora, veamos la estrategia que debes tomar cuando ocurre una interrupción interna:

1) Acéptala primero,

2) Luego regístrala ( The La mitad inferior de la tabla "Tareas pendientes de hoy" se ha dividido y debajo de la actividad "Planificar compromiso", hay un título llamado "Emergencias no planificadas"),

3) Luego, continúe inmediatamente con el trabajo que tiene entre manos. evitar cualquier perturbación real.

Hacer la vista gorda ante las perturbaciones internas y tratar de engañarse a uno mismo no ayudará. El propósito de registrar datos de seguimiento es la superación personal y la mejora de procesos.

Las interrupciones externas son interactivas. Su software de correo electrónico sonará para recordarle que hay un nuevo correo electrónico y que alguien está esperando su respuesta.

Para cada interrupción externa, agregue el título de la actividad requerida por la interrupción en la tabla Tareas pendientes de hoy. Anótalo, no lo guardes en tu cabeza y asegúrate de considerarlo en tus planes futuros.

La estrategia para lidiar con la interferencia externa incluye cuatro pasos:

1) Decirle a la otra parte: "Estoy ocupado lidiando con algo.

2) Negociar :" Te lo haré el viernes, ¿vale?

3) Planificar: Anota el nombre de la actividad y planifica futuras actividades de Pomodoro.

4) Respuesta: Vuelva a llamar o responda según lo prometido; de lo contrario, los demás no confiarán en usted la próxima vez.

P: ¿Cómo puedo utilizar diferentes símbolos para marcar interrupciones laborales?

Digamos que elijo tres actividades esta mañana: “Preparar facturas”, “Recoger premios” y “Rellenar formularios de impuestos”.

Siendo un buen tipo, definitivamente daría prioridad formularios de impuestos Una hora de ketchup después, dibujé una "X". Dos horas de ketchup después, completé el formulario de impuestos y luego dibujé la segunda casilla. , ②, ③ ¿Qué es? ① Hubo una interrupción interna cuando estaba preparando la factura. Inexplicablemente recordé llamar a Xiao Ming y planeé hacerlo otro día. Luego agregué un guión a la derecha del encabezado "Preparar factura". Al final del día, se recopilaron los datos de seguimiento ② Mientras completaba el formulario de impuestos, Red me llamó, le dije que estaba ocupada y le pregunté si podía volver a llamarla más tarde. Esto fue una interrupción externa, así que puse un signo negativo. firme a la derecha de "Completar formularios de impuestos". Nuevamente, estos números de seguimiento se dejan para el final del día.

(3) Después del signo menos, también escribí "Llamada roja". en el área "Emergencia no planificada".

Pregunta: Si el Pomodoro se acaba, ¿qué debo hacer si el trabajo no se completa?

¿Qué pasa si la parrilla está llena antes de la actividad? se completa, es decir, la actividad prevista requiere una cantidad de relojes de ketchup, pero estos relojes se agotan y la actividad no se completa, ¿qué debo hacer?

¿Qué debo hacer? para hacer una segunda predicción.

Adivina cuántos Pomodoros se necesitarán para completar la actividad. Al lado del cuadro, dibuja el número de círculos que corresponden a la estimación secundaria. la cantidad de Pomodoros predicha y la cantidad real de Pomodoros gastados a menudo difieren, puede haber dos razones:

1) Es necesario mejorar el método o la capacidad de pronóstico

2) Nuevo; Surgieron situaciones y problemas después de que comenzó el trabajo, lo que provocó que el entorno cambiara.

Pregunta: Implementación de Pomodoro. ¿Qué ideas tienes sobre los métodos de trabajo?

Realización 1: "No lo hice. No esperaba que tomara tanto tiempo hacer una cosa". Después de pensar, si una actividad requiere más de 7 Pomodoros, debe dividirse. Vamos.

Comprensión 2: "No esperaba las cosas se vuelven más complicadas". Si de repente aparece una tarea secundaria durante una actividad, regístrela en la columna "emergencia no planificada". Continúe desde la actividad principal

Reconocimiento 3: "Demasiadas ideas".

Por un lado, se deben controlar las ideas redundantes para no afectar la tarea principal; por otro, estas ideas deben mejorarse de manera oportuna porque son fuente de innovación laboral.

Entendimiento 4: "Trate las predicciones como promesas". El tiempo dedicado a las actividades de exploración o desarrollo no se puede predecir de antemano y sólo se puede estimar lo mejor posible. Tratar siempre las estimaciones como promesas puede causar ansiedad innecesaria a usted y a sus colegas.

Para evitar este dilema, la Técnica Pomodoro sólo cuenta los tiempos de Pomodoro. Incluso si se acerca una fecha límite, puedes tomarte 25 minutos para concentrarte en lo que hay que hacer.

Sin embargo, también debes mantener la comunicación en todo momento durante el proceso de trabajo para que las personas relevantes sepan cómo van las cosas.

Entendimiento 5: "La gestión de procesos es sólo una charla". La fase de seguimiento consiste en recopilar datos reales sobre el flujo de trabajo a lo largo del día, que se pueden utilizar para la revisión diaria y mejorar el proceso al día siguiente.

Los datos a rastrear dependen de usted, dependiendo del trabajo, pero puede comenzar contando "interrupciones" y "tomates terminados".

Aprendizaje 6: "El perfeccionismo obstaculiza el trabajo". "Espera, hay una solución mejor" es en realidad otra forma de procrastinación.

La Técnica Pomodoro no da ninguna posibilidad a la "procrastinación". Puedes simplemente seguir adelante y poner en marcha el Pomodoro sin pensar en cómo hacerlo "perfectamente". Recuerde, hecho es mejor que perfecto.

Entendimiento nº 7: "Elige actividades por la mañana, sólo para descubrir por la noche que la mayoría de las cosas completadas hoy no fueron elegidas por la mañana". Lo que sucede a menudo es que no existe un sentido de misión que comprometer durante la etapa de planificación. Si no hay sentido de compromiso, al resumir el día, sentirá que solo hay trabajo duro y no hay crédito.

Es más, no hay diferencia entre una lista de actividades y la lista de tareas pendientes de hoy. El compromiso está en el corazón de la Técnica Pomodoro. ¡La lista de tareas pendientes de hoy es un compromiso diario! Las actividades que elijas deben ser factibles.

Juega un juego cuando decidas la lista de tareas pendientes de hoy

Si no puedes. Decida qué actividades deben incluirse en su lista de "Tareas pendientes de hoy", organice un concurso de priorización.

Si no puede decidir qué actividades deben incluirse en su lista de "Tareas pendientes de hoy", ¿por qué no organizar una? ¿Qué pasa con la "Competencia de priorización"?

Primero, escriba la lista de participantes, es decir, los nombres de todas las actividades, y registre cada actividad en una pequeña nota.

Luego, coloque todas las notas Alinee una línea y compare el primer y segundo elemento. Si solo puedo hacer una cosa hoy, ¿cuál debo hacer? Después de decidir, el perdedor la coloca a la izquierda y el ganador la coloca a la izquierda. en tu mano.

A continuación, toma la siguiente nota de la columna original y continúa comparándola con el ganador del juego anterior y así sucesivamente. /p>

El ganador siempre está en la mano. , y el perdedor se coloca a la izquierda cuando se borra la columna original, hay un ganador para toda la temporada.

Sin embargo, hay más de una actividad que se puede realizar en un día. Así que comienza una nueva temporada con la columna de perdedores a la izquierda. Elige algunos de los ganadores y completa tu lista de tareas pendientes como un compromiso realista.

Consejos de Pomodoro para las tablas de progreso

Si la misma actividad sigue apareciendo en la hoja de tareas pendientes de hoy pero no se completa, necesita otro tipo de hoja de lista de actividades.

Por ejemplo, el autor dibujó un cuadrado de 5x5 mm en un hoja de papel A4 y marcó el mes y el nombre en la esquina superior izquierda, y luego escribió de derecha a izquierda a lo largo del borde corto del papel. Escribí las fechas del próximo mes, 31, 30, 29,..., todas. el camino al 1, con un número en cada cuadro.

Esto deja unos 5 centímetros en blanco a la izquierda. Escribe aquí todas las actividades conocidas, una línea por actividad. La idea de un cronograma es la misma que la de una lista de actividades.

¿Qué pasa con un formulario de registro? Un formulario de registro es cualquier registro de datos que el autor desea rastrear, como por ejemplo cuántas llamadas telefónicas. fueron hechos.

Cada mañana, cuando el autor selecciona una actividad y la ingresa en el formulario "Hoy", también se dibuja el cuadro correspondiente a la fila de actividad seleccionada en la columna "Fecha de hoy" del formulario "Progreso". . Un círculo.

Al final del día, cuando hagas tu repaso diario, si se ha completado una actividad, pon una estrella en su círculo.

Después de un tiempo, si ves muchos círculos vacíos, significa que siempre sobreestimas tus habilidades. Si una actividad tiene muchos círculos vacíos, entonces probablemente sea necesario desglosarla.

Consejos. Las configuraciones de Pomodoro son 0 y 7

Si se espera que una actividad dure más de 7 Pomodoros, es demasiado compleja y debe desglosarse. En la tabla de la lista de actividades, hay una fila separada para cada actividad más pequeña y cada actividad tiene su propia estimación. Cuanto mayor sea la actividad, menos precisa será la estimación.

Si el tiempo estimado para una actividad no llega a 1 hora Pomodoro, puedes marcarlo como 0. Esto no significa que la actividad tomará 0 Pomodoro para completarse, solo significa que la actividad tomará menos de 1 Pomodoro para completarse. Estas actividades todavía tienen su propia fila en la tabla de lista de actividades.

Más adelante, al seleccionar actividades para la tabla "Tareas pendientes de hoy", puedes combinar varias actividades que consuman menos de 1 kWh y escribirlas en la misma línea para tratarlas como una sola actividad.

Escríbelo al final

"La Técnica Pomodoro Ilustrada" es un libro práctico que tarda 10 días en leerse. Es muy gratificante leer el libro completo y el método es sencillo. . Fácil de usar y muy adecuado para trabajadores de oficina.

¿Los siguientes extractos son parte del texto para compartir contigo?

*Un pie no puede bailar dos danzas al mismo tiempo. En otras palabras, haz una cosa a la vez.

*Todo tipo de pereza son las ramas, todo tipo de procrastinación es el tronco, la ansiedad es el tronco y las razones son las raíces. La altura del árbol de la pereza depende de cuántas raíces tenga. Cuantas más raíces, más complejo es y más difícil es talar el árbol de la pereza.

*Las buenas decisiones son un equilibrio entre la conciencia y la intuición. Para tomar la decisión correcta, es necesario simplificar el problema para que contenga sólo los hechos y áreas importantes que sea capaz de analizar.

* En el mundo empresarial, el cambio es un tema constante y no querrás tener que luchar para dar y recibir comentarios con frecuencia sobre la tarea en cuestión.

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